Sfaturi practice pentru a vă îmbunătăți procesele de afaceri

Mulți factori joacă un rol în construirea unei afaceri înfloritoare, dintre care unul este managementul proceselor de afaceri. Un proces de afaceri implică pașii pe care compania dumneavoastră îi face pentru a atinge obiective specifice. Managementul proceselor de afaceri înseamnă revizuirea și îmbunătățirea constantă a fiecărei operațiuni ale companiei dumneavoastră. Făcând acest lucru, creșteți valoarea organizațională generală.

Odată ce companiile se extind, ele devin și mai complexe, implicând mai mulți oameni în operațiunile zilnice și mai multă variabilitate în așteptările clienților. Prin urmare, poate deveni dificil să controlezi procesele pe măsură ce acestea devin variabile și complexe, crescând riscurile pentru afaceri.

Pentru a construi o companie scalabilă și pentru a continua să avanseze, liderii de afaceri trebuie să-și îmbunătățească procesele în mod eficient.

De ce este imperativă îmbunătățirea proceselor de afaceri pentru creșterea unei organizații?

Companiile trec printr-o schimbare digitală constantă în mediul de afaceri competitiv de astăzi. Este o provocare să vă mențineți afacerea pe drumul cel bun, iar procesele ineficiente vă pot afecta negativ întreaga operațiune. Este nevoie de un singur proces ineficient pentru a avea un impact negativ asupra resurselor, profitului și calității produsului.

Iată câteva beneficii ale optimizării proceselor de afaceri:

• Vă asigurați că organizația dumneavoastră are o echipă eficientă și abilitățile necesare pentru a vă ajuta să atingeți obiectivele de afaceri;
• Tu și echipa ta devii mai productivi;
• Obțineți o abordare constantă și rezultate pentru clienții dvs.;
• Slujba ta devine mai plăcută;
• Reduceți timpul de flux de lucru;
• Reduceți erorile.

Organizațiile sunt adesea rezistente la schimbare și acest lucru este oarecum de înțeles, deoarece nu este confortabil să ieși din zona ta de confort. Dar adevărul este că nu te poți aștepta la succes decât dacă alegi disconfort. S-ar putea să vă fie dificil să aflați pașii exacti pentru a vă îmbunătăți procesele de afaceri. Cum poți fi sigur că faci bine? Din fericire, înscriindu-te într-un program de formare, poți dezvolta abilitățile necesare pentru a conduce dezvoltarea procesului. Obținând o certificare Green belt, vei putea implementa proiecte de îmbunătățire a proceselor în compania ta. Veți învăța cum să îmbunătățiți procesele de afaceri prin identificarea, examinarea și reducerea problemelor din procese.

Modalități practice de îmbunătățire a proceselor de afaceri

Harta procesul existent

Acesta este un pas fără idee – înainte de a face orice modificare a procesului, este esențial să îl vizualizați. Hărțile de proces vă pot oferi o reprezentare vizuală a fluxurilor de lucru ale procesului și, astfel, vă permite să le înțelegeți și să le interpretați mai bine și apoi să aduceți îmbunătățirile necesare.

Acest unghi vizual al proceselor oferă o perspectivă detaliată asupra elementelor fluxului de lucru al procesului, cum ar fi angajații responsabili, sarcinile, sistemele și instrumentele. În acest fel, vă este mai ușor să identificați problemele care vă afectează negativ performanța afacerii.

Odată ce ați recunoscut ceea ce nu este corect, puteți lua măsuri pentru a îmbunătăți procesele.

Mai multe instrumente vă pot ajuta să mapați procesele, cum ar fi Lucidchart sau Microsoft Visio. Sau puteți folosi pur și simplu hârtie și un stilou - dacă investiția într-un astfel de instrument nu este printre opțiunile dvs.

Începeți să puneți întrebări despre proces

Deoarece sunteți un lider de afaceri, probabil că aveți o imagine clară a modului în care funcționează procesele dvs. Cu toate acestea, angajații dvs. au cele mai multe cunoștințe despre procesele dvs. de afaceri. Astfel, următorul pas în îmbunătățirea procesului este să pui întrebări personalului tău. Verificați dacă ați înțeles corect toate detaliile hărții.

Perspectiva angajatului tău cu privire la acest lucru este crucială, deoarece te ajută să înveți lucruri pe care altfel le-ai rata. Să presupunem că doriți să îmbunătățiți procesul de integrare al clientului dvs. prin reducerea timpului de integrare. Din moment ce ești lider, cunoști pașii procesului propriu-zis. Cu toate acestea, nu știți ce duce la o întârziere în integrarea clienților. Odată ce vorbești cu echipa de proiect, îți dai seama de problema – echipa ta de vânzări nu folosește corect sistemele pentru a actualiza timpul proiectului despre noii clienți.

Aceste detalii pot părea nesemnificative, dar sunt esențiale pentru îmbunătățirea strategiei de proces. Și singura modalitate de a afla aceste detalii este prin a le pune angajaților tăi întrebările potrivite. Ar trebui să vă concentrați pe aflarea rezultatului dorit al procesului, a aspectelor monotone care pot fi tăiate și a problemelor pe care le întâmpină în munca de zi cu zi.

Examinați fluxul de lucru curent al procesului dvs

Acesta este poate cel mai consumator de timp, dar și cel mai imperativ pas în îmbunătățirea proceselor dvs. de afaceri. Puteți utiliza harta pe care ați creat-o pentru a stabili lacunele și oportunitățile de progres în fluxul de lucru și apoi creați un plan pentru a reproiecta procesul real mai eficient.

Întrebați-vă dacă puteți reduce costurile economisind bani, timp sau alte resurse și aflați ce sarcini de proces duc la întârzieri în rezultat. De asemenea, luați în considerare sarcinile care sunt repetitive și care pot fi automatizate. Acestea sunt doar câteva întrebări pe care le puteți folosi ca linii directoare pentru a crea o strategie eficientă de proces.

Refaceți fluxul de lucru al procesului pentru a umple golurile

Dacă parcurgeți toți pașii menționați mai sus, veți obține suficiente date pentru a începe crearea unui plan de acțiune. Pe baza informațiilor pe care le-ați obținut din analiză, notați modificările care vor umple golurile din procesul dvs. și vor crește performanța operațiunilor.

Colaborați cu echipa dumneavoastră de proces pentru a identifica cele mai eficiente soluții. Nu trece cu vederea o sugestie doar pentru că pare minoră – poate avea impact. Odată ce ați creat o listă cu toate ideile și modificările pe care le puteți implementa, luați în considerare modul în care acestea vor influența rezultatele procesului și apoi acordați-le prioritate în funcție de impactul asupra afacerii.

Automatizați sarcinile proceselor repetitive

Redundanța scade productivitatea – este ca și cum ai mânca aceeași masă zilnic. Absența creativității va afecta negativ angajații tăi. Puteți utiliza informațiile din analiza procesului pentru a evalua acele sarcini repetitive ale procesului și pentru a găsi modalități de a le automatiza.

Automatizarea facilitează fluxul de lucru al procesului și vă accelerează procesele. În plus, sporește productivitatea angajaților, deoarece aceștia își direcționează eforturile spre a face ceva mai creativ și mai valoros pentru afacere.

Evaluați eficiența modificărilor fluxului de lucru

Utilizați indicatori cheie de performanță pentru a monitoriza performanța proceselor îmbunătățite. Ce fel de rezultate produc și cât de eficiente sunt acestea? Operațiunile sunt executate mai rapid? S-au redus erorile? Dar angajații? Cum s-au îmbunătățit? Sunt ei mai productivi decât înainte?

Răspunzând la aceste întrebări, veți obține o imagine clară a modului în care strategia dvs. de îmbunătățire a proceselor vă afectează afacerea. În acest fel, veți ști că efortul și timpul pe care l-ați investit în îmbunătățirea proceselor au meritat.

Evident, îmbunătățirea procesului nu se oprește aici și încă trebuie să căutați mai multe oportunități pentru a îmbunătăți în continuare procesele. Singura modalitate de a rămâne deasupra concurenților tăi într-o lume în continuă schimbare este să-ți evaluezi și să-ți îmbunătățești afacerea în mod constant.