6 sfaturi pentru proprietarii de afaceri pentru a-și gestiona proiectele

„Proprietatea” vine cu un nivel ridicat de responsabilitate. Atât în ​​sensul de a lua credit pentru succes sau de a răspunde pentru eșecuri. Există, de asemenea, un sentiment de autoritate în luarea deciziilor mari.

Un proprietar de afaceri folosește rezultatele proiectului. Ei sunt, de asemenea, responsabili pentru costurile suportate în timpul implementării. Proiectele pot avea, de asemenea, mai mulți proprietari. Înseamnă că vor împărți cheltuielile și vor fi reprezentați în grupul de conducere.

Un proiect se poate înțelege bine fără participarea cu normă întreagă a proprietarului proiectului. Dar pentru proiecte ambițioase, complexe și de lungă durată, participarea ta este vitală. Trebuie să vă ocupați de viziunea și direcția generală a proiectului.

Gestionarea unui proiect poate fi o sarcină descurajantă. Asta pentru că probabil că vor apărea provocări și trebuie să fii pregătit să le faci față. Dacă, de exemplu, nu sunteți echipat cu certificări de management de proiect. Este posibil să aveți și certificările, dar nu aveți experiența unui mare proprietar sau manager de proiect.

Rețineți că nu există sfaturi perfecte pentru fiecare situație când gestionați proiecte. Soluția ta va depinde de specificul situației tale. De aceea, aveți nevoie de un ghid al proprietarului de proiect care să vă ajute să gestionați un proiect cu succes.

Vă va permite să faceți față situațiilor unice în funcție de natura proiectului. La fel și cultura organizației dumneavoastră. Setul de principii din ghid vă va direcționa acțiunile.

Cum să gestionați proiecte ca proprietar de afaceri

Gestionarea proiectelor poate fi destul de stresantă. Acest lucru se datorează provocărilor care vin cu executarea proiectelor într-un interval de timp stabilit.

Proiectele se pot dovedi greșit fără planificare și management strategic. Acest lucru vă poate determina să abandonați un proiect în care ați investit atât de mult. Din acest motiv trebuie să iei măsuri de precauție înainte de a-ți investi resursele. Sfaturile de aici vă vor ajuta să vă gestionați mai bine proiectele data viitoare.

1. Determinați domeniul de aplicare și calendarul proiectului

Acesta este primul pas din etapele inițiale ale proiectului. Aici definiți ceea ce doriți să obțineți. Stabiliți obiectivele și evidențiați punctele care nu sunt incluse în domeniu. Este indicat să scrieți tot ce este important și poate duce la succes. Gândește-te dintr-o perspectivă largă pentru a vizualiza ceea ce vei executa.

În timp ce stabiliți domeniul de aplicare, începeți mare și restrângeți concentrarea asupra proiectului. De asemenea, trebuie să vă amintiți să definiți cronologia proiectului. Cât timp veți aloca proiectului și când vă așteptați să fie finalizat? Acestea sunt întrebări la care trebuie să se răspundă în etapa inițială.

Astfel, trebuie să estimați timpul pentru fiecare sarcină din proiect. Rețineți că termenul limită al proiectului este fix și nu ar trebui să se modifice. În cele din urmă, prezentați sfera proiectului părților interesate pentru a-și obține opinia.

2. Furnizați resursele necesare

Asigurarea existenței resurselor pentru implementarea proiectului este sarcina unui proprietar de proiect. Astfel, trebuie să verificați pentru a ști dacă resursele disponibile sunt suficiente. Evaluați investițiile, utilajele, resursele umane și echipamentele necesare. Acest lucru vă va ajuta să realizați posibile blocaje în implementare.

Vă puteți da seama că membrii echipei au nevoie de laptopuri suplimentare. Sau că părțile interesate au nevoie de ore suplimentare în sala de conferințe. S-ar putea, de asemenea, ca un membru al echipei să aibă o problemă de sănătate. Trebuie să fii disponibil pentru a oferi soluții sensibile. Amintiți-vă că este responsabilitatea dvs. să gestionați deficiențele.

Un exemplu este în care cineva care lucrează la o parte majoră a proiectului are motive neașteptate să ia concediu. Trebuie să le puteți înlocui înainte ca absența lor să afecteze execuția proiectului.

Asigurați-vă că verificați dacă membrii echipei primesc ceea ce au nevoie. Acest lucru va asigura că proiectul avansează fără întreruperi.

3. Pregătiți noi angajați

Când angajați noi angajați, va exista o creștere temporară a numărului de locuri de muncă. Nu veți putea să descărcați imediat sarcinile și să finalizați proiectul la timp sau să aveți timpul liber pe care vi l-ați dorit.

Asta pentru că, chiar dacă sunt experți calificați, nu se vor adapta imediat la afacerea ta. Asta pentru că vor avea nevoie de timp pentru a învăța care sunt dezavantajele afacerii. Ei vor trebui să înțeleagă așteptările tale de la ei. Apoi, ei vor trebui să pună cap la cap puzzle-urile pentru a afla cum piesele mici se adaugă la obiectivele tale.

Așa că nu vă așteptați să lovească pământul în prima zi. Dacă angajații tăi nu au experiență, îi poți determina să-și extindă cunoștințele. Puteți folosi instruirea pentru proiecte Microsoft pentru începători pentru a-i ajuta să învețe cum să gestioneze proiecte.

Instruirea MS Project este concepută pentru cei care doresc să înțeleagă conceptul de management de proiect. Îi va ajuta să organizeze și să creeze rapoarte de bază în mod independent.

Cursurile de formare Microsoft Project îi vor ajuta, de asemenea, să învețe cum să planifice și să gestioneze proiecte. La sfârșitul cursului, aceștia vor avea toate cunoștințele de bază despre cum să:

• Configurați fișierele
• Urmăriți progresul
• Lucrați cu Views
• Alocați resurse
• Creați o diagramă Gantt

4. Urmăriți timpul petrecut cu sarcini

Păstrarea unei evidențe exacte a timpului petrecut cu sarcini este importantă mai ales dacă sunteți freelancer. Vă ajută să știți care sarcini durează cel mai mult. Astfel, puteți găsi zone de îmbunătățire. Acest lucru este, de asemenea, esențial pentru bugetare, mai ales dacă taxați pe oră.

Timpul de urmărire va ajuta, de asemenea, la alocarea bugetului. Precum și determinarea domeniului de aplicare a proiectelor viitoare. Amintiți-vă că timpul poate scăpa cu ușurință atunci când oamenii lucrează. Din acest motiv, va fi bine să obțineți un instrument de management de proiect cu capabilități de intrare și ieșire.

De asemenea, poate avea o funcție care să vă arate orele petrecute lucrând la o sarcină. Acest lucru va fi de mare ajutor în managementul proiectelor.

5. Obțineți software de contabilitate

Urmărirea cheltuielilor vă va ajuta să vă controlați fluxul de numerar. De asemenea, vă ajută să vă clasificați cheltuielile, obținându-vă, prin urmare, o imagine clară a unde se îndreaptă banii.

De asemenea, puteți utiliza software-ul pentru a încărca chitanțele de cheltuieli și pentru a înregistra informații din chitanțele scanate. Acest lucru vă asigură că nu stocați chitanțe pe hârtie care se pot pierde cu ușurință. O aplicație de contabilitate bună trebuie să aibă un modul de pontaj.

Acest lucru vă va ajuta să încărcați clienții în funcție de timpul petrecut pe proiect. Foile de pontaj ajută la gestionarea unui proiect din timpul bugetului. De asemenea, ajută la facturarea clienților.

Se va asigura că nu suprafacturați sau subfacturați clienții. După finalizarea unui proiect, foaia de pontaj vă permite să comparați orele efective lucrate și bugetul inițial. Acest lucru vă ajută să planificați mai precis data viitoare.

6. Îmbunătățiți comunicarea internă

Atunci când lucrează pentru a atinge un obiectiv comun, echipa ta are nevoie de un mediu pentru a comunica. Dar plasarea lor într-o singură cameră nu va fi cea mai bună modalitate de a face acest lucru. Ne referim la consolidarea comunicării folosind software online precum Slack.

Acest lucru vă va asigura că echipa dvs. comunică în timp real, indiferent unde se află. De asemenea, va ajuta la economisirea timpului și la evitarea pierderii timpului cu întâlniri ad-hoc.

Final Take Away

Proiectele au termene limită. Din păcate, unele provocări pot apărea în timpul etapelor de planificare și execuție. Aceste provocări pot întârzia finalizarea proiectului sau te pot face să renunți la proiect. Este posibil ca aceste situații să nu fie sub controlul dumneavoastră direct. Dar credem că sfaturile de aici, cum ar fi o mai bună comunicare, managementul timpului și câteva altele, vă vor ajuta să vă gestionați mai bine proiectele data viitoare. Chiar dacă nu ești implicat direct într-un proiect, în calitate de proprietar, dacă ții un control asupra acestor puncte, poate ajuta la succesul proiectului și la creșterea afacerii.