Utilitatea contabilității și conservării digitale

Contabilitatea digitală este un proces pe care companiile din Italia l-au putut implementa încă din 2004 și se poate spune, fără nicio îndoială, că după câțiva ani, legislația a devenit mai matură și mai clară , stabilind procedura de digitizare. a cărţilor contabile de-a lungul ciclului lor de viaţă. Alegerea contabilității digitale oferă beneficii semnificative în ceea ce privește eficiența și digitalizarea proceselor : să vedem cum.

Reglementări de referință care urmează să fie aplicate

Valoarea fiscală și civilă a documentului electronic și întreținerea și conservarea sa digitală a fost legitimată și coordonată printr-o normă primară , care constă din Codul civil, Codul de administrare digitală (CAD – Decret legislativ 7 martie 2005, nr. 82 smi). ), și Regulamentul UE pentru protecția datelor cu caracter personal „GDPR”. În plus, nu trebuie să uităm reglementările speciale și sectoriale de referință pentru domeniul fiscal, precum Decretul Ministerial din 17 iunie 2014 , care a fost clarificat prin rezoluții și răspunsuri ale Agenției de Venituri.

Există și o reglementare tehnică, care constă în regulile tehnice de implementare a CAD, așa-numitele Ghiduri AgID , care reglementează formarea, gestionarea și păstrarea documentelor electronice și care trebuie respectate. De asemenea, CAD stabilește că obligațiile de conservare și expunere a documentelor prevăzute de legislația în vigoare se înțeleg a fi îndeplinite în toate scopurile legale prin intermediul documentelor electronice, dacă procedurile aferente sunt în conformitate cu Ghidul.

Dar care sunt beneficiile digitalizării?

Multe companii au adoptat deja contabilitatea digitală și evidența, deoarece oferă multe beneficii, după cum se identifică mai jos:

• costuri reduse și timpul necesar procesării hârtiei , de la consumul de hârtie și toner pentru imprimante și fotocopiatoare până la gestionarea arhivelor de hârtie;
• procese operaționale simplificate și optimizate cu automatizare, simplificare și reducerea erorilor umane tipice în gestionarea hârtiei și risc redus de pierdere a activelor documentare;
• autenticitatea originii și integritatea registrelor contabile , asigurând menținerea securității fiscale și contabile pe toată perioada de păstrare;
• disponibilitatea la distanță optimizată , preluarea, extragerea și expunerea documentelor atât către autoritățile competente, cât și către organismele de audit;
• securitate sporită, transparență, fiabilitate și acces partajat la cărți pe toată perioada de stocare;
• asocierea certitudinii datei electronice la registrele contabile supuse procesului de conservare, cu aplicarea marcajului temporal pe indexul pachetului de arhivare;
• adoptarea de către companie a unor procese bazate pe durabilitatea mediului prin digitalizarea documentelor;
• eventuala delegare a sarcinilor Managerului de Conservare al companiei și externalizarea activităților și a procesului de conservare către un Furnizor de Servicii de Conservare specializat.

Faze de întreținere și conservare, două momente distincte

Agenția de Venituri, prin Răspunsul relevant nr. 236 din 9 aprilie 2021, a emis o precizare importantă cu privire la întreținerea și păstrarea cărților și evidențelor, precizând că respectarea prevederilor CAD este obligatorie și, prin urmare, este obligatorie și asigurarea respectării conservării digitale în termen de trei luni . de la data limită pentru depunerea telematică a declarației fiscale anuale.

Precizarea Agenției a fost necesară pentru a explica faptul că conceptele și îndeplinirile de întreținere și conservare rămân distincte, deși plasate în continuitate , și în lumina recentelor modificări aduse art. 7, alin.4-quater, din Decretul-lege nr. 357/1994 introdus prin art. 12-octies din Decretul-lege nr. 34/2019, care a extins la toate registrele contabile și înregistrările contabile valabilitatea păstrării sistemelor electronice sau mecanice fără obligația de tipărire, care este deja aplicabilă registrelor de TVA:

„[…] ținerea oricărui registru contabil cu sisteme electronice pe orice suport este, în orice caz, considerată obișnuită în lipsa transcripției pe suport de hârtie în condițiile legii, dacă la momentul accesării, inspecției sau auditului. acestea sunt actualizate pe sistemele electronice menționate mai sus și se tipări în urma solicitării formulate de organele de procedură și în prezența acestora”.

Modificările privind ținerea jurnalului, registrului de inventar, înregistrările auxiliare în care trebuie să se înregistreze bunurile și elementele de venit, înscrierile auxiliare ale depozitului și registrul bunurilor amortizabile nu au modificat reglementările privind păstrarea acestora , cu specific. referire la documentele informatice relevante din punct de vedere fiscal, astfel cum sunt reglementate de Decretul ministerial din 17 iunie 2021.

Concluzia Agenției de Venituri în opinia sa

Agenția, în opinia sa raportată în Răspunsul nr. 236/2021, clarifică faptul că, în cazul în care registrele și evidențele sunt păstrate în format electronic, în scopul regularității lor:

1. acestea nu trebuie tipărite până în a treia lună de la data limită de depunere a declarației fiscale relevante, cu excepția cazului în care organismele de supraveghere solicită acest lucru în mod expres în timpul accesării, inspecției sau auditului;
2. până la termenul indicat (a treia lună de la data limită de depunere a declarației fiscale) acestea trebuie să fie stocate digital în conformitate cu Decretul Ministerial din 17 iunie 2014 menționat anterior, CAD în temeiul Decretului legislativ nr. 82/2005 și măsurile de implementare aferente, în cazul în care contribuabilul dorește să le păstreze în format electronic , sau trebuie să fie materializate (tipărite pe hârtie) în cazul în care contribuabilul dorește să adopte o depozitare tradițională pe hârtie.

Externalizarea procesului de conservare

Am spus că legislația permite externalizarea activităților de contabilitate digitală către un Furnizor de servicii de conservare certificat și specializat, care garantează securitatea, fiabilitatea și calitatea în livrarea activităților de conservare. În plus, responsabilul de conservare al societății proprietare poate delega toate sau o parte din sarcinile conservatorului și managerului acestuia pentru Serviciul de conservare, deși responsabilitatea legală rămâne a proprietarului înregistrărilor și a responsabilului său de conservare. Actul de delegare trebuie să indice referințele și toate sarcinile cerute de Ghidul AgID care sunt delegate Furnizorului de Conservare ales și managerului acestuia pentru Serviciul de Conservare, cu excepția pregătirii și actualizării Manualului de Conservare al Proprietarului, care rămâne un sarcină nedelegabilă.

Scopul unui serviciu specializat de conservare este de a păstra cerințele de autenticitate , integritate , fiabilitate și lizibilitate asociate registrelor computerizate din faza de întreținere până la faza de conservare și de a asigura accesul, recuperarea și expunerea documentelor pe toată perioada de conservare.

Dar cum funcționează procesul operațional de contabilitate digitală și conservare?

Operațional, este ușor: contabilitatea digitală se face în software-ul de contabilitate. Apoi, există un proces automatizat care produce fișiere registru din software-ul de contabilitate al companiei într-un format adecvat (de exemplu, PDF/A sau PDF) împărțit pe an sau lună, în funcție de dimensiunea și natura tipului de registru, și cu generarea unui fișier index care conține metadate cheie. Apoi, procedura prevede transferul telematic de la sistemele companiei la serviciul standard de conservare furnizat de externalizat. Transferul sau depunerea fișierelor de păstrat se face printr-un dialog securizat al aplicației direct cu un conector care conectează sistemul de gestiune contabilă la serviciul de conservare.

Pentru completarea evidenței electronice, de exemplu pe jurnal, se recomandă aplicarea unei semnături digitale de către întreprinzător sau delegatul acestuia în conformitate cu articolul 2215-bis din Codul civil; această semnătură digitală cu procedură automată poate fi, de exemplu, aplicată și prin procură de către sistemele Furnizorului de Conservare cu un certificat de semnătură digitală a unui reprezentant al companiei, într-un mod rapid și transparent, înainte de a continua procesul operațional de arhivare electronică legală. În cazul unui carnet de inventar , semnătura digitală menționată mai sus trebuie aplicată cu forța reprezentantului legal, cu respectarea prevederilor art. 2217 din Codul civil.

Procesul operațional de conservare este gestionat integral de Furnizorul de Conservare și prevede generarea indicelui de conservare în termenul legal (în termen de trei luni de la data limită de depunere a declarației fiscale) conform standardului de interoperabilitate UNI SInCRO 11386:2020, la pe care se aplică semnătura digitală a responsabilului Serviciului de Conservare și o ștampilă de timp (certificarea datelor).

Pe toată perioada de 10 ani de conservare (art. 2220 C. civ.), documentele conservate și indicele de conservare vor fi făcute consultabile, și disponibile pentru consultare, și în scop expozițional.

Cum se plătește taxa de timbru

De asemenea, vă reamintim că jurnalul și registrul de inventar sunt supuse taxei de timbru. Pentru a adopta modalitatea adecvată de plată a taxei de timbru pentru ținerea jurnalului și a registrului de inventar, va trebui să distingeți dacă registrele contabile menționate mai sus sunt ținute cu sisteme mecanice și realizate pe hârtie în scop de conservare, sau dacă sunt păstrate și conservate. digital conform Ghidurilor AgID. În cazul evidenței și stocării digitale în scopul stingerii taxei, dispozițiile art. 6 din Decretul Ministerial din 17 iunie 2014 trebuie aplicat.

Taxa de timbru trebuie plătită în cuantum de 16,00 EUR , crescând la 32,00 EUR pentru comercianți individuali, parteneriate, cooperative, societăți mutuale de asigurări, consorții, organisme și asociații, pentru fiecare 2.500 de înregistrări sau fracțiuni ale acestora (în cazul în care înregistrarea înseamnă evenimentul contabil unic), în termen de 120 de zile de la încheierea anului fiscal și prin mijloace exclusiv telematice, adică prin intermediul modelului de plată F24 cu codul fiscal „ 2501 ” denumit „Taxe de timbru pe cărți, registre și alte documente relevante. în scopuri fiscale – articolul 6 din decretul din 17 iunie 2014”.

Rezoluția nr. 161/E din 9 iulie 2007 a precizat că pentru jurnal, un singur eveniment contabil este reprezentat de fiecare tranzacție economică, înregistrată în înscriere dublă, indiferent de numărul de rânduri detaliate. Pe de altă parte, pentru registrul de inventar , un singur eveniment contabil se referă la înregistrarea care se referă la fiecare activ individual, precum și la înregistrarea notei explicative.

Prevederile privind expunerea corespunzătoare

În ceea ce privește expunerea de evidențe și documente relevante în scopuri fiscale, alin.2 al art. 5 din Decretul Ministerial menționat anterior prevede că , în cazul unor controale, controale sau inspecții, documentul electronic trebuie să fie lizibil și, la cerere, disponibil pe suport de hârtie sau pe suport electronic la sediul contribuabilului sau la locul în care se țin evidența. , după cum a declarat partea în temeiul art. 35, alin.2, lit. d) din Decretul TVA.

Alineatul 4.9 din Ghidul AGID privind „Modurile de expunere” stabilește că, fără a aduce atingere obligațiilor privind expunerea documentelor prevăzute de reglementările în vigoare, sistemul de conservare permite persoanelor autorizate accesul direct, chiar și de la distanță, la obiectele digitale conservate. prin producerea pachetelor de distribuţie după metodele descrise în manualul de conservare.

Este posibil să recuperăm trecutul?

Da, înregistrările istorice din anii fiscali anteriori pot fi preluate. Acest lucru este prevăzut de prevederile art. 4 din Decretul ministerial din 17 iunie 2014. Pentru a dematerializa documentele istorice, în cele mai multe cazuri puteți genera copii de computer ale originale analogice prin simpla extragere PDF/A sau copii PDF/A sau PDF adevărate și exacte ale documentelor contabile din perioadele anterioare din software-ul dvs. de contabilitate, fără a fi nevoie să treceți prin costisitoare și laborioase. proces de scanare în masă.

Scanarea nu poate fi evitată acolo unde există ștampile sau sigilii pe documentul original pe hârtie care impun contribuabilului să producă o copie a imaginii fidele și fidele prin scanare. Atât pe copiile computerizate, cât și pe copiile imagine, generarea trebuie finalizată prin aplicarea semnăturii digitale pe fișierul cu o singură copie, care se poate face și printr-un proces masiv de semnătură automată delegat Conservatorului. În ceea ce privește calendarul recuperării, este indicată efectuarea acesteia pe perioade fiscale, în mod ordonat, pentru a facilita expunerea corespunzătoare în cazul unei solicitări a autorităților; nu există un termen legislativ pentru dematerializarea documentelor istorice, dar documentul original pe hârtie nu poate fi distrus dacă depozitarea substitutivă nu a fost finalizată.

Concluzie

În concluzie, procedura de digitalizare completă în fazele contabilității este un proces operațional dovedit, și unul care este atât deja destul de răspândit în companiile italiene, cât și foarte apreciat de autoritățile competente (administrații financiare, autorități judiciare, organe de control etc.) .