Ghidul suprem pentru configurarea unui număr de telefon de afaceri

Utilizarea numărului de telefon pentru a efectua sau accepta apeluri de afaceri nu este întotdeauna o idee bună. Unul dintre numeroasele motive este că vă faceți susceptibil de a primi apeluri de afaceri chiar și la orele mici, ceea ce nu este profesional. Astfel de apeluri ar trebui direcționate către linia de afaceri, cu excepția cazului în care este o urgență.

Postare asociată: Număr de telefon virtual: 5 motive pentru care vă avantajează afacerea

Deținerea unui număr de telefon de afaceri ajută la stabilirea profesionalismului afacerii tale. Vă permite să creați o primă impresie pozitivă și să construiți încrederea clienților în afacerea dvs. Acestea fiind spuse, dacă nu aveți un număr de telefon oficial de afaceri, cel mai bine este să configurați unul.

Este esențial să știm că afacerile sunt diferite și răspund nevoilor diferitelor nișe. Prin urmare, atunci când vă configurați numărul de telefon al companiei, este esențială alegerea celui care corespunde cerințelor dumneavoastră organizaționale.

Pentru a vă ajuta, acest articol vă prezintă un ghid pentru configurarea unui număr de telefon de afaceri. Citește mai departe!

De ce aveți nevoie de un număr de telefon de afaceri

A avea un număr de telefon de afaceri oferă numeroase avantaje. În afară de aceasta, ar fi de ajutor dacă ați lua în considerare un număr de telefon de afaceri din mai multe motive. Acestea includ următoarele:

1. Experiență îmbunătățită a clienților

Când aveți un număr de telefon de afaceri, vă este mai ușor să creați o experiență mai bună și mai personalizată pentru clienții și clienții dvs. Dacă aveți un număr de telefon de afaceri cu o funcție precum un recepționer virtual, este mai ușor pentru client să găsească persoana pe care o caută pentru indicații și să facă întrebări.

În plus, veți fi mai formal și mai profesionist atunci când preluați apelurile și vă prezentați, ceea ce diferă de un apel personal. Prin urmare, veți evita să spuneți „bună” sau „bună”, ceea ce poate fi o dezactivare pentru un client sau client. În schimb, te vei prezenta cu numele tău și îl vei întreba pe client cum îl poți ajuta. Acest lucru poate ajuta la construirea loialității clienților și a reputației mărcii.

În plus, pentru a maximiza îmbunătățirea gestionării relațiilor cu clienții, puteți lua în considerare și utilizarea mesageriei vocale fără apel, precum Drop Cowboy Ringless Voicemail, pe lângă un număr de telefon de afaceri. Acest lucru vă va ajuta să vă automatizați campaniile de mesagerie vocală și SMS fără apel. Acest lucru le oferă membrilor echipei mai mult timp pentru a se concentra pe răspunsul la apelurile și întrebările clienților care vă sună și vă trimit direct mesaje.

2. Caracteristici avansate pentru a îmbunătăți gestionarea apelurilor

Utilizarea numerelor de telefon de afaceri vă oferă avantajul accesării funcțiilor pe care nu le puteți avea atunci când utilizați o linie personală. De exemplu, transferul unui apel personal către un alt membru al echipei este o provocare, dar este posibil atunci când utilizați un număr de telefon de afaceri.

Motivul pentru care este ușor să faci acest lucru folosind un număr de afaceri este că acestea vin cu elemente unice de gestionare a apelurilor, cum ar fi directoarele și extensiile companiei. Acestea sunt esențiale pentru gestionarea eficientă a numeroaselor apeluri către sau de la clienți, clienți și parteneri de afaceri.

În plus, numerele de telefon de afaceri au următoarele caracteristici:

1. Identificarea apelantului pentru a vă ajuta să știți cine sună și dacă să preluați apelul

2. Notificări instantanee în cazul unui apel pierdut

3. Transcrierea mesajelor vocale vă permite să citiți mesajele vocale în loc să le ascultați

Esența de a avea toate aceste caracteristici este eficientizarea comunicării la locul de muncă și cunoașterea apelurilor telefonice pe care să le prioritizeze.

Citește și: Deblocarea potențialului proxy-urilor rezidențiale pentru nevoile afacerii tale

Tipuri de numere de telefon

Există diferite tipuri de numere de telefon, fiecare cu caracteristici unice. Tipul de număr de telefon pe care îl alegeți pentru afacerea dvs. este, de asemenea, un aspect cheie. Iată principalele tipuri de numere pe care le puteți folosi pentru afacerea dvs.:

1. Număr de telefon local

Acest tip de număr este pentru a stabili prezența locală a companiei dvs. În mod ideal, este legat sau legat de o anumită zonă sau locație, pentru a face mai ușor pentru părțile interesate care nu fac parte din organizația dvs. să știe unde se află afacerea dvs.

Chiar dacă deținerea unui număr local stabilește locația dvs., puteți obține și numere locale cu un alt cod decât locul unde vă desfășurați afacerea. Avantajul acestui lucru este că vă ajută să aveți o prezență dominantă în statul, țara sau regiunea dvs.

2. Numere de vanitate

Acest număr personalizat sau personalizat vă permite să adăugați expresii sau cuvinte relevante. Un exemplu de astfel de număr este 2-700-BAGS. Esența utilizării unui număr de vanitate este de a face recunoașterea numelui ușoară pentru persoanele care nu vă cunosc afacerea.

Mai mult, un astfel de număr îmbunătățește memoria. De exemplu, dacă un client dorește să comande ceva, dar trebuie să-și amintească cum a salvat numărul dvs. de companie, poate căuta serviciul, cum ar fi livrarea, iar numărul va apărea pe ecran. După aceea, te pot suna.

În mod ideal, dacă cineva vede sau aude numărul dvs. vanity al afacerii dvs., nu trebuie să sape mai adânc pentru a găsi exact ceea ce vă oferă afacerea. Îți vor cunoaște imediat serviciile și te vor suna dacă au nevoie de ele.

Un dezavantaj principal cu un număr vanity este că multe companii oferă servicii similare; prin urmare, majoritatea numerelor cu fraze sau cuvinte identice cu un produs pe care îl vindeți au fost luate. Astfel, trebuie să fii creativ cu fraza sau cuvintele alese pentru a obține un număr de vanitate adecvat pentru afacerea ta. Șansele să obțineți un număr de vanitate gratuit sunt mici. Astfel, în funcție de condițiile furnizorului dvs., trebuie să plătiți o sumă lunară standard.

3. Număr Voice Over Internet Protocol (VoIP).

Puteți obține un număr de telefon VoIP atunci când vă înscrieți pentru un serviciu VoIP de afaceri. Acest lucru vă permite să efectuați și să primiți apeluri prin internet atâta timp cât aveți o conexiune stabilă. Dintre toate numerele de telefon pe care le veți configura, ați cheltuit cel mai mult pe lună accesând serviciile furnizorului dvs. atunci când alegeți un număr de telefon VoIP.

Lucrul frumos, totuși, este că are caracteristici îmbunătățite datorită tehnologiei de ultimă oră; prin urmare, este mai scalabil. Mai mult, nu veți suporta niciun cost atunci când conectați numărul la linia dvs. deoarece asta se întâmplă direct prin internet.

Citește și: 11 bune practici pentru un management industrial eficient

4. Numere gratuite

Aceste numere sunt cunoscute în mod obișnuit pentru că încep cu un prefix între 800 și 899. Aceste numere sunt unice în comparație cu restul, deoarece sunt libere să le formeze. Nu au legătură cu nicio localitate sau zonă.

Furnizorul dvs. de servicii telefonice vă poate ajuta să configurați un număr gratuit la un preț accesibil. Mai mult decât atât, tariful pe care îl percep este accesibil, aproximativ 10 USD, așa că nu te vei încorda să plătești lunar. Deoarece nu sunt legate de o anumită zonă sau localitate, oricine din națiunea dvs. vă poate contacta fără probleme.

Cum să vă configurați numărul de telefon al companiei

Dezvoltarea tehnologică și progresele au făcut mai ușoară configurarea unui număr de telefon de afaceri. Dacă nu ești sigur de unde să începi, iată un ghid despre configurarea numărului de telefon al companiei:

1. Selectați O aplicație pentru numărul de telefon al companiei

Odată cu progresele tehnologice, companiile din zilele noastre folosesc aplicațiile pentru numerele de telefon de afaceri pentru a-și configura numărul de telefon. O aplicație pentru numărul de telefon de afaceri este un software care vă permite să alegeți tipul de număr de afaceri pe care îl preferați în funcție de nevoile dvs. de afaceri. În plus, acest lucru vă permite să utilizați un număr pe diferite dispozitive care pot fi partajate între angajații dvs., permițându-vă să răspundeți și să redirecționați apeluri, să înregistrați mesaje vocale și multe altele.

Atunci când alegeți furnizorul de numere de telefon de afaceri, trebuie să vă asigurați că sunt reputați și renumiti pentru furnizarea de servicii de înaltă calitate. Puteți verifica diferiți furnizori și puteți compara tarifele. De asemenea, puteți citi recenzii online despre serviciile lor.

După ce ați ales un furnizor, puteți descărca aplicația pe telefon sau pe computer. Aici veți selecta și configura numărul de telefon al companiei. Acesta este, de asemenea, ceea ce echipa ta va folosi pentru a eficientiza apelurile și procesele text.

2. Selectați Un număr de telefon

După ce ați descărcat aplicația pentru furnizorul de numere preferat, puteți selecta numărul de telefon dorit. Atunci când alegeți numărul, trebuie să vă faceți timp.

Motivul este că unele aplicații vă oferă opțiunea de a alege între una locală, una personală sau una gratuită. Dacă doriți să creați mai multă conștientizare a mărcii, puteți alege opțiunea vanity, care vă comercializează serviciile.

Un numar local va fi ideal daca vrei sa ai cat mai multi clienti din localitatea ta. Acestea fiind spuse, mai întâi, trebuie să vă cunoașteți obiectivele și să alegeți tipul dorit de număr.

În funcție de furnizorul dvs., este posibil să plătiți taxe lunare pentru următoarele servicii:

1. Mesaj vocal

2. Minute de apeluri nelimitate

3. Înregistrarea apelurilor

4. Salutări personalizate

5. Redirecționarea apelurilor

6. Probă gratuită

Este esențial să alegeți un furnizor ale cărui servicii se potrivesc cel mai bine nevoilor dvs. pentru a vă îmbunătăți operațiunile și pentru a oferi clienților cea mai bună experiență.

3. Creați un salut personalizat

După ce ați descărcat aplicația, ați urmat toate instrucțiunile de înregistrare și ați ales numărul preferat, următorul pas este crearea unui salut. După ce ați setat salutul personalizat, acesta va fi primul lucru pe care îl vor auzi clienții dvs. atunci când vă apelează sau apelează numărul dvs. de afaceri.

Un exemplu de salut implicit pe care îl puteți înregistra este „Vă mulțumim că ați contactat Compania ABC. Pentru întrebări, apăsați 1.' Salutul nu trebuie să fie neapărat așa. Îl puteți personaliza pentru a satisface nevoile afacerii dvs.

Dacă nu doriți să vă înregistrați, puteți utiliza un software care vă poate ajuta să vă relatați salutul în mod profesional. Încercați să vă asigurați că salutul se potrivește cu stilul dvs. de afaceri pentru a evita să-i luați autenticitatea și originalitatea.

Pentru a încărca sunetul, trebuie să urmați instrucțiunile aplicației și să alegeți opțiunea care vi se potrivește cel mai bine, de exemplu, înregistrarea prin telefon sau computer. Încercați pe cât posibil să vă asigurați că înregistrarea este în format mp3 și apoi încărcați-o. Atâta timp cât vocea audio este atrăgătoare și transmite un mesaj adecvat, o puteți folosi ca salut personalizat.

4. Nu uitați de extensii

Majoritatea aplicațiilor pentru numerele de telefon de afaceri au o prevedere pentru extensii. Această caracteristică vă permite să redirecționați apelantul către persoana din departamentul organizațional corect. De exemplu, extensiile dvs. pot include: „Pentru a deschide un cont nou, apăsați unul; pentru întrebări despre împrumuturile dvs., apăsați 2', iar lista continuă.

Dacă ești cel de pe linie, poți redirecționa apelul către profesionistul care se ocupă de nemulțumirile clientului. Extensiile sunt super eficiente dacă operați o companie mare. Așadar, dacă aveți o salutare pentru clienți plus extensii, vă va ajuta să gestionați mulți clienți într-o zi, în comparație cu ei care apelează o singură persoană.

Este posibil să aveți o afacere mică înființată; prin urmare, vă ocupați de majoritatea lucrurilor în mod independent. În acest caz, nu aveți nevoie de extensii sau de salutări personalizate. Puteți trata direct cu clienții dvs. și vă puteți adresa nevoilor acestora.

5. Setați mesajul dvs. de mesagerie vocală

La fel cum ați setat salutul, puteți configura un mesaj implicit de mesagerie vocală în cazul în care apelantul sună și pierdeți apelul lui. Un exemplu este: „Mulțumesc pentru că ați contactat compania ABC. Veți primi un apel imediat ce următorul agent va fi disponibil. Alternativ, le puteți spune și să lase un mesaj.

Deoarece aceasta este afacerea dvs., rămâne la latitudinea dvs. să decideți cum va fi mesajul dvs. prestabilit. Singurul lucru pe care trebuie să-l faceți este să vă asigurați că este în conformitate cu serviciile dvs. de afaceri. Mai mult, rețineți că puteți schimba oricând mesajul vocal și îl puteți modifica cu unul mai bun.

Citește și: Căutare executivă pentru vânzări: sfaturi pentru găsirea celor mai buni candidați

6. Aveți o muzică în așteptare adecvată

Uneori este posibil să primiți un apel în timpul unui alt apel; prin urmare, trebuie să puneți celălalt apelant în așteptare. În acest caz, este esențial să aveți muzică liniștitoare în așteptare, care să-l motiveze pe apelant să aștepte.

Dacă nu doriți să fie muzică literală, puteți înregistra un videoclip care explică serviciile companiei dvs. cu un fundal instrumental relaxant și îl puteți folosi ca muzică de așteptare. Aceasta va fi o șansă de a-ți face publicitate afacerii.

7. Testați noul număr de telefon

După ce ați urmat pașii de mai sus, puteți trimite și primi apeluri. În acest sens, ați dori să confirmați dacă ați urmat corect pașii testând numărul de telefon. Confirmați că mesajele de întâmpinare, extensiile și mesajele vocale sunt bine puse.

Puteți face toate acestea folosind numărul dvs. pentru a apela cel de afaceri. Poți lua un prieten cu tine pentru a ușura lucrurile. Vor fi de mare ajutor în experimentarea cu partea de muzică hold. În plus, vă vor oferi feedback. Dacă ei indică vreo greșeală, nu ezitați să le corectați.

Concluzie

Este esențial să ai un număr de telefon pentru afacerea ta. Acest lucru vă ajută să vă eficientizați operațiunile și să vă îmbunătățiți profesionalismul. Acest lucru facilitează, de asemenea, să faci întrebările clienților tăi, oferindu-le o experiență mai bună. Prin urmare, dacă încă folosiți numărul dvs. personal pentru afacerea dvs., este timpul să faceți o actualizare și să configurați numărul de telefon al companiei.