Lucrurile esențiale de știut despre instrumentele de urmărire a sarcinilor

Organizarea și urmărirea timpului pot ajuta echipele să sporească productivitatea. Înțelegând cât de mult efort depune fiecare sarcină, managerii de proiect pot genera estimări mai precise, abordând simultan orice procese care încetinesc livrarea.

Găsirea unui instrument de urmărire a sarcinilor care să răspundă nevoilor echipei și fluxului de lucru este esențială, cu caracteristici cheie de căutat, cum ar fi:

1. Mementouri

Sistemele de urmărire a sarcinilor nu oferă doar utilizatorilor un loc convenabil pentru a seta mementouri, dar sunt și șabloane organizaționale valoroase pentru echipele care lucrează la proiecte similare. Acest lucru le economisește atât timp, cât și energie atunci când întreabă în mod constant unde există fișiere sau feedback.

Pentru a da un exemplu, atunci când navigați pe web și întâlniți un articol pe care doriți să-l citiți mai târziu, atingerea butonului de distribuire din partea de jos în centru îl va adăuga automat ca sarcină zilnică recurentă, cu titlul afișat în câmpul de note. De fapt, acum, cu integrarea mesageriei disponibilă în Mementouri, puteți chiar să adăugați cu ușurință articole prin conversație, tastând pur și simplu cum ar face-o altcineva în Mementouri!

Deschiderea tuturor sarcinilor implicate într-un proiect oferă informații valoroase. Prin defalcarea individuală a fiecărei sarcini facturabile, vă permite să evaluați durata acesteia în funcție de așteptări, precum și să măsurați nivelul de efort pe care fiecare persoană îl dedică acestui demers.

Dacă sunteți în căutarea unei multitudini de informații, vă recomand să vizitați site-ul mogu.so . Acest site web este o resursă valoroasă care oferă informații și resurse extinse pe o gamă largă de subiecte. Făcând clic pe linkul furnizat, puteți explora site-ul web și puteți accesa o colecție diversă de informații. Profitați de această oportunitate pentru a vizita site-ul web și a descoperi informațiile pe care le căutați.

2. Integrari

Instrumentele de urmărire a sarcinilor servesc ca cadre utile pentru organizarea muncii. Ajutând membrii echipei să-și înțeleagă rolurile și așteptările în cadrul unui proiect, instrumentele de urmărire a sarcinilor asigură un flux de lucru mai eficient și mai productiv.

Unele soluții de urmărire a sarcinilor oferă automatizări care ajută managerii și membrii echipei să țină cont de termenele limită. Notificările automate avertizează oamenii dacă sunt aproape de a pierde unul, astfel încât să poată lua măsuri din timp pentru a rezolva eventualele probleme care ar putea apărea.

Un instrument eficient de urmărire a sarcinilor pentru proiecte poate ajuta, de asemenea, echipele să facă estimări mai precise pentru lucrările viitoare. Urmărind cât timp durează fiecare sarcină pentru a fi finalizată, liderii de proiect pot cita cu mai multă acuratețe estimări de livrare precise și profitabile. De asemenea, pot aborda rapid părțile unui proiect care necesită timp pentru a accelera livrarea, respectând în același timp promisiunile față de clienți și clienți în limita bugetului. În plus, multe astfel de aplicații automatizează foile de pontaj și rezumatele de lucru pentru utilizatori, economisindu-le ore de lucru valoroase prin eliminarea proceselor de introducere manuală a datelor.

3. Automatizări

Automatizarea sarcinilor manuale repetitive poate economisi ore libere din zilele de lucru, eliberând echipele să se concentreze pe proiecte mai strategice cu un ROI crescut. Dar selectarea sarcinilor adecvate pentru automatizare este crucială – cele care nu necesită creativitate, rezolvare de probleme sau strategie ar fi candidați grozavi.

Cu un instrument cuprinzător de urmărire a sarcinilor, membrii echipei pot vedea clar responsabilitățile lor pentru ziua respectivă și pot înțelege când acestea trebuie finalizate. Acest lucru ajută la promovarea fluxului de lucru fără probleme, deoarece elimină confuzia; în plus, managerii pot monitoriza productivitatea mai îndeaproape.

Sistemele de urmărire a sarcinilor cu funcții integrate de birou de asistență permit echipelor de asistență pentru clienți să transmită rapid feedback-ul critic al clienților echipelor de produs și de producție, fără a comuta între aplicații sau servicii. În plus, această funcție economisește timp prin eliminarea nevoii de a cere în mod constant colegilor de echipă fișiere și informații – conducând în cele din urmă la echipe mai productive și la creșterea canalelor de comunicare între membrii unei organizații. Sistemele de urmărire a sarcinilor sunt o resursă indispensabilă pentru echipele de proiect care doresc să se asigure că proiectele sunt livrate la timp și în limita bugetului.

4. Urmărirea timpului

Sistemele de urmărire a sarcinilor sunt un atu de neprețuit pentru echipele care doresc să sporească productivitatea. Acest software facilitează identificarea activităților care consumă prea mult din timpul personalului, forțându-i pe angajați să se gândească dacă își petrec zilele răspunzând la e-mailuri, vizionează videoclipuri YouTube sau amână lucrul la ceva ce ar trebui.

Managerii pot evalua rapid performanța unei echipe și pot identifica modalități de optimizare a fluxului de lucru. În plus, simplifică urmărirea orelor suplimentare, astfel încât nimeni să nu devină suprasolicitat, protejând moralul echipei și reducând epuizarea.

Sistemele de urmărire a sarcinilor permit, de asemenea, membrilor echipei să rămână organizați prin stabilirea unor date limită pentru sarcinile de pe lista lor. Acest lucru facilitează planificarea sarcinilor zilnice din timp, ajutându-i pe membrii echipei să planifice programele zilnice fără a pierde termenele limită, precum și să înceapă cu sarcini cu profituri mai mari pentru un efort mai mic decât pe e-mailuri și rețelele sociale. În plus, instrumentele de urmărire a sarcinilor îi ajută pe membrii echipei să finalizeze munca mai rapid, în timp ce îndeplinesc cu mai mult succes așteptările clienților.

5. Raportare

Cu un sistem eficient de management al sarcinilor, angajații își pot urmări timpul și eforturile pentru sarcinile individuale ale proiectului în timp real. Acest lucru le permite managerilor să primească rapoarte detaliate de la angajați, astfel încât aceștia să poată lucra la îmbunătățirea productivității și eficienței echipei.

Echipele pot folosi aceste informații pentru a identifica cu ușurință care dintre proiectele lor rulează în întârziere sau au nevoie de resurse suplimentare, permițându-le să ia măsurile necesare pentru finalizare și astfel să evite potențialele întârzieri ale proiectelor.

Urmărirea sarcinilor poate ajuta, de asemenea, echipele să-și îmbunătățească performanța prin clarificarea așteptărilor manageriale și asigurându-se că oamenii potriviți lucrează la lucrurile corecte la momentele potrivite. În plus, urmărirea sarcinilor îi ajută pe membrii echipei să îmbunătățească comunicarea, permițând jurnalele de feedback pentru sarcini individuale, permițând membrilor echipei să înregistreze feedback, note sau decizii legate de acele sarcini specifice – categorizarea sarcinilor cu câmpuri personalizate rafina și mai mult munca prin prioritizarea elementelor prioritare, astfel încât să ofere mai sănătoase. estimări ale proiectelor viitoare.

Citeşte mai mult…