Beneficiile implementării unui sistem de management al contractelor

În centrul oricărei organizații moderne se află nevoia de a se transforma rapid și de a-și poziționa afacerea pentru a supraviețui. Include gestionarea cerințelor de afaceri într-un cadru reglementat pentru continuitatea activității.

Fiecare companie, mare sau mică, execută acorduri pentru ofertele lor de afaceri și standardele de performanță. Aceasta implică contracte formale pentru a se asigura că acordurile sunt obligatorii pentru ambele părți și nu există riscul încălcării niciunui termen. Companiile moderne bazate pe tehnologie își protejează astfel interesele de afaceri și imaginea mărcii cu un sistem formal de management al contractelor (CMS) care automatizează întregul ciclu de viață al contractului.

Nevoia de CMS într-un mediu de întreprindere

Orice contract începe cu negociere informală sau verbală și trece la eventualele semnături de către semnatari autorizați și firme de avocatură reprezentative. Procesul legal include, de asemenea, diverse clauze care precizează modul în care sunt livrate produsele sau serviciile finale.

Dar pot procesele manuale să asigure obligații de conformitate fără erori și în timp util pentru toate părțile? Nu. Modalitățile tradiționale de gestionare a contractelor sunt pline de riscuri de interpretare greșită sau neexecuție a clauzelor contractuale, ceea ce poate duce la pierderea afacerii sau anulează unii dintre termeni.

Cu toate acestea, software-ul automat de gestionare a contractelor bazat pe reguli este lipsit de erori, cu o declanșare automată a termenilor juridici bazat pe date, finalizarea sarcinilor și normele de conformitate, pe tot parcursul sistemului de management al ciclului de viață al contractului. Un sistem de management al contractelor eficientizează astfel întregul ciclu de viață al contractului cu software integrat care gestionează acțiunile contractuale.

Cele 10 beneficii cheie ale unui sistem integrat de management al contractelor

Sistemul de management al contractelor digitizează, stochează și clasifică toate contractele într-un depozit central pentru accesul părților interesate, cum ar fi membrii echipei juridice, echipele de conformitate și managementul. În plus, elimină necesitatea de a depune contracte manual și economisește timp. Orice deteriorare potențială sau furt de fișiere critice sau pierdere din deplasare și probleme precum incendiul sunt celelalte avantaje ale unui sistem de management al contractelor.

Iată câteva dintre beneficiile unui sistem de management al ciclului de viață al unui contract de întreprindere :

1. Un sistem unic de management al ciclului de viață al contractului

Companiile pot profita de un depozit centralizat care stochează și gestionează toate documentele legale, pentru un singur punct de acces. Un punct unic de stocare a documentelor facilitează transparența și responsabilitatea pentru controale mai bune.

Sistemul centralizat de căutare ajută la localizarea contractelor mai rapid și mai eficient pe baza metadatelor predefinite și a căutării text.

2. Clasificarea și extragerea contractelor centralizate

Un depozit centralizat profită de avantajele utilizării unui sistem de management al contractelor: atenuarea riscurilor prin digitalizarea și extragerea datelor contractelor bazate pe inteligență artificială, un mecanism uniform de clasificare a documentelor juridice, definirea și compararea documentelor pentru un arbitraj unitar și colaborativ, fluxuri de audit urmăribile și multe altele.

Un singur sistem simplificat de management al contractelor oferă beneficiile unui sistem de management al contractelor, ajutând în cele din urmă la încheierea tranzacțiilor mai rapid și fără cusur.

O mare parte din datele întreprinderii de astăzi sunt în cloud. Sistemul de gestionare a contractelor în cloud face parte din CMS, facilitând munca în echipă și deciziile de afaceri independente de locație. CMS-ul bazat pe cloud este un element esențial al unui ecosistem de afaceri global, în care se fac oferte și se negociază contracte în diferite locații.

3. Flux de lucru și șabloane configurabile

Alte beneficii ale utilizării unui sistem de management al contractelor sunt fluxurile de lucru încorporate de-a lungul ciclului de viață al contractului pentru eficientizarea procesului de creare, aprobare, execuție și reziliere a contractului, protejând întreprinderile cu garanții în diverse eventualități.

Șabloanele bazate pe diferite tipuri și date de contract oferă alerte și notificări în timp util înainte de expirarea contractului. Face reînnoirile și transferul YOY un proces fără întreruperi și automatizat, permițând companiilor să renegocieze sau să anuleze un acord și să evite blocajele în setări nefavorabile.

4. Minimizează erorile și pierderile

Sistemul de management al contractelor aduce beneficii unei afaceri prin optimizarea întregului proces juridic. Redactarea documentelor legale este uniformă și relativ lipsită de erori datorită unei biblioteci de clauze încorporate cu termeni care se sincronizează cu șabloanele de contract pentru aprobări și flexibilitate în gestionarea documentelor.

5. Securitate împotriva atacurilor cibernetice și a încălcării datelor

Caracteristicile sistemului de management al contractelor sunt stocate în servere centralizate și securizate, adesea criptate și activate cu controale de acces. Așadar, persoanele neautorizate nu pot accesa documentele legale de afaceri esențiale. Sistemul centralizat de management al contractelor de întreprindere are, de asemenea, controale de acces care asigură vizibilitatea în fiecare punct al ciclului de viață legal pentru transparență.

6. Siguranta maxima a documentelor legale

Un alt beneficiu al sistemului de management al contractelor este digitalizarea și hiper-automatizarea end-to-end de-a lungul ciclului de viață contractual, deoarece înseamnă că totul are o copie de rezervă digitală. Astfel, sunt evitate pierderile care se pot acumula din inundații sau incendii în cazul contractelor fizice, precum și din actele răuvoitoare la plecarea angajaților. CMS-urile protejează interesele de afaceri și probabilitatea unor plăți mari în fața demisiilor în masă sau disponibilizărilor.

7. Eficientizarea proceselor de afaceri departamentale

Sistemele de management al contractelor urmăresc, de asemenea, datele bazate pe furnizori, integrându-se cu alte departamente pentru o vizibilitate completă a contractelor, permițând astfel modificări ale subcontractelor, termenelor, prețurilor etc. și performanța financiară a diferitelor departamente în raport cu criteriile contractuale.

8. Identificarea și atenuarea riscului financiar și reputațional

Respectarea reglementărilor cu termenii contractului față de autoritățile financiare și juridice din regiune este o cerință critică pentru fiecare afacere. Sistemul de management al contractelor de întreprindere abordează această problemă prin conceperea unui plan adecvat de continuitate a afacerii în cadrul mecanismului de conformitate CMS, atenuând astfel orice risc financiar și reputațional din nerespectarea cadrului legal.

9. Generare automată de rapoarte

Sistemul de management al contractelor beneficiază de eficientizarea întregului proces legal și contractual și ajută la generarea de rapoarte granulare și instantanee pentru monitorizarea KPI-urilor în raport cu rapoartele rezumative ale contractului. Astfel, un avantaj cheie al unui sistem de management al contractelor este raportarea inteligentă și automată a acestuia pentru acțiunile în timp util.

10. CRM mai eficient

Soluțiile inteligente de gestionare a contractelor folosesc managementul relațiilor cu clienții (CRM) pentru o abordare holistică și centrată pe client a relațiilor cu clienții. Contractele sunt valorificate și aplicate fără probleme cu notificări automate și în timp util pentru CRM eficient.

Dacă doriți ca departamentul dvs. juridic să ofere valoare pentru afaceri, contactați-ne la Vuram pentru cel mai bun CMS plug-and-play de pe piață! Propria noastră TrustHall implementează un sistem simplificat pentru automatizarea tuturor nevoilor dumneavoastră legale.