5 instrumente de gestionare a sarcinilor pentru a conduce startup-urile spre o productivitate ridicată

Conducerea și extinderea unui startup în aceste vremuri imprevizibile este departe de a fi o sarcină simplă. Concurența intensă, resursele limitate și presiunea crescândă pentru a implica rapid publicul țintă sunt câteva provocări comune pe care trebuie să le depășiți pentru a supraviețui și a prospera.

În calitate de manager de proiect, vă revine sarcina de a îndeplini obiectivele de afaceri prin utilizarea eficientă a resurselor. Printre altele, trebuie să vă asigurați că sarcinile sunt atribuite persoanelor potrivite și că aceștia își încheie munca în termene stabilite, colaborând în același timp eficient.

Este prea mult de făcut pentru un manager de proiect? Ei bine, un răspuns ideal ar putea fi atât Da, cât și Nu. Da, dacă alocați și monitorizați sarcinile în mod eficient pentru a vă ține sub control progresul proiectului.

Și NU dacă membrii echipei dvs. sunt lăsați necontrolați frecvent și nu reușesc în mod constant să îndeplinească sarcinile în termenele stabilite, ceea ce vă întârzie și mai mult depunerea proiectului.

Stai! Nu este întotdeauna faptul că angajații sunt motivul pentru care întârzie la proiecte. Fluxul de lucru neorganizat, confuzia în jurul rolurilor de muncă, alocarea necorespunzătoare și sarcinile manuale plictisitoare contribuie, de asemenea, la împiedicarea creșterii startup-ului.

Pentru a îndrepta lucrurile, un startup nu poate supraviețui și crește dacă gestionarea sarcinilor este slabă. Să aprofundăm acest aspect extrem de important al planificării și execuției proiectelor.

Ce este Task Management?

Cu cuvinte simple, managementul sarcinilor poate fi definit ca procesul de creare, alocare și monitorizare a sarcinilor proiectului dvs. de la început până la sfârșit. Managementul sarcinilor începe de la ideea sarcinii la urmărire până la execuție.

Gestionarea eficientă a sarcinilor nu numai că permite managerilor de proiect să supravegheze cu ușurință munca alocată, dar facilitează și colaborarea în interiorul echipei pentru sarcinile de grup. Managementul sarcinilor oferă oamenilor o înțelegere clară despre cine ar trebui să lucreze la ce și când ar trebui să fie finalizată munca.

Managerii de proiect care aderă la managementul sarcinilor sunt cunoscuți a fi mai eficienți în gestionarea diferitelor sarcini pentru a duce proiectul înainte, conform așteptărilor clienților.

Recomandat pentru dvs.: Instrumente de afaceri pentru care este posibil să plătiți în exces.

De ce este esențial managementul sarcinilor?

Chiar și o sarcină aparent mică, neglijată, se poate transforma într-o problemă uriașă și vă poate deraia complet proiectul. Un bun management al sarcinilor este esențial nu doar pentru realizarea cu succes a proiectelor, ci și pentru promovarea unei colaborări fructuoase în echipă.

Să aruncăm o privire la ce aduce un bun management al sarcinilor pe masa oricărei organizații.

1. Prioritizarea sarcinilor

De multe ori, se întâmplă ca timp prețios să fie alocat sarcinilor cu prioritate scăzută, ceea ce lasă timp insuficient pentru sarcinile care contează. Managementul sarcinilor prioritizează sarcinile, ceea ce asigură că cele mai bune eforturi ale echipei tale merg acolo unde contează.

2. Comunicare îmbunătățită în interiorul echipei

Managementul sarcinilor îmbunătățește comunicarea dintre membrii proiectului și membrii echipei. Membrii echipei confirmă și raportează cu privire la sarcinile lor managerilor de proiect, iar aceștia din urmă analizează munca lor și trimit feedback.

3. Fluxul neîntrerupt al proiectului

Managementul sarcinilor oferă managerilor de proiect controlul suprem asupra sarcinilor. Software-ul de gestionare a sarcinilor oferă managerilor de proiect o vedere panoramică a tuturor sarcinilor; pot schimba dependențele sarcinilor și alocații sarcinilor, dacă este necesar.

4. Performanță ridicată

Performanța contează foarte mult pentru managerii de proiect și pentru echipele lor, indiferent de dimensiunea acestora. Managementul sarcinilor poate îmbunătăți semnificativ productivitatea și performanța echipei. Când membrii echipei știu că progresul sarcinii lor este monitorizat, această presiune îi împinge să se angajeze pe deplin în munca lor.

5. Îmbunătățește legătura de echipă

Unul dintre cele mai mari beneficii ale utilizării software-ului de management al sarcinilor este că îmbunătățește colaborarea dintre membrii echipei din același departament sau din diferite departamente. Pe măsură ce membrii interacționează des, ei ajung să se cunoască mai bine, ceea ce duce și mai mult la îmbunătățirea legăturilor de echipă.

6. Facilitează alocarea resurselor

Managementul sarcinilor permite utilizarea eficientă a celor mai valoroase resurse – timp, bani și forță de muncă. Atribuirea sarcinilor persoanelor potrivite asigură finalizarea lucrărilor la timp prin utilizarea eficientă a resurselor, ceea ce duce la economisirea de timp și la reducerea costurilor proiectului.

Ce este un software de management al sarcinilor?

Am citit despre ce este managementul sarcinilor și de ce este important. Acum este timpul să înțelegeți ce este exact software-ul de management al sarcinilor.

Software-ul de management al sarcinilor este o platformă vizuală de pe care managerii de proiect pot crea sarcini personale sau de grup, le pot aloca și monitoriza progresul. Puteți seta datele de începere și scadență, puteți stabili estimări de timp, puteți crea sarcini recurente, urmări dependențele sarcinilor etc., dintr-un singur loc și puteți face orice modificări după cum este necesar.

Aceste instrumente reduc eforturile manuale și economisesc mult timp. Acum, lucrul este că nu orice instrument oferă toate aceste caracteristici. Software-ul diferit de management al sarcinilor oferă un set variat de caracteristici și este posibil să nu aveți nevoie de toate.

Așadar, pentru a alege cele mai bune instrumente pentru managementul sarcinilor, va trebui să analizezi mai întâi dimensiunea echipei tale și tipul de proiect (agil, cascadă), apoi să alegi o soluție care să corespundă cerințelor tale.

S-ar putea să vă placă: 8 instrumente inteligente pentru a vă rezolva problemele legate de startup.

5 instrumente excelente de gestionare a sarcinilor pentru startup-uri în 2022

După cum am menționat anterior, startup-urile trebuie să se asigure că obțin cele mai bune rezultate din resursele lor limitate, în special forța de muncă. Utilizarea unui instrument bun de gestionare a sarcinilor asigură că oamenii potriviți lucrează la sarcinile potrivite.

Să aruncăm o privire la cinci dintre cele mai bune instrumente de management al sarcinilor disponibile astăzi.

1. ProofHub

Un ProofHub puternic este un software all-in-one pentru colaborare în echipă și management de proiect, care oferă o gamă largă de funcții avansate utilizatorilor pe o platformă comună. Software-ul are încorporat un software de gestionare a sarcinilor care facilitează echipelor să gestioneze sarcinile și să fie mai eficiente, mai productive și mai responsabile pentru munca lor. Managerii de proiect pot gestiona toate sarcinile într-un singur loc și pot naviga cu ușurință prin listele de activități și pot filtra datele pentru a aranja munca după cum este necesar. De asemenea, vă bucurați de un control mai mare asupra accesului și securității, cu listele disponibile numai pentru persoanele desemnate. Puteți permite numai adreselor IP selectate să vă acceseze contul. Deoarece fiecare membru al echipei are o înțelegere clară a alocarii sarcinilor și a estimărilor de timp, este probabil ca ei să devină mai concentrați și mai responsabili la locul de muncă.

Caracteristicile principale includ:

• Crearea și alocarea sarcinilor individuale sau de grup.
• Etichete personalizate.
• Setați datele de începere și scadență pentru sarcini.
• Setați estimări de timp.
• Timp de urmărire.
• Creați sarcini recurente.
• Atașați și verificați fișierele.
• O vizualizare de tabel, o vizualizare de listă și o vizualizare de tablă.

Preț:

Planul Ultimate Control are un preț de 89 USD pe lună, facturat anual.

2. Quire

Quire este un software avansat de management al sarcinilor, bazat pe cloud, care permite echipelor să se reunească pe o platformă comună pentru planificarea, organizarea și execuția de management colaborativ al proiectelor. O vizualizare concentrată a sub-listei asigură că fiecare membru al echipei are controlul asupra muncii lor, iar panoul Kanban permite vizualizarea ușoară a resurselor echipei pentru a optimiza transparența și eficiența. Toată lumea poate păstra o imagine de ansamblu asupra progresului proiectului, iar interfața elegantă permite un flux de lucru fără dezordine. Quire este conceput cu echipele mici în minte, iar angajații se pot concentra mai bine pe sarcini identificând la ce ar trebui să lucreze.

Caracteristicile principale includ:

• Cronologie dinamică.
• Placă Kanban.
• Sub-listă inteligentă.
• Lista imbricată infinită.
• Interfață intuitivă.
• Platformă între dispozitive.
• Șabloane de proiect.
• Integrari.

Preț:

Este disponibil un plan gratuit. Planul plătit începe de la 8,95 USD/utilizator/lună.

3. Întârziere

Backlog este un instrument popular de gestionare a sarcinilor și de urmărire a erorilor care este utilizat de peste 10.000 de companii din întreaga lume. Folosind Backlog, puteți gestiona cu ușurință sarcinile și puteți face treaba cu ușurință prin funcții utile, cum ar fi diagrame Gantt, panouri Kanban și multe altele. Utilizați Backlog pentru a prioritiza și a gestiona sarcinile din cadrul proiectelor și pentru a urmări progresul general. Comunicați în mod clar actualizările proiectului, discutați planurile și trimiteți cereri de lucru altor membri ai echipei. Partajarea securizată a fișierelor în cloud este o altă caracteristică benefică care îmbunătățește și mai mult coordonarea și transparența echipei. Aplicația Backlog vă permite să vă gestionați munca chiar și în deplasare.

Caracteristicile principale includ:

• Controlul versiunii.
• Diagramele Gantt.
• Wikis.
• Câmpuri customizate.
• Urmărirea erorilor și a problemelor.
• Permisiunile utilizatorului.
• Partajarea securizată a fișierelor.
• Colaborare între echipe.
• Urmărirea erorilor.

Preț:

Este disponibil un plan gratuit. Planul plătit începe de la 35 USD pe lună.

4. beSlick

beSlick este un alt sistem util de gestionare a sarcinilor, bazat pe șabloane, care ajută la eliminarea întregului haos și a dezordinei din procesul manual de înregistrare și planificare a sarcinilor. Proiectat pentru echipe de întreprinderi mici și mijlocii, beSlick este ușor de utilizat, dar surprinzător de puternic în funcționalitatea sa. Etichetat ca fiind singurul instrument de gestionare a sarcinilor cu îmbunătățirea procesului încorporat, prezintă unul dintre cei mai puternici generatori de flux de lucru de proces (mai ales la acest preț). Rapoartele șablon sunt destul de bune, oferindu-vă o vedere clară și detaliată a progresului într-un singur tablou de bord.

Caracteristicile principale includ:

• Bibliotecă centralizată cu permisiuni.
• Un singur tablou de bord pentru a vedea progresul sarcinilor.
• Integrați și automatizați.
• Raportarea și filtrarea sarcinilor.
• Analiza proceselor și înregistrarea urmăririi de audit.
• Bibliotecă de șabloane pre-construită.
• Urmăriți și rezolvați problemele de proces.
• Platformă între dispozitive.

Preț:

Un plan cu plată unică are un preț de 10 USD/utilizator/lună.

5. Munca în echipă

Teamwork este un software puternic de management al proiectelor, cu instrumente de management al sarcinilor încorporate, pe care managerii de proiect le pot folosi pentru a crea sarcini foarte detaliate și personalizate pentru a oferi echipelor o mai bună înțelegere a fluxului de lucru. Oferă un set avansat de caracteristici care vă permit să vă planificați volumul de lucru, să vă urmăriți progresul, să raportați și să vă optimizați progresul sarcinii. Șabloanele de gestionare a sarcinilor ajută toate tipurile de echipe să economisească timp, să îmbunătățească procesele și să facă mai multe. Funcția de planificare a proiectelor din Teamwork le permite managerilor de proiect să definească sarcini de proiect, să le aloce oamenilor și să monitorizeze sarcinile. Instrumentul include și managementul documentelor, ceea ce facilitează colaborarea utilizatorilor la documente în cadrul echipei printr-un portal online.

Caracteristicile principale includ:

• Volumul de muncă.
• Plăci Kanban.
• Utilizatori clienți nelimitați.
• Urmărirea timpului.
• Diagrama Gantt.
• Șabloane de liste de sarcini.
• Caiete.
• Fișiere și versiuni.
• Etape și Calendar.

Preț:

Este disponibil un plan Free Forever. Planul plătit începe de la 10 USD/utilizator/lună, facturat anual.

S-ar putea să-ți placă și: Top 5 instrumente de marketing prin e-mail pentru a-ți transforma afacerea (Infografie).

Concluzie

Startup-urile nu își pot permite să pună piciorul greșit înainte cu instrumentele de management al sarcinilor, mai ales în stadiile incipiente. Planificarea și alocarea manuală a sarcinilor pot reduce profund timpul productiv al startup-ului și există șanse mari ca membrii echipei să devină mulțumiți din cauza lipsei de distribuție clară a responsabilităților postului.

Introduceți un instrument bun de gestionare a sarcinilor și managerii de proiect obțin un aliat de încredere și funcțional pentru a naviga atât prin procesele simple, cât și complexe de alocare și monitorizare a sarcinilor dintr-o singură locație.

Instrumentele de management al sarcinilor menționate mai sus sunt unele dintre cele mai bune în afaceri, oferind un echilibru fin între accesibilitate și funcționalitate, deoarece startup-ul dvs. este probabil să înregistreze utilizarea optimă a celui mai valoros activ al organizației dvs. - resursele umane.

 Acest articol este scris de Nandini Sharma. Nandini este asistent manager de marketing la ProofHub. Nandini aduce aproape un deceniu de experiență în domeniu și a executat cu succes o serie de campanii de creare a mărcii și de marketing de-a lungul carierei sale. Specialist în domeniul marketingului, Nandini este bine versat cu know-how tehnic și rămâne mereu la curent cu ultimele tendințe din lumea digitală. O vei găsi punând constant strategii de marketing în mișcare cu perfecțiune. De-a lungul anilor, ea a creat triumfător un public larg de bază pe o serie de platforme online populare. Atunci când nu este ocupată să scrie idei de marketing ieșite din cutie, poate fi găsită canalizându-și creativitatea în activități de artă și meșteșuguri.