8 moduri de a vă simplifica procesul de salarizare

Procesul de salarizare poate fi dificil pentru orice companie și este ușor să te blochezi în partea administrativă a lucrurilor. Fiecare proprietar de afaceri știe cât de important este să se asigure că plătesc angajații corect și la timp. Dar cu atât de multe reglementări diferite, cerințe de documente și implicații fiscale, nu este de mirare de ce procesul de salarizare poate deveni atât de dificil.

A rămâne la curent cu aceste reglementări și modificări poate însemna multă muncă suplimentară pentru echipa de salarizare. Cheia pentru asigurarea unui proces de salarizare raționalizat pentru afacerea sau compania dvs. este îmbunătățirea eficienței la fiecare nivel. Iată opt moduri de a vă asigura că statul de plată funcționează în cel mai bun mod pentru nevoile afacerii dvs.

1. Controlează-ți costurile

Salarizarea este unul dintre cele mai costisitoare aspecte ale conducerii unei afaceri. Poate fi dificil să controlați aceste costuri, asigurându-vă în același timp că salariile angajaților sunt plătite întotdeauna la timp, dar există o mulțime de moduri prin care puteți reduce cheltuielile pe care le cheltuiți pentru procesarea salariilor. Proprietarii de afaceri care își gestionează salariile mai eficient văd adesea economii semnificative în timp. Ca punct de plecare, analizați costurile per angajat și departament pentru a ajuta la identificarea domeniilor în care costurile nu sunt împărțite în mod egal.

Mențineți o foaie de calcul exactă a tuturor cheltuielilor cu salariile, inclusiv beneficiile și bonusurile pentru fiecare angajat, pentru a determina ce cheltuiți pentru fiecare oră lucrată. Utilizați datele colectate în analiza costurilor pentru a crea un plan care va ajuta la menținerea sub control a taxelor viitoare de procesare a salariilor, menținând în același timp nivelurile de productivitate în rândul angajaților care lucrează pentru a respecta termenele limită. De asemenea, știți pentru ce plătiți în sistemul dvs. de procesare a salariilor și cât costă pe tranzacție.

Optați pentru cel mai bun software de salarizare cu taxe transparente, astfel încât să înțelegeți exact spre ce se îndreaptă fiecare dolar. Dacă există taxe ascunse sau neclare pe facturile dvs., contactați imediat furnizorul dvs., deoarece ar putea fi un semn al unui serviciu de salarizare neexperimentat sau necinstit. Asigurați-vă că înțelegeți structura costurilor înainte de a semna orice contract și cereți clarificări, dacă este necesar, pentru a vă asigura că nu vor exista facturi surprize mai târziu.

Recomandat pentru tine: Cum folosesc companiile Business Intelligence pentru a-și optimiza procesele?

2. Eficientizarea procesului de obținere a datelor

Asigurându-vă că toată lumea are acces la toate datele lor, le este mai ușor să ia măsuri și să facă modificări. Dacă utilizați foi de calcul, luați în considerare realizarea unei copii master care este partajată echipei dvs. În acest fel, ei pot adăuga informații noi și pot edita datele existente fără a actualiza mai multe fișiere sau a trimite e-mailuri înainte și înapoi. Creați un program pentru gestionarea activităților de salarizare pentru a vă asigura că echipa dvs. urmează același proces de fiecare dată când trebuie să actualizeze datele sau să facă modificări.

De exemplu, creați proceduri de operare standard (SOP) pentru cât de des revizuiți fișierele cu angajații, efectuați audituri cu privire la ratele de salarizare etc., astfel încât toată lumea să cunoască responsabilitățile lor la fiecare pas al procesului. Optați pentru o opțiune de colectare automată a datelor pentru a vă simplifica statul de plată și pentru a evita greșelile care se pot întâmpla cu procesarea manuală sau cu foile de calcul. Cu datele corecte de salarizare, puteți urmări și actualiza lucruri precum timpul lucrat, ratele de plată în funcție de titlurile postului sau nivelurile de experiență, creșteri pentru angajații care au fost în compania dvs. de mult timp etc.

3. Aflați de ce au nevoie de fapt celelalte departamente

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le fac companiile atunci când încearcă să-și eficientizeze procesul de salarizare este că nu se consultă cu alte departamente, în special cu cele de contabilitate. Dacă departamentele dvs. de afaceri nu au acces la ceea ce au nevoie la un moment dat, nu vă puteți aștepta niciodată ca procesul de salarizare să se deruleze fără probleme. Aflați de ce au nevoie de fapt alte departamente și acordați-le imediat informațiile de care au nevoie.

De exemplu, dacă aveți un model de afaceri simplu în care departamentul dvs. de conturi trebuie să cunoască doar numărul total de ore pe care le-a lucrat fiecare angajat, nu este nevoie să creați o înregistrare contabilă în jurnal. Cu toate acestea, dacă există anumite înregistrări legate de salarizare care trebuie făcute pentru ca situațiile financiare și impozitele companiei dvs. să fie depuse corect, asigurați-vă că acestea sunt făcute în contabilitate. Oferind fiecărui departament informațiile de care are nevoie, vă puteți simplifica procesul de salarizare.

4. Gestionați mai eficient înregistrarea automată a salariilor

Înscrierea angajaților în statul de plată este esențială pentru a vă asigura că salariile lor sunt livrate la timp și la suma potrivită. Cu toate acestea, atunci când angajatorii au un număr mare de angajați pentru a se înscrie în statul de plată, poate dura câteva ore pentru a finaliza această sarcină. Această utilizare ineficientă a resurselor valoroase ale companiei prezintă un risc mare de eroare umană, cu atât de mulți oameni diferiți implicați. În schimb, angajatorii ar trebui să automatizeze procesul de înscriere.

Luați în considerare integrarea acestui lucru într-o soluție automatizată de onboarding care poate, de asemenea, înscrie noi angajați în HR și alte servicii ale companiei, cum ar fi beneficii sau taxe pe salarii. De asemenea, ar trebui să activați ajustările automate atunci când statutul unui angajat se schimbă, cum ar fi atunci când este promovat sau trece între departamente. Automatizarea înscrierii în statul de plată este un pas mare către eficientizarea întregului proces și pentru ca zilele dvs. de plată să meargă mai lin fără nicio tehnologie suplimentară.

S-ar putea să vă placă: Managementul reputației afacerilor – Un ghid definitiv.

5. Îmbrățișați noile tehnologii de afaceri

O altă modalitate eficientă de a vă simplifica procesul de salarizare este îmbrățișarea noilor tehnologii de afaceri. În acest fel, puteți automatiza multe sarcini și facilitați angajaților și șefilor de departament să gestioneze mai multe proiecte simultan. Puteți face acest lucru utilizând sisteme online care vă permit să culegeți rapid date în timp ce automatizează procesele de plată, cum ar fi raportarea și facturarea.

Luați în considerare câteva dintre aceste opțiuni:

• Automatizați-vă cronometrarea cu o aplicație de înregistrare a timpului sau aveți dispozitive preîncărcate cu foi de pontaj ale angajaților pe care le pot accesa singuri. O astfel de soluție nu necesită să calculați manual orele lucrate și marcajele de timp, ceea ce face un proces simplu.
• Investiți în asta poate ajuta la crearea facturilor și la trimiterea lor electronică, reducând timpul petrecut cu sarcini administrative, cum ar fi facturarea clienților sau emiterea de salarii.
• Permiteți angajaților să își gestioneze propriile cereri de concediu și rapoartele de cheltuieli folosind o platformă de colaborare online. Astfel, ei pot trimite cereri atunci când este necesar și pot urmări cheltuielile în timp real.
• Folosiți notificări automate pentru a menține toată lumea la curent când vine vorba de a face modificări, de a trimite cereri de concediu sau de a verifica cheltuielile.

Când investiți în tehnologia de afaceri, asigurați-vă că profitați la maximum de ea prin instruirea angajaților cu privire la utilizarea fiecărui instrument. Acest lucru asigură că toată lumea utilizează aceste sisteme pentru a maximiza beneficiile și pentru a minimiza timpul petrecut cu introducerea datelor sau investigarea problemelor.

6. Fii la curent cu noile modificări legislative

De asemenea, ar trebui să înțelegeți impactul noii legislații asupra afacerii dvs. și modul în care aceasta afectează salarizarea. Asigurați-vă că sunteți la curent cu modificările viitoare pentru a vă asigura că nu rămâneți în urmă de îndată ce acestea devin efective. Legile federale și de stat oferă de obicei o fereastră de timp pentru ca întreprinderile să se conformeze modificărilor. Cu toate acestea, doriți să luați măsuri cât mai curând posibil. Nu vrei să te trezești jucând catch-up când se împlinește termenul limită.

Asigurați-vă că toate noile modificări sunt implementate în timp util. Rețineți că o parte a asigurării unui proces de salarizare simplificat implică respectarea legislației. Orice întrerupere a proceselor tale existente din cauza lipsei de conformitate poate duce cu ușurință să deraieze întregul proces de salarizare și poate chiar să te expună riscului de a fi auditat. În plus, este important ca toți angajații să fie la curent cu schimbările. Acest lucru este valabil mai ales dacă au existat modificări ale ratei lor de salariu sau deduceri în cadrul noii legislații.

7. Integrați salarizarea cu alte funcții de afaceri

O altă modalitate de a vă simplifica procesul de salarizare este prin integrarea acestuia cu alte funcții de afaceri. Puteți face acest lucru utilizând un software sau un serviciu care are integrări îmbunătățite, cum ar fi Xero, FreshBooks și multe altele. Cele mai populare soluții software de contabilitate vin acum cu servicii de salarizare integrate care vă permit să importați date financiare din aceste programe în sistemul dvs. de salarizare, astfel încât să nu fie nevoie să introduceți datele manual.

Acest lucru permite un proces de salarizare mai precis, reducând șansa de eroare umană și ușurând-o atunci când depuneți impozitele la sfârșitul anului. Integrarea salariilor cu alte funcții de afaceri vă poate ajuta să reduceți timpul și efortul necesar pentru a finaliza sarcinile legate de salarizare, permițându-vă mai mult timp pentru alte responsabilități. De exemplu, dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, un proces integrat vă poate permite să vă concentrați pe creșterea companiei dvs., având în același timp liniștea că salariile sunt plătite cu acuratețe și cu promptitudine.

8. Obțineți sprijinul de care aveți nevoie atunci când aveți nevoie

Uneori, este posibil să întâmpinați probleme legate de salarizare pe care nu sunteți pregătit să le rezolvați singur. De exemplu, dacă există o modificare complexă a legii fiscale sau dacă IRS are întrebări cu privire la ceva din taxele pe salarii, ar fi mai bine să solicitați ajutor de la un expert. Acest expert poate fi un profesionist în resurse umane sau un contabil cu experiență în procesarea salariilor. Nu doriți să vă lăsați afacerea să sufere pentru că nu puteți rezolva problema imediat. Acolo va fi util să găsiți ajutor de la cineva cu mai multă experiență.

S-ar putea să vă placă și: Cum să utilizați LinkedIn pentru a genera mai multe clienți potențiali pentru afacerea dvs.?

Gestionarea procesului de salarizare ar trebui să fie ușoară

Având în vedere aceste sfaturi, procesul de salarizare ar trebui să fie mai ușor și mai eficient. Indiferent dacă alegeți să externalizați sau să vă ocupați de acest lucru intern, ar trebui să vă puteți face salarizarea mai rapid. Amintiți-vă că externalizarea nu înseamnă predarea responsabilității pentru respectarea resurselor umane și cultura companiei. Așadar, asigurați-vă că furnizorul este la înălțime și în aceste probleme. Beneficiile unui proces simplificat sunt clare, dar la fel sunt și timpul și efortul implicat pentru a-l pune în funcțiune.

Așadar, asigurați-vă că vă faceți timp pentru a înțelege de ce aveți nevoie și unde se află prioritățile companiei dvs. Numai așa puteți implementa cel mai eficient proces posibil.