Importanța strategică a arhivei digitale într-o întreprindere

Arhiva digitală a unei întreprinderi este în primul rând memoria digitală a întreprinderii , care este compusă în principal din documente electronice. În consecință, este esențial ca organizațiile să păstreze digital documentele într-un mod adecvat pentru a păstra memoria arhivei lor în timp.

A sosit momentul ca managementul să devină conștient de necesitatea de a construi efectiv o cultură digitală în organizațiile lor, astfel încât să fie capabili să cunoască și să guverneze arhivele pe tot parcursul ciclului de viață.

Arhiva informatică de documente și date a unei companii reprezintă bogăția exclusivă și strategică pentru organizație, iar valoarea acesteia nu se limitează la obiectele digitale care o constituie (adică documentele electronice ale companiei), ci privește procesele, relațiile și modalitățile. adoptate pentru a le forma, gestiona și conserva în timp.

Legislația din Italia face forță pentru formarea, managementul și conservarea corespunzătoare

Legea italiană împinge companiile să adopte și să utilizeze din ce în ce mai mult soluții de semnătură electronică , sisteme de documente cu management eficient al fluxului de lucru și capabilități de conservare digitală care respectă legea. Aceste sisteme pot fi gestionate intern de companie sau utilizate ca servicii cloud „software ca serviciu” (SaaS) prin furnizori de servicii specializați, certificați și calificați, cum ar fi Doxee.

Prevederile sursei primare de reglementare din Italia privind digitizarea, reprezentată de Codul de administrare digitală (CAD), la care se face referire în Decretul legislativ nr. 82 din 7 martie 2005 și modificările ulterioare, precum și Ghidurile AgID aferente privind documentele electronice, semnăturile electronice și serviciile de încredere, reproducerea și conservarea documentelor, comunicațiile electronice și identitățile digitale se aplică și companiilor private .

CAD stabilește că cărțile, scrierile și documentele care trebuie păstrate pot fi formate și păstrate pe suporturi informatice în conformitate cu prevederile acestui cod și conform Ghidului AgID.

Acest lucru a fost reiterat și de art. 2215-bis C. civ. , care confirmă că registrele, evidenţele şi documentele a căror păstrare este obligatorie prin lege sau regulament, sau care sunt cerute de natura sau mărimea afacerii, pot fi întocmite şi păstrate pe calculator, constituind primar şi informatii originale din care se poate face, pe diferite tipuri de suport, reproduceri si copii pentru utilizarile permise de lege.

În plus, în temeiul art. 43, alin. 3 din CAD, documentele informatice, a căror conservare este prevăzută de lege sau regulament , trebuie păstrate prin mijloace digitale, cu respectarea regulilor tehnice stabilite în temeiul art. 71 din CAD, astfel conform regulilor identificate de Ghidul AgID privind managementul creației și conservarea care a intrat în vigoare la 10 septembrie 2020 și cu aplicare obligatorie de la 1 ianuarie 2022.

Obligațiile de conservare și expunere a documentelor care alcătuiesc arhivele digitale ale unei societăți se consideră îndeplinite în toate scopurile legale prin intermediul documentelor informatice dacă procedurile utilizate sunt conforme cu Ghidul AGID, astfel cum sunt prevăzute de articolele 20 alin. 5-bis și 43 alin. 1.

Pentru companii, provocarea este de a garanta că documentele informatice care sunt produse sau primite astăzi pot fi citite și utilizate în continuare în viitorul îndepărtat, asigurându-le valoarea juridică și plasarea lor corectă în arhivele companiei.

Acest obiectiv poate fi atins doar prin adoptarea de sisteme de documente și servicii de conservare care să garanteze conformitatea cu regulile tehnice ale Ghidului AgID și să asigure cerințele ridicate de securitate și confidențialitate .

Dar ce este o arhivă digitală?

Arhiva digitală a unei organizații private, cum ar fi o companie, este formată din complexul organic și relațiile documentelor produse sau primite de organizație în cursul activității sale.

Istoricul Jacques Le Goff a definit un document ca fiind „ceva care rămâne ” , adică este produs tocmai pentru a fi păstrat în timp și pus la dispoziția celor care au interes să cunoască actul sau faptul reprezentat în document.

Cerințele de integritate, imodificabilitate, autenticitate, alocare temporală, disponibilitate și conservare în timp pe care le garantează sunt principalele obiective pe care o companie trebuie să știe să le planifice pentru a-și gestiona corect arhivele informatice.

Acest lucru este prevăzut chiar de Codul de administrare digitală, care indică la art. 44, alin.1-ter, că „în toate cazurile în care legea prevede obligații de conservare, chiar și pentru persoane private , sistemul de conservare a documentelor electronice asigură, pentru ceea ce se păstrează, caracteristici de autenticitate, integritate, fiabilitate, lizibilitate, recuperabilitate, conform metodelor indicate în Ghidul AgID.

Un sistem de documente care este fiabil în timp impune companiei să asigure:

• organizarea și controlul responsabilităților pentru producerea, menținerea și păstrarea documentelor companiei;
• adoptarea de proceduri și instrumente care identifică într-un anumit mod în timp și spațiu documentele informatice stocate, asigurând lizibilitatea și regăsirea ușoară a documentelor și informații de identificare, inclusiv metadatele asociate documentelor;
• selectarea și încrederea pe furnizori care sunt specializați în gestionarea și conservarea arhivelor digitale și care garantează cele mai înalte niveluri de securitate, calitate și fiabilitate .

Conservarea înseamnă organizarea unei arhive digitale cu valoare juridică , gestionată de un sistem informațional și susținută de un model organizațional, proceduri, roluri, sarcini și activități, descrise în manualul de conservare .

Digitalizarea este posibilă în toate sectoarele de afaceri

De ceva vreme, legislația de referință în materie de digitalizare nu a impus limite de timp pentru procedura corectă de digitizare în diverse sectoare ale companiei , permițând astfel alimentarea arhivelor digitale ale companiei cu o cantitate din ce în ce mai mare de documente și date digitale cu caracter transversal plasate. în depozit. Mai jos sunt câteva sectoare și exemple practice de tipuri de documente de afaceri:

• documente cu relevanță fiscală: facturi și note active și pasive, documente de transport active și pasive, comenzi OSN, registre și registre contabile , înscrisuri auxiliare, situații financiare, declarații, certificări CU, F24, comunicări fiscale, registre societății, note de cheltuieli și chitanțe, facturi ștampilate pentru scutiri fiscale etc.
• documentatii de drept civil: formulare, avize de plata, scrisori, invitatii, comunicari, mementouri, comenzi de achizitie, contracte, extrase bancare, corespondenta, chitante, e-mail si mesaje PEC, jurnalele sau inregistrarile informatice, documentatia tehnica, certificatele de conformitate, documentatia procesului de calitate, consimțământul de confidențialitate, documentația de producție etc.
• documentație de muncă: state de plată (în Italia, Libro Unico del Lavoro – LUL), contracte de muncă și management al raportului de muncă, scrisori de atribuire, comunicări, și declarații de asigurări sociale și fiscale etc.
• documentație bancară: conturi (bone de depozit și retragere), contracte, documente de credit garantat, documente de tranzacționare și de gestionare a investițiilor, casă de marcat, comenzi computerizate locale, cecuri dematerializate, documente de verificare corespunzătoare etc.
• documentație de asigurare: polițe de asigurare și alte documente justificative, evidențe de asigurare de viață și daune diverse etc.
• documentație vamală: documentație referitoare la import, export, tranzit de mărfuri, bonuri vamale, e-DAS etc.
• documentatie clinica: rapoarte de analize de laborator, rapoarte si imagini de diagnostic radiologic si medicina nucleara, referate ambulatoriu, scrisori de externare, fise medicale electronice, FSE, retete electronice, fise medicale etc.
• documentație din alte domenii.

Beneficii pe tot parcursul ciclului de viață al unei arhive IT

Gestionarea unei arhive digitale oferă beneficii cu adevărat relevante pe termen mediu-lung dacă se bazează pe principiile automatizării și simplificării fluxurilor de documente ale organizației pe tot parcursul ciclului de viață al acestora, conform unui parcurs care vizează atingerea unor niveluri de eficiență mai mare. , eficacitate, transparență și conformitate.

În ceea ce privește procesele digitale , capacitatea de a optimiza fazele de recepție, producție și semnare a documentelor, partajarea datelor și documentelor, arhivarea, stocarea și distrugerea documentelor la sfârșitul ciclului de viață necesită o optimizare semnificativă a proceselor de relații interne și externe ale unei companii. .

Având o abordare integrată a adoptării de software și servicii care comunică cu sistemul de arhivare a documentelor și serviciul de conservare digitală și acordarea de valoare datelor schimbate și prelucrate permite companiei să realizeze numeroase beneficii: reducerea timpului și, prin urmare, a costurilor operaționale. gestionarea fluxurilor de documente astfel încât acestea să fie mai simple; pentru a realiza o reducere drastică a erorilor umane; pentru a elimina dispersarea documentelor; pentru a îmbunătăți procesele de aprobare, monitorizare și control ; pentru a crește securitatea și transparența; și să contribuie la un model de durabilitate a mediului .

Prin urmare, digitizarea diferitelor procese de afaceri face posibilă producerea și/sau deținerea multor tipuri diferite de documente electronice care alimentează arhiva digitală a companiei .

Formatează și metadatele documentelor într-o arhivă digitală

Prin urmare, pentru a păstra memoria digitală a unei companii este necesar să se acorde atenție nu numai obiectelor digitale (de ex. documente informatice), înțelese ca secvențe de biți și cerințelor de valabilitate a acestora, ci și să se adopte formate electronice adecvate, care să respecte Anexa 2 la Ghidul AgID. De asemenea, este necesar să se garanteze valorificarea setului de metadate necesare indexării documentelor ce urmează a fi îmbunătățite. Acest lucru se face pentru a evidenția caracteristicile documentare și constrângerea arhivistică reprezentată de ansamblul relațiilor logice și formale care există între documentele unei arhive, care trebuie să fie în conformitate cu Anexa 5 a Ghidului AgID.

Metadatele nu sunt altceva decât un set de date (informații) asociate cu un obiect digital , cum ar fi un document computerizat pentru a identifica și descrie contextul, conținutul și structura acestuia, precum și pentru a permite gestionarea acestuia în timp în sistemul de conservare.

Pentru conservarea arhivelor, metadatele au diverse funcții. Acestea variază de la identificarea permanentă a obiectelor și a relațiilor lor, la stocarea mecanismelor tehnice și procedurale de formare, întreținere și conservare, la privilegii de acces, la logici de selecție, la descrierea contextului de producție și ulterioară custodie și conservare. .

Prin urmare, documentația care trebuie păstrată ar trebui descrisă în termeni de:

• natura documentației (de exemplu, tip, clasă);
• format utilizat;
• lista și descrierea metadatelor;
• perioada de păstrare;
• orice informație considerată utilă pentru conservare.

În era societății digitale, volumul documentelor IT deținute de companiile italiene crește exponențial . Acest lucru necesită un sistem de conservare de ultimă generație care să facă disponibile în timp activele informaționale prin metadate adecvate , ceea ce înseamnă și eliminarea riscului de a întâmpina probleme critice în recuperarea, accesul și expunerea documentelor în timp, în ciuda faptului că au fost dematerializate și arhivate digital.

Importanța de a vă baza pe un furnizor certificat și calificat Aid

Gestionarea conservarii arhivelor poate fi externalizata de catre companie catre subiecti specializati, asa-numitii Furnizori de Conservare, prin contracte care incredinteaza activitatile de conservare a documentelor informatice si numirea unui Manager de Prelucrare a Datelor.

Concret, regulile și procedurile care se aplică, profesionalismul responsabililor și calitatea , în special în ceea ce privește robustețea, securitatea și fiabilitatea tehnologiilor aplicate, sunt de mare importanță. Prin urmare, alegerea de a încredința stocarea digitală a arhivelor unei companii unui furnizor certificat și calificat este esențială .

Furnizorii de conservare calificați AgID au cele mai înalte cerințe de calitate, securitate și organizare , identificate în conformitate cu reglementările europene prin Ghidul pentru formarea, gestionarea și stocarea documentelor electronice. Companiile private nu sunt obligate să externalizeze către Furnizori calificați de conservare , dar se recomandă insistent să se bazeze pe furnizori care sunt calificați de Agenția pentru Italia Digitală, cum ar fi Doxee, pentru a reduce responsabilitatea În acest sens, prin Decizia nr. 455 din 25 iunie 2021, AgID a emis noul Regulament care definește criteriile de prestare a serviciului de conservare a documentelor informatizate, stabilind cerințele generale precum și calitatea, securitatea și cerințe organizatorice pentru prestarea serviciului de conservare în anexe specifice, cu înființarea unei Piețe specifice pentru serviciile de conservare calificate.