Ghid pas cu pas pentru crearea unui buget pentru eveniment

Publicat: 2022-05-20

Ești responsabil cu planificarea unui eveniment? Dacă da, felicitări! Următoarele câteva paragrafe sunt concepute pentru a vă ușura munca. Crearea unui buget pentru evenimentul tău poate părea descurajantă, dar nu trebuie să fie. Vă puteți asigura că evenimentul dumneavoastră se desfășoară fără probleme, fără surprize financiare, urmând acești pași simpli.

Estimați costul total al evenimentului dvs

Atunci când planificați un eveniment, unul dintre primii pași este crearea unui buget. Acest lucru vă va ajuta să estimați costul total al evenimentului și să vă asigurați că aveți suficiente fonduri pentru a acoperi toate cheltuielile. Iată un ghid pas cu pas despre cum să creați un buget pentru eveniment:

Estimați numărul de invitați care vor participa la evenimentul dvs. Acest lucru vă va ajuta să estimați costul alimentelor, al băuturilor și al altor consumabile.
Stabiliți locația evenimentului dvs. Acest lucru va afecta costul de închiriere a locației, decorarea și alte costuri asociate cu spațiul pentru evenimente.
Luați în considerare costul divertismentului și activităților. Aceasta poate include angajarea de muzicieni sau alți interpreți și costul oricăror materiale sau consumabile necesare pentru activități.
Adunați toate costurile generale pentru a estima costul total al evenimentului dvs. Asigurați-vă că luați în considerare și orice taxe suplimentare, cum ar fi asigurarea sau permisele.

Împărțiți costurile în categorii

Odată ce aveți o estimare a costului total al evenimentului dvs., este timpul să împărțiți aceste costuri în categorii. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți mai bine unde se duc toți banii și să identificați zonele în care puteți economisi. Iată câteva categorii comune de buget pentru evenimente:

Mâncare și băutură: aceasta va include costul de catering și orice alcool care va fi servit la eveniment.
Decorații: aceasta poate include închirierea de mobilier sau alte articole de decor și costul oricăror aranjamente florale.
Divertisment: aceasta poate include angajarea de muzicieni sau alți interpreți și costul oricăror materiale sau consumabile necesare pentru activități.
Închirierea locației: Acesta va fi costul închirierii spațiului pentru evenimente și orice taxe asociate cu utilizarea zonei.
Altele: acestea pot include costul asigurării, permiselor și alte cheltuieli diverse.

Stabiliți de câți bani aveți nevoie pentru fiecare categorie

Acum că aveți o listă cu toate categoriile de evenimente, este timpul să estimați de câți bani veți avea nevoie pentru fiecare.

Începeți prin a vă uita la bugetul general și a determina câți bani puteți aloca în mod realist fiecărei categorii. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți în limita bugetului, asigurându-vă totodată că evenimentul dvs. are succes.
Apoi, începeți să căutați prețurile pentru diverși furnizori și furnizori din fiecare categorie. Acest lucru vă va ajuta să vă faceți o idee mai bună despre câți bani trebuie să bugetați pentru fiecare articol sau serviciu.
În cele din urmă, începeți să căutați modalități de reducere a costurilor în fiecare categorie. De exemplu, puteți obține o reducere la catering comandând în avans sau puteți găsi articole de decor mai ieftine cumpărând la magazinele cu reduceri. Asigurați-vă că luați în considerare orice oferte sau cupoane pe care le puteți utiliza. Acest lucru vă poate ajuta să economisiți bani în toate categoriile de evenimente.

Găsiți modalități de a reduce costurile

Odată ce aveți o idee bună despre câți bani aveți nevoie pentru fiecare categorie de eveniment, este timpul să începeți să căutați modalități de reducere a costurilor. Există câteva moduri diferite prin care puteți face acest lucru:

Căutați reduceri: mulți vânzători și furnizori oferă reduceri pentru evenimente, așa că asigurați-vă că întrebați despre eventualele economii.
Căutați : obțineți oferte de la mai mulți furnizori și furnizori înainte de a lua decizii finale. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că obțineți cel mai bun preț posibil.
Fă-o singur: dacă ești dispus și capabil, există multe sarcini legate de evenimente pe care le poți face singur, în loc să angajezi pe altcineva să le facă. Acest lucru vă poate economisi o sumă semnificativă de bani.

Creați o cronologie pentru efectuarea plăților

Odată ce ați finalizat bugetul și ați făcut toate selecțiile furnizorilor și furnizorilor, este timpul să creați un calendar pentru efectuarea plăților. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să evitați ratarea oricăror termene limită critice. Asigurați-vă că includeți următoarele informații în cronologia plăților:

Data la care fiecare plată este scadentă vă va ajuta să efectuați toate plățile la timp.
Numele și informațiile de contact ale persoanei sau companiei căreia i se datorează plata vă vor ajuta să vă asigurați că efectuați plata către persoana sau compania corectă.
Suma plății vă va ajuta să vă asigurați că nu cheltuiți în exces într-o zonă.
Orice instrucțiuni speciale pentru efectuarea plății vă vor asigura că urmați orice instrucțiuni speciale pe care le poate avea vânzătorul sau furnizorul.

Urmând acești pași și urmărind progresul dvs., vă puteți asigura că evenimentul dvs. rămâne în limitele bugetului și se desfășoară fără probleme.

Urmăriți-vă progresul pe parcurs!

Pe măsură ce începeți să vă implementați bugetul, este esențial să vă urmăriți progresul și să rămâneți pe drumul cel bun. Acest lucru vă poate ajuta să identificați zonele în care cheltuiți în exces sau în care este posibil să trebuiască să reduceți. Există câteva moduri diferite prin care vă puteți urmări bugetul:

Creați o foaie de calcul: acest lucru vă va permite să introduceți toate cheltuielile legate de eveniment într-un singur loc și să vedeți exact unde se îndreaptă banii.
Utilizați un software de bugetare: un software profesional de urmărire a bugetului pentru evenimente vă poate ajuta să urmăriți bugetul evenimentului. Aceasta poate fi o opțiune utilă dacă nu vă simțiți confortabil să utilizați foile de calcul.
Efectuați calcule manuale: dacă preferați, puteți, de asemenea, să urmăriți bugetul făcând calcule manuale. Aceasta poate fi o opțiune bună dacă aveți doar câteva cheltuieli de urmărit.

Indiferent de modul în care alegeți să vă urmăriți bugetul, important este să vă monitorizați cheltuielile și să faceți ajustări după cum este necesar.

În concluzie

Crearea unui buget pentru următorul tău eveniment nu trebuie să fie stresantă sau dificilă. Urmând acești pași simpli, vă puteți asigura că evenimentul dvs. se desfășoară fără probleme și rămâne în limita bugetului.

Începeți prin a estima costul total al evenimentului dvs., apoi împărțiți-l pe categorii. Apoi, determinați de câți bani veți avea nevoie pentru fiecare tip și găsiți modalități de a reduce costurile ori de câte ori este posibil. În cele din urmă, creați o cronologie pentru efectuarea plăților și urmăriți-vă progresul!