Cum să configurați cu succes o echipă de marketing de conținut la distanță

Această postare pentru oaspeți a fost scrisă de Andre Oentoro de la Breadnbeyond.

Acum, că cazurile de coronavirus au continuat să crească peste tot în lume, tot mai multe companii au lansat munca la distanță obligatorie.

Această situație vă poate lăsa în limb pentru o secundă și vă treziți să vă întrebați „ cum poate echipa de marketing să creeze un mediu la distanță de înaltă performanță? „

Pentru tine, lucrul de acasă înseamnă și că:

• tu și echipa ta nu te poți întâlni în persoană și discuta cronologia și sarcinile în fața aceleiași table albe
• nu vă veți putea aduna în jurul mesei din sala de ședințe pentru a face brainstorming idei
• când se lovesc frustrările de bloc ale scriitorului, nu vă puteți trata împreună cu o pauză de cafea

Cu toate acestea, chiar înainte de a lovi pandemia, lucrul la distanță a fost mult timp un cuvânt la modă. Dar, indiferent de modul în care încercați să vă relaxați, trecerea neașteptată la telecommuting în masă pare o întreprindere uriașă, mai ales dacă dvs. și echipa dvs. ați fost întotdeauna angajați de birou.

Având în vedere acest lucru, iată un ghid rapid pentru a vă echipa echipa de marketing și pentru a menține strategia de marketing de conținut să funcționeze fără probleme în această „nouă normalitate”.

1. Înțelegerea pietrelor de poticnire

La birou, orice găuri în procesul fluxului de lucru vor fi imediat expuse, deoarece toată lumea se află în aceeași cameră. Acum, povestea este cu totul alta.

Iată câteva dintre cele mai mari provocări pe care Remote Tools le-a analizat recent, astfel încât să vă puteți sufleca mânecile:

Echipa dvs. de marketing poate avea unele dintre aceste provocări comune la distanță. Cu o rutină atât de neobișnuită, este nevoie de timp să te obișnuiești cu ea. Acum, vom aprofunda mai multe despre primele trei provocări pe care tu și echipa ta le poți confrunta pe drum.

Păstrând pe toți pe aceeași pagină

Cea mai mare provocare care este suficientă pentru a vă preocupa este probabil să găsiți cel mai bun mod de a colabora și să vă asigurați că sunteți mereu pe aceeași pagină la fiecare pas dintr-o locație îndepărtată.

Când vă aflați la birou, puteți comunica în mod spontan cu membrii echipei ori de câte ori găsiți sarcini neclare într-un proiect. În acest fel, este ușor să vă asigurați că toată lumea din echipă este pe pagină.

Când sunteți cu toții la distanță, este nevoie de o investiție mai mare în comunicarea echipei doar pentru a vă asigura că proiectele echipei dvs. trec printr-o secvență organizată de planificare și execuție.

Depășirea distracțiilor și a singurătății

Una dintre provocările semnificative când vine vorba de lucrul la distanță este încercarea de a echilibra cerințele vieții profesionale și viața de acasă. Pentru unii oameni, devine incredibil de neclar.

Există prea multe distrageri care vă pot sabota creativitatea și productivitatea. Drept urmare, nu poți realiza atât de mult cât trebuie.

Iată câteva distrageri comune cu care te-ai putea confrunta acasă:

• sarcinile casnice
• copii sau membri ai familiei
• acces imediat la conținut printr-o varietate de servicii de streaming
• social media
• notificări de pe telefonul mobil
• …

Pe lângă distragerile, există întotdeauna un elefant în cameră – singurătatea.

Fără indicii sociale în persoană acasă, este ușor să te simți singur. Și indiferent cum ai vrea să negi, singurătatea este cea mai mare luptă cu care trebuie să o înfrunte majoritatea angajaților (27%) în timp ce lucrează de la distanță.

Gestionarea colaborării în echipă

Birourile sunt un loc minunat pentru a stabili o cultură a companiei care conectează fiecare angajat pentru a forma echipe puternice.

În special pentru marketingul de conținut care necesită un flux de lucru organizat și bine planificat pentru a menține echipa concentrată, astfel încât eforturile de conținut să fie pe drumul cel bun. Cu membrii echipei răspândiți în locuri diferite, este ușor pentru mulți să se piardă sau să se ascundă în spatele unei linii telefonice.

În acest caz, colaborarea creativă pentru crearea de conținut excelent poate avea de suferit dacă echipa nu poate împărtăși același spațiu.

2. Adunarea echipei

Adunarea echipei de marketing și implicarea lor în timpul întâlnirilor în persoană este greu. Să mai vorbim într-o situație de lucru la distanță.

Din fericire, chiar și fără pregătire, există multe lucruri pe care le puteți face pentru ca lucrul de la distanță să fie un succes. Iată lista de sfaturi utile care vă vor ajuta să vă configurați o tranziție fără întreruperi.

Plan. Plan. Plan.

Planificarea este esențială pentru munca colaborativă de succes și comunicare clară. Înainte ca echipa dvs. să înceapă să lucreze de la distanță, încercați să faceți următoarele:

• Luați câteva notițe despre schimbarea tiparelor de lucru și despre modul în care echipa dvs. va face față asta.
• Ajută-ți echipa să-și dea seama ce ar trebui să facă și să stabilească așteptări realiste pentru politica de lucru la distanță.
• Creați o strategie solidă care definește proiectele esențiale , inclusiv cele care pot și nu pot fi realizate de acasă.
• Asigurați-vă că toată lumea din echipă are acces la tehnologia de care au nevoie pentru a-și îndeplini munca.

Stabiliți limite clare

Fiecare echipă are păsări timpurii și bufnițe de noapte, astfel încât timpul lor de lucru este mai probabil să diverge. În astfel de cazuri, este esențial să se suprapună în timpul unor ore de birou convenite, când toți membrii echipei sunt disponibili.

Pur și simplu întreabă-ți echipa despre ora preferată pentru întâlniri sau când poate răspunde activ în timp real la unele discuții. Astfel, se pot simți înțeleși și recunoscuți.

La urma urmei, stabilirea unor limite clare ar trebui să vă ajute pe dumneavoastră și pe echipa dvs. să rămâneți clari și fericiți în timp ce lucrați de acasă.

Nu uitați de calendarul dvs. de conținut

Un calendar de conținut vă ajută să vă mențineți echipa concentrată și organizată. Îți este mai ușor pentru echipa ta să se asigure că toate campaniile de marketing de conținut (inclusiv planul de marketing video, eforturile SEO etc.) au aceleași obiective în minte.

Iată un exemplu de calendar de conținut de la Point Visible :

În timp ce lucrați de la distanță, alături de un instrument de management de proiect, un calendar de conținut este ceva care vă ține echipa pe drumul cel bun și asigură că producția de conținut se desfășoară în mod regulat.

Beneficiați de un check-in zilnic

Asigurați-vă că dvs. și echipa dvs. scrieți actualizări zilnice sau săptămânale despre munca pe care ați realizat-o și despre modul în care aceasta contribuie la proiectul general.

Îți este mai ușor pentru echipa ta să rămână sincronizată și să se concentreze pe ceea ce contează pe baza calendarului. În acest fel, puteți partaja progresul în mod asincron cu restul organizației dvs.

Alternativ, dacă echipa dvs. folosește un instrument de management de proiect, puteți urmări munca depusă prin sarcinile „de făcut” și pistele de înot în curs. Totuși, pentru ca acest lucru să funcționeze, este mai important ca niciodată ca oamenii să marcheze corect lucrurile când sunt terminate și să actualizeze documentația în consecință .

3. Instrumente tehnice simplificate

Echipa ta va avea nevoie de o mulțime de instrumente pentru a menține lucrurile organizate. Îi va ajuta să continue să execute proiecte fără întârzieri inutile.

Cu toate acestea, datorită tehnologiei avansate și internetului, este posibil ca dvs. și echipa dvs. să rămâneți conectați, indiferent de distanță și de a fi în carantină.

Iată câteva dintre instrumentele esențiale pentru lucrul de acasă de care echipa ta are nevoie pentru a rămâne la fel de productivă ca și într-un birou:

Software pentru întâlniri în cloud

Dacă echipa ta nu este obișnuită să se vadă prin chat în timp real, un prim pas genial pentru ei ar fi o întâlnire sau un apel virtual care îi face să se simtă ca și cum ar fi în aceeași cameră.

Puteți găzdui sau vă puteți alătura unei conferințe virtuale utilizând software pentru întâlniri în cloud, cum ar fi Zoom sau Google Hangouts.

Aceste tipuri de software vă ajută pe dumneavoastră și pe echipa dumneavoastră de marketing să rezolvați problema de comunicare. Iată care sunt caracteristicile esențiale pe care majoritatea software-ului pentru întâlniri în cloud ar trebui să le includă:

• apel video unu-la-unu și de grup, în care participanții se pot vedea folosind camerele web
• partajarea ecranului de pe desktop-uri sau dispozitive mobile
• partajare în timp real a tablei albe pentru colaborare
• chat în timp real cu funcția de partajare a fișierelor

Cu toate aceste funcții, software-ul pentru întâlniri în cloud facilitează pentru echipa dvs. de la distanță menținerea unei conexiuni umane, ceea ce poate accelera luarea deciziilor și poate îmbunătăți colaborarea.

Instrumente de management de proiect

Marketingul de conținut se referă la urmărirea proiectelor, a termenelor limită și a conținutului. Și când toată lumea din echipă lucrează în prezent acasă, aveți nevoie de o platformă de top pentru a menține fluxul obișnuit de lucru. De fapt, aveți nevoie de un instrument PM chiar și atunci când lucrați de la birou!

Ca platforme bazate pe cloud, utilizarea instrumentelor de management de proiect (cum ar fi Asana, Trello și multe alte instrumente) ca platformă de lucru la distanță facilitează pentru echipa dvs. de marketing de conținut să:

• planificați și programați munca
• atribuiți sarcini anumitor membri ai echipei care primesc notificări instantanee
• atașați fișiere la sarcini specifice
• să aibă o imagine de ansamblu clară asupra volumului lor de muncă zilnic și săptămânal
• urmăriți timpul pe care îl petrec pentru anumite sarcini, în special acele sarcini care sunt taxate pe baza muncii pe oră
• secțiune de comentarii care poate fi folosită pentru discuții specifice sarcinii

Privind aceste caracteristici, devine clar că instrumentele de management de proiect oferă echipei dvs. o modalitate atât de simplă și directă de a rămâne la curent cu proiectele dvs. de marketing de conținut, indiferent dacă lucrați de la birou sau de pe canapeaua din sufragerie.

Instrumente de comunicare

Cheia pentru a lucra de acasă este comunicarea clară cu echipa dvs., deoarece nu veți putea vorbi unul cu celălalt față în față.

Deși instrumente precum Skype pot funcționa, ele chiar nu sunt cele mai potrivite pentru acest rol, cel puțin nu pentru echipele de marketing de conținut. Vor dori instrumente precum Slack care vă permit să:

• împărțiți conversația în canale, astfel încât să nu conduceți conversații despre 5 proiecte diferite în același chat
• acordați acces la anumite canale doar anumitor membri ai echipei (sau clienți/independenți)
• utilizați instrumentul cu ușurință pe orice dispozitiv mobil
• integrați-vă instrumentul de comunicare cu alte instrumente pe care le utilizați pentru o modalitate suplimentară de a urmări notificările și progresul muncii
• accesați istoricul conversațiilor salvate cu o simplă căutare

Instrumentele de comunicare dedicate oferă echipei dvs. de marketing de conținut un centru unde pot face schimb rapid de note și alte informații importante într-un mod eficient și clasificat, care nu provoacă dezordine inutilă.

De asemenea, nu strica faptul că instrumentele moderne de comunicare vă permit să utilizați emoji și gif-uri, ceea ce poate fi o modalitate excelentă de a reduce stresul și de a introduce puțină distracție în rutina adesea învechită a lucrului de la distanță.

Stocare in cloud

Una dintre cele mai mari provocări ale lucrului de la distanță este că nu poți avea acces la serverele interne ale companiei tale. Aici ar fi utilă stocarea bazată pe cloud, cum ar fi Google Drive sau Dropbox.

Iată câteva dintre beneficiile pe care le puteți obține utilizând stocarea în cloud pentru echipa dvs. aflată acum la distanță:

• Devine mult mai ușor pentru echipa dvs. să gestioneze fișiere, să partajeze date și să îmbunătățească experiența de lucru la distanță pentru cele mai bune rezultate.

• Prin mutarea tuturor fișierelor în cloud, puteți face ca toate datele să fie stabile, securizate și ușor accesibile pentru toată lumea din echipa dvs.
  
• Aceste instrumente permit, de asemenea, echipei dvs. să colaboreze în timp real, fără bătaia de cap de a descărca și încărca din nou.

Ultimele concluzii – toate drumurile duc la Roma

Indiferent dacă vă place sau nu, munca de acasă a devenit o necesitate pe fondul izbucnirii pandemiei. Și, ca agent de marketing de conținut legat de birou, lucrul de la distanță pare o lume cu totul nouă.

Echipa ta de marketing de conținut trebuie să depună un efort suplimentar pentru a se adapta la noul mediu de lucru și pentru a menține toate proiectele de conținut să funcționeze fără probleme, în ciuda milelor dintre tine și echipă.

Chiar dacă nu ești complet pregătit pentru acest tip de situație, există totuși câteva lucruri de bază pe care echipa ta le poate planifica pentru a minimiza obstacolele asociate cu munca de acasă pentru prima dată. Vestea bună este că ar trebui să utilizați deja majoritatea instrumentelor și practicilor prezentate în acest articol, ceea ce înseamnă că să vă luați munca acasă nu ar trebui să fie atât de greu.

Lucrul de la distanță nu este atât de intimidant odată ce vă adaptați la noua rutină. S-ar putea chiar să ajungi să fii mai productiv atunci când nu trebuie să petreci ore întregi făcând naveta sau să participi la nenumărate întâlniri în persoană.

Andre Oentoro

Andre Oentoro este fondatorul Breadnbeyond, o companie de video explicativă premiată. El ajută companiile să crească ratele de conversie, să închidă mai multe vânzări și să obțină rentabilitatea investiției pozitivă din videoclipurile explicative (în această ordine).