3 pași pentru o migrare a datelor Salesforce fără dureri de cap

Îți amintești ultima dată când ai petrecut ore întregi lucrând la un document lung, frumos formatat, doar pentru a-l deschide într-un alt program și a-l face să arate o mizerie totală?

Acum, imaginați-vă acea groază, dar în loc de un document text sau un pachet de diapozitive, toate cele mai importante date ale companiei dvs. au devenit „puf” (săriți sperie!).

Evident, acesta este exact opusul idealului, dar dacă încercați o migrare a datelor în Salesforce fără planificare, înarmat cu instrumente greșite sau altfel nepregătit, vă pregătiți pentru eșec.

Ce este o migrare a datelor Salesforce (și de ce ați avea nevoie de ea)?

O migrare a datelor Salesforce este procesul de extragere a datelor dintr-un sistem sursă și de încărcare a acestora într-un mediu Salesforce țintă, în timp ce, în mod ideal, menținându-și integritatea, structura și relațiile.

Este posibil ca organizația dvs. să caute să efectueze o migrare a datelor dacă:

• Vă actualizați sistemele vechi sau platforma CRM la Salesforce
• Consolidați mai multe baze de date sau sisteme
• Doriți să curățați, să arhivați sau să îmbunătățiți în alt mod calitatea datelor dvs

Deci, cum arată procesul de migrare a datelor în Salesforce?

Pasul unu: planificați dinainte

După cum vă puteți imagina, proiectele de migrare a datelor necesită o planificare atentă, coordonare și expertiză pentru a asigura tranziția cu succes a datelor dumneavoastră către Salesforce, cu întreruperi minime ale operațiunilor de afaceri.

Mai jos, vă prezentăm cum vă puteți configura organizația pentru succes atunci când lansați o migrare.

Obțineți clar obiectivele, domeniul de aplicare și părțile interesate

Pentru un proiect de această amploare, ar trebui să fiți capabil să articulați clar scopurile și obiectivele echipei(e) dvs. Începeți prin a identifica proprietarii de date, administratorii și alte părți interesate și lucrați cu aceștia pentru a stabili roluri și responsabilități clare. De acolo, determinați care este scopul proiectului: ce date vor fi migrate? Ce sisteme sursă sunt implicate? Care este mediul țintă Salesforce? Stabiliți un calendar și asigurați-vă că alocați toate resursele necesare.

Curățați-vă datele sursă

Examinați datele sursă pentru a vă asigura calitatea și acuratețea. Acest lucru poate implica activități de curățare a datelor, cum ar fi deduplicarea, standardizarea formatelor, validarea integrității datelor și rezolvarea oricăror alte inconsecvențe sau erori. Datele curate și bine pregătite vor duce la un proces mult mai ușor, economisind timp (și dureri de cap!) pe termen lung.

Obțineți cartografiere

Gândiți-vă la acest pas ca fiind „Măsurați de două ori; Etapa Cut Once”. Analizați structurile de date, câmpurile și relațiile din sistemul sursă și mapați-le la câmpurile corespunzătoare din Salesforce. Definiți ce reguli de transformare și ce logică sunt necesare pentru a converti datele sursă pentru a se potrivi cu modelul de date Salesforce. Nu uitați să luați în considerare orice dependențe de date sau relații complexe care trebuie păstrate în timpul migrării.

Identificați cerințele de integrare

Identificați orice integrări sau dependențe de date între Salesforce și orice alte sisteme din cadrul organizației. Cum vor fi afectate aceste integrări de migrarea datelor? Planificați din timp pentru orice actualizări sau reconfigurari necesare pentru a asigura coerența și fluxul de date fără întreruperi după migrare.

Construiți o strategie de validare

Stabiliți o singură dată un plan pentru a verifica acuratețea și caracterul complet al datelor migrate. Aceasta arată ca definirea scenariilor de testare, verificări eșantioane și determinarea modului în care veți valida datele migrate în raport cu datele sursă.

Stabiliți guvernarea datelor

Guvernarea datelor cuprinde procesele, politicile, rolurile și responsabilitățile pentru asigurarea calității datelor, integrității, securității și conformității în cadrul organizației dvs. Se asigură că măsurile și permisiunile adecvate sunt în vigoare în timpul și după procesul de migrare. Colaborați cu administratorii dvs. pentru a implementa criptarea datelor, controale de acces și alte protocoale de securitate pentru a proteja confidențialitatea datelor.

Aveți un plan de rezervă

Anticipați riscurile și provocările potențiale care pot apărea în timpul procesului de migrare. Creați un plan de urgență care subliniază abordări alternative, strategii de atenuare și opțiuni de rezervă pentru a rezolva orice probleme sau eșecuri întâlnite în timpul migrării. A avea un plan de urgență bine definit ajută la minimizarea timpului de nefuncționare și asigură continuitatea afacerii.

Anunțați la nivelul întregii companii

Aici îi informați pe toți ceilalți din organizația dvs. despre viitoarea migrare a datelor și comunicați planul general, calendarul și orice impact potențial asupra operațiunilor zilnice.

Mai simplu spus, planificarea amănunțită, implicarea părților interesate și atenția acordată calității și securității datelor sunt toți factori atunci când se caută o tranziție fără probleme la un nou mediu Salesforce.

Pasul doi: Migrați-vă datele

Acum că sunteți pregătiți și toți sunt pe aceeași pagină, este timpul să migrați!

Procesul include de obicei următorii pași:

1. Extragerea datelor: Colectați toate datele de migrare din sistemul sursă sau baza de date.Datele extrase pot include înregistrări ale clienților, clienți potențiali, conturi, contacte, oportunități, obiecte personalizate și metadate aferente.

2. Transformarea datelor: datele sursă trebuie adesea modificate pentru a se potrivi cu modelul de date țintă Salesforce și pentru a respecta standardele de calitate a datelor.După cum sa menționat mai sus, aceasta poate implica curățarea datelor, standardizarea, deduplicarea, formatarea și maparea. Transformările datelor asigură că datele migrate rămân consecvente, precise și compatibile cu noul mediu, făcând gestionarea datelor Salesforce o briză.

3. Încărcarea datelor: odată transformate, datele dvs. sunt gata pentru a fi încărcate și mapate la câmpurile corespunzătoare din Salesforce.Pentru a face acest lucru, puteți utiliza instrumente de import de date Salesforce, cum ar fi Expertul de importare de date Salesforce, Data Loader sau instrumente de integrare terță parte. Desigur, vă recomandăm modulul Import din Validity DemandTools .

4. Validarea și testarea datelor: După ce datele sunt încărcate, validarea și testarea amănunțită sunt esențiale pentru a asigura integritatea datelor și pentru a verifica dacă migrarea a avut succes.Aceasta implică compararea datelor migrate cu datele sursă, efectuarea de verificări ale eșantioanelor și alte teste.

Sfat pro ––creați o strategie de testare care să acopere diferite cazuri de utilizare și scenarii pentru a asigura un nivel ridicat de calitate și integritate a datelor.

Pasul trei: îngrijire după migrare

Odată ce migrarea este finalizată și datele dvs. validate, pot fi necesare activități suplimentare post-migrare, și anume:

1. Configurarea sistemului: aceasta înseamnă configurarea setărilor de securitate, restabilirea integrărilor cu alte sisteme și actualizarea fluxurilor de lucru și a regulilor de automatizare.

2. Guvernarea datelor: va trebui, de asemenea, să oferiți instruire cu privire la orice modificări sau funcții noi care vor fi introduse, să încurajați implicarea utilizatorilor și să fiți pregătit să răspundeți oricăror preocupări sau întrebări pe care le-ar putea avea.

3. Securitate și conformitate: este imperativ să protejați datele sensibile înainte, în timpul și după o migrare Salesforce, pentru a vă asigura că datele dvs. sunt transferate în siguranță și că sunt aplicate permisiunile și controalele adecvate.Nu uitați să luați în considerare cerințele de conformitate, cum ar fi reglementările privind rezidența datelor și asigurați-vă că respectați reglementările legale relevante și specifice industriei după migrare.

Transformați-vă datele CRM în formă

O migrare Salesforce permite organizațiilor să mențină integritatea datelor, să eficientizeze procesele, să îmbunătățească calitatea datelor și să asigure o tranziție fără probleme la Salesforce sau la un nou mediu Salesforce. Cu toate acestea, planificarea este crucială atunci când executați migrarea datelor dacă doriți să minimizați întreruperile și să asigurați cel mai de succes rezultat pentru toți.

Dacă este făcut incorect, un astfel de proces poate fi dificil, consumator de timp și poate genera venituri.

Pentru sfaturi de experți despre cum să migrați volume din ce în ce mai mare de date și să preveniți ca problemele legate de calitatea datelor să vă afecteze rezultatul, consultați ghidul nostru „Sfaturi de top pentru a obține următoarea migrare a datelor Salesforce”.