Ce este analiza cauzei principale? Șablon, beneficii și metode

„Să ajungem la rădăcina problemei.”

Acesta este cel mai bun mod de a aborda căutarea unor soluții complexe de afaceri. A ajunge la fundul oricărei probleme este esențial, chiar dacă nu puteți pune degetul pe ceea ce este în neregulă la început.

Firmele folosesc adesea software de analiză a jurnalelor care conține înregistrări detaliate de informații pentru a identifica și analiza diferite circumstanțe care apar la locul de muncă. Cu toate acestea, dacă vă simțiți pierdut, încercați un șablon de analiză a cauzei principale pentru a vă ajuta să înțelegeți situația și să dezvoltați răspunsuri fezabile la probleme complexe.

Anumite metodologii RCA sunt concentrate și specifice, iar alte metodologii RCA se concentrează pe strategii generice.

Oamenii folosesc adesea un RCA pentru a afla mai multe despre motivul pentru care un sistem funcționează diferit de sau depășește metode similare. De cele mai multe ori, însă, atenția este pusă pe probleme specifice, în special atunci când acestea implică sisteme critice. Un RCA evaluează toate elementele care contribuie și conectează evenimentele în mod semnificativ pentru a aborda problemele și a preveni să apară din nou. Este posibil să ne dăm seama cum, când și de ce a apărut problema concentrându-ne mai degrabă pe cauza principală decât pe indicatorii săi de suprafață.

De ce este importantă analiza cauzei principale?

RCA este extrem de vital, deoarece identifică defectele esențiale în procesul de dezvoltare a unui produs, permițând echipelor să ia măsurile corective adecvate pentru a preveni apariția problemelor în viitor. Drept urmare, produsul finit are mai puține defecte și necesită mai puține reluări.

De exemplu, adăugarea mai multor membri ai echipei este o soluție imediată dacă afacerea dvs. are nevoie de o rată de retenție mai bună. Dar, folosind RCA, puteți descoperi de ce membrii echipei părăsesc organizația dvs. și aplicați acele informații pentru a îmbunătăți păstrarea angajaților. Ratele scăzute de retenție pot avea una dintre următoarele cauze fundamentale.

• Lipsa oportunităților de dezvoltare profesională
• Beneficii slabe pentru membrii echipei
• Plata sub rata pieței
• Moralul scazut

O companie poate folosi cercetarea pentru a identifica una sau mai multe cauze fundamentale după ce a luat în considerare posibilele motive. Nu puteți găsi o soluție de durată până nu cunoașteți problemele de bază. Un șablon RCA folosește o abordare sistematică a rezolvării problemelor, mai degrabă decât aplicarea unui bandaj și rugăciunea pentru ce este mai bun.

Obiectivele analizei cauzei fundamentale

Obiectivul principal al analizei cauzei principale este de a recunoaște problemele de bază pentru a le elimina. Profesioniștii pot folosi informațiile obținute prin această abordare pentru a asigura angajații și clienții de fiabilitatea și fiabilitatea unei companii.

Principiile de bază ale RCA

Principiile fundamentale ale RCA trebuie luate în considerare dacă doriți să beneficiați de această metodă.

• Obiectivul principal al RCA este de a identifica cauza principală a unei probleme, astfel încât să poată fi luate măsuri corective pentru a eradica fiecare cauză subiacentă, mai degrabă decât să abordeze doar simptomele defectelor sistemului. Acest pas de investigare este semnificativ și necesită procese specifice pentru a garanta succesul. Prin urmare, RCA trebuie efectuată cu toată atenția și în conformitate cu reglementările.
• Defectele nu se manifestă din eter. Pentru fiecare problemă, există cel puțin o cauză principală. Desigur, localizarea acestuia poate fi o provocare, dar trebuie să depuneți efort, dacă nu doriți să continuați să „remediați” aceleași probleme din nou și din nou
• O analiză completă necesită defalcarea unei serii de evenimente pentru a înțelege mai bine legătura dintre elementele care au contribuit la problema. Aceasta înseamnă că ar trebui să vă faceți mai puține griji cu privire la cine a cauzat eroarea și să vă concentrați în primul rând pe motivul pentru care s-a produs defectul.

De aceea, simptomele sunt esențiale : ele te duc la ceea ce este în neregulă, dar concentrarea numai asupra problemelor de suprafață este incorectă. În schimb, căutați soluții practice la sursa problemei.

Cum se efectuează o analiză a cauzei principale

O varietate de tehnici determină sursele rădăcină în RCA. Mai jos sunt câțiva pași pe care îi puteți urma pentru a ajuta la identificarea problemelor prin procesul RCA.

1. Definirea problemei

Pentru a începe o analiză a cauzei principale, trebuie mai întâi să caracterizați problema în timp real. Dacă aveți mai multe probleme de rezolvat, începeți cu una și faceți numeroase RCA pentru a găsi răspunsuri. Concentrarea pe o singură problemă odată vă va oferi o șansă mai mare de a determina și rezolva rapid cauza principală a problemei.

Identificarea problemei dvs. presupune, de asemenea, să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină.

2. Colectarea datelor

Colectarea datelor este necesară pentru a ilustra problema. Puteți utiliza resursele de cercetare ale companiei pentru a înțelege mai bine semnele și simptomele problemei. În această fază, ar trebui să vă întrebați despre următoarele:

• De cât timp există problema?
• Cine este afectat din această cauză?
• Care sunt efectele imediate și pe termen lung ale acestei probleme?
• Care sunt principalele simptome și indicații ale acestei probleme?
• Ce dovezi clare există care să sugereze că există o problemă?

Puteți găsi motive plauzibile ale problemei după ce înțelegeți mai bine cum vă afectează afacerea și rețeaua.

3. Identificarea posibilelor cauze fundamentale

Cel mai important pas al metodei de analiză a cauzei principale este identificarea cauzelor potențiale și elaborarea unui șablon de analiză a cauzei principale. Șabloanele RCA ajută la o mai bună vizualizare a datelor și la o înțelegere mai clară a problemei dvs. O soluție și un plan de acțiune vor apărea în cele din urmă din cauzele pe care le identificați în această etapă. Șabloanele populare de analiză a cauzei principale pentru rezolvarea obstacolelor includ diagrame Pareto, analiză simplă a cauzei principale, diagrame cauză-efect, tehnica celor 5 motive și maparea cauzelor.

4. Determinați cauza principală

Va trebui să treceți prin cât mai multe cauze rădăcină posibile pentru a găsi cauza care stau la baza problemelor dvs. Dacă ați explorat toate posibilitățile, luați în considerare următoarele:

• Există puncte comune între motivele principale pe care le-am identificat?
• Există vreun motiv pentru a exclude aceste potențiale cauze fundamentale?
• Care cauză de fond pare a fi cea mai problematică?

Puteți utiliza mai multe metode de analiză a cauzei principale pentru soluții eficiente. Printre aceste strategii se numără:

• Analiza modului și efectelor defecțiunii (FMEA): FMEA este un instrument care examinează cauzele profunde potențiale găsite și le elimină pe cele cel mai probabil să conducă la eșec mai târziu.
• Analiza impactului: o analiză a impactului evaluează consecințele pozitive și negative ale fiecărei cauze rădăcină potențiale descoperite. Crearea unei liste ipotetice pro și contra pentru fiecare motiv vă va face să vă simțiți mai încrezători în a vă rafina decizia.
• Analiza schimbărilor: Acest tip de analiză ia în considerare modul în care mediul imediat al incidentului s-a schimbat în timp, ceea ce ar fi putut contribui direct la problemă.

Pentru a ajunge la cauza principală a unei tendințe, analiștii folosesc adesea procese alternative, cum ar fi descoperirea datelor și extragerea datelor, pentru a crea un raport de analiză a cauzei principale.

Profesioniștii care doresc să se concentreze pe analiza cauzei principale și să îmbunătățească continuu fiabilitatea ar trebui să poată alege cea mai bună abordare pentru situație. Eficientizarea unui plan de acțiune cu un singur șablon de analiză a cauzei principale este ideală, dar adesea sunt necesare mai multe strategii într-un șablon de raport pentru a rezolva o problemă.

5. Implementarea solutiilor

După ce cunoașteți problemele fundamentale pe care le-ați descoperit, este timpul să găsiți răspunsuri și să luați măsuri. Soluțiile dvs. ar trebui să vizeze cauza reală, dar, în consecință, ele vor merge înapoi în lanț și vor rezolva problema inițială.

Când sunteți gata să începeți să vă dezvoltați strategia de implementare, asigurați-vă că aceasta este simplificată și partajată într-un instrument pe care toți părțile interesate îl pot accesa. Software-ul de management de proiect permite echipei dvs. să interacționeze cu ușurință și să organizeze livrările după cum este necesar.

Tipuri de șabloane de analiză a cauzei principale

Un șablon de analiză a cauzei rădăcină simplifică analiza cauzei rădăcină, permițându-vă să vizualizați problema dvs. și cauzele subiacente într-o formă grafică. RCA se poate face prin diferite metode, fiecare adecvată pentru diferite situații. Mai jos sunt discutate cele mai comune șabloane de analiză a cauzei principale.

Analiză simplă a cauzei principale

Șabloanele RCA simple analizează probleme care nu necesită o examinare aprofundată. Puteți să-l utilizați pentru a descrie pe scurt problema sau problema, o listă de cauze probabile, soluții potențiale și o concluzie cu privire la faptul dacă acele soluții au fost sau nu eficiente.

Diagramă cauză-efect

Această diagramă de flux separă problema în simptome, motive potențiale și cauze naturale pentru a ajunge la o soluție logică. Diagramele de flux cauza-efect sunt adesea desenate printr-o diagramă structurată în formă de os de pește sau arbore. Diagrama oaselor de pește afișează problema sau efectul la capul sau gura peștelui, în timp ce o diagramă arborescentă ramifică lista cauzelor fundamentale.

Metoda celor 5 de ce

Metoda celor 5 motive poate identifica cauzele care stau la baza problemelor. Întrebați „de ce” în loc să acceptați cazul la valoarea nominală până când recunoașteți o procedură sau un sistem care nu funcționează așa cum ar trebui. Este posibil să descoperiți niveluri ascunse de probleme dacă nu vă mulțumiți cu acele soluții inițiale.

Un șablon de analiză a cauzelor rădăcină 5 Whys va include de obicei întrebări sau solicitări pentru a vă ajuta să descoperiți cauzele care stau la baza situației. Un șablon simplu de analiză a cauzei principale Five Whys poate arăta astfel:

1. Care este problema?
2. De ce a apărut problema?
3. De ce a avut loc evenimentul de la întrebarea 2?
4. De ce a avut loc evenimentul de la întrebarea 3?
5. De ce a avut loc evenimentul de la întrebarea 4?

Deoarece abordarea este iterativă, puteți urmări problema până la cauza principală și puteți proiecta modalități eficiente de a o rezolva, răspunzând la aceste întrebări. Puteți adăuga întrebări sau personaliza șablonul pentru a se potrivi cu probleme și cerințe specifice.

Six sigma DMAIC

Six Sigma DMAIC este o modalitate de a minimiza greșelile și de a îmbunătăți procesele de afaceri. Are metoda sa de a examina și examina cauzele fundamentale. Abrevierea „DMAIC” face aluzie la fazele acestei proceduri:

Definiți și măsurați: Ce a fost anticipat și ce a mers prost în schimb? Ce s-a întâmplat, când și unde s-a întâmplat? Care este semnificația situației și cine a fost afectat?

Analizează: examinează legăturile cauză-efect dintre componentele care contribuie la problemă. Ce a cauzat situația și ce trebuie făcut pentru a preveni reapariția acesteia?

Implementare și control: Care sunt soluțiile viabile la problemă și care sunt cauzele și avantajele punerii lor în aplicare? Cum pot fi monitorizate și reglementate soluțiile pentru a se asigura că problema nu reapare?

Acest șablon de analiză a cauzei rădăcină vă ghidează prin fiecare dintre procesele precedente și vă permite să adăugați informații cu privire la planul de acțiune pentru cauza rădăcină, rezoluția și echipa de investigare. În plus, acest șablon de cauze rădăcină conține diagrame care pot fi utilizate pentru a descrie modul în care diferitele componente contributive (de exemplu, oameni, procese și echipamente) se leagă între ele și cu problema în sine.

Maparea cauzelor

Șablonul de cartografiere a cauzelor combină șablonul simplu de analiză a cauzei rădăcină, șablonul DMAIC Six Sigma și șablonul de analiză a cauzei rădăcină 5 Whys. Conține un rezumat amănunțit al problemei, un calendar, o analiză a întrebării „de ce”, ilustrații pentru a clarifica procesul, secțiuni pentru sugerarea și evaluarea soluțiilor alternative și o secțiune pentru elaborarea unui plan de acțiune.

Descărcați un șablon gratuit de mapare a cauzelor rădăcină din Smartsheet.

Beneficiile analizei cauzei principale

RCA ajută la rezolvarea problemelor persistente ale proiectelor și a blocajelor semnificative în operațiunile corporative. Unele dintre efectele sale benefice asupra afacerii sunt discutate mai jos.

• Reduce costurile: Dacă o problemă este descoperită mai târziu în procesul de dezvoltare, este mai costisitor de remediat, iar dacă este încorporată în produsul finit, cumpărătorii o pot cumpăra o singură dată, costând banii companiei.
• Identifică eșecul: indică faptul că echipele care cred că au metode adecvate de dezvoltare și de asigurare a calității, dar încă găsesc probleme recurente beneficiază cel mai mult de RCA. Este evident că ceva este rupt, dar întrebările despre ce, de ce și unde rămân fără răspuns. RCA poate descoperi cauza reală a problemei, nu doar motivul aparent.
• Îmbunătățește siguranța și fiabilitatea: deoarece analiza cauzelor fundamentale ajută la reducerea defectelor viitoare, poate beneficia în primul rând întreprinderilor din sectoarele cu standarde stricte de calitate, în care fiabilitatea și siguranța produselor sunt cruciale.
• Îmbunătățește fluxul de lucru și timpul de lansare pe piață: prin identificarea sursei unei probleme și efectuând acțiunea corespunzătoare, un produs poate fi testat mai rapid și lansat pe piață cu mai puține defecte nedescoperite.

Provocări ale analizei cauzei principale

Unele provocări cu care se pot confrunta în timpul procesului RCA sunt discutate mai jos.

• Probleme prost definite: atunci când o problemă este declarată inadecvat sau greșit, membrii echipei individuale pot avea percepții diferite asupra problemei sau echipa se poate mișca într-o direcție complet diferită pentru a rezolva ceva care nu este o problemă.
• Informații lipsă: este o provocare să observi în mod continuu fiecare cauză potențială a unei probleme. Acest lucru are ca rezultat frecvent o identificare părtinitoare și o analiză insuficientă.
• Infrastructură efemeră: Infrastructura modernă are o durată de viață minimă. Ca rezultat, efectuarea unei investigații tradiționale bazată pe interogare a cauzei principale devine din ce în ce mai dificilă.

Instrumente de analiză a cauzei principale

Metodele de analiză a cauzelor fundamentale combină inferența umană cu instrumentele de colectare și raportare a datelor. Pentru a desfășura procesul RCA, echipele IT apelează adesea la platformele pe care le folosesc deja, deoarece acestea conțin adesea date susceptibile de a oferi o perspectivă mai profundă asupra problemei definite. Aceste instrumente pot include:

• Soluțiile de gestionare a rețelei îi ajută să determine cine își folosește rețeaua, cum este configurată și cât de bine funcționează.
• Software de gestionare a investigațiilor pentru a înțelege gestionarea problemelor, inclusiv accidentele la locul de muncă, conformitatea și prevenirea fraudei.
• Software de gestionare a aplicațiilor pentru a monitoriza și urmări performanța anumitor aplicații care ajută la identificarea și rezolvarea oricăror probleme de performanță care pot apărea.
• Soluțiile de management în cloud oferă un punct de acces local sau o poartă de stocare pentru recuperarea datelor.

Multe dintre aceste soluții au instrumente de analiză a cauzei principale încorporate direct în platformele lor. În plus, unii furnizori oferă instrumente care colectează și corelează informații de pe multe platforme pentru a ajuta la depanarea problemelor sau a defecțiunilor. De exemplu, instrumentele de automatizare cu capabilități de inteligență artificială pentru operațiuni IT (AIOps) pot învăța lecții din evenimentele trecute și pot sugera acțiuni corective viitoare.

Analiștii ar trebui să utilizeze tehnicile și resursele cele mai potrivite setului lor specific de circumstanțe în timpul efectuării unui RCA.

Strânge-l din boboc

RCA poate fi folosit practic în orice circumstanță. Alegerea cât de departe să vă continuați cercetarea implică un raționament sănătos și o bună judecată. De asemenea, este esențial să planificați din timp pentru a estima repercusiunile soluției dvs. Acest lucru vă ajută să identificați potențialele probleme înainte ca acestea să apară.

RCA nu produce soluții imediate, dar a ajunge la cauza principală a unei probleme o zdrobește permanent.

Dacă metodele RCA v-au stârnit interesul, explorați cum puteți efectua analize statistice pentru luarea deciziilor științifice!