Evaluarea riscurilor atunci când vă integrați sistemele de afaceri cu amănuntul

Când sunteți gata să integrați sistemele dvs. de afaceri cu amănuntul, cum ar fi comerțul electronic, software-ul financiar și concret, trebuie să luați câteva decizii. Trebuie să decideți ce sisteme să integrați, cum le veți conecta și cu cine veți lucra pentru a realiza acest lucru. Și în timp ce întreprindeți un astfel de proiect, cel mai bine este să vă opriți și să vă gândiți la riscurile pe termen scurt și pe termen lung pe care le puteți întâlni pe parcursul procesului.

A rămâne cu câțiva pași înainte este singura modalitate de a evita terminarea într-o situație care poate fi prevenită, dar regretabilă, cum ar fi proiectele lungi, costisitoare sau prost gestionate. La sfârșitul acelei zile, vrei să pleci cu o soluție care funcționează și nu remuşcările cumpărătorului.

Făcând un pas înapoi față de proiectul dvs. de integrare, există două domenii pentru care sunt esențiale să vă planificați. Acestea includ riscurile pe termen scurt legate de implementarea și funcționarea integrării sistemului de afaceri cu amănuntul, precum și riscurile pe termen lung, la fel de importante, care se referă la menținerea și susținerea corectă a acestor conexiuni ulterior.

Un proiect de integrare este mai mult decât o lansare inițială și apoi un proces care rulează în fundalul afacerii tale. Doriți să vă asigurați că integrarea dvs. evoluează pe măsură ce afacerea dvs. preia noi volume de comenzi, canale de vânzare sau capabilități omnicanal. Dacă inventarul, comenzile sau alte date nu mai circulă între sistemele dvs. din orice motiv, vă poate provoca o durere de cap serioasă pentru dvs. și pentru clienții dvs.

Pentru a simplifica procesul de planificare, am creat mai jos o diagramă de evaluare a riscurilor. Acest grafic este menit să vă ajute să măsurați de două ori și să tăiați o dată. Puteți utiliza această diagramă atunci când comparați sisteme și servicii pentru a vă gestiona integrările.

Cum să evaluați riscul în timpul proiectului dvs. de integrare cu amănuntul

Pentru început, să aruncăm o privire la problemele comune care pot apărea de la momentul în care începeți să vă planificați proiectul de integrare cu amănuntul până la momentul lansării acestuia.

Proiectul de integrare Riscuri pe termen scurt

Scopul proiectului dvs

Când conectați două sisteme software pentru a automatiza fluxurile de date între ele, este esențial să înțelegeți ce domenii de date trebuie conectate și la ce procese de afaceri trebuie să vă adaptați. Acest lucru va avea un impact inevitabil asupra domeniului sau declarației dvs. de lucru, identificând nu numai câmpurile care trebuie mapate, ci și modalitățile în care datele trebuie să fie traduse sau modificate pe parcurs pentru a fi acceptate de un sistem endpoint.

Lipsa inițială a unei definiții adecvate duce la modificări ale domeniului de aplicare mai târziu în proiectul dvs., ceea ce poate cauza întârzieri de timp și costuri crescute. În unele cazuri, este posibil să nu aveți documentație despre personalizări și suplimente implementate în software-ul la care încercați să vă conectați. Sau, este posibil să nu aveți acces la dezvoltatori, profesioniști IT și alte persoane implicate în implementarea și personalizarea software-ului dvs. Fără aceste resurse, schimbările pe viitor sunt mai probabile, deoarece este greu să planificați ceea ce nu cunoașteți.

Element cheie: este important să aveți toate părțile interesate implicate în crearea domeniului dvs. de aplicare, astfel încât să nu aflați la mijlocul proiectului că un departament precum finanțele are cerințe de care nu erați conștient.

Acces la sistemul dvs

Pentru a conecta sisteme, trebuie să puteți obține date în și/sau din acele sisteme. Fie că este vorba de a trece peste firewall-uri sau pur și simplu de a genera login-urile potrivite pentru o locație API sau FTP, trebuie să puteți obține ceea ce aveți nevoie, atunci când aveți nevoie. Este important să vă asigurați că orice furnizor necesar, cum ar fi o companie de găzduire sau un distribuitor cu valoare adăugată (VAR) care controlează accesul la software-ul dvs., sunt pregătiți să își facă partea în acordarea accesului pentru utilizare de către partenerul dvs. de integrare.

Atunci când partenerul dvs. de integrare nu are accesul de care are nevoie, vă poate întârzia proiectul sau poate împiedica integrarea sistemelor dvs. așa cum ați planificat inițial.

Element cheie: fiți gata să înțelegeți și să partajați accesul la sistemele pe care trebuie să vă conectați la începutul proiectului.

Munca ta

Când construiți un site web, trebuie să oferiți feedback despre design și alte elemente și poate fi necesar să furnizați conținut, cum ar fi pentru o pagină „Despre noi”. Dacă un partener îți finalizează integrarea pentru tine, cel mai probabil va avea nevoie de informații de la tine, cum ar fi modul în care doriți să îndepliniți comenzile pentru a genera domeniul de activitate. De asemenea, s-ar putea să vă oblige să vă încuviințați de lucru în diferite părți ale proiectului și să luați alți pași necesari pentru a finaliza un proiect.

Element cheie: așteptați-vă să oferiți feedback partenerului dvs. pe parcursul proiectului de integrare. Întârzierile din partea dvs. vor afecta cel mai probabil datele de lansare ale proiectului.

Cerințe hardware și software

Pentru a vă conecta cu alt software, veți avea nevoie ca sistemele dvs. software să aibă o metodă de conectare. În unele cazuri, este posibil să trebuiască să plătiți pentru un modul sau drepturi de acces pentru a putea accesa un API, a importa și a exporta fișiere plate sau, în alt mod, a obține date în și din software. În alte cazuri, poate fi necesar să vă actualizați licența SaaS sau găzduirea pentru a face față încărcării suplimentare pe care o poate necesita datele de conectare.

Element cheie: rețineți că integrarea sistemelor dvs. ar putea necesita mai multe resurse decât aveți în prezent. Ar trebui să puteți lucra cu partenerul dvs. pentru a înțelege și a planifica aceste nevoi, deoarece acestea vă pot afecta cronologia și costurile generale.

Acum totul este bine și bine... Dacă construiți pe o bază solidă.

Alegerea unei abordări de integrare: riscuri pe termen lung

Iată primele 10 lucruri la care trebuie să fiți atenți atunci când alegeți abordarea de integrare pentru conectarea sistemelor la care poate nu v-ați gândit încă:

1. Securitate: chiar doriți să riscați ca datele clienților dvs. și alte date sensibile să fie încălcate? Știm că nu, așa că este important să înțelegeți cum este testată soluția dvs. de integrare pentru vulnerabilități la hackeri. Vor fi audituri de securitate? Test de penetrare? Vor fi ținute la zi straturile de găzduire și software pentru a evita amenințările noi și în evoluție?
2. Întreținere: pe măsură ce punctele finale software sunt actualizate, cine se asigură că platforma dvs. de integrare corespunde acestor modificări? Fără un plan de întreținere, soluția dvs. de integrare poate înceta să funcționeze, provocând o anumită durere și frustrare pentru dvs. și clienții dvs.
3. Asistență și documentare: dacă aveți o problemă cu automatizarea datelor, cum ar fi atunci când comanda eșuează, la cine veți apela? Cum veți ști dacă este o problemă API, o problemă de firewall, date proaste pe care un angajat sau un furnizor le-a introdus accidental într-unul dintre sistemele dvs. software sau o altă problemă? Dacă te bazezi pe „un tip” care poate fi în vacanță, legat sau indisponibil în alt mod și nu ai documentația adecvată, s-ar putea să te trezești blocat într-un pârâu fără vâsle.
4. Abordarea integrării: este integrarea dvs. o conexiune personalizată care leagă cele două sisteme direct împreună? Sau, soluția dvs. include un „hub” care se află între sistemele dvs. terminale care gestionează și execută integrarea datelor dvs.? Modul în care sistemele dvs. sunt legate între ele afectează cât de ușor este să adăugați o bucată suplimentară de software sau să actualizați unul dintre sistemele dvs. finale actuale. În funcție de abordarea integrării, oricare dintre aceste scenarii ar putea însemna întoarcerea la planșa de desen și începerea unui nou proiect din nou. Depășirea integrării dvs. poate fi cu siguranță costisitoare.
5. Implementare: În funcție de soluție, s-ar putea să trebuiască să vă bazați pe partenerul dvs. pentru a vă conecta sistemele sau ar putea fi mai mult DIY cu instrumente de punctare și clic. Dacă este vorba din urmă, aveți resursele interne pentru a efectua configurarea? Aceste diferențe vor afecta și costurile. Dacă partenerul dvs. trebuie să configureze integrarea, așteptați-vă să existe costuri unice de implementare.
6. Găzduire: Cine găzduiește soluția ta de integrare? Este scalabil pentru a gestiona volume crescute de date? Se bazează pe un anumit centru de date sau furnizor de cloud pentru a rămâne în funcțiune? Există un SLA care să vă protejeze de timpii de nefuncționare? Dacă furnizorul dvs. de integrare scade, clienții dvs. sunt cei care suferă de comenzi pierdute, procesare întârziată a comenzilor și multe altele.
7. Backup-uri: ce se întâmplă dacă există vreodată o problemă în care datele nu mai circulă sau devin corupte la unul dintre punctele finale? Cum te vei recupera? Deși sperăm cu toții să nu se întâmple astfel de lucruri, cel mai bine este să ne planificam pentru astfel de situații, pentru orice eventualitate.
8. Scalabilitate: care este punctul de rupere pentru sistemul dvs. final? Câte produse și comenzi poate transmite simultan? Nu este nimic mai rău decât să ai o zi grozavă de vânzări și apoi să afli că comenzile sunt blocate în transmisia de date în loc să fie ridicate, împachetate și expediate.
9. Loturi: Într-o lume perfectă, toate datele ar trece printr-un API în timp real (cum vorbește software-ul cu alt software). Chiar dacă unul dintre sistemele dvs. nu are un API, datele ar trebui să circule către un sistem care o are. Prin loturi, întârzieți transmiterea datelor. Acest lucru poate duce la probleme precum inventarul nu este actualizat, comenzile dvs. nu sunt mutate către software-ul de la care le veți îndeplini cât de repede ar trebui și așa mai departe. API-urile au, de asemenea, avantajul de a folosi codul pentru a trimite fiecare parte de date și pentru a obține un răspuns de la software-ul care îl primește. Ceea ce ne conduce la:
10. Gestionarea erorilor și excepțiilor : știe sistemul dvs. ce să facă dacă o comandă # există deja în sistemul în care încearcă să insereze o comandă? Ce se întâmplă dacă primește înapoi un cod de eroare 4xx sau 5xx? Dacă sistemul dvs. nu are suficientă manipulare, rutare și înregistrare, este posibil să descoperiți că barca dvs. are găuri în el și veți scăpa de apă.

Utilizați această diagramă pentru a evalua diferite soluții și parteneri. Puteți compara cu ușurință opțiunile creând coloane pentru fiecare soluție pe care doriți să o comparați.

Aflați mai multe despre modul în care platforma de integrare middleware a nChannel vă poate conecta sistemele dvs. de comerț electronic la sistemele dvs. EPP, POS și 3PL.