RFP vs RFQ: Care este diferența?

RFQ (solicitare de ofertă) este o solicitare trimisă furnizorilor care detaliază nevoile unui cumpărător și solicită furnizorilor informații despre prețuri și plăți. Un RFQ în afaceri include cerințe și rezultate specifice pe care cumpărătorul le așteaptă. De obicei, cumpărătorii cunosc bine piața și ofertele, așa că cererea de cerere este scurtă și simplă pentru a obține specificațiile și prețurile produsului.

În general, atunci când emiteți un RFQ, știți exact tipul și numărul de produse sau servicii pe care le căutați. Deoarece informațiile despre produse urmează, de obicei, un format standard de RFQ, puteți căuta rapid furnizorul cu cea mai înaltă calitate și cel mai mic preț.

Iată caracteristicile tipice ale unei cereri de ofertă:

• Este folosit atunci când vă înțelegeți exact nevoile
• Specifică cerințe detaliate
• Se concentrează pe rezultate, costuri și condiții de plată
• Evaluează vânzătorii după capacitatea lor de a furniza serviciile și bunurile așa cum sunt solicitate
• Acordă contract vânzătorului care oferă cel mai competitiv preț

Pentru a pregăti un RFQ eficient, puteți aplica aceste bune practici:

• Scrieți o listă clară a cerințelor caracteristicilor și funcționalității produselor
• Limitați fundalul neesențial
• Furnizați cantitatea produsului, termenul de livrare și durata serviciilor necesare
• Indicați condițiile de plată preferate
• Detaliați un format de preț pentru toți furnizorii pentru consecvență

Citiți mai multe despre cei 6 pași pentru a scrie cererile de cerere perfecte. Crearea unui RFQ complet este primul pas pentru a vă ajuta să găsiți cei mai buni furnizori pentru nevoile companiei dumneavoastră.

Asta încheie sensul RFQ în afaceri. Să venim la definiția RFP.

RFP (cerere de propunere) este un chestionar structurat formal pentru cumpărători pentru a colecta informații critice despre furnizor. Într-o cerere de propuneri, vă detaliați problemele și invitați ofertanții să ofere soluții. Fiecare furnizor va avea o abordare unică pentru a vă rezolva punctele dure.

Când primiți propuneri, puteți pune toți furnizorii unul lângă altul și le puteți explora capacitățile în realizarea proiectului dvs. Există mulți factori de evaluat, cum ar fi metoda lor, experiența și fezabilitatea soluției lor. Ar trebui să setați un scor ponderat pentru fiecare factor, iar furnizorul câștigător va fi compania care are cel mai mare punctaj.

Iată elementele de bază ale RFP-urilor:

• State informații de fundal concise despre problemele și nevoile dvs
• Oferă cerințe detaliate pentru produsele și serviciile pe care le doriți
• Conține întrebări specifice despre ofertant și ce soluție poate oferi
• Indică voința dvs. de colaborare ulterioară, mai degrabă decât un simplu chestionar
• Evaluează și compară furnizorii în funcție de prioritățile tale

Rețineți câteva sfaturi atunci când scrieți o cerere de propuneri:

• Dacă aveți nevoie de un serviciu personalizat, cereți ofertanților să ofere exemple ale lucrărilor lor anterioare pentru alți clienți. Studiile de caz vă vor oferi o așteptare mai precisă a capacității lor.
• Solicitați un plan de preț cuprinzător pentru a evita șocul cu autocolante mai târziu
• Scrieți întrebări aprofundate și subliniați-vă bine prioritățile ca un ghid pentru ofertanți. Încercați să fiți cât mai detaliat posibil și evitați întrebările vagi.
• Dacă nu sunteți sigur cum vă poate satisface experiența unui furnizor, cereți-le exemplele, certificările sau referințele care vă ajută să luați decizii mai bune.

Acum că cunoașteți semnificația RFP și RFQ, haideți să explorăm 4 diferențe cheie între RFP și RFQ:

Criterii	Cerere de ofertă (RFQ)	Cerere de propunere (RFP)
Scop	Folosit atunci când trebuie să achiziționați un produs sau un serviciu exact cu prioritate la buget.	Folosit atunci când explorați soluții și evaluați mulți factori pentru a selecta cel mai bun furnizor.
Tipuri de întrebări	Întrebări despre specificațiile produsului și costul pentru satisfacerea cerințelor.	Întrebări specifice și aprofundate despre soluția și planul de proiect al furnizorilor.
Stil	Structurat și prescriptiv.	Formal și direct.
Domeniul de aplicare a conținutului	Orientat pe preț și elimină alte distrageri.	Oferă o comparație clară a ofertelor și competențelor furnizorilor.

Scop

Cea mai distinctă caracteristică dintre RFQ și RFP este scopul lor. Companiile folosesc în principal cererile de cerere când știu exact ce caută și nu au nevoie de detalii despre produs sau serviciu. În schimb, sunt gata să cumpere și să se concentreze pe îndeplinirea constrângerilor lor financiare.

Pe de altă parte, RFP-urile sunt aplicate atunci când aveți nevoie să achiziționați bunuri sofisticate sau servicii personalizate care necesită expertiză specializată sau personal dedicat pentru a face treaba.

Tipuri de întrebări

Într-un RFQ, întrebările se concentrează pe cerințele de preț pentru anumite bunuri, cum ar fi specificațiile produsului, costurile vânzătorului, termenii de plată, precum și condițiile de comandă și factură.

În schimb, un RFP necesită informații mai detaliate despre produs și soluție. Acest lucru se datorează faptului că proiectul pentru un RFP este adesea mai complex și necesită consultanță suplimentară decât un RFQ.

Stil

Scrierea unui RFQ urmează un format standardizat. Toate informațiile sunt bine structurate, permițându-vă să comparați rapid prețurile diferiților furnizori.

Pe de altă parte, din cauza necesității esențiale de detalii, scrierea cererii de propunere este un proces mai complex care necesită o combinație de cunoștințe tehnice, formatarea programului de prețuri și înțelegerea termenilor juridici. Astfel, cererile de propuneri sunt de obicei documente formale și directe.

Domeniul de aplicare a conținutului

Cu caracteristicile de mai sus ale RFQ-urilor și RFP-urilor, ambele au avantajul lor atunci când le utilizați corect.

Deoarece cererile de cerere se concentrează pe costuri, vă puteți concentra pe bugetul dvs. și puteți elimina alte distrageri atunci când evaluați furnizorii. Dimpotrivă, ar trebui să alegeți RFP-uri atunci când trebuie să comparați capacitățile furnizorilor și să selectați cea mai bună propunere ținând cont de mulți factori, dincolo de prețurile.

Pentru a vă gestiona eficient procesul de achiziție cu cereri de cerere și cereri de cerere, puteți adopta o comandă de achiziție PWA Magento. Acest sistem poate automatiza procesarea comenzilor de achiziție, ajutându-vă să pregătiți rapid cererile de cerere chiar la depozit, precum și controlând toate stările PO. Deoarece software-ul centralizează toate datele despre inventar și furnizori, puteți avea produsele potrivite la prețul potrivit, la momentul potrivit.

Acum că puteți răspunde la întrebarea „ce înseamnă RFQ”, haideți să descoperim un șablon comun al unui RFQ. De obicei, un RFQ conține 3 secțiuni principale: informații despre cumpărător, informații despre vânzător și recenzie și evaluare. Fiecare secțiune are o listă de informații, inclusiv:

Informații despre cumpărător:

• Numele și descrierea companiei: informații scurte despre compania dvs
• Cerințe și obiective pentru produsele și serviciile dorite: ceea ce cauți și așteptările tale
• Informații de contact

Informatiile vanzatorului:

• Detalii produs: Denumirea și specificațiile mărfurilor
• Cantitate produs: cantitatea solicitată pe care ofertanții trebuie să o satisfacă
• Cerințe de livrare: metoda de livrare preferată, dacă este posibil
• Pret produs: Pret pentru fiecare produs si conditii daca este necesar

Revizuire și evaluare:

• Metoda de evaluare: Criterii de evaluare a furnizorilor, cum ar fi expertiza tehnică, prețul, metoda de livrare
• Cronologie: o cronologie specifică pe care ofertanții trebuie să-l respecte
• Termeni și condiții: negociați cu vânzătorul pentru a ajunge la un acord reciproc, în special cu privire la termenii de plată, calitatea produsului și problemele de livrare
• Cerințe și instrucțiuni de depunere

După ce comparați toate ofertele și selectați cel mai bun furnizor, luați în considerare dacă doriți să stabiliți o relație de lungă durată cu aceștia prin negocierea unei comenzi de achiziție generale.

Iată secțiunile standard care creează un RFP bun:

1. Antecedentele companiei dvs.: ce face compania dvs. și clienții țintă
2. Prezentare generală a proiectului: O scurtă introducere despre proiect
3. Obiectivele proiectului: Ce doriți să realizați cu acest proiect
4. Scopul lucrării: Descrierea proiectului și un domeniu detaliat al lucrării
5. Programul țintă al livrabilului: Data de finalizare estimată pentru ofertanții să propună resursele adecvate
6. Obstacole curente și bariere în calea succesului: orice constrângeri care pot afecta proiectul, cum ar fi probleme tehnice sau resurse limitate de personal, astfel încât să puteți descalifica rapid furnizorii care nu se pot ocupa de sarcini și să vă conectați cu furnizori competenți
7. Întrebări privind soluția propusă de ofertanți: Întrebări legate de proiect la care ofertanții trebuie să răspundă. Cereți-le să furnizeze un plan detaliat de execuție a proiectului pentru evaluare.
8. Constrângeri bugetare: este mai bine să fii direct cu bugetul tău pentru a elimina mai târziu surprizele pentru toate părțile.
9. Valori și criterii de evaluare: modul în care evaluați și selectați furnizorul, cum ar fi istoricul performanței anterioare, studiile de caz, costurile proiectate, expertiza tehnică sau capacitatea de răspuns în procesul de licitare
10. Cerințe de depunere: linii directoare pe care ofertanții trebuie să le urmeze atunci când își depun propunerea, în ceea ce privește formatul, termenul limită, cerințele de conținut
11. Informații de contact: adresa dvs. de e-mail sau alte metode prin care ofertanții vă pot contacta pentru clarificări și trimitere a cererii de propuneri

Acest articol vă prezintă doar definițiile RFP și RFQ și diferența proeminentă dintre acestea. Dacă sunteți în căutarea unor articole sau bunuri cu specificații cunoscute, RFQ este cel mai potrivit. Dacă aveți nevoie de servicii sofisticate care necesită personalizare pentru nevoile dvs., RFP va fi alegerea. Utilizarea tipului corect de solicitare va crea o strategie eficientă de achiziții pentru compania dvs. și vă va ajuta să luați decizii de afaceri mai bune.