Cum pot lucra managerii de proiect de la distanță eficient

O revoluție a lucrului de la distanță este la orizont și vedem că mai multe companii trec la modele de lucru la distanță parțial sau complet, dar lucrul de acasă prezintă atât provocări, cât și oportunități. Fiecare afacere și chiar echipele individuale din cadrul acestor afaceri sunt diferite și vor beneficia de metode de lucru, practici și instrumente unice pentru operarea de la distanță. Pentru cei care ocupă funcții de management de proiect, trebuie să planifice meticulos, să rămână organizați, să comunice eficient și să își gestioneze timpul, dar toate acestea se pot face de la distanță?

La Exposure Ninja, suntem susținători totali ai lucrului de la distanță și operăm un model 100% la distanță de peste opt ani. Le-am cerut maeștrilor noștri în comunicare – managerii noștri de proiect – care sunt în prima linie zi de zi, ținând clienții fericiți și creând rezultate grozave, sfaturile lor de top pentru a lucra eficient de la distanță.

1. Comunicarea productivă: Atenție la mesageria instantanee

O mare parte a rolului unui manager de proiect este centrat pe comunicare, fie că este vorba de informarea echipelor interne cu privire la solicitările clienților și proiectele noi sau la actualizarea clienților cu privire la progresul campaniilor lor. Comunicarea eficientă nu înseamnă doar claritatea mesajelor tale sau construirea de relații bune; este, de asemenea, despre prioritizarea când, ce și câte informații le împărtășiți atât cu clientul dvs., cât și cu echipele dvs.

Dacă lucrați de la distanță, majoritatea comunicațiilor interne au loc probabil prin e-mail și o platformă de mesagerie instantanee. Acestea pot fi fantastice pentru a păstra legătura cu echipele tale și pentru a fi la curent cu progresul muncii lor, dacă sunt utilizate corect. Dar, în special, platformele de mesagerie instant pot trece rapid de la un instrument eficient la o pierdere de timp care vă distrag atenția, care vă domină ziua.

Când comunicați prin mesaj, mai degrabă decât în ​​persoană sau printr-un apel, claritatea comunicării dvs. este și mai importantă. Este util să luați în considerare tonul și frecvența mesajelor dvs. - experimentați cu condensarea feedback-ului clientului într-o actualizare săptămânală pentru a evita spam-ul canalelor de grup și luați în considerare dacă un apel este mai (sau mai puțin) eficient pentru informațiile pe care trebuie să le transmiteți.

Dacă nu aveți timp să acționați mesajele care vin, nu le deschideți! Dacă nu poți rezista, notează rapid mesajul, evaluează-i urgența și revino la sarcina în cauză. Folosim Slack, care oferă o modalitate la îndemână de a seta mementouri pentru mesajele pe care le-ați primit, astfel încât să puteți acționa asupra lor într-o oră, mâine sau săptămâna viitoare. De asemenea, poate merita să amânați notificările atunci când efectuați o anumită sarcină sau la un apel. Acest lucru nu numai că va împiedica apariția notificărilor, vă va distrage atenția și vă va tenta să vă înregistrați, dar le va semnala și colegilor că nu sunteți disponibil momentan pentru chat. Stabilirea unor intervale regulate atunci când vă verificați mesajele și vă prindeți din urmă – chiar dacă le introduceți în calendar – vă poate crește productivitatea, permițându-vă să vă concentrați asupra altor sarcini fără a risca să pierdeți actualizări importante.

2. Planifică-ți ziua: Lucrează în blocuri

Unul dintre avantajele uriașe ale lucrului de la distanță este faptul că aveți flexibilitatea de a vă planifica ziua și poate începe sau termina puțin mai devreme sau mai târziu decât ați face într-un birou. Deși acest lucru poate fi grozav pentru unii, pentru alții, oprirea poate fi o provocare. Este prea ușor ca ziua ta de lucru să pătrundă în seara ta, în timp ce verifici câteva e-mailuri după cină, răspunzi la o solicitare care nu este urgentă (chiar dacă durează doar câteva minute) sau lucrezi mai mult decât de obicei, deoarece nu există trebuie să faci naveta.

Planificarea cu atenție a săptămânii vă poate ajuta să vă opriți și să fiți mai productiv. Mulți dintre managerii noștri de proiect (PM) își segmentează timpul în blocuri, fiecare fiind dedicat unui client sau unei sarcini diferite. De asemenea, poate fi util să permiteți sarcinile inevitabile, dar imprevizibile care vor apărea în timpul săptămânii, fie prin adăugarea unui tampon de fiecare parte a blocurilor dvs. de timp, fie prin crearea de blocuri suplimentare pentru solicitări neașteptate, ceea ce vă va permite să vă respectați programul chiar și când apar probleme de ultimă oră care necesită atenția ta. Blocarea anumitor sloturi este o modalitate excelentă de a vă asigura că maximizați săptămâna de lucru și vă oferă liniște sufletească că veți dedica suficient timp fiecărui client sau proiect.

În cele din urmă, menținerea echilibrului dintre viața profesională și cea privată atunci când lucrezi de la distanță poate fi o provocare pentru cei mai buni dintre noi. Încercați să planificați niște sarcini de administrare „mai ușoare” pentru ultimele 30 de minute ale zilei – acest lucru vă poate ajuta să vă relaxați. Dacă sunteți manager de proiect, probabil că vă plac listele și planificarea, așa că încercați să notați orice lucru legat de muncă care vă trece prin cap în timpul serii, pe telefon sau pe un bloc de note, în loc să vă întoarceți pe laptop pentru a acționa. Mulți dintre ninja noștri PM consideră că blocarea timpului pentru un exercițiu sau un hobby imediat după muncă este o modalitate excelentă de a trece la timpul lor nefuncțional și de a avea o întrerupere grea la sfârșitul zilei de lucru.

3. Conducerea întâlnirilor virtuale: totul este în pregătire

Când lucrați de la distanță, întâlnirile tind să aibă loc mai rar decât s-ar întâmpla într-un birou - acest lucru poate ajuta persoanele și companiile să ia în considerare cu adevărat scopul și valoarea întâlnirilor lor și să se asigure că sunt cât mai eficiente posibil. Încercăm să rămânem la intervale de 30 de minute pentru a evita discuțiile deschise, lungi, care ar fi putut fi condensate în jumătate din timp - suntem cu toții familiarizați cu întâlnirile care se prelungesc și se îndepărtează, împreună cu vechiul principiu care funcționează se extinde pentru a umple timpul disponibil. Dacă conduceți apelul, încercați să limitați cantitatea de discuții mici care au loc la început. Este important să ajungeți din urmă cu clienții și membrii echipei, dar după un minut sau două, amintiți-le participanților de scopul apelului și începeți-vă cu agenda.

Pentru a vă asigura că întâlnirile sunt productive, împărtășiți-vă notele sau agenda cu ceilalți participanți înainte de apel, clarificați scopul întâlnirii și încurajați-i pe alții să se pregătească în mod corespunzător înainte de întâlnire. Indiferent dacă utilizați software de videoconferință, Skype sau mobilul dvs., asigurați-vă că aveți o copie de rezervă. Cu toții am fost acolo când problemele tehnice întrerup apelul în cel mai rău moment posibil, dar dacă acest lucru se întâmplă în timpul unui apel către un client, nu este doar neprofesionist, dar poate pierde și timpul. Înainte de întâlniri, verificați dacă microfonul funcționează și că puteți obține acces la orice sală de întâlnire virtuală pe care o utilizați. Aveți întotdeauna la îndemână numărul de telefon al clientului pentru orice eventualitate.

4. Configurați-vă stația de lucru: merită efortul

Indiferent dacă lucrezi acasă pentru o zi, o săptămână sau pe termen nelimitat, amenajarea spațiului tău pentru a lucra pentru tine este esențială. În calitate de manager de proiect, probabil că aveți multe apeluri pe parcursul săptămânii, așa că o cameră și un microfon de bună calitate sunt vitale. Luați în considerare (și verificați!) împrejurimile dvs. înainte de a vă alătura apelurilor - cu toții am văzut că munca de la distanță nu a reușit atunci când o pereche de pantaloni stă pe podea sau copii necinstiți rătăcesc în cameră... Dacă este posibil, creați un spațiu dedicat pentru lucru, care este gratuit din dezordine și distrageri. Acest lucru vă va menține concentrat și vă va putea comuta mai ușor între serviciu și timpul personal.

În cele din urmă, majoritatea lucrărilor de birou pot fi efectuate la fel de eficient, dacă nu mai eficient, de la distanță. Abilitățile necesare pentru un management eficient de proiect rămân aceleași, iar acei indivizi atrași de managementul de proiect sunt organizați și independenți, ceea ce reprezintă trăsăturile perfecte nu doar pentru a supraviețui, ci și pentru a prospera atunci când lucrează la distanță.

Dacă vă străduiți să faceți tranziția de la birou la casa dvs., Revoluția Lucrării la Distanță vă poate ajuta să vă adaptați, oferindu-vă toate instrumentele, tehnicile și trucurile pe care managerii noștri de proiect le folosesc pentru a-și gestiona eficient echipele și a lucra cu clienții. Treceți de la birou la distanță cu Exposure Ninja și faceți relațiile cu clienții și colegii dvs. mai bune ca niciodată.