Întrebări de pus înainte de a începe automatizarea fluxului de lucru

În lumea cu ritm rapid de astăzi, în care afacerile sunt pline de angajați care au un număr tot mai mare de roluri de jucat, poate fi dificil să ții pasul fără o anumită formă de automatizare. În multe cazuri, primul pas este automatizarea fluxului de lucru.

Există de zeci de ani, dar pe măsură ce tehnologia avansează și mai mulți indivizi se simt confortabil cu computerele și smartphone-urile, apar noi modalități de a utiliza această tehnologie zilnic.

În timp ce găsirea unui program software care funcționează bine sau cumpărarea unei mașini pentru fabrica dvs. poate părea o modalitate simplă de a automatiza unele sarcini de rutină la prima vedere, trebuie să faceți un pic mai mult de cercetare înainte de a merge mai departe cu ceva prea complicat dacă doriți să faceți acest lucru. chiar de la început.

Cum este utilizată automatizarea fluxului de lucru la locul de muncă

Organizațiile și companiile pot utiliza automatizarea fluxului de lucru pentru a îmbunătăți procesele și eficiența angajaților.

De exemplu, o companie cu sute sau mii de angajați și-ar putea automatiza procesul de salarizare cu un software care ar prelua contribuții directe din software-ul de contabilitate al unei organizații și ar distribui salariile lucrătorilor fără procesare umană.

Această automatizare ajută la furnizarea de precizie la locul de muncă, reducând în același timp greșelile de calcul manual.

Un alt exemplu este dacă departamentul dvs. de marketing trimite buletine informative lunare, dar are multe contacte diferite în cadrul diferitelor departamente care ar trebui să le primească în funcție de titlul/responsabilitățile lor. Ar putea folosi automatizarea fluxului de lucru pentru a crea șabloane de e-mail personalizate pentru anumite persoane de contact din cadrul companiei pentru fiecare buletin informativ.

Software-ul pentru fluxul de lucru ar putea apoi să utilizeze un proces automat. Fiecare șablon este personalizat cu informațiile de contact necesare și trimite e-mailuri personalizate în funcție de setarea organizației dumneavoastră.

Această automatizare ajută la îmbunătățirea eficienței prin reducerea timpului petrecut cu trimiterea manuală de e-mailuri individualizate și menținând greșelile angajaților la minimum, deoarece șabloanele de e-mail optimizate sunt personalizate exact așa cum ar trebui să fie înainte de a fi trimise.

Organizația dvs. are nevoie de automatizare a fluxului de lucru?

Dacă doriți să îmbunătățiți procesele de afaceri sau să automatizați sarcinile la locul de muncă, există multe locuri în care automatizarea fluxului de lucru poate ajuta la eficientizarea eficienței. Evaluați dacă automatizarea fluxului de lucru poate beneficia organizația sau locul de muncă, punându-vă câteva dintre aceste întrebări:

• Angajații petrec prea mult timp pe sarcini manuale, repetitive?
• Are organizația dumneavoastră un proces care poate fi îmbunătățit prin automatizare?
• Există sarcini care trebuie îndeplinite cu mare precizie?
• Implementarea automatizării fluxului de lucru ar economisi timp sau bani pentru afacerea dvs.?

Dacă ați răspuns da la oricare dintre întrebările de mai sus, organizația dvs. ar putea beneficia de automatizarea fluxului de lucru. Discutați cu echipa și conducerea dvs. despre procesele îmbunătățite și începeți să investigați diferitele tipuri de software disponibile pentru a vă ajuta să începeți.

De ce este folosită automatizarea fluxului de lucru?

În afaceri, timpul înseamnă bani. Automatizarea sarcinilor poate ajuta la economisirea de timp și bani în mai multe moduri:

1. Economii de costuri

Automatizarea fluxului de lucru poate ajuta la reducerea sau eliminarea necesității intervenției umane în sarcini specifice, ceea ce duce la economii semnificative de costuri.

De exemplu, dacă aveți un proces care necesită ca cineva să introducă manual date într-un sistem, puteți automatiza acel proces cu un program software. Acest lucru nu numai că va accelera procesul, dar va elimina și posibilitatea unei erori umane.

2. Vizibilitate

Cu automatizarea fluxului de lucru, managerii și supraveghetorii pot avea vizibilitate în timp real asupra stării tuturor sarcinilor și proiectelor din companie. Acest lucru îi ajută să ia decizii mai bune despre unde să-și concentreze timpul și se asigură că sarcinile sunt finalizate la timp.

3. Îmbunătățiri ale comunicării

Automatizarea fluxului de lucru poate ajuta la îmbunătățirea comunicării în mai multe moduri, de la trimiterea de mementouri sau notificări către angajați până la partajarea de informații importante prin șabloane.

Cu cât angajații înțeleg mai mult procesul de flux de lucru pentru fiecare sarcină care le-a fost atribuită, cu atât își pot prioritiza mai bine și își pot finaliza munca. La rândul său, veți obține rezultate mai bune din sistemul dvs. de flux de lucru.

4. Serviciu mai bun pentru clienți

Când vine un aflux mare de solicitări de muncă în fiecare zi, poate fi dificil pentru o singură persoană sau departament să gestioneze totul singură.

Cu toate acestea, cu automatizarea fluxului de lucru, puteți atribui proiecte și sarcini pe baza setului de abilități și cunoștințe individuale ale angajaților, făcându-le mai ușor să finalizeze sarcinile specifice care le-au primit.

5. O implicare sporită a clienților

Puteți contacta în mod proactiv clienții și îi puteți implica în afacerea dvs. prin implementarea automatizării fluxului de lucru. Exemplele includ e-mailurile automate în care se întreabă dacă pachetul lor a sosit sau un memento că prima lor plată urmează să fie scadentă în curând pentru un nou serviciu de abonament.

Acest lucru ajută la creșterea angajamentului prin construirea unei conexiuni personalizate între clienți și angajați din cadrul organizației dvs.

6. Eliminarea concedierilor

Un alt beneficiu al automatizării fluxului de lucru este eliminarea redundanțelor în procesul curent, ceea ce ia timp de la alte sarcini mai esențiale și duce la erori și nemulțumirea clienților. Prin automatizarea acestora, puteți elimina redundanțele fără a afecta produsul final.

7. Îmbunătățirea generală a produsului

Când aveți o mașină bine unsă, nu numai sarcinile sau procesele individuale rulează mai bine, ci întreaga companie beneficiază. În același mod, un sistem eficient de automatizare a fluxului de lucru vă poate îmbunătăți produsul general.

Acest lucru se datorează faptului că angajații se pot concentra mai bine pe sarcinile lor specifice și pe seturile de cunoștințe, ceea ce duce la un produs sau serviciu de calitate superioară.

8. Urmărire mai ușoară a fluxului de lucru

În cele din urmă, odată cu implementarea fluxurilor de lucru automatizate, devine mult mai ușor să urmăriți progresul fiecărei sarcini și proiect de la început până la sfârșit. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că totul se mișcă așa cum ar trebui și permite o mai bună luare a deciziilor și o comunicare îmbunătățită pe parcurs.

Există diferențe între IMM-uri și automatizarea fluxului de lucru pentru întreprinderi?

În timp ce automatizarea fluxului de lucru poate fi utilizată atât pentru întreprinderile mici, cât și pentru întreprinderi, există câteva diferențe esențiale între aceste două tipuri de companii pe care trebuie să le cunoașteți înainte de a intra într-un proiect de automatizare:

Angajații IMM-urilor nu sunt la fel de pregătiți

Companiile mai mici tind să aibă mai puține procese și sisteme de flux de lucru decât întreprinderile mai mari, așa că poate fi nevoie de mai mult timp și efort pentru a automatiza anumite sarcini în cadrul unei companii mai mici.

Acest lucru este valabil mai ales dacă angajații tăi nu sunt la fel de bine pregătiți sau nu văd de ce este necesar - nu își vor da seama cât timp economisesc prin implementarea unui sistem ca acesta.

Companiile mai mari au nevoie de mai puțină pregătire

Dacă aveți angajați deja familiarizați cu sistemele de flux de lucru, ar trebui să descoperiți că este nevoie de foarte puțin efort pentru a-i instrui să folosească sistemul automat. Aceștia pot ajuta la implementarea acestuia sau pot sugera modalități de a funcționa mai bine sau de a fi modificați.

Aceasta înseamnă, de asemenea, că, dacă compania dvs. este suficient de mare, există șanse mari să vedeți rentabilitatea investiției în prima lună de utilizare a automatizării fluxului de lucru.

Există statistici despre automatizarea fluxului de lucru de care ar trebui să fiu conștient?

Automatizarea fluxurilor de lucru poate fi o modalitate incredibil de eficientă de a îmbunătăți productivitatea și eficiența. Cu toate acestea, este esențial să fiți conștienți de statisticile referitoare la fluxurile de lucru automatizate înainte de a vă decide să le automatizați.

Potrivit studiilor, companiile care automatizează cel puțin un proces înregistrează o creștere cu 54% a productivității. În plus, fluxurile de lucru automatizate pot ajuta, de asemenea, la reducerea erorilor cu aproximativ 88%. Având în vedere aceste tipuri de statistici, este ușor de înțeles de ce automatizarea fluxurilor de lucru poate fi un pas atât de benefic.

Cum să automatizezi rapid un flux de lucru?

Dacă doriți să automatizați rapid un flux de lucru, există câțiva pași pe care îi puteți face.

• În primul rând, asigurați-vă că aveți o idee clară despre rezultatul dorit al procesului de automatizare.
• Odată ce aveți un obiectiv în minte, încercați să găsiți o soluție sau un instrument existent care vă poate ajuta să atingeți acest obiectiv.
• Dacă nu există o soluție existentă, luați în considerare să construiți una singur folosind instrumente de automatizare și limbaje de programare.

Urmând acești pași, puteți eficientiza procesul de automatizare și puteți pune în funcțiune fluxurile de lucru în cel mai scurt timp.

Concluzie

Automatizarea fluxului de lucru poate fi un instrument benefic pentru orice afacere care dorește să-și îmbunătățească eficiența organizațională și să stimuleze producția. Atâta timp cât știți ce pași să faceți atunci când implementați acest tip de sistem, indiferent dacă organizația dvs. este mică sau mare, sunteți sigur că veți vedea o schimbare pozitivă în productivitate și producție.