Achiziții vs achiziții: care sunt diferențele și asemănările?

Achiziția reprezintă întregul proces de achiziție de bunuri și servicii de la un furnizor pentru compania dvs. prin achiziție directă, licitație sau licitație competitivă. Constă în identificarea, selectarea pe lista scurtă, selectarea furnizorilor, semnarea contractului, primirea mărfurilor și efectuarea plății. Acest proces ajută la îndeplinirea nevoilor companiei și la stabilirea unei noi relații cu furnizorii.

Etapele achiziției pot varia în funcție de industria și dimensiunea afacerii, dar de obicei includ:

1. Identificarea cerințelor interne

În primul rând, ar trebui să determinați nevoile dvs. de afaceri. Ce produse și servicii sunt necesare pentru funcționarea companiei dvs.?

Apoi, puteți crea cereri de achiziție specifice pentru a răspunde nevoii. Urmărirea solicitărilor vă va ghida către resursele potrivite și vă va conecta cu furnizorii potriviți.

2. Cercetarea pietei si selectarea furnizorilor

Apoi, identificați potențialii furnizori și selectați-i pe lista scurtă pentru evaluare ulterioară. Le puteți trimite o cerere de ofertă (RFQ) și le puteți compara propunerile. Unele criterii includ prețul și calitatea produsului, reputația vânzătorului, metodele de livrare, serviciul post-vânzare, riscurile etc.

Furnizorul selectat va fi cel care oferă produse de cea mai înaltă calitate la cele mai competitive prețuri, împreună cu o locație și opțiune de livrare favorabilă.

3. Negocierea contractului și crearea comenzii de achiziție (PO)

Odată ce ți-ai ales furnizorul, să trecem la pasul următor: Negocierea. Unele aspecte critice atunci când negociați includ prețul, calitatea, domeniul de activitate, termenii și condițiile etc. Un contract eficient asigură că fiecare parte își înțelege obligațiile, creând în același timp valoare maximă pentru ambele părți.

După semnarea contractului, puteți crea o comandă de achiziție (PO) care specifică achiziția, cum ar fi cantitatea, prețul, condițiile de plată, locația și timpul de livrare. Luați în considerare o comandă de achiziție generală dacă vânzătorii vă îndeplinesc pe deplin cerințele și doriți o relație pe termen lung cu ei.

4. Primirea livrării și inițierea plății

Odată ce furnizorul primește OP, vă va emite o factură. Pe baza termenilor de plată din contract, veți elibera plata înainte sau după livrarea comenzii.

Când sosește comanda, verificați calitatea articolului pentru a garanta conformitatea furnizorului. Dacă găsiți un articol defect sau orice alte probleme, ridicați-l și urmați contractul sau PO pentru o soluție. Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că contractul sau OP-ul dvs. este suficient de puternic, cu termeni și condiții detaliate pentru astfel de circumstanțe.

5. Evaluați performanța furnizorului și stabiliți o relație cu furnizorul

Dacă ești mulțumit de performanța furnizorilor, poți stabili o relație pe termen lung cu aceștia. În plus, aveți o evaluare anuală pentru a decide dacă să continuați colaborarea cu ei.

Prin urmare, pentru a răspunde la întrebarea „ce înseamnă achiziție?”, este procesul complet de achiziție de bunuri și construirea de relații cu vânzătorii. Procesul nu are sfârșit, deoarece ar trebui să continuați să îl evaluați și să îl îmbunătățiți.

Achiziția este un subset al funcțiilor de achiziție. Este asociat cu activitățile de comandă, expediere, primire și efectuare de plăți pentru achiziționarea de bunuri și servicii pentru funcționarea companiei. Achiziționarea prioritizează eficiența în tranzacții, cu 5 disciplina potrivită: cantitatea potrivită, calitatea potrivită, locul potrivit, momentul potrivit și prețul potrivit. Astfel, echipa de achiziții urmează cu strictețe acești pași pentru a se asigura că mărfurile livrate îndeplinesc toate cerințele:

1. Plasarea unei comenzi

Achiziția începe cu o comandă de cumpărare. După cum sa menționat mai sus, OP-ul trebuie să conțină informații esențiale, cum ar fi condițiile de plată, cantitatea, când și unde să livreze mărfurile.

Un sfat pentru o mai bună gestionare a PO este să investești într-o comandă de cumpărare Magento PWA de încredere. Acesta centralizează toate datele, ajutându-vă astfel să luați decizii de cumpărare mai bune, prevenind supracumpărarea sau subcumpărarea.

2. Urmărirea comenzii

Apoi, monitorizați starea livrării îndeaproape cu furnizorii dvs. Le puteți solicita să-și actualizeze programul de livrare în mod regulat pentru a asigura punctualitatea comenzii.

3. Recepția și auditarea articolelor

După primirea comenzii, efectuați o verificare de audit pentru a garanta că calitatea respectă termenii contractului.

4. Efectuarea unei plăți

În cele din urmă, efectuați plata pentru furnizorul dvs. conform condițiilor de plată din OP. Comenzile de achiziție și facturile trebuie pregătite cu atenție pentru a crea obligații legale pentru ambele părți.

Acum că știți ce înseamnă achiziție și ce înseamnă achiziție, haideți să vedem principalele diferențe dintre ele.

Tabelul de mai sus rezumă principala diferență dintre achiziție și achiziție. Să trecem la mai multe detalii.

Strategic vs. tactic

După ce parcurgeți sensul achizițiilor și achizițiilor, puteți vedea că achizițiile este un concept mult mai larg la nivel strategic pentru o companie, în timp ce achiziția este tactică.

Achiziția se referă la aspectul tranzacțional al cumpărării de produse și servicii, cum ar fi obținerea cantității corecte de produse la momentul și locul potrivit.

Pe de altă parte, achizițiile este procesul complet care începe în momentul în care apare nevoia unei afaceri. Se concentrează pe aspecte strategice, cum ar fi aprovizionarea furnizorilor, maximizarea valorii contractului și menținerea relațiilor cu furnizorii după terminarea OP. Astfel, achizițiile este un proces mai complex care este crucial pentru strategia unei afaceri.

Abordare proactivă vs. reactivă

O altă diferență între achiziție și achiziție este abordarea lor. Achizițiile au o abordare proactivă, în care echipa de achiziții este responsabilă să identifice nevoile interne și să achiziționeze bunuri sau servicii relevante pentru a îndeplini cerințele.

În schimb, achiziția are o abordare reactivă. După ce nevoile sunt determinate de achiziție, achiziția urmărește să cumpere articolele cel mai eficient din punct de vedere al calității, costului și vitezei.

Obiective pe termen lung vs. obiective pe termen scurt

Achizițiile au obiective pe termen lung, inclusiv stabilirea de relații cu furnizorii, îmbunătățirea avantajului competitiv și alinierea la strategia companiei. De asemenea, se referă la găsirea celor mai buni furnizori, negocierea condițiilor contractuale și reducerea riscurilor lanțului de aprovizionare. Prin urmare, achiziția prioritizează crearea de valoare a contractului și costul total de proprietate, mai degrabă decât prețul produsului.

Achiziția, dimpotrivă, urmărește să se asigure că toate articolele sunt livrate cu calitatea și cantitatea corectă, în conformitate cu contractul. Prin urmare, este un proces imediat care acordă mai multă atenție costului articolului.

Concentrare relațională vs. tranzacțională

Unul dintre scopurile principale ale achizițiilor este stabilirea și consolidarea relațiilor câștigătoare cu furnizorii.

Chiar și după finalizarea comenzii, munca de achiziție continuă. Ar trebui să evaluați în mod regulat performanța furnizorului și să decideți dacă reînnoiți sau reziliați contractul. În același timp, continuați aprovizionarea pentru mai mulți potențiali furnizori care pot duce la parteneriate bune. De asemenea, vă ajută să limitați riscul de a vă baza pe câțiva furnizori.

În schimb, echipa de achiziții colaborează de obicei cu o bază de furnizori existentă. Prin urmare, ei își petrec cea mai mare parte a efortului pentru a face tranzacții eficiente, iar sarcinile lor se termină când OP-ul este terminat.

Deși mulți oameni greșesc adesea definițiile de achiziție și achiziție, cei 2 termeni au multe diferențe în metodele și procedurile lor. Totuși, au un lucru în comun: sunt procese esențiale pentru a îndeplini nevoile companiei tale.

Combinarea și îmbunătățirea ambelor procese vă va ajuta să controlați mai bine cheltuielile, să preveniți complicațiile neprevăzute și să vă apropiați de succesul afacerii dvs.