16 idei de economisire a achizițiilor: Cum să reduceți costurile de achiziție în 2022

Solicitați reducere furnizorului pentru a economisi costurile de achiziție

Căutarea reducerilor de la furnizori este una dintre cele mai bune modalități de a reduce costurile de achiziție. Puteți deschide o negociere cu furnizorii dvs. și le puteți solicita reduceri în schimbul plății anticipate sau a unei cantități mari de comandă. Un procent mic de reducere poate duce la economii nete mari, mai ales dacă furnizorul vă oferă materialele directe în mod regulat într-un volum mare.

Construirea unei relații strânse pe termen lung cu furnizorii vă oferă, de asemenea, mai multă putere de negociere pentru a ajunge la o negociere de succes. Dacă aveți un furnizor competent pe termen lung, crearea unei comenzi de cumpărare generală cu acesta este o soluție bună printre strategiile de reducere a costurilor furnizorilor. Acest tip de contract vă permite să obțineți bunuri sau servicii de la un furnizor la un preț fix în mod frecvent pentru o anumită durată.

2. Revizuiți contractele pentru a evita scurgerea cheltuielilor

Revizuiți contractul pentru a evita scurgerea cheltuielilor de achiziții

Scurgerile de cheltuieli se pot produce în afara termenilor contractului. Ar trebui să monitorizați toate achizițiile pentru a vă asigura că respectă termenii contractului, inclusiv termenii de plată. Achizițiile neconforme pot provoca scurgeri de cheltuieli; prin urmare, ar trebui să identificați rapid și să găsiți remedii pentru a le preveni în viitor.

Dacă scurgerea trece neobservată, se va întâmpla în continuare și va genera treptat un cost mare. Asigurați-vă că revizuiți termenii contractului și vă supravegheați activitățile de achiziție, astfel încât să puteți evita pierderea de bani din cauza scurgerilor.

Consolidați cheltuielile pentru câțiva furnizori selectați

Pentru companiile mari cu nevoi substanțiale de achiziții, consolidarea cheltuielilor pentru câțiva furnizori poate aduce mai multe beneficii decât distribuirea achizițiilor pe mai mulți furnizori. Achiziționarea mai multor produse de la același furnizor permite economii de scară: cu cât cheltuiți mai mult cu un singur furnizor, cu atât sunt mai mari șansele de a negocia o reducere.

Cu toate acestea, ar trebui să păstrați câțiva furnizori alternativi pe lista dvs., în cazul în care furnizorul principal întâmpină probleme și nu poate livra bunuri sau servicii la timp. Vom discuta acest lucru mai târziu în sfatul următor.

Examinați nevoile de cumpărare înainte de a cumpăra

Înainte de a te decide să cumperi ceva, evaluează ce se află în depozitul tău. Dacă există produse nefolosite, gândiți-vă cum să le faceți față. Inventarul supraaprovizionat este „bani morți”, care vă costă resurse pentru a stoca și riscă să fie deteriorat sau să devină învechit.

Asigurați-vă că cumpărați doar ceea ce aveți nevoie atât pentru materiale directe, cât și pentru cele indirecte . Acest lucru este util pentru a reduce costurile de stocare în exces și costurile de stocare. Deci data viitoare, înainte de a plasa o nouă comandă, verificați nivelul stocurilor și încercați să utilizați ceea ce aveți deja.

Preveniți cheltuielile neconformiste pentru a reduce costurile de achiziție

Cheltuielile Maverick sunt create în afara politicii de achiziții, fie de către persoane neautorizate, fie de la furnizori nepreferați. Este o sursă ineficientă de achiziții care trebuie abordată. Minimizarea cheltuielilor neconformiste este una dintre cele mai bune idei de economisire a achizițiilor pe care ar trebui să le țineți cont.

Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți o politică puternică de achiziții și să vă asigurați că toată lumea o respectă. Acordați atenție atribuirii cine este autorizat să facă achiziții, asigurându-vă că departamentul de achiziții își cunoaște treaba și responsabilitatea în procesul de achiziție.

Evaluați ciclul de viață al produsului

Economisirea costurilor nu ar trebui să însemne sacrificarea calității, trebuie să luați în considerare și durabilitatea și durata de viață. Dacă un produs este puțin mai scump, dar poate economisi mult efort de reparare sau înlocuire, atunci puteți economisi bani.

Pe de altă parte, este posibil să nu aveți nevoie de produse de cea mai bună calitate dacă intenționați să le utilizați doar temporar. Unele produse de nivel mediu pot echilibra mai bine costul și calitatea, în funcție de scopul dvs. de a le utiliza.

Verificați-vă furnizorii în mod regulat

Aveți un plan pentru a vă evalua furnizorii în mod regulat, cum ar fi o evaluare anuală sau bianuală. Verificați-le performanța, dacă livrează produse cu o calitate satisfăcută și în termen, la un cost competitiv. Adăugați noi furnizori sau eliminați furnizorii care nu corespund așteptărilor dvs., treptat veți avea o listă cu cei mai buni furnizori care se potrivesc cerințelor dvs. și vă optimizați cheltuielile.

Furnizați portaluri de autoservire pentru furnizori

Creați un portal pentru ca furnizorii să își gestioneze propriile conturi, să vadă tranzacții și să comunice cu compania dvs. Economisește timp și bani pentru comunicarea dus-întors inutile, asigurând în același timp că livrările îndeplinesc cerințele. Aceasta este o metodă excelentă pentru corporațiile mari de a reduce costurile în managementul furnizorilor, mai ales atunci când au o listă lungă de furnizori.

Utilizați KPI pentru achiziții pentru a căuta oportunități de reducere a costurilor

Pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire pentru achizițiile dvs., trebuie să configurați KPI-uri clare pentru achiziții și să le monitorizați îndeaproape. Datele de urmărire vă vor oferi o mai bună înțelegere a performanței dvs. de achiziții.

Există diferiți KPI-uri care pot oferi informații valoroase, cum ar fi urmărirea numărului de achiziții de urgență sau rentabilitatea investiției activităților de achiziție.

Stabilirea KPI-urilor și stabilirea unui proces de monitorizare a progresului este vitală pentru a evalua eficiența generală a departamentului și pentru a vă arăta aspectele evidențiate care necesită îmbunătățiri. Dacă este implementată corect, această metodă va contribui semnificativ la economii de costuri.

Stabiliți politici clare de achiziții

Stabilirea unor parametri clari pentru politicile de achiziții și achiziții este crucială pentru reducerea costurilor de achiziție. Un cadru cuprinzător va asigura că toată lumea îl poate accesa și urma cu ușurință. Astfel, puteți elimina achizițiile inutile, bucurându-vă în același timp de un proces mai ușor al lanțului de aprovizionare.

În plus, ar trebui să vă evaluați practicile de achiziții pentru a vedea dacă acestea sunt aliniate cu bugetul și strategia dvs. de afaceri. De exemplu, faceți o revizuire anuală a procesului dvs. și vedeți dacă ar trebui să schimbați sau să îmbunătățiți vreun aspect.

Examinați-vă strategiile de înlocuire

Modul în care intenționați să înlocuiți elementele vă poate afecta rezultatul final. Înlocuirea de rutină nu se aplică tuturor componentelor. De exemplu, piesele esențiale ale mașinii ar trebui înlocuite în mod regulat pentru a asigura funcționarea corectă a mașinii, în timp ce consumabilele pot fi înlocuite atunci când este necesar.

În plus, nu uitați să luați în considerare costul și timpul de așteptare al înlocuirii. Nu doriți să vă perturbați lanțul de aprovizionare doar pentru a aștepta o înlocuire minoră.

Îmbunătățiți managementul riscului

Managementul riscului de achiziții vă ajută să reduceți sau să evitați riscurile pentru afacerea dvs. Având un plan complet pentru a prevedea și aborda riscurile, te va pregăti mai bine pentru a face față evenimentelor neașteptate și a evita costurile neplanificate.

Unul dintre cele mai frecvente riscuri cu care se confruntă organizațiile este dependența de furnizori. Dacă se întâmplă o forță majoră care face furnizorul în imposibilitatea de a livra mărfurile la timp, ar trebui să aveți câțiva furnizori alternativi la îndemână. Astfel, asigurați-vă că nu vă bazați prea mult pe un furnizor important. În plus, acordați atenție condițiilor contractuale și urmăriți îndeaproape furnizorii pentru a preveni problemele logistice.

Colectați și centralizați datele

Colectarea datelor exacte este primul pas pentru a înțelege performanța afacerii dvs. Apoi, conectarea tuturor datelor de la echipele de achiziții, stocuri și vânzări vă va oferi o imagine completă a parametrilor critici, cum ar fi rata de rotație a stocurilor, costul de transport al stocurilor, timpul de livrare etc.

O bază de date centralizată vă poate oferi informații despre articolele pe care ar trebui să le achiziționați mai mult sau mai puțin la ce frecvență, dacă vânzările și stocurile se întâlnesc și dacă ar trebui să schimbați un furnizor. Vă oferă rapoarte în timp real și vă ghidează pentru a găsi tehnici de reducere a costurilor în achiziții.

Automatizați procesul de achiziție

Procesarea manuală vă poate încetini procesul și poate crește drastic costul. Automatizarea sarcinilor repetitive poate reduce costurile cu forța de muncă și poate elibera echipa să se concentreze pe locuri de muncă mai importante. În plus, puteți evita greșelile umane în introducerea datelor și procesarea manuală a facturilor, eliminând astfel erorile costisitoare. Deși trebuie să investiți la început într-un sistem de automatizare, acesta va da roade pe termen lung și vă va economisi semnificativ timp și costuri pentru gestionarea sarcinilor manuale.

Integrarea sistemelor de achiziții

Automatizarea unor părți ale sistemului de achiziții nu este optimă până când nu puteți integra toate acele sisteme, inclusiv sistemul de inventar, sistemul de contabilitate și sistemul de achiziții. Sistemele conectate creează un proces complet care funcționează fără probleme de la început până la sfârșit. Nu numai că vă ajută să reduceți costurile cu forța de muncă, dar vă ajută și să evitați greșelile. Astfel, întregul lanț de aprovizionare este complet și vă dă putere să gestionați cu ușurință toate activitățile de afaceri.

Instruiți-vă personalul cu privire la ideile de economisire a achizițiilor

Economiile din achiziții nu se referă doar la achiziții, ci este o problemă de organizare. Educați-vă angajații cu privire la cele mai bune idei de economisire a achizițiilor pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. Implica un efort de echipă pentru a reduce cheltuielile, de la practici sustenabile de achiziții până la operațiuni de afaceri. Echipa dvs. ar trebui să adopte o mentalitate de a reduce costurile de achiziție și să urmeze cele mai bune practici pentru a optimiza costurile.

Reduceți costurile de achiziție pentru companiile Magento

Dacă aveți o companie care funcționează în jurul Magento, Magestore are o soluție completă pentru reducerea costurilor la achiziție: PWA Magento Purchase Order. Platforma vă ajută să controlați toți pașii de achiziție și să eficientizați gestionarea PO pentru a evita supracumpărarea și subcumpărarea, să vă automatizați procesul și să supravegheați eficient performanța furnizorilor dvs.
Cu comanda noastră PWA, puteți centraliza toate datele și puteți obține vizibilitate în timp real asupra sistemelor fără probleme, prin sincronizarea datelor de la furnizori, produse, inventar și canale de vânzare pentru analiză. Veți cunoaște fluxul dvs. de stoc și când să reumpleți inventarul, precum și oportunitățile de a crește profitul, în timp ce monitorizați și construiți o relație pe termen lung cu furnizorii.
În plus, software-ul nostru vă eliberează de sarcinile manuale și vă oferă mai multe informații despre cum să cumpărați și să vindeți mai bine. Acum puteți pregăti rapid OP-urile și puteți urmări execuția OP pentru livrarea produsului. Simplificarea procesului de achiziție aduce multe beneficii întregii echipe și vă ajută să economisiți cheltuieli inutile, asigurându-vă în același timp că aveți produsele potrivite la momentul potrivit și la costurile potrivite.
Contactați Magestore pentru o consultație gratuită și aflați cum vă putem ajuta să vă îmbunătățiți achizițiile.

1. Ce costuri pot fi considerate costuri de achiziție?

Costurile de achiziție se referă la cheltuielile legate de bunurile și serviciile achiziționate pentru lanțul de aprovizionare al unei companii, costul de gestionare a personalului de achiziții și costul de investiție și întreținere a software-ului de achiziții.

2. Care sunt cele 6 tipuri de economii de costuri?

Există 6 tipuri de economii de costuri pe care le puteți aplica procesului dvs. de achiziție, inclusiv economisirea istorică, economisirea bugetului, economisirea tehnică, economiile RFB, economisirea indicilor și economisirea raportului.

3. Achizițiile și achizițiile sunt la fel?

Ele pot părea similare, dar de fapt au focusuri diferite. Achiziția urmărește optimizarea costului comenzii, în timp ce achizițiile încearcă să maximizeze crearea de valoare și costul total de proprietate, inclusiv reducerea riscurilor, economiile de costuri, relațiile cu furnizorii, respectarea contractelor etc.