Cel mai bun serviciu de răspuns telefonic pentru întreprinderile mici din SUA

Conducerea unei afaceri presupune purtarea multor pălării, dar răspunsul la telefon nu trebuie să fie unul dintre ele.

Angajarea unui serviciu de răspuns telefonic poate îmbunătăți serviciile pentru clienți, crește productivitatea și vă poate elibera timp pentru a vă concentra pe sarcinile principale.

În acest articol, voi explora beneficiile serviciilor de răspuns telefonic, voi discuta despre greșelile obișnuite de evitat atunci când angajez unul și vă voi prezenta unii dintre cei mai buni furnizori din SUA.

Obțineți mini-cursul meu gratuit despre cum să încep un magazin de comerț electronic de succes

Dacă sunteți interesat să începeți o afacere de comerț electronic, am pregătit un pachet cuprinzător de resurse care vă vor ajuta să vă lansați propriul magazin online de la zero. Asigurați-vă că o luați înainte de a pleca!

Click aici pentru a descarca

Ce este un serviciu de răspuns telefonic?

Un serviciu de răspuns telefonic este o companie care angajează o echipă de specialiști în serviciul clienți pentru a răspunde la apeluri telefonice în numele unei alte companii.

Furnizorii de servicii de răspuns la telefon gestionează apelurile telefonice primite și întrebările clienților în timpul orelor de vârf sau în afara orelor normale de lucru. Unele companii angajează servicii de răspuns telefonic în loc să aibă propria lor echipă de servicii pentru clienți.

Reprezentanții se pot ocupa de mai multe sarcini, inclusiv răspunsul la întrebări generale, preluarea mesajelor, programarea întâlnirilor și transferul apelurilor către persoana sau departamentul corespunzător.

Este ușor de înțeles de ce un serviciu de răspuns telefonic poate fi o modalitate rentabilă și convenabilă de a vă asigura că nu pierdeți niciodată apeluri sau oportunități importante.

Cine folosește serviciile de răspuns telefonic?

Serviciile de răspuns la telefon pot fi folosite de orice persoană fizică sau companie care primește un volum mare de apeluri primite și dorește să ofere o experiență profesională și consecventă pentru apelanții săi.

Întreprinderile mici, cabinetele medicale, magazinele online, firmele de avocatură, agențiile imobiliare, companiile IT și alte industrii bazate pe servicii care primesc un volum mare de apeluri pot beneficia de servicii de răspuns la telefon.

Serviciile de răspuns telefonic pot beneficia și de antreprenori ocupați sau liber profesioniști care doresc să-și mențină o imagine profesională.

Dacă vă gândiți să angajați un serviciu de răspuns telefonic, iată trei dintre cei mai buni furnizori din SUA în acest moment.

Cele mai bune servicii de răspuns telefonic din SUA

Trei dintre cele mai bune servicii de răspuns telefonic din SUA sunt VoiceNation, Answer Connect și Abby Connect. Să aruncăm o privire mai atentă la planurile de prețuri, avantajele și dezavantajele fiecărui furnizor.

VoiceNation

VoiceNation este un furnizor de servicii de răspuns telefonic care oferă servicii de recepție virtuală, cum ar fi răspunsul live 24/7, procesarea comenzilor, corecția apelurilor și alte soluții de comunicare pentru companii.

VoiceNation vă permite să activați instantaneu serviciul lor după înregistrare, în timp ce configurarea rămasă durează aproximativ o zi lucrătoare.

Prețuri

VoiceNation oferă opt planuri de servicii care acoperă companii de toate dimensiunile, indiferent dacă aveți nevoie de acoperire pentru 20 de minute pe lună sau 1000 de minute sau mai mult.

Iată un rezumat al fiecărui plan de prețuri:

Toate planurile VoiceNation includ răspuns 24/7, scripting personalizat, utilizatori nelimitați, operatori bilingvi, procesare comenzi și rapoarte.

Singura diferență dintre planuri este că costul minutelor suplimentare variază pentru fiecare.

De exemplu, în planul lor de 20 de minute, care include aproximativ 12-15 apeluri pe lună, fiecare minut suplimentar este de 2,19 USD. Cu toate acestea, în planul lor de 500 de minute, minutele suplimentare costă doar 1,99 USD.

Pro

• Fără taxă de configurare : niciunul dintre planuri nu are o taxă de configurare pentru conturile noi.
• Operatori bilingvi : Toate planurile VoiceNation includ operatori de telefonie bilingvi.
• Fără taxe suplimentare : VoiceNation nu percepe taxe suplimentare pentru sărbători sau apeluri după oră.
• Recuperare în caz de dezastru : VoiceNation are un plan de continuitate a afacerii pentru a menține afacerea în funcțiune în caz de dezastre naturale.

Contra

• Manager de succes : Un manager de succes dedicat este limitat la planuri superioare.
• Apeluri de ieșire : VoiceNation percepe 10 cenți pe minut pentru apelurile de ieșire.

AnswerConnect

AnswerConnect este un serviciu de răspuns care oferă companiilor recepționenți virtuali live care să gestioneze apelurile și mesajele 24/7.

Spre deosebire de celelalte servicii de răspuns telefonic din lista noastră, pachetul de bază al AnswerConnect începe de la 325 USD lunar timp de 200 de minute, făcând AnswerConnect mai puțin potrivit pentru companiile mici care nu au nevoie de atât de multe minute de acoperire.

Prețuri

AnswerConnect are trei planuri principale de servicii , cuprinse între 325 USD și 475 USD pe lună.

De acolo, fac publicitate pentru 13 planuri suplimentare, pe care le numesc „planuri mai mari”, pe site-ul lor. Planurile mai mari acoperă până la 100.000 de minute de acoperire pe lună.

Iată un rezumat al fiecărui plan de prețuri:

Toate planurile includ scripturi personalizate, răspuns 24/7, asistență prin chat live, programare de întâlniri și integrare calendar și CRM.

Pro

• Integrari : AnswerConnect se integrează cu CRM-uri populare, cum ar fi Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics și HubSpot.
• Apeluri video : AnswerConnect acceptă apeluri video prin Teleport pe planuri superioare.
• Plantarea copacilor : AnswerConnect plantează un copac pe client pe lună.

Contra

• Taxa de configurare : spre deosebire de VoiceNation, AnswerConnect percepe o taxă de configurare unică de 49,99 USD pentru toate planurile, cu excepția planului de creștere.
• Facturare în 60 de secunde : Toate apelurile sunt rotunjite la cel mai apropiat minut. De exemplu, dacă un apel durează un minut și două secunde, veți fi facturat pentru două minute.
• Taxe pentru servicii : taxe AnswerConnect pentru asistență bilingvă, transmisie verbală în direct și solicitări vocale.

Abby Connect

Abby Connect este un serviciu de răspuns telefonic bazat pe Las-Vegas , care oferă o echipă dedicată de recepționeri virtuali pentru a vă răspunde la apeluri și la mesajele de chat live.

Câteva dintre funcțiile Abby Connect includ actualizări ale datelor clienților, melodii personalizate și programare de întâlniri. Abby Connect are, de asemenea, o funcție de „transfer cald” în care recepționera vă oferă toate detaliile înainte de a transfera apelul către clientul dumneavoastră.

Prețuri

Abby Connect oferă trei planuri lunare de la 299 USD la 1199 USD. Iată un rezumat al fiecărui plan:

• Planul de recepționist 1 : 100 de minute de recepționer pentru 299 USD pe lună.
• Planul de recepționer 2 : 200 de minute de recepționer pentru 549 USD pe lună.
• Planul de recepționer 3: 300 de minute de recepționer pentru 1199 USD pe lună.
• Planul Live Chat 1 : 10 conversații interacționate pentru 129 USD pe lună.
• Planul Live Chat 2 : 30 de chat-uri implicate pentru 299 USD pe lună.
• Planul Live Chat 3 : 50 de chat-uri implicate pentru 469 USD pe lună.
• Planul Abby 10 Bundled 1 : planul dvs. de recepționist + 10 chat-uri live pentru 99 USD. Economisești 30 USD pe lună.
• Planul Abby 30 Bundled 2 : planul dvs. de recepționist + 30 de chat-uri live pentru 249 USD. Economisești 50 USD pe lună.
• Planul Abby 50 Bundled 3 : planul dvs. de recepționist + 10 chat-uri live pentru 399 USD. Economisești 70 USD pe lună.

Pro

• Probă gratuită : Abby Connect are un plan de încercare gratuită de 14 zile.
• Mesaje vocale personalizate : Abby Connect oferă soluții personalizate de mesagerie vocală pentru cei care le preferă în detrimentul mesajelor scrise.
• Funcția de înregistrare a apelurilor : aveți opțiunea de a adăuga înregistrarea apelurilor în contul dvs.
• Manager de succes dedicat : Toate planurile sunt susținute de un manager de cont dedicat și de o echipă de cinci până la șapte recepționiști virtuali.
• Blocarea apelurilor : puteți bloca apelanții și spammerii nedoriți pentru a economisi minute.

Contra

• Taxe suplimentare pentru serviciul 24/7 : Abby Connect percepe o taxă suplimentară pentru utilizarea serviciilor sale în afara orelor de birou.
• Creștere de 30 de secunde : dacă un apel durează un minut și 10 secunde, veți fi facturat pentru un minut și 30 de secunde.
• Fără transfer de apeluri : Abby Connect nu vă permite să ascultați apelurile live între agentul de serviciu de răspuns la telefon și client.

Este un serviciu de răspuns telefonic diferit de un centru de apeluri?

Obiectivul principal al unui serviciu de răspuns telefonic este de a oferi o notă umană clienților telefonului, inclusiv direcționarea apelurilor și preluarea mesajelor. Centrele de apel, pe de altă parte, pot oferi asistență suplimentară pentru clienți.

În general, centrele de apeluri gestionează nevoi mai complexe de servicii pentru clienți, cum ar fi procesarea comenzilor, asistența tehnică și soluționarea reclamațiilor. De asemenea, aceștia pot utiliza instrumente și software avansate pentru a gestiona interacțiunile cu clienții prin telefon, e-mail și chat live.

Iată câteva alte diferențe între un serviciu de răspuns telefonic și un centru de apeluri:

• Scripturi : centrele de apeluri se bazează adesea pe scripturi complexe care îi pot face pe reprezentanții serviciului pentru clienți să sune scriptate, în timp ce serviciile de răspuns telefonic utilizează scripturi simple pentru a asigura conversații naturale cu clienții.
• Durata apelurilor : Centrele de apeluri se concentrează pe gestionarea apelurilor complexe care necesită multă atenție cu durate lungi de apel. Serviciile de răspuns la telefon prioritizează gestionarea unui volum mare de apeluri mai scurte, care durează unul până la două minute.
• Dirijarea apelurilor : Serviciile de răspuns telefonic direcţionează apelurile către persoana corespunzătoare pentru a gestiona cererea. În schimb, centrele de apeluri preiau apeluri răspunzând la toate întrebările clienților și gestionând ele însele cererile.

Cum funcționează serviciile de răspuns telefonic?

Serviciile de răspuns telefonic funcționează prin furnizarea unui individ sau a unei echipe de operatori instruiți care răspund la apeluri în locul companiei dumneavoastră.

Iată cum funcționează de obicei procesul:

1. Redirecționare linii telefonice : Redirecționați liniile telefonice către numărul de telefon al serviciului de răspuns telefonic.
2. Răspundeți la apeluri : Când sosește un apel, operatorul răspunde la apel folosind numele dvs. sau al companiei dvs. și urmează un set de instrucțiuni furnizate de dvs.
3. Ecranează apelurile : operatorul monitorizează apelul pentru a determina importanța acestuia și se asigură că este direcționat către persoana potrivită.
4. Transfer apeluri : Dacă apelul este urgent sau necesită o atenție imediată, operatorul transferă apelul persoanei sau departamentului corespunzător din cadrul companiei dumneavoastră.
5. Urmărire : serviciul de răspuns telefonic urmărește apelanții pentru a se asigura că nevoile lor sunt satisfăcute și întrebările le sunt răspunse.

Să presupunem că conduceți un magazin online care vinde bijuterii lucrate manual. Sunteți o singură persoană, așa că sunteți responsabil pentru orice, de la realizarea bijuteriilor până la ambalare și livrarea comenzilor. Tu ești și cel care răspunde la întrebările clienților, inclusiv la apelurile telefonice.

Veți descoperi că răspunsul la apeluri telefonice îți ia mult timp și îți distrage atenția de la alte sarcini importante. De asemenea, vă faceți griji pentru apeluri pierdute atunci când sunteți ocupat sau luați o pauză.

Aici vă poate ajuta un serviciu de răspuns telefonic. Vă permite să vă concentrați asupra muncii dvs. fără să vă faceți griji că pierdeți apeluri importante sau că sunteți întrerupt de cele care nu sunt urgente.

Operatorii de servicii de răspuns preiau mesaje, vă transmit întrebări urgente prin e-mail sau text și vă oferă informații comerciale de bază, cum ar fi programul magazinului și politicile de returnare.

Acest lucru nu numai că vă economisește timp, dar vă ajută și să mențineți o imagine profesională pentru afacerea dvs.

După cum puteți vedea, un serviciu de răspuns telefonic oferă o modalitate eficientă de a vă gestiona apelurile primite, evitând în același timp costurile de servicii pentru clienți care vin cu angajarea de personal suplimentar sau investiția în sisteme telefonice costisitoare.

Motive pentru utilizarea unui serviciu de răspuns telefonic

Un serviciu de răspuns telefonic poate oferi o gestionare consecventă și profesională a apelurilor, poate economisi timp și bani și poate îmbunătăți experiența clienților în afara orelor de lucru.

Iată câteva motive pentru care ați putea lua în considerare utilizarea unui serviciu de răspuns telefonic:

La fiecare apel se răspunde

Un avantaj major al utilizării unui serviciu de răspuns telefonic este că se răspunde la toate apelurile , indiferent de oră sau de volumul apelurilor.

Acest lucru ajută la construirea loialității și a încrederii cu clienții care apreciază confortul de a putea vorbi oricând cu un operator live.

Serviciile lor sunt disponibile 24/7, ceea ce este ideal pentru companiile cu o bază internațională de clienți, deoarece clienții pot apela din diferite fusuri orare.

În plus, a avea o persoană live disponibilă pentru a gestiona apelurile primite poate ajuta și la prevenirea oportunităților de vânzare ratate, deoarece clienții care nu pot ajunge la magazinul dvs. pot contacta în schimb un concurent.

Economisește timp și bani

Când externalizați răspunsul la apel către o echipă dedicată, vă puteți elibera propriul personal pentru a se concentra pe alte sarcini esențiale, cum ar fi onorarea comenzilor și marketingul.

Acest lucru este deosebit de valoros pentru întreprinderile mici de comerț electronic cu resurse limitate.

Unele servicii percep o taxă lunară fixă, în timp ce altele taxează pe apel sau minut, astfel încât să puteți alege un plan care se potrivește bugetului și cerințelor dvs. de utilizare.

Vă ajută să vă extindeți afacerea

Externalizarea răspunsului la apeluri către un serviciu de răspuns la telefon vă poate ajuta să vă extindeți magazinul online pe măsură ce vă concentrați pe dezvoltarea afacerii.

Potrivit unui studiu realizat de Usabilla, majoritatea clienților preferă ca un om adevărat să le răspundă la apeluri în loc de roboți sau însoțitori automati.

Indiferent cât de repede crește afacerea dvs., puteți oferi un nivel de servicii personale care vă poate ajuta la consolidarea loialității și încrederii clienților.

Greșeli de evitat atunci când angajați un serviciu de răspuns telefonic

Atunci când angajați un serviciu de răspuns telefonic, ar trebui să evitați greșelile obișnuite, cum ar fi angajarea unui serviciu cu puțină sau deloc experiență în industrie, ore de funcționare limitate și lipsa agenților bilingvi.

Lipsa de experiență în industria comerțului electronic

Este posibil ca un furnizor de servicii de răspuns telefonic să nu poată oferi nivelul de asistență de care aveți nevoie, ceea ce duce la o experiență slabă pentru clienți.

De exemplu, dacă un client sună la un magazin de modă online și operatorul nu este familiarizat cu terminologia din industrie, clientul își poate pierde încrederea în afacerea dvs.

Acest lucru ar putea duce la anularea achiziției și, în schimb , să-și ducă afacerea în altă parte.

De aceea, este esențial să selectați un serviciu de răspuns telefonic cu experiență în industrie, care să vă înțeleagă cerințele specifice și să vă ofere asistență de vârf pentru clienți.

Lipsa agenților bilingvi

Angajarea unui serviciu de răspuns telefonic fără agenți bilingvi poate fi o greșeală costisitoare dacă aveți o bază diversă de clienți.

Pe piața globală actuală, este important să existe agenți care pot vorbi mai multe limbi pentru a răspunde clienților care preferă să comunice în limba lor maternă. Lipsa agenților bilingvi poate duce la comunicare greșită, frustrare și pierderi de afaceri.

De exemplu, dacă vindeți produse de înfrumusețare clienților din Canada, angajarea numai a agenților vorbitori de limba engleză poate duce la pierderea vânzărilor de la clienții vorbitori de limbă franceză.

În mod similar, magazinele online din SUA ar trebui să caute furnizori cunoscători atât în ​​engleză, cât și în spaniolă.

Neavând așteptări realiste

Este important să aveți așteptări realiste cu privire la ceea ce pot și nu pot face agenții de serviciu de răspuns telefonic.

Unii proprietari de afaceri se așteaptă ca serviciul să gestioneze complet toate întrebările clienților, ceea ce poate să nu fie fezabil, în funcție de complexitatea întrebărilor.

Ar trebui să comunicați așteptările dumneavoastră cu furnizorul de servicii și să lucrați împreună pentru a dezvolta un plan care să vă satisfacă nevoile.

De exemplu, poate doriți ca serviciul să se ocupe de întrebări de bază, cum ar fi timpii de expediere, dar pentru întrebări complexe sau asistență tehnică, redirecționarea apelului către un specialist din compania dvs. ar putea fi cea mai bună opțiune.

Gânduri finale

Alegerea serviciului corect de răspuns telefonic vă poate reduce semnificativ volumul de muncă și vă poate îmbunătăți calitatea serviciului pentru clienți.

Există mai multe servicii de răspuns telefonic din care puteți alege, fiecare având propriile puncte forte și puncte slabe. Alegeți un furnizor de servicii care vă poate satisface nevoile, indiferent dacă căutați asistență 24/7, agenți bilingvi sau expertiză specifică industriei.

Cu serviciul potrivit de răspuns telefonic de partea dvs., vă puteți îndrepta atenția către extinderea afacerii dvs. , asigurându-vă în același timp că clienții dvs. sunt bine îngrijiți.