Outsourcing funcții HR: tot ce trebuie să știți

Publicat: 2020-05-09

Spre deosebire de acum câteva decenii, relația angajat-angajator a evoluat într-o stradă cu două sensuri. Acolo unde odată ce toate așteptările au fost expuse de către angajator, vremurile s-au schimbat. Astăzi, există o competiție atrăgătoare între întreprinderile mari și mici pentru a atrage talente de top; mărcile se întrec pentru a depăși așteptările angajaților lor.

De la o serie de beneficii până la oferirea unui mediu de lucru revoluționat, mărcile realizează rapid importanța de a-și menține angajații fericiți. Ca urmare a acestei evoluții, rolul resurselor umane devine din ce în ce mai complex și, în multe cazuri, consumator de timp. Chiar și în ciuda acestui fapt, multe organizații mari aleg să își opereze funcțiile de resurse umane în interior.

Cu toate acestea, întreprinderile mai mici nu au luxul de timp sau bani pentru a angaja o echipă de experți în resurse umane. Drept urmare, mulți apelează la externalizare pentru a rămâne competitivi. Nu este surprinzător că această tendință sa dovedit a fi benefică pentru întreprinderile mici. Luați în considerare aceste statistici:

Afacerile care partenează cu o organizație profesională de angajatori cresc cu o rată de 7%-9% anual. În același timp, își reduc cifra de afaceri a angajaților cu 12%-14%.
Afacerile care folosesc o organizație profesională de angajatori generează un ROI de 27% pe investiții. Acest lucru se bazează exclusiv pe economiile realizate prin externalizare.

Recomandat pentru dvs.: Top 10 cele mai populare soluții ERP (sisteme de planificare a resurselor întreprinderii).

Cuprins arată

Outsourcing funcții HR:
- Avantajele externalizării funcțiilor HR:
- Dezavantajele externalizării funcțiilor de resurse umane:
Cele mai frecvente funcții de resurse umane externalizate:
Funcții de resurse umane pe care majoritatea companiilor le păstrează la nivel intern:
Înțelegeți care funcții de resurse umane sunt „critice” pentru organizația dvs.:
- Elaborați o listă de funcții de resurse umane pe care doriți să le externalizați:
- Găsiți soluții tehnologice:
- Aprofundați în cercetarea partenerilor de outsourcing:
- Construiți o echipă de coordonatori de resurse umane:
Concluzie

Outsourcing funcții HR:

În timp ce software-ul de resurse umane precum CakeHR se ocupă de o serie de funcții de resurse umane care necesită timp, cum ar fi urmărirea timpului, programarea schimburilor și prezența (printre multe altele), există încă domenii care necesită atingere umană.

Externalizarea acestor funcții poate părea alegerea potrivită. Dar, deciziile de afaceri sunt rareori alb-negru. PEO-urile sunt grozave pentru întreprinderile mai mici. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, veți dori controlul asupra unora dintre funcțiile de bază de resurse umane care au influență directă asupra creșterii afacerii dvs.

Cu alte cuvinte, doar pentru că externalizarea resurselor umane a funcționat pentru alții, nu există nicio garanție că afacerea dvs. va beneficia de la fel. Înainte de a vă scufunda în cercetarea unui partener de externalizare a resurselor umane, solicitați diligență.

Luați în considerare aceste avantaje și dezavantaje ale externalizării resurselor umane:

Avantajele externalizării funcțiilor HR:

După cum am menționat mai devreme, externalizarea funcțiilor de resurse umane are câteva avantaje mari. Unele dintre acestea sunt:

Eficiența costurilor trebuie să fie unul dintre cele mai importante avantaje ale externalizării oricărei funcții a afacerii. HR nu face excepție. Nu trebuie să angajați (și să păstrați) o echipă specializată de experți în resurse umane se poate traduce în economii semnificative, în special pentru întreprinderile mai mici.
Accesul la expertiza de care o organizație poate să îi lipsească în cadrul echipei este un alt avantaj major al externalizării resurselor umane. De la expertiză juridică până la procesarea eficientă și precisă a salariilor, externalizarea resurselor umane poate elimina cele mai minuțioase și cruciale sarcini ale procesului de resurse umane.
Accesul la tehnologia HR de ultimă generație este un beneficiu similar cu externalizarea funcțiilor HR.
O mai bună alocare a resurselor interne este un alt avantaj demn de remarcat al externalizării anumitor funcții HR. La urma urmei, nu vrei ca resursele tale de resurse umane scumpe și înalt calificate să lucreze la pregătirea cursurilor de formare privind hărțuirea sexuală atunci când există companii de formare corporativă care pot îndeplini sarcina mai rapid și la un cost mai mic.
Externalizarea permite o rezolvare mai eficientă a conflictelor . Motivul este că aceste conflicte în cadrul biroului sunt duse unei terțe părți externe, care poate rezolva conflictul fără niciun fel de părtinire.

În timp ce aceste beneficii ale externalizării au o greutate semnificativă, trebuie să luați în considerare alte considerații.

Dezavantajele externalizării funcțiilor de resurse umane:

Externalizarea funcțiilor care se ocupă de viețile angajaților dvs. către o terță parte este obligat să aibă unele repercusiuni negative. Cele mai comune sunt:

Perturbarea în promovarea culturii corporative este un dezavantaj evident al externalizării funcțiilor HR. Companiile de outsourcing de resurse umane se ocupă cu procesele de salarizare, beneficii angajaților, soluționarea conflictelor și procesele de achiziție de talent pentru un număr de afaceri. În cele mai multe cazuri, au propriile proceduri stabilite pentru a îndeplini aceste sarcini. Modul lor de a aborda situațiile relevante pentru aceste sarcini poate fi drastic diferit de modul în care funcționează organizația dvs.
Lacunele de comunicare sunt mai mult un avantaj neașteptat al externalizării funcțiilor HR. Majoritatea companiilor se așteaptă la livrarea rapidă a sarcinilor și a rezultatelor de la partenerii lor de externalizare. Cu toate acestea, mulți uită să ia în considerare timpul necesar pentru a trimite o comunicare către partenerul lor de externalizare și timpul necesar pentru a obține un răspuns. Aceasta pune cele mai presante probleme în cazul rezolvării conflictelor. Dacă aveți un departament de resurse umane intern, un angajat poate pur și simplu să meargă la ei pentru a discuta problemele lor și a lucra la rezolvarea lor. Cu toate acestea, în cazul unui partener de externalizare, este logic să ne așteptăm la o anumită întârziere. Această întârziere poate cauza escaladarea problemelor.
Pierderea controlului este un alt dezavantaj cunoscut al externalizării. Nu vă implicați în decizii și procese ar putea să nu fie o problemă pentru partenerul potrivit. Dar, provoacă un fel de disconfort pentru mulți proprietari de afaceri.
Menținerea integrității datelor devine, de asemenea, o provocare în cazul externalizării resurselor umane. În timp ce majoritatea acordurilor de externalizare au o clauză de confidențialitate, ființele umane sunt imprevizibile, iar acordarea accesului la datele protejate ale angajaților dvs. poate fi în continuare inversă.

Cunoscând aceste potențiale capcane ale externalizării funcțiilor de resurse umane în minte, devine clar că externalizarea întregului departament de resurse umane nu este o idee bună.

Cele mai frecvente funcții de resurse umane externalizate:

Chiar dacă ignori aceste dezavantaje pe care tocmai le-am discutat, externalizarea unui întreg departament are alte repercusiuni. Pentru început, externalizarea departamentului va însemna probabil că multe resurse curente vor trebui concediate. Acest lucru poate crea un mediu negativ în biroul dvs., angajații din diferite departamente întrebându-se dacă locul lor de muncă este, de asemenea, în pericol.

Ținând cont de acest lucru, să vorbim despre cele mai frecvente funcții de resurse umane externalizate:

Angajarea în masă: angajarea talentului potrivit este un proces minuțios care implică mai mulți pași. A face acest lucru la o scară mai mare se poate dovedi a fi un coșmar administrativ și mai mare și poate lăsa resursele fără timp să se concentreze pe sarcini strategice.
Procesarea salariilor este o altă funcție de resurse umane care este externalizată foarte frecvent, chiar și în rândul organizațiilor mai mari care angajează o serie de resurse de resurse umane. Motivul este că salarizarea este o sarcină care necesită timp și, în același timp, erorile în procesarea salariilor pot fi foarte costisitoare pentru orice afacere. Din fericire, odată cu tendințele viitoare din industria salarizării, se așteaptă ca astfel de probleme să dispară în cele din urmă.
Administrarea beneficiilor este o altă sarcină consumatoare de timp, care este critică pentru buna funcționare a mai multor departamente dintr-o organizație.

Alte domenii ale resurselor umane care sunt în mod obișnuit externalizate pentru personal temporar și screening de fundal.

S-ar putea să vă placă: Tehnologia nonprofit: Nevoia de resurse mai bune.

Funcții de resurse umane pe care majoritatea companiilor le păstrează la nivel intern:

Acum să vorbim despre cele mai multe funcții de resurse umane care sunt de obicei păstrate în interior:

Dezvoltarea talentelor tinde să fie o inițiativă internă pentru majoritatea organizațiilor, indiferent de dimensiunea acestora. Motivul din spatele acestui lucru este destul de simplu, proprietarii de afaceri investesc în angajații lor și îi ajută să dezvolte abilități care sunt cele mai relevante pentru creșterea organizației lor. Deși majoritatea acestor abilități au aplicații universale, ele sunt dezvoltate ținând cont de interesele mărcii și de procesele companiei. Prin urmare, pentru a vă asigura că acest tip de aliniere este realizat, este important ca instruirea să fie oferită de cineva care are cunoștințe aprofundate despre obiectivele și procesele organizației.
Strategia de resurse umane este un alt aspect al departamentului de resurse umane care este păstrat în mare parte la nivel intern, iar motivul este evident. Strategiile de resurse umane pe termen lung și pe termen scurt trebuie să fie absolut aliniate cu obiectivele de afaceri și, prin urmare, strategia de resurse umane poate funcționa eficient doar atunci când este realizată la nivel intern.
Managementul schimbării este adesea parțial externalizat, dar implementarea finală este limitată în cadrul organizației. Majoritatea companiilor care externalizează acest aspect al resurselor umane angajează doar consultanți pentru a dezvolta o strategie de management al schimbării. Implementarea finală a strategiei necesită însă o interacțiune consecventă a managerilor de HR și a managerilor din departamentele de operare. Pentru a facilita comunicarea fără probleme, managementul schimbării este de obicei realizat cu ajutorul resurselor interne.
Funcțiile de consiliere în resurse umane sunt, de asemenea, păstrate în mare parte la nivel intern, din cauza necesității unei comunicări rapide și fluide. Mai mult, pentru a îndeplini sarcinile de consiliere cu eficiență, resursa trebuie să aibă o înțelegere aprofundată a obiectivelor organizaționale și a modului în care sistemul de resurse umane va facilita atingerea acestor obiective. Acest nivel de înțelegere este rar întâlnit la partenerii externi.

Înțelegeți care funcții de resurse umane sunt „critice” pentru organizația dvs.:

Acum că știm avantajele și dezavantajele externalizării funcțiilor de resurse umane și despre funcțiile care sunt cel mai frecvent externalizate, trebuie să fi devenit clar că funcțiile de resurse umane care sunt de fapt externalizate variază între diferite organizații.

Acestea fiind spuse, există câțiva pași comuni pe care organizațiile trebuie să îi ia, pentru a asigura un parteneriat de externalizare fără probleme, care aduce un ROI pozitiv.

După cum am menționat mai devreme, acestea variază de la organizație la organizație. Trebuie să luați în considerare funcțiile de HR care se ocupă de datele sensibile ale angajaților dvs., împreună cu funcțiile care vor influența operațiunile de zi cu zi la locul de muncă.

Gândiți-vă la obiectivele companiei dvs. pe termen scurt și pe termen lung. Gândiți-vă la modul în care HR vă va ajuta să atingeți aceste obiective. În acest fel, vei ști care dintre funcțiile trebuie să ai sub controlul tău direct pentru a genera rezultate strategice.

Elaborați o listă de funcții de resurse umane pe care doriți să le externalizați:

Odată ce ați făcut corect pasul anterior, acest pas se face aproape automat. Tot ce trebuie să faceți acum este să enumerați funcțiile importante de HR care nu au fost enumerate la pasul anterior.

Nu ezitați să editați lista anterioară când construiți lista „funcții de externalizat”. Amintiți-vă, multe companii externalizează funcții critice de afaceri, cum ar fi recrutarea și conformitatea cu resursele umane. Decizia de a externaliza nu depinde doar de considerentele de cost și control. Luați în considerare expertiza pe care o aveți în echipa dvs. Tot ceea ce echipa dvs. internă nu poate gestiona este un element potențial din lista „funcții de externalizat”.

Găsiți soluții tehnologice:

Înainte de a cerceta parteneriatele de outsourcing, întrerupeți-vă și căutați soluții tehnologice care vă pot rezolva cel puțin unele dintre nevoile dvs. de externalizare. De exemplu, în cazul organizațiilor mai mici, procesarea salariilor se poate face eficient cu ajutorul unui software.

În mod similar, CakeHR oferă funcții precum urmărirea timpului, gestionarea prezenței și programarea schimburilor. Toate acestea sunt sarcini critice de resurse umane care necesită timp și resurse substanțiale.

Pe lângă faptul că este mai prietenos cu buzunarul decât un partener de externalizare, dependența de tehnologie reduce și marja de eroare umană.

Aprofundați în cercetarea partenerilor de outsourcing:

Soluțiile tehnologice nu se pot ocupa de toate nevoile dvs. de outsourcing de resurse umane. Aici intervin partenerii de outsourcing de resurse umane.

Fiecare organizație are propria înțelegere a criteriilor de compatibilitate pentru partenerii de externalizare. Aceste criterii au o importanță crucială în cazul externalizării resurselor umane.

Motivul pentru aceasta este că nu este recomandabil să comutați des între companiile de externalizare a resurselor umane. De fapt, atunci când căutați un partener de outsourcing, obiectivul dvs. ar trebui să fie să găsiți unul cu care puteți lucra în anii următori.

Înțelegeți că HR se ocupă cu angajații dvs. În timp, ei se vor familiariza cu reprezentanții partenerului dvs. de externalizare și se vor simți confortabil cu ei. Acest confort este crucial pentru departamentul de HR pentru a-și îndeplini funcțiile fără probleme.

Un alt motiv pentru a găsi un partener de outsourcing de încredere și pentru a promova o relație pe termen lung cu acesta este că acest lucru îi va ajuta să dezvolte o înțelegere a afacerii dvs. și a modului în care vă așteptați ca funcțiile HR să faciliteze creșterea. Schimbarea frecventă a furnizorilor de outsourcing va întârzia doar contribuțiile de care aveți nevoie de la o echipă de HR expertă pentru a alimenta creșterea companiei dumneavoastră.

Construiți o echipă de coordonatori de resurse umane:

Externalizarea vă va lua cu siguranță o sarcină semnificativă de pe umeri. Dar mai este nevoie de un anumit nivel de supraveghere. Aveți nevoie de o resursă internă care să se poată coordona cu furnizorul de externalizare și să vă asigurați că nu există lacune de comunicare.

În cazul în care ați decis să externalizați doar anumite funcții, este timpul să decideți care resurse ale echipei dvs. de resurse umane existente vor fi responsabile pentru coordonarea fără probleme și fără confuzii cu partenerii dvs. de externalizare.

S-ar putea să vă placă și: Cum va afecta crearea de conținut în realitate virtuală creșterea afacerilor în viitor?

Concluzie

Externalizarea nu este niciodată o decizie ușoară pentru orice afacere. Este nevoie de timp și diligență pentru a fi viabil. Acestea fiind spuse, în cazul resurselor umane, strategia corectă de externalizare vă poate reduce volumul de muncă, oferindu-vă în același timp un ROI pozitiv. De asemenea, poate accelera de fapt creșterea afacerii dvs.

 Acest articol este scris de Costa Lamprou. Costa este șeful PPC la The Elearning Industry Network. Cu experiență în orice, de la dezvoltarea de produse și vânzări la instruire și PPC, Costa ajută companiile de eLearning să-și atingă potențialul maxim de generare de lead-uri. Când nu ajută clienții să reușească, lui Costa îi place să-și extindă orizonturile de marketing cu ajutorul cursurilor de eLearning.