Externalizarea serviciilor de contabilitate pentru firmele de afaceri mici: Ghidul final

Astăzi, externalizarea serviciilor de contabilitate pentru firmele mici de afaceri a devenit o practică comună. De ce?

Acest lucru se datorează faptului că proprietarii de afaceri pot accesa o echipă de contabilitate virtuală instruită și informată la costuri mai mici. Mai important, contabilii externi vă pot ajuta afacerea mică să crească mai rapid și să funcționeze mai bine, permițându-vă să vă concentrați asupra funcțiilor de bază ale afacerii dvs.

Cu toate acestea, există câteva lucruri pe care trebuie să le țineți cont înainte de a angaja o echipă care oferă servicii de contabilitate și evidență externalizate . De asemenea, este o idee bună să sortați serviciile de contabilitate pe care doriți să le externalizați.

În acest sens, permiteți-ne să explorăm avantajele externalizării serviciilor de contabilitate atunci când ar fi un moment bun să faceți acest lucru, lucrurile pe care ar trebui să le aveți în vedere înainte de a externaliza și ce servicii le puteți externaliza.

Outsourcing Servicii Contabilitate

A externaliza serviciile de contabilitate și evidență contabilă înseamnă angajarea unei terțe părți pentru a-ți îndeplini sarcinile contabile.

Echipa externă pe care o angajați poate colabora cu personalul intern. În mod alternativ, ei pot oferi și servicii de contabilitate la 360 de grade, astfel încât să îi puteți angaja fără a avea angajați pentru acest loc de muncă.

Când ar trebui să luați în considerare serviciile de contabilitate și evidență externalizate?

Externalizarea serviciilor de contabilitate pentru firmele de afaceri mici poate părea o opțiune bună atunci când:

• Firma dvs. de afaceri mici nu poate găsi un candidat potrivit pentru a fi angajat ca angajat cu normă întreagă la costuri accesibile.
• Angajații tăi cu normă întreagă sunt în concediu medical, merg într-o vacanță sau își iau concediu din orice motiv.
• Compania dumneavoastră este în creștere și caută oportunități de a-și extinde serviciile de contabilitate și contabilitate.

5 Beneficii ale externalizării serviciilor de contabilitate pentru întreprinderile mici

De ce să externalizeze servicii de contabilitate și pregătire fiscală ?

Iată câteva dintre avantajele pe care le puteți experimenta după externalizare:

1. Economisește timp

Odată cu creșterea afacerii dvs. , veți petrece mai puțin timp pentru a vă extinde afacerea și mai mult timp concentrându-vă pe veniturile și cheltuielile dvs.

În schimb, vă puteți concentra timpul, efortul și resursele pe crearea și implementarea strategiilor de afaceri prin externalizarea contabilității, contabilității și a altor sarcini administrative.

Această practică nu numai că va aduce mai multe venituri, dar vă va ajuta și să construiți relații mai puternice cu clienții dvs.

2. Acces la Expertiză

Un alt avantaj al externalizării serviciilor de contabilitate pentru firmele mici de afaceri este că vă oferă posibilitatea de a angaja un profesionist cu un înalt nivel de expertiză în domeniu. Pentru a rămâne relevante și a menține avansul în cursă, firmele de contabilitate și contabilitate externalizate continuă să-și îmbunătățească abilitățile și calificările.

Mai mult, externalizarea acestui serviciu deschide poarta către o echipă de experți specializați în contabilitate. Puteți fi siguri că sarcinile dvs. de contabilitate și contabilitate sunt în mâini informate și de încredere.

3. Minimizează costurile

Multe companii fac greșeala de a crede că serviciile de externalizare vor implica costuri suplimentare și, prin urmare, inutile. Cu toate acestea, nu este așa.

Externalizarea serviciilor de contabilitate vă permite să vă reduceți cheltuielile fără a reduce calitatea serviciilor. În plus, puteți economisi banii plătiți altfel pe salarii, rechizite de birou, beneficii și taxe pentru angajații cu normă întreagă sau cu normă parțială.

În plus, procesul de angajare a personalului intern este o muncă riguroasă, care vă consumă costurile și resursele.

Prin urmare, angajarea unei echipe de contabilitate externalizată este adesea mai rentabilă decât angajarea de angajați interni pentru aceeași muncă.

4. Mai puține șanse de fraudă

Întreprinderile mici și mijlocii sunt probabil să aibă o singură persoană la cârma sarcinilor lor de contabilitate. Ei au orbește încredere în acel angajat fără nicio responsabilitate sau controale interne. Acest lucru poate crește șansele de a scrie cheltuieli false sau de a manipula cărțile.

Pe de altă parte, serviciile de contabilitate externalizate permit mai multor persoane să se uite prin rapoartele și registrele dvs. de tranzacții, reducând șansa de fraudă.

5. Șansă mai mare de a scala Contabilitatea

Dacă o singură persoană este desemnată pentru contabilitatea firmei dvs., el sau ea este obligat să se simtă supraîncărcat de muncă în curând. În acest caz, șansele ca acest angajat să găsească o anomalie în cărți pot fi scăzute.

Cu o echipă dedicată de contabili, totuși, veți avea șanse mai mari de a detecta anomalii datorită experienței lor în cele mai bune practici contabile.

În plus, echipa externă va avea suficientă disponibilitate și forță de muncă pentru a vă scala serviciile cu ușurință, fără nicio întârziere.

Ce să căutați în serviciile de contabilitate externalizate

Deci, v-ați hotărât în ​​favoarea externalizării serviciilor de contabilitate pentru firmele de afaceri mici. Grozav!

Următorul pas implică alegerea unei companii care să se potrivească bine obiectivelor și eticii tale în muncă. Cu alte cuvinte, calitatea performanței lor trebuie să se alinieze cu obiectivele tale.

În același timp, doar atunci când ei demonstrează profesionalism și construiesc încredere, poți să te bazezi pe ei pentru a vă îngriji registrele de contabilitate.

Cum alegi firma de contabilitate potrivită, totuși? Iată câteva întrebări de adresat înainte de a vă înscrie la un serviciu de contabilitate externalizat:

• Aveți nevoie de servicii de contabilitate și evidență de bază, cum ar fi înregistrări manuale în jurnal sau contabilitate financiară? Sau aveți nevoie de servicii suplimentare, cum ar fi rulări de salarizare sau servicii de depunere a impozitelor? (mai multe despre asta mai jos)
• Ce schemă de plată urmează firma de contabilitate externalizată - taxând lunar, la oră sau orice altă metodă?
• Care este bugetul dumneavoastră lunar pentru contabilitate și contabilitate?
• Compania pe care doriți să o angajați are calificările și experiența potrivite? Au oferit în trecut rezultate constant de înaltă calitate?
• Compania de servicii de contabilitate se sincronizează cu software-ul dvs. de contabilitate preferat, cum ar fi Xero, QuickBooks, Wave sau FreshBooks?
• Sunt ele suficient de flexibile pentru a se adapta cerințelor dumneavoastră în schimbare în viitor?
• Mențin confidențialitatea și securitatea datelor atunci când manipulează datele contabile și financiare ale clienților lor?

Ce servicii de contabilitate puteți externaliza?

Serviciile de contabilitate și evidență contabilă pe care le puteți externaliza includ, dar nu se limitează la:

• Contabilitate de sfârșit de an

Aceasta presupune pregătirea rapoartelor de sfârșit de an care să fie prezentate la adunările generale și transmise acționarilor. Mai precis, poate fi necesar să strângeți situațiile financiare și chitanțele, să ajustați intrările și să vă planificați bugetul pentru anul următor.

Sfârșitul exercițiului financiar este cea mai aglomerată perioadă a anului pentru majoritatea companiilor. Prin urmare, externalizarea cerințelor contabile de sfârșit de an vă poate ajuta să evitați blocajele de ultimă oră.

• Salarizare

Este posibil să fie nevoie să pregătiți declarațiile de salariu ale angajaților, să calculați plățile bonus și să plătiți comisioane. Prin externalizarea serviciilor de administrare a salarizării, vă puteți asigura că nu pierdeți niciodată respectarea taxelor sau termenul limită de salarizare.

• Intocmirea declaratiilor fiscale

O firmă de contabilitate externă vă poate pregăti impozitul pe vânzări, impozitul periodic și alte declarații. De asemenea, pot facilita procesarea și planificarea impozitelor, declarațiile trimestriale și depunerile multiple.

• Managementul registrului contabil

Puteți minimiza riscul de a contracta datorii clienților prin externalizarea serviciilor de contabilitate pentru firmele de afaceri mici. În special, firma de contabilitate virtuală vă poate ajuta cu gestionarea registrului de vânzări pe perioadă scurtă sau fixă.

Gestionarea registrului cu servicii complete poate fi, de asemenea, pe agenda lor. Deoarece folosesc cele mai recente instrumente și software de gestionare a registrelor, pot oferi servicii de contabilitate de cea mai bună calitate pentru afacerea dvs.

• Audit intern

Externalizarea cerințelor dvs. de audit intern deschide ușile către servicii de configurare de top a funcției de audit intern.

Când angajați consultanți de audit intern din exterior, aceștia vă pot ajuta, de asemenea, la crearea manualului de proceduri și politici, revizuiri strategice ale performanței și revizuiri precise de îmbunătățire a eficienței.

• Managementul fluxului de numerar

Vă puteți baza pe o firmă de servicii de contabilitate externalizată pentru a înțelege mai întâi vânzările și cheltuielile proiectate. Apoi, ei vor identifica zonele problematice analizând conturile de plătit, conturile de încasat, politica de credit, inventarul și alte componente.

Această sarcină îi va ajuta să prognozeze toate intrările și ieșirile de numerar pentru afacerea dvs. pe o perioadă de timp. La rândul lor, aceste previziuni ale fluxului de numerar vă pot ajuta în strângerea de fonduri, bugetarea și planificarea afacerii.

• Servicii de consiliere în evaluare

Trebuie să țineți cont de cele mai bune practici de evaluare pentru a îndeplini cerințele complexe de raportare fiscală și financiară ale afacerii dvs. Din nou, efectuarea acestei sarcini poate să nu fie posibilă din cauza lipsei de timp.

O echipă externă de consiliere în evaluare oferă servicii de evaluare de calitate pentru activele necorporale, proprietăți intelectuale, impozite și afacerea dvs. în general. Ele pot oferi, de asemenea, o evaluare pentru instrumente derivate, compensații bazate pe acțiuni și premii de acțiuni, printre altele.

• Contabilitate Excel

Este esențial să ne amintim că soluțiile contabile nu sunt niciodată un lucru universal. Afaceri diferite vor avea cantități diferite de date financiare. În consecință, poate deveni dificil pentru managerii de contabilitate interni să efectueze înregistrări manuale în Excel sau să afișeze corect datele în Excel.

Externalizarea acestei sarcini vă asigură că obțineți soluții personalizate, cum ar fi integrarea registrului de lucru cu surse de date externe.

Importarea datelor Excel în software-ul bazat pe cloud și automatizarea lucrărilor repetitive manuale prin crearea de macrocomenzi sunt sarcini de zi cu zi pentru contabilii Excel externalizați.

• Raportare financiară

Rapoartele financiare vă oferă informații despre performanța afacerii dvs. într-un anumit an financiar. De aceea, analiza și raportarea au devenit sarcini cruciale pentru companii de astăzi.

Trebuie să pregătiți și să analizați situații de profit și pierdere, bilanțuri, situații de reconciliere bancară, situații de flux de numerar, rapoarte de analiză de afaceri și rapoarte de analiză a operațiunilor. Datorită lipsei de timp, puteți externaliza aceste sarcini către o echipă externă de experți.

Externalizarea sarcinilor de raportare financiară vă poate oferi, de asemenea, acces la servicii bonus. Acestea pot include pregătirea rapoartelor privind impozitul pe vânzări, rapoartele de vânzări și rapoartele de cumpărare.

• Procesarea facturii

Pentru a vă eficientiza operațiunile de afaceri, ar trebui să luați în considerare numărul de facturi gestionate pe lună, numărul de persoane implicate în procesarea facturilor, timpul necesar procesării facturilor și alte valori cheie.

Cu toate acestea, este posibil să cheltuiți mii de dolari pe an doar pentru a rezolva problemele legate de potrivirea facturilor cu comenzile de achiziție respective, de răspuns la întrebările furnizorilor sau de alte defecte în procesarea facturilor.

În schimb, o echipă externă de contabilitate vă poate ajuta să validați datele facturilor, să scanați facturile pe hârtie, să înregistrați tranzacțiile, să creați chitanțe pentru facturile furnizorilor și multe altele.

• Reconcilierea conturilor

Acest serviciu vă ajută să confirmați dacă soldul real al contului se potrivește cu cel din extrasul de cont bancar corespunzător.

Echipa externalizată de reconciliere a conturilor va verifica acuratețea fiecărui cont prin identificarea erorilor și inconsecvențele și corectând în mod corespunzător soldul final.

În cele din urmă, echipa vă va înmâna un raport complet de reconciliere care conține elemente restante, excepții și cecuri plătite.

• Intrare manuală în jurnal

În calitate de proprietar de afaceri mici, este posibil să nu aveți personalul necesar pentru a efectua înregistrări manuale în jurnal. O echipă externă de înregistrare manuală a jurnalului poate introduce cu precizie tranzacțiile jurnalului în registre.

Pe lângă reducerea erorilor în acest tip de lucrări, ei pot sugera îmbunătățiri ale înregistrărilor în jurnal discutabile sau problematice.

The Takeaway

Contabilitatea și contabilitatea sunt funcții vitale pentru fiecare afacere, dar sunt și complexe. Nu numai că aceste locuri de muncă necesită timp, ci și cunoștințe de specialitate. Fără o experiență adecvată în contabilitate și contabilitate, pot exista mai multe erori și, înainte de a vă da seama, afacerea dvs. poate chiar să dea faliment.

Totuși, externalizarea serviciilor de contabilitate pentru firmele mici de afaceri are beneficii semnificative. Acestea includ eficiența costurilor, scalarea numărului de sarcini și flexibilitatea în ceea ce privește acordurile și contractele.

Pentru a beneficia de acestea și de alte avantaje, luați legătura cu experții contabili dedicați de la MyTasker. Pe lângă menținerea conturilor, acestea vă pot îmbunătăți fluxul de numerar, vă pot transforma funcțiile financiare și vă pot ajuta afacerea să se dezvolte.