Top 10 sarcini pe care le poți externaliza anul acesta

Conducerea unei afaceri este un efort obositor și consumatoare de timp, iar obținerea succesului înseamnă să aloci timp și efort pentru activități importante. Cu toate acestea, este posibil să vă concentrați prea mult pe sarcini administrative repetitive. Deși aceste sarcini sunt esențiale pentru derularea și dezvoltarea unei afaceri, este posibil să petreceți prea mult timp pe ele în loc să construiți rețele și să vă extindeți pe noi piețe.

Proprietarii de afaceri pricepuți știu că externalizarea îi ajută să-și automatizeze operațiunile de back-office și să păstreze mai mult timp pentru activitățile care sunt legate de creșterea afacerii. Dacă credeți că afacerea dvs. pierde oportunități valoroase, luați în considerare externalizarea sarcinilor dvs. cele mai esențiale.

Iată o listă cu lucrurile pe care le poți lăsa pe altcineva să facă în timp ce lucrezi la afacerea ta anul acesta:

1. Gestionarea calendarului

Pentru mulți oameni, programarea și ajustarea întâlnirilor nu necesită multă muncă. Dimpotrivă, gestionarea calendarului implică mai mult decât crearea de mementouri de întâlnire și liste de verificare. De asemenea, implică să știi ce să marchezi ca urgent, prioritar sau amânabil.

Trebuie să folosiți gândirea critică pentru a veni cu programe care să vă lase suficient timp de petrecut cu familia. Luați în considerare angajarea unui asistent de la distanță care să vă ajute să vă organizați întâlnirile și prioritățile pentru fiecare zi.

Recomandat pentru tine: Outsourcing Funcții HR: Tot ce trebuie să știi.

2. Rezervarea călătoriilor de afaceri

Dacă călătorești mult ca antreprenor, vei dori să te concentrezi mai mult pe obținerea cât mai multă valoare din călătoriile tale. Oricine poate rezerva un zbor sau poate aranja închirieri de mașini, dar acestea sunt lucruri cu care nu ar trebui să te confrunți atunci când ai o agendă mai importantă cu care să ții pasul.

Să ai pe cineva să-ți pregătească călătoriile este un mare economisire de timp. Vă scutește de problemele de a găsi cele mai bune tarife pentru biletele de avion și camerele de hotel. Nu numai că, nu va trebui să vă confruntați cu nevoia de a contesta o rezervare sau un loc anulat. Externalizarea acestora către un asistent de administrare de la distanță vă oferă liniște sufletească.

3. Gestionarea e-mailului

Potrivit unui raport al CNBC, americanii petrec în medie cinci ore pe zi verificându-și e-mailul. Nu este rău să răsfoiți buletinele informative, propunerile de vânzare și invitațiile la evenimente și nu ați dori să ratați o potențială oportunitate care ar putea trece în căsuța dvs. de e-mail.

Apoi, din nou, puteți face mult mai mult cu acele cinci ore pe care le petreceți sortând e-mailurile în funcție de importanța lor și trimițând răspunsuri adecvate. Din acest motiv, este mai bine să lași pe altcineva să o facă pentru tine. Căutați un asistent de la distanță care are un ochi pentru detalii și abilități excelente de organizare pentru a vă ajuta să găsiți valoare în fiecare comunicare care curge direct în căsuța dvs. de e-mail.

4. Preluarea apelurilor

Dacă ești o persoană ocupată, nu ai dori să fii deranjat de telemarketerii și alte apeluri telefonice neesențiale. Cel mai bun mod de a le ocoli este angajarea unui recepționer virtual care poate prelua aceste apeluri în numele dvs., poate evalua nivelul lor de prioritate și poate programa un apel înapoi dacă sunteți în afara biroului.

Mulți asistenți virtuali au experiență la recepție, așa că nu ar trebui să vă ia mult timp pentru a găsi pe cineva cu abilități excelente de comunicare. Modul în care răspunzi la apeluri îți afectează reputația, așa că cel mai bine ar fi să angajezi un recepționer virtual care să-ți pună afacerea într-o lumină bună.

5. Managementul proiectelor

Aveți un proiect major în lucru? S-ar putea să ai o echipă pentru asta, dar nu trebuie să-ți petreci cea mai mare parte a timpului activând și există șanse mari să ai și alte proiecte care sunt în pregătire. Nu te poți aștepta să gestionezi direct diferite echipe.

Fie că este vorba despre dezvoltarea unui site web sau începerea unui curs de masterclass online, gestionarea unui proiect este o sarcină complexă. Aceasta implică verificarea orarului, delegarea sarcinilor, întâlnirea cu liderii de echipă pentru a rezolva probleme recurente și asigurarea faptului că obiectivele fiecărui proiect sunt îndeplinite.

Din fericire, puteți ușura toate acestea prin a face pe cineva să acționeze ca o legătură de proiect. Sarcina lor este să examineze rapoartele de progres, să ia decizii minore și să adună informații direct de la fiecare echipă. În acest fel, nu va trebui să vă aprofundați în detaliile mai fine pentru a vă asigura că proiectele dumneavoastră se desfășoară fără probleme.

6. Managementul rețelelor sociale

În zilele noastre, este imposibil să conduci o afacere fără o prezență în rețelele sociale. Antreprenorii depind de platforme precum Twitter și Facebook pentru aproape orice lucru care alimentează creșterea mărcilor lor. Rețelele sociale vă permit să vă construiți reputația, să influențați deciziile cumpărătorilor și să căutați oportunități de creare de rețele, dar gestionarea profilurilor de rețele sociale pe aceste platforme necesită mult timp și efort.

Managementul rețelelor sociale implică cercetarea despre ce vorbește piața, crearea de conținut care se aliniază cu tendințele actuale și căutarea urmăririi mărcii. Toate acestea necesită abilități de gestionare a timpului și creativitate. Există, de asemenea, reguli pe care trebuie să le urmați, de la a cunoaște cel mai bun moment pentru a publica conținut de pe rețelele sociale până la a cunoaște frecvența corectă de publicare.

Din fericire, puteți oricând să ocoliți aceste provocări lăsând pur și simplu o agenție sau un freelancer să se ocupe de operațiunile dvs. de social media. Asigurați-vă că ajungeți cu cineva care are experiență dovedită în marketing digital. Eforturile dvs. de creare a mărcii și crearea de rețele vor beneficia enorm de pe urma unei persoane care știe cum să creeze conținut eficient și care poate fi partajat și cum să publice un astfel de conținut pentru cele mai multe vizualizări și angajamente.

S-ar putea să vă placă: Organizațiile de astăzi își pot externaliza pregătirea Big Data.

7. Hârtii și documentație

Indiferent de industria dvs., nu sunteți niciodată scutit de procesarea documentelor. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, numărul de reglementări pe care trebuie să le urmați se va extinde și va trebui să procesați documentele necesare pentru a le respecta. Acest lucru este valabil atunci când vă transformați înființarea unui SRL cu mai mulți membri. Va trebui să vă pregătiți statutul de organizare și să păstrați procese-verbale exacte ale întâlnirilor în cazul în care apare o dispută între membri.

Din punct de vedere legal, documentația eficientă vă ajută să evitați să comiteți încălcări și să declanșați conflicte inutile cu alte părți (gândiți-vă la dispute costisitoare de brevete). Singura problemă este că puțini proprietari de afaceri au timpul sau răbdarea să facă orice documente.

La fel ca orice altceva din această listă, puteți externaliza documentația corporativă către furnizorul de servicii potrivit.

Potrivit Benjamin Walker, fondatorul și CEO al Transcription Outsourcing, „dacă pregătiți transcrieri pentru grupuri de focus și întâlniri trimestriale, puteți utiliza un serviciu de transcriere online pentru a vă ajuta să înregistrați informațiile cu precizie.”

De asemenea, puteți solicita unei secretare virtuale să pregătească un sistem de arhivare pentru toate documentele dumneavoastră esențiale.

8. Cercetare online

Dacă doriți să vă extindeți afacerea peste granițe sau să creșteți numărul de produse sau servicii pe care le oferiți, este întotdeauna important să faceți teme pentru acasă. Nu poți avea un plan grozav dacă nu ai toate faptele expuse în fața ta. De asemenea, te-ai putea pregăti pentru eșec dacă te bazezi pe bănuieli sau pe auzite.

Vrei ca planurile tale să aibă o bază solidă dacă țintești spre obiective mai mari, dar cercetarea poate dura mult timp pentru a fi finalizată. Pe lângă utilizarea unui motor de căutare, mai trebuie să efectuați anchete, să citiți articole și rapoarte de marketing și să intervievezi oameni cheie.

Dacă nu doriți să vă retrăiți zilele de facultate făcând vreo cercetare, luați în considerare atrageți o persoană care să caute informațiile de care aveți nevoie. A avea un cercetător online care poate lucra non-stop pentru a genera perspective vă va sprijini inițiativele, mai ales dacă planificați un eveniment major sau o campanie promoțională. Asigurați-vă că externalizați cercetarea online către cineva care a avut experiență în dezvoltarea afacerilor, statistici și jurnalism.

9. Întreținere site

Site-ul dvs. este principalul producător de oportunități. Vă ajută să vă îmbunătățiți prezența online și să implice persoane care ar putea ajunge să cumpere un produs sau să se înscrie pentru un serviciu. Construirea și întreținerea site-ului dvs. oficial nu este ceva ce faceți pe cont propriu. Este nevoie de creativitate și cunoștințe tehnice pentru a rula un site web bine conceput, intuitiv și funcțional.

În plus, trebuie să vă asigurați că site-ul dvs. este protejat în mod adecvat împotriva celor mai recente amenințări. Instalarea pluginurilor de securitate și respectarea standardelor internaționale de confidențialitate a datelor sunt esențiale pentru reducerea expunerii afacerii dvs. la criminalitatea cibernetică.

Dacă sunteți obișnuit să utilizați constructori de site-uri web drag-and-drop, este posibil să doriți să treceți la platforme mai sofisticate, cum ar fi WordPress. Ai nevoie doar de o echipă de dezvoltatori web care să te ajute atât cu elementele de backend, cât și cu cele de front. Alegând oamenii potriviți, puteți construi cu ușurință un site web captivant, ușor de navigat și sigur.

10. Treburi personale

Uneori, sarcinile personale vă pot împiedica productivitatea. În plus, vă pot împiedica să petreceți timp de calitate cu familia.

S-ar putea să vă fie util să externalizați sarcinile personale către altcineva. Un asistent de la distanță vă poate ajuta să câștigați mai mult timp pentru afacerea dvs., precum și pentru lucrurile mai bune din viață. Poate fi scrierea unui raport pentru clasa ta postuniversitară sau poate găsi un loc frumos pentru o ieșire de vară.

S-ar putea să vă placă și: Cea mai bună modalitate de cooperare cu orice partener externalizat.

Cuvinte finale

Ești angajat să-ți dezvolți afacerea în acest an? Începeți să externalizați aceste 10 sarcini esențiale și maximizați-vă timpul și efortul pentru o creștere exponențială!