Cum să organizați o călătorie de afaceri pentru echipa dvs. de la distanță

Lumea noastră se schimbă, în special pentru companiile din multe industrii și este o schimbare care are loc și la nivel global. Este schimbarea la un mediu de lucru hibrid sau la un mediu de lucru complet la distanță pentru unii.

A existat o schimbare în lucrul la distanță datorită ultimilor ani în care un mic lucru numit COVID-19 a făcut dificilă munca în condiții obișnuite. De la blocări la restricții privind distanțarea socială, multe companii s-au adaptat la lucrul la distanță.

Unele companii au continuat să lucreze la distanță și există o creștere a noilor companii care funcționează exclusiv de la distanță. Deși ar putea fi multe beneficii, există unele provocări sau dezavantaje ale lucrului de la distanță.

Cum organizezi o călătorie de afaceri cu echipa ta de la distanță? Logistica de a aduce un angajat sau mai mulți angajați către și de la o destinație poate părea provocatoare. Din fericire, există o gamă minunată de instrumente și software disponibile în zilele noastre pentru a facilita planificarea călătoriilor de afaceri, indiferent de situația de lucru.

În acest ghid, vom analiza cum puteți organiza eficient o călătorie de afaceri pentru echipa dvs. de la distanță în 2022.

Cum beneficiază călătoriile de afaceri echipele dintr-o organizație

Ca afacere, angajații tăi sunt cea mai importantă parte a acesteia. Te bazezi pe ei să apară, să muncească din greu și să obțină cât mai mult succes posibil pentru afacere. Cu toate acestea, este evident că unele companii nu petrec suficient timp ajutând la crearea unui mediu de lucru mai sănătos pentru personalul lor.

Știați că mai mult de jumătate din toți lucrătorii americani sunt dezactivați la locul de muncă? Lipsa productivității sau a motivației la locul de muncă poate fi dăunătoare oricărei afaceri și este agravată dacă aveți mai mulți membri ai personalului care simt toți la fel. Călătoriile de afaceri, totuși, oferă o mulțime de beneficii pentru echipe, indiferent de locul în care lucrează. Citiți mai departe pentru a vedea cum călătoriile de afaceri beneficiază echipele dintr-o organizație.

#1. Îmbunătățește relațiile cu angajații

Este important să se stabilească relațiile cu angajații, mai ales atunci când probabil că petrec mult timp în preajma lor în fiecare zi. Fie că este vorba despre apelurile Zoom, prin e-mail sau în persoană, toată lumea trebuie să se descurce.

Călătoriile de afaceri sunt o modalitate excelentă de a ajuta la găsirea unei soluții de mijloc pentru cei care, probabil, nu au prea multe relații de lucru în afaceri. Poate ajuta la găsirea intereselor reciproce și construirea acestei comunicări poate fi de ajutor atunci când vine vorba de eficiența lor în muncă.

#2. Autoînțelegere și dezvoltare

O mulțime de călătorii de afaceri, în special cele care implică unele activități de team building și networking, pot fi grozave pentru înțelegerea de sine și dezvoltarea individului. Toți angajații merită oportunitatea de a înflori în rolurile lor și, în calitate de angajați, este important să le oferim acele oportunități.

Călătoriile de afaceri pot oferi educație, precum și o șansă de a vă bucura de partea socială a muncii pentru companie.

#3. Excelent pentru bunăstarea mentală la locul de muncă

Călătoriile de afaceri, fie că este vorba de o echipă, o zi sau de un weekend, fie că vă întâlniți cu clienți noi în altă țară, sunt o scuză grozavă pentru a vă bucura de ceva timp departe de birou. Ca lucrători la distanță, probabil că se află într-un mediu în care își amestecă mediul personal cu cel de lucru.

A avea ceva timp departe poate fi grozav pentru bunăstarea lor mentală, astfel încât să revină simțindu-se mai puțin stresați și gata să-și asume orice proiecte viitoare.

#4. Creează motivație și exprimă apreciere

Ca afacere, recunoașterea muncii grele a angajaților tăi este esențială. Îi ajută să-i mențină fericiți în munca lor și suficient de mulțumiți, astfel încât să nu ajungă în altă parte. Cu călătorii regulate de afaceri, vă menține angajații inspirați, ajutând să aducă noi oportunități și experiențe care să ofere înapoi celor care dau mult companiei în fiecare zi.

Cinci sfaturi utile pentru organizarea unei călătorii de afaceri pentru echipele aflate la distanță

Cum poți organiza eficient o călătorie de afaceri pentru echipa ta de la distanță? Am adunat cinci sfaturi utile care vor face ca organizarea unei călătorii de lucru să fie o chinuri și ceva care nu îi va aduce pe angajații tăi responsabili de rezervare, nopți nedormite!

1. Folosiți o agenție de turism corporativă pentru a împărtăși detalii de călătorie.

Rezervarea unei călătorii corporative de orice fel poate fi o provocare, motiv pentru care utilizarea unei agenții de turism corporative care să se ocupe de toate pentru tine pare a fi visul, nu? O problemă cu echipele de la distanță, precum și cu cele care împart același spațiu de lucru, nu vor fi întotdeauna în același loc în același timp pentru a împărtăși detalii de călătorie.

Cu o agenție de turism, cei care călătoresc pot fi în mod regulat la curent cu aranjamentele lor de călătorie prin această platformă. Nu numai că elementul de rezervare este acoperit, dar utilizatorii vor primi toate informațiile relevante necesare călătoriei lor, indiferent dacă iau un avion, tren sau închiriază o mașină.

Cu multe companii care își externalizează operațiunile de afaceri, este logic să faceți același lucru pentru nevoile dvs. de călătorie. De fapt, înainte de pandemie, dimensiunea pieței pentru externalizarea globală a atins 92,5 miliarde de dolari. Este un serviciu foarte necesar pe care multe companii îl folosesc acum și vor continua să facă acest lucru.

2. Creați un itinerariu de călătorie flexibil.

Pentru echipa dvs. de la distanță, este important să cunoască planurile care au fost puse în aplicare atunci când sunt în călătorie. Itinerariile de călătorie sunt un clasic atât pentru afaceri, cât și pentru plăcere, așa că asigurați-vă că creați unul pentru călătorie din timp.

Vor exista unele călătorii de afaceri care poate nu permit prea mult timp de nefuncționare, cu toate acestea, este întotdeauna bine să aveți un pic de flexibilitate în program acolo unde este posibil. Prin urmare, acest lucru poate face prevederi pentru orice lucru care nu merge tocmai conform planului și pentru care ar putea fi necesar să optați pentru o abordare diferită.

Există șabloane grozave online pe care le puteți descărca și modifica după cum doriți, distribuându-le echipei dvs. de la distanță atunci când este necesar.

3. Cercetați și furnizați informații despre destinație.

Orice călătorie de afaceri trebuie să ofere călătorilor săi câteva informații de fundal despre destinație. De la condițiile meteorologice așteptate până la cultura locală și orice ar fi demn de știut, mai ales dacă mergeți în altă țară.

Dacă aveți pe cineva care este responsabil pentru rezervarea acestei călătorii corporative în interior, atunci vă sugerăm să întocmească o foaie de cheat pe care fiecare membru al personalului o poate folosi și la care se poate referi atunci când sunt în călătorie.

4. Organizați activități sau excursii de team-building.

Călătoriile de afaceri nu trebuie neapărat să fie doar de afaceri și să nu fie distractive. Chiar și cele care sunt destinate strict afacerilor și nu neapărat orientate spre team-building pot avea totuși un element de plăcere.

Acestea fiind spuse, încercați să organizați niște activități de teambuilding sau excursii, fie că este vorba de o degustare de vinuri seara sau de o excursie de o zi într-un punct fierbinte local pentru turiști.

Aceste activități vor ajuta la întreruperea călătoriei pentru a adăuga mai mult echilibru, mai ales atunci când vă așteptați ca personalul să fie departe de viața personală în afara serviciului pentru atâtea zile sau săptămâni la un moment dat.

5. Planificați pentru întârzieri neașteptate.

Aproape întotdeauna vor exista întârzieri când vine vorba de călătorii. Pandemia a aruncat cu siguranță planurile de călătorie în haos pentru unii și rămâne încă problematică în unele zone ale lumii. Așa că planifică din timp, dar planifică și pentru neașteptat. Acest lucru poate fi mai ușor de spus decât de făcut, dar să ai un plan de rezervă doar în cazul în care ceva nu se desfășoară așa cum ai sperat, poate fi mai bine decât să nu ai alte planuri.

Ce moduri puteți îmbunătăți relațiile cu angajații de la distanță?

Există multe moduri prin care poți îmbunătăți relațiile cu angajații chiar și atunci când lucrezi cu o echipă de la distanță. Iată câteva sugestii pentru a menține această comunicare vie și bine în orice moment.

• Luați cafeaua Zoom dimineața

Diminețile de cafea Zoom pot fi încă un lucru, chiar dacă au fost o caracteristică de vârf în timpul pandemiei.

Dacă aveți o echipă la distanță, fie că o faceți în fiecare zi sau o dată pe săptămână, luați 15-20 de minute din dimineața pentru a organiza o sesiune Zoom în care toată lumea savurează o ceașcă de cafea ( sau ceai ). Nu trebuie să fie legat de afaceri, ci doar o oportunitate de a vă relaxa și de a discuta!

• Înregistrați-vă cu întâlniri unu-la-unu

Întâlnirile unu-la-unu sunt o modalitate excelentă de a vă informa în mod regulat cu angajații dvs. și de a vă asigura că aceștia se descurcă bine în rolurile lor. Uneori, angajații se pot lupta cu volumul de muncă sau pur și simplu ar putea avea o săptămână grea.

Este bine să faceți verificări regulate pentru a întreba cum se descurcă membrul personalului și cum supervizorul sau managerul poate ajuta cu orice a devenit o problemă. În schimb, veți obține îmbunătățiri în ceea ce privește satisfacția în muncă și, în cele din urmă, va arăta echipei dvs. că vă pasă și de bunăstarea lor personală.

• Utilizați instrumente de colaborare

Există multe instrumente și software online disponibile pentru a le folosi în această lume modernă. Folosiți instrumente de colaborare pentru că sunt acolo cu un motiv. Este benefic să aveți o conexiune constantă disponibilă, mai ales când vine vorba de lucrul la distanță. Indiferent dacă este vorba de Slack pentru comunicare instantanee cu Zoom pentru programarea întâlnirilor.

Călătoriile de afaceri sunt ușor de planificat cu instrumentele potrivite

Pentru echipa ta de la distanță, planificarea unei călătorii de afaceri nu trebuie să fie dificilă. Poate fi de fapt un proces plăcut, care poate fi distractiv de planificat, indiferent de cât de intensă este munca. Asigurați-vă că utilizați instrumentele disponibile și externalizați orice ajutor suplimentar de care ați putea avea nevoie pentru a avea de fiecare dată călătorii de afaceri de succes.