Cum transformă online Proofing fluxurile de lucru creative

Sunt multe de câștigat dacă obțineți feedback și aprobare mai rapidă pentru conținutul dvs.

Iată trei beneficii pentru a pune mingea să ruleze:

1. Aveți mai mult timp pentru a vă rafina conținutul
2. Îți poți atinge termenele limită
3. Poți să asumi proiecte suplimentare

Împreună, aceasta se adaugă la o muncă de calitate superioară și o utilizare mai eficientă a timpului și a banilor. Câștigă, câștigă și câștigă!

Întrebarea, desigur, este cum? Și răspunsul este verificarea online.

Anterior, verificarea implica, de obicei, o mână de oameni care se adună în jurul unui tipărit sau al unui monitor pentru a discuta despre o bucată de conținut. Diferența cu verificarea online este că, după cum sugerează și numele, întregul proces are loc online.

Înainte de pandemie: e-mail, linkuri de transfer și prezentări de diapozitive

În deceniile care au precedat pandemiei, majoritatea echipelor au folosit una dintre următoarele metode pentru a-și demonstra conținutul online:

• E-mail: trimiteți conținut părților interesate și discutați modificările în lanțurile de e-mail
• Legături de transfer: trimiteți un link de descărcare părților interesate și discutați modificările prin e-mail sau chat
• Prezentări de diapozitive: Prezentați conținut în PowerPoint sau Prezentări și discutați feedback la un apel sau în comentarii

După pandemie: software de verificare online

Pandemia de COVID-19 a transformat complet modul în care lucrăm împreună. Un studiu de la McKinsey & Company privind viitorul muncii raportează că de 4-5 ori mai multă muncă are loc acum de la distanță .

Pe măsură ce echipele sunt din ce în ce mai distribuite, cele mai productive agenții și echipe de marketing au apelat la software-ul de verificare online pentru recenziile lor creative. Aceasta oferă un spațiu centralizat și transparent pentru partajarea fișierelor, colectarea feedback-ului și urmărirea versiunilor și aprobărilor.

În același mod în care Slack a transformat chat-ul la locul de muncă și Zoom (darămite Loom) a transformat întâlnirile, software-ul de verificare online a făcut recenziile de conținut mai clare, mai rapide și mai colaborative.

Dar înainte de a intra în detalii despre modul în care funcționează verificarea online, să ne uităm la cele patru capcane ale utilizării e-mailului pentru recenzii ale conținutului creativ.

Cele 4 capcane ale verificării conținutului creativ prin e-mail

Cea mai periculoasă expresie din limba engleză este: „Întotdeauna am făcut-o așa”, a spus Grace Hopper, pionierul informatician din secolul al XX-lea. Și, potrivit Forbes, este și cea mai periculoasă frază în afaceri .

Când vine vorba de munca cu gulere albe, e-mailul a fost canalul de comunicare preferat de aproximativ trei decenii.

• Trebuie să-i pui o întrebare colegului tău de la etajul șapte? E-mail.
• Trebuie să verificați dacă cineva îi place câteva băuturi după muncă? E-mail.
• Trebuie să obțineți feedback cu privire la câteva videoclipuri de la conducerea superioară? E-mail.

Dar cu recenziile de conținut , în special, munca de verificare prin e-mail a fost întotdeauna dezordonată. Și acum că 2 din 3 agenți de marketing și reclame au o configurație de lucru hibridă , problemele cu acest proces devin din ce în ce mai evidente.

Aceasta poate fi împărțită în patru domenii cheie.

1. Fișierele și feedback-ul sunt complet deconectate

Una dintre cele mai mari probleme cu verificarea online prin e-mail este că feedbackul nu este conectat în mod explicit la fișierul la care face referire. Și asta, așa cum sunteți pe cale să aflați, este o rețetă pentru haos.

Link-uri de transfer multiple, zeci de atașamente, sute de comentarii - toate împrăștiate într-o multitudine de lanțuri de e-mail. Echipa ta trebuie să piardă timpul consolidând totul într-un singur loc înainte de a te putea gândi măcar să începi versiunea următoare.

Rezultatul probabil? Feedback-ul este interpretat greșit și sunt necesare runde suplimentare de revizuire pentru a obține lucrul peste linie, adăugând zile la procesul de aprobare.

2. Examinarea materialelor creative prin e-mail este o problemă

Imaginați-vă că încercați să oferiți feedback cu privire la un document fără a putea evidenția partea pe care doriți să o schimbați. Ar trebui să vă explicați gândurile cu descrieri lungi sau să copiați și să lipiți părți ale conținutului într-un e-mail. Acest lucru nu numai că ți-ar lua mai mult timp, dar ar crește și șansele ca feedback-ul tău să fie interpretat greșit.

Ineficient, nu?

Cu toate acestea, echipele oferă zilnic feedback despre videoclipuri, design și alte tipuri de fișiere. Părțile interesate pierd timpul scriind coduri de timp și captând capturi de ecran pentru a explica ce înseamnă. Iar creatorii de conținut sunt lăsați fie să pună totul împreună, fie să convoace o întâlnire pentru un plus de claritate.

3. A urmări oamenii pentru feedback și aprobare este un loc de muncă cu normă întreagă

Am vorbit deja despre problemele cu care se confruntă părțile interesate în timp ce oferă feedback prin e-mail. Așa că este firesc ca mulți dintre ei să o amâne cât mai mult posibil.

Acest lucru creează o problemă pentru managerii de proiect, managerii de cont și agenții de marketing. În primul rând, trebuie să urmărească cu atenție cine a dat aprobarea sau a solicitat modificări (bună ziua foile de calcul). Apoi, ei trebuie să trimită e-mailuri de urmărire pentru a le reaminte oamenilor că feedbackul lor este datorat.

Și ce se întâmplă? Timpul creativ este stors, calitatea conținutului este afectată, iar termenele limită sunt ratate.

4. Controlul versiunii iese pe fereastră

Verificarea e-mailului este un dezastru pentru controlul versiunilor.

Iată doar câteva probleme cu care te poți confrunta:

• Trebuie să oferiți feedback cu privire la fișiere fără a avea ca referință feedbackul anterior
• Puteți oferi din greșeală feedback cu privire la o versiune veche dacă pierdeți câteva e-mailuri
• Conținutul dvs. (în special documentele) poate fi editat și redistribuit ca versiuni noi

Și dacă vă aflați într-o industrie reglementată, cum ar fi finanțele, asistența medicală sau legea, există un risc uriaș de a publica versiunea greșită, ceea ce vă va duce compania în apă caldă.

Cum funcționează software-ul de verificare online și de ce este mai bun pentru echipele moderne

Verificarea online restabilește ordinea în haosul recenziilor prin e-mail prin centralizarea întregului proces de revizuire.

Vă oferă acces instantaneu la tot ce se întâmplă în proiectele dvs., totul în browser. Deci, în câteva secunde, puteți răspunde la întrebări precum „Care este diferența dintre această versiune și ultima?” sau „Ce fișiere sunt pregătite pentru ca echipa mea să lucreze astăzi?”

Să vedem cum funcționează verificarea online în șase pași.

1. Creați un proiect

Primul pas în procesul de verificare online este crearea unui proiect. Acesta este efectiv un spațiu în cloud în care puteți încărca fișiere, iar recenzentul poate intra pentru a adăuga comentarii – chiar în browserul său.

Este nevoie de doar un minut pentru a vă configura proiectul. Apoi puteți urmări fiecare fișier, versiune, comentariu și aprobare, totul într-un singur loc.

2. Configurați fluxul de lucru de revizuire

După ce ați creat proiectul, vă puteți configura fluxul de lucru pentru a vă asigura că fiecare fișier este aprobat de persoanele potrivite.

Pașii dvs. de revizuire pot arăta astfel:

• Revizuire creativă: director de creație, director de artă, copywriter
• Revizuirea managementului: Manager de cont, manager de proiect, strateg
• Evaluare client: Brand manager, marketing manager, expert juridic

Această abordare ajută la prevenirea trimiterii lucrărilor către părțile interesate importante înainte de a fi gata. Ai control complet asupra cine vede ce și când.

3. Încărcați fișiere și setați termene limită

Acum pentru partea cea mai ușoară dintre toate - partajarea fișierelor.

Pur și simplu încărcați fișierele și alegeți cu ce grupuri de recenzenți doriți să le distribuiți. Nu sunt necesare descărcări și nici un risc de expirare a legăturilor de transfer.

Apoi setați o dată limită, astfel încât recenzenții să știe când este nevoie de feedback. Și dacă uită să ofere feedback pe măsură ce termenul limită se apropie, cele mai bune instrumente de verificare online le vor trimite automat un memento.

4. Colectați feedback și colaborați

Ți-ai partajat fișierele și feedback-ul abundă. Acum este timpul să interacționezi cu recenzenții tăi, să răspunzi idei în comentarii și să-i aliniezi pe toți înainte de a dezvolta următoarea versiune.

Majoritatea programelor de verificare online includ instrumente precum adnotări și atașamente. Acest lucru face ușor să vedeți cu exactitate despre ce părți ale conținutului dvs. vorbesc oamenii, astfel încât să puteți rezolva cu încredere repararea.

5. Obțineți aprobarea la primul pas de examinare

După ce ați implementat feedbackul tuturor în conținutul dvs., veți fi gata să distribuiți o nouă versiune cu primul pas de examinare, de exemplu, echipa dvs. de creație.

Dacă ai noroc, vei primi a doua versiune aprobată. Dar, în funcție de complexitatea conținutului dvs., este posibil să aveți nevoie de o altă rundă pentru a-l pregăti pentru următorul pas de revizuire.

6. Repetați cele de mai sus pentru pașii de revizuire rămași

De îndată ce obțineți aprobarea în primul pas de examinare, sunteți gata să vă împărtășiți conținutul următorului grup de părți interesate.

Aceasta ar putea fi echipa dvs. de marketing, experți în produse sau conformitate. Și dacă doriți să accelerați lucrurile, puteți rula câțiva dintre acești pași de revizuire în paralel pentru a vă ajuta să ajungeți mai repede la versiunea finală.

11 caracteristici ale software-ului de verificare online care rezolvă problemele recenziilor prin e-mail

Partajarea fișierelor. Discutarea feedback-ului. Urmărirea aprobărilor. Iată cele mai importante 11 caracteristici ale software-ului de verificare online:

1. Comentarii, adnotări și atașamente

Unul dintre cele mai mari beneficii ale verificării online este experiența utilizatorului pentru recenzori.

În loc să scrieți descrieri lungi prin e-mail, puteți adăuga feedback chiar deasupra fișierelor dvs. Indiferent dacă oferiți feedback cu privire la un videoclip, un document sau o imagine, puteți da clic pe punctul exact pe care doriți să îl schimbați sau despre care doriți să vorbiți. Apoi vă puteți crea comentariul în context.

Iată o listă a celor mai populare funcții de feedback:

• Atingeți pentru a adăuga comentarii
• Creați adnotări cu instrumentul stilou, linii, casete și săgeți
• Adăugați atașamente ca referințe sau pentru context suplimentar
• Răspunde pentru a discuta comentariile în context
• Folosește emoji-urile pentru a reacționa la comentarii și pentru a economisi timp
• @Menționați colegii de echipă sau recenzenții

2. Timecode automate pentru fișiere video și audio

Videoclipul este unul dintre cele mai dificile formate de fișiere de revizuit prin e-mail. Fișierele trebuie să fie încărcate pentru a transfera link-uri, partajate și descărcate într-un anumit interval de timp. Apoi, recenzenții trebuie să enumere codurile de timp pentru a explica ce părți doresc să fie schimbate.

Software-ul de verificare online reduce dramatic timpul de revizuire a videoclipurilor cu puțin ajutor din partea codurilor de timp automatizate. Pur și simplu atingeți fișierul video sau audio în timp ce se redă pentru a-l întrerupe și a crea un marcator. Apoi concentrează-te pe scrierea comentariului tău fără a fi nevoie să explici despre ce parte a conținutului vorbești.

Și deoarece comentariile sunt legate de cadre specifice, editorii pot face clic pe orice comentariu pentru a trece la acea parte a fișierului video sau audio. Acest lucru economisește timp prețios pentru reparații și ajută la trecerea mai rapidă a conținutului pe linia de sosire.

3. Date limită și memento-uri automate

Dacă ați lucrat vreodată într-o agenție de publicitate sau într-o echipă de marketing, există șanse foarte mari să fi trebuit să urmăriți câțiva oameni pentru feedback și aprobare. Nu numai că este frustrant, dar este și o pierdere masivă de timp.

Verificarea online rezolvă această problemă, permițându-vă să setați termene limită pentru fiecare etapă a fluxului de lucru de aprobare. Apoi, pe măsură ce data scadentă se apropie, evaluatorilor tăi li se va reaminti să ofere feedback. Totul în timp ce ești ocupat să te concentrezi pe sarcini mai critice.

Unele software fac un pas mai departe aici, permițându-vă să setați automat date scadente pe baza unui interval de timp prestabilit (de exemplu, două zile). Așadar, dacă cineva începe o revizuire astăzi, data scadentă va fi stabilită automat pentru poimâine - minimizând munca manuală, stabilind în același timp așteptări clare și consecvente pentru părțile interesate.

4. Control de versiune încorporat cu comparații una lângă alta

Controlul versiunilor este o parte esențială a oricărui proces de revizuire de succes. Iată cum vă poate ajuta verificarea online să vă gestionați versiunile ca un profesionist:

• Adăugați versiuni noi peste fișierele existente pentru a păstra un istoric clar al versiunilor
• Revizuiți oricând versiunile anterioare, inclusiv toate comentariile
• Notificați recenzenții sau colegii de echipă dacă se uită la o versiune veche
• Comparați versiunile una lângă alta pentru a vedea ce s-a schimbat și a verifica noua versiune

Cu unele instrumente, puteți chiar să comparați automat două versiuni pentru a sublinia ce s-a schimbat. Și este doar o chestiune de timp până când inteligența artificială începe să joace un rol mai important în recenziile de conținut, ajutându-vă să rămâneți pe brand sau să obțineți designul corect.

5. Suport pentru toate cele mai populare tipuri de fișiere

Unele instrumente de verificare online, cum ar fi site-urile web sau fișierele de proiectare, sunt specializate în anumite tipuri de fișiere. Dar cele mai valoroase instrumente vă permit să vă combinați toate fișierele sub un singur acoperiș.

Puteți partaja fișiere în următoarele formate:

• Documente: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Video: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Imagine: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Audio: MP3, AAC, WAV
• Site live: site-uri HTTPS
• Conținut HTML: HTML

Având tot acest conținut și feedback într-un singur loc, puteți evita să fiți nevoit să săriți între diferite instrumente pentru a vă gestiona rundele de revizuire. Și mai bine, la fel pot face recenzorii tăi, care s-ar putea să nu se înțeleagă bine cu alte instrumente.

6. Examinați pașii și șabloanele

Înainte de a începe orice proiect, ar trebui să vă gândiți la procesul de revizuire și la diferitele părți interesate care trebuie să fie implicate în drumul către linia de sosire.

Dacă lucrezi într-o agenție de publicitate, poate arăta cam așa:

• Echipa creativă
• Managementul contului
• Client

Sau, pentru o echipă de marketing, poate arăta mai mult astfel:

• Brand și marketing
• Produs
• Conformitate

Cu software-ul de verificare online, puteți configura acești pași și vă puteți invita toți recenzenții la începutul proiectului. Apoi, de fiecare dată când partajați un fișier, vă puteți asigura că este văzut și aprobat de persoanele potrivite la momentele potrivite.

Și cireșea de deasupra? Vă puteți transforma fluxurile de lucru în șabloane pentru a fi reutilizate în mai multe proiecte. Perfect pentru întreprinderile care trebuie să implementeze fluxuri de lucru consistente în cadrul companiei lor.

7. Găsire rapidă pentru a căuta fișiere, versiuni și comentarii

Frumusețea de a avea toate recenziile de conținut într-un singur loc este că totul este ordonat și ușor de găsit.

Dar când timpul este esențial, puteți găsi ceea ce aveți nevoie și mai rapid cu funcția de căutare sau de căutare rapidă a software-ului dvs. de verificare online.

Acest lucru vă permite să căutați prin întreaga platformă un anumit comentariu, fișier, versiune sau proiect. Apoi, puteți sări la el într-o clipită și să vedeți exact ceea ce căutați – o economie uriașă de timp în comparație cu traul prin căsuța dvs. de e-mail.

8. Indicatori de stare pentru a vedea cine a aprobat ce dintr-o privire

Imaginează-ți că vorbești cu șeful tău despre o lucrare pe care ai împărtășit-o recent unui client. Dacă ar întreba câți dintre recenzenții tăi l-au aprobat, cât timp ți-ar lua să găsești un răspuns de încredere?

Cu software-ul de verificare online, puteți răspunde la această întrebare în câteva secunde. Din tabloul de bord al proiectului, puteți vedea dintr-o privire starea examinării fiecărui fișier și examinator.

În unele software, de exemplu, veți vedea unul dintre următorii indicatori de stare pentru fiecare examinator:

• În revizuire (gri): examinatorul încă trebuie să arunce o privire asupra acestei versiuni
• Modificări solicitate (portocaliu): examinatorul a solicitat modificări ale acestei versiuni
• Aprobat (verde): examinatorul a aprobat această versiune

Acest lucru vă oferă o imagine clară asupra fișierelor la care sunt gata de lucru, astfel încât să vă puteți gestiona eficient resursele. Și, de asemenea, economisește timp pentru întâlniri inutile, deoarece toată lumea știe deja unde vă aflați în acest proces.

9. Depuneți rapoarte de revizuire pentru auditarea procesului dvs. de aprobare

Dacă lucrați într-o industrie reglementată, verificarea online poate fi de mare ajutor atunci când vine vorba de urmărirea călătoriei de aprobare a conținutului dvs.

Cu rapoartele de revizuire, puteți salva fiecare comentariu și decizia de revizuire pentru fiecare versiune a unui fișier, inclusiv marcajele de timp.

Acesta poate fi exportat ca PDF și salvat pe sistemul dumneavoastră. Deci, dacă există vreodată o plângere sau un proces, puteți vedea exact unde au mers prost lucrurile și cine a fost responsabil.

10. Integrari pentru a fi la curent cu aplicatiile preferate

Cele mai bune instrumente de verificare online se pot conecta cu toate aplicațiile tale preferate. Acest lucru funcționează de obicei prin integrări native sau furnizori de automatizare terți.

Iată câteva moduri prin care puteți implementa integrări în fluxul dvs. de lucru de verificare online:

• Trimiteți mementouri de feedback de la recenzenti în Slack sau Microsoft Teams
• Setați sarcini de revizuire în software-ul de management al proiectelor, cum ar fi Asana și Monday
• Creați automat un proiect atunci când este trimisă o solicitare de marketing

11. Informații pentru a vă ajuta să urmăriți și să optimizați recenziile fișierelor

Software-ul de verificare online este creat pentru a minimiza timpul de feedback și pentru a maximiza timpul petrecut cu sarcini productive, cu impact ridicat.

Cu statistici și analize încorporate, software-ul de verificare online arată câte fișiere, versiuni și comentarii creează echipa ta în fiecare lună. Și dezvăluie tendințele despre modul în care aceste lucruri se schimbă în timp.

Acest lucru vă ajută să monitorizați performanța și să găsiți modalități de îmbunătățire a productivității.

Locurile de muncă fragmentate necesită soluții inovatoare

E-mailul nu a fost creat pentru verificarea conținutului. Și pe măsură ce pandemia a făcut locurile de muncă mai distribuite și mai fragmentate, echipele au început să caute instrumente pentru a-și rezolva problemele de verificare.

Cu software-ul de verificare online, puteți partaja fișiere, puteți discuta modificări și puteți obține aprobarea într-o singură platformă. Acesta face ca oferirea de feedback să fie mai rapidă pentru recenzenți și face comentariile mai clare și mai precise pentru creatorii de conținut. Prin automatizarea pașilor cheie din procesul de revizuire, verificarea online eliberează echipele să se concentreze pe realizarea celor mai bune lucrări.

Crearea de fluxuri de lucru eficiente de proiectare este următorul mare pas în verificarea online. Vedeți cum colaborarea creativă conduce fluxurile de lucru de proiectare și face conținutul dvs. de marcă mai autentic.