Procesul de integrare a clienților de rețele sociale în 12 pași pentru freelanceri și agenții de marketing

V-ați prezentat serviciile, v-ați trimis propunerea și v-ați câștigat un nou client. Felicitări!

Ești entuziasmat, nervos și gata să începi.

Ce acum?

Fă-o oficial!

Majoritatea managerilor de social media și a agențiilor de marketing știu că obținerea unui nou client este doar începutul.

Următoarea fază este integrarea lor pentru a oficializa noua relație de lucru.

Cheia unui proces de integrare fără probleme a clienților este planificarea și adresarea multor întrebări relevante. Scopul este de a înțelege pe deplin marca, nevoile și așteptările clientului înainte de a lansa vreo campanie sau de a începe să postezi pe conturile lor de socializare.

Iată 12 pași pentru a vă ajuta să asigurați un proces fără probleme de integrare a clientului.

Ce este integrarea clientului ?

Integrarea clienților înseamnă pur și simplu primirea de noi clienți în afacerea dvs. Aceasta este prima impresie a clientului despre cum este să lucrezi cu tine. Modul în care începeți această relație va determina cum vor merge lucrurile pe termen lung.

Procesul de integrare este o cale pentru dvs. și clientul dvs. de a vă cunoaște mai bine înainte de a trece la lucrul propriu-zis. Vă permite să răspundeți la întrebările și preocupările lor și să stabiliți așteptări. De asemenea, ajută la eficientizarea fluxului de lucru atunci când începeți să lucrați.

De ce aveți nevoie de un proces de integrare a clientului ?

Introducerea clienților noi cu un proces adecvat, vă oferă șansa de a înțelege mai bine dorințele și nevoile specifice ale clientului dvs. și de a îmbunătăți probabilitatea de a oferi o experiență de nivel înalt.

Deși este posibil să fi discutat despre sfera serviciilor în timpul prezentării, este posibil să nu fi stabilit așteptări exacte. Procesul de onboarding vă permite dvs. și clientului să stabiliți așteptări clare și să vă asigurați că sunteți amândoi pe aceeași pagină înainte de a începe oficial munca.

Integrarea vă permite să obțineți toate răspunsurile de care aveți nevoie dintr-o singură lovitură și să evitați să mergeți constant înainte și înapoi cu clienții despre lucruri pe care ar fi trebuit să le cunoașteți și să le întrebați din timp. Nu există o modalitate mai bună de a-ți impresiona clienții noi-nouț chiar de la început și de a construi relații de durată cu ei decât aceasta!

Șabloanele de înscriere la client de care veți avea nevoie

Pentru a face procesul de înscriere mai rapid și mai eficient, este o practică bună să aveți câteva șabloane pentru fiecare document de înscriere.

Un șablon este un exemplu de document preformatat care conține cele mai importante elemente de aspect și design. Sunt utile ori de câte ori este nevoie de un anumit tip de document în mod repetat, deoarece nu trebuie să creați aspectul de la zero de fiecare dată.

Acest lucru nu numai că te economisește timp atunci când semnezi clienți noi, dar îi ajută și pe clienții tăi să te vadă ca profesionistul care ești.

Iată câteva documente care vă vor fi utile pe măsură ce vă îmbarcați clienți noi.

Șablon de propunere client

Un șablon de propunere pentru rețelele sociale prezintă ideile dvs. pentru ca conturile lor să fie mai de succes. Ar trebui să conțină domeniul de aplicare al lucrării, obiectivele rețelelor sociale pe care intenționați să le atingeți, o prezentare generală a calendarului proiectului și bugetul. Acest șablon este esențial deoarece permite clientului să verifice dacă ideile tale se aliniază cu obiectivele sale.

Contract client

Un contract cu clientul este un document crucial pe care trebuie să-l semnați înainte de a începe orice lucrare. Nu vrei să lucrezi până la oase doar pentru ca un client să iasă din afacere fără preaviz.

Un contract ar trebui să specifice serviciile pe care le veți furniza și cu ce costuri, cine plătește cheltuielile, cine deține munca pe care o creați, detaliile de reziliere pentru ambele părți și momentul în care este datorată plata.

Solicitați un avocat care să vă ajute la redactarea unui șablon de contract standard. Apoi îl puteți personaliza pentru ca fiecare client să îl revizuiască și să semneze. Atunci semnează-l singur și vei fi gata!

Chestionar de îmbarcare

Doriți să captați cât mai multe informații posibil pentru a vă dezvolta strategia de social media. Un chestionar de onboarding este o listă de întrebări pentru a afla mai multe detalii despre ce așteaptă clienții de la tine și despre cum poți livra. Gândiți-vă la cele mai bune întrebări pentru a vă ajuta să înțelegeți pe deplin obiectivele lor, piața țintă, concurenții și eforturile anterioare în rețelele sociale.

În această secțiune, vom trece peste unele dintre cele mai bune întrebări de inclus în chestionarul dvs.

Detalii de plată pentru formularul de facturare

Acest formular simplu colectează informațiile de facturare ale clienților, informațiile de contact, cardul de credit sau alte detalii de plată de care aveți nevoie atunci când le facturați. Efectuarea acestei lucrări administrative în prealabil vă pregătește să fiți plătit la timp. De asemenea, puteți utiliza acest formular pentru a le furniza platforma de plată preferată.

Strategia social media șablon

O strategie de social media este esențială pentru orice freelancer sau agenție de social media după un contract cu clientul. Acest șablon prezintă activitatea pe care intenționați să o implementați pentru clientul dvs. și ceea ce sperați să realizați. Acesta prezintă în mod clar obiectivele tale, tacticile pe care le vei folosi pentru a le atinge, valorile pe care le vei urmări pentru a măsura succesul și platformele specifice pe care le vei folosi.

Auditul rețelelor sociale

Un audit al rețelelor sociale analizează starea actuală și performanța profilurilor rețelelor sociale ale clientului dvs. Acesta prezintă ceea ce merge bine și ce trebuie îmbunătățit pentru a face rețelele sociale mai eficiente pentru afacerea clientului dvs.

Calendar de conținut șablon

Un șablon de calendar de conținut este un program de publicare propus. Afișează când intenționați să publicați postările viitoare pe rețelele sociale, precum și fotografiile sau videoclipurile necesare pentru fiecare postare. Vă ajută să vă organizați pe dvs. și întreaga echipă.

Ghid stilistic

Un ghid de stil este o componentă integrală a oricărei strategii de marketing. Acest document oferă linii directoare pentru prezentarea mărcii clientului atât din perspectivă vizuală, cât și din punct de vedere lingvistic.

Este posibil ca unii clienți să aibă deja ghidurile lor de stil – pe care le poți solicita să le partajeze cu tine – în timp ce alții ar putea avea nevoie de ajutor pentru a crea unul. Șablonul dvs. vă va ajuta să creați unul pentru acei clienți care nu au încă unul.

Cum să integrezi un client nou în 12 pași

Este vital să aveți un proces sistematizat pentru a vă integra clienții rețelelor sociale. Cu cât procesul tău de integrare în rețelele sociale este mai eficient, cu atât o experiență mai fluidă pe care o vei avea tu și clientul pe parcursul relației tale de lucru.

Mai jos, am subliniat 12 pași pe care îi puteți folosi ca bază pentru crearea listei de verificare unice de înscriere.

1. Obțineți contractul semnat

După cum am menționat, contractul dvs. este cel mai important document. Deci, mai întâi, trimiteți acel model de contract clientului dvs. sau solicitați contractul preferat de client. Contractul trebuie să includă detalii precum:

• Informații despre preț (dacă plata depinde de livrabile sau etape)
• Condiții de plată, cum ar fi în avans la începutul fiecărei luni, 50% în avans și 50% la livrare, 100% la livrare etc.
• Detalii de reziliere atât pentru dvs., cât și pentru client
• Un NDA cu privire la modul de gestionare a informațiilor și resurselor de afaceri.

Ambele părți ar trebui să revizuiască termenii contractului și să semneze dacă sunt de acord.

2. Trimiteți un chestionar de înscriere

Apoi, trimiteți chestionarul de înscriere a clientului pentru a completa lacunele în înțelegerea dvs. despre client și pentru a vă ajuta să dezvoltați o strategie adecvată de marketing pe rețelele sociale. Avem mai multe sfaturi mai jos despre ce să includeți în chestionarul dvs.

Un instrument gratuit precum Survey Monkey sau TypeForm este o modalitate fantastică de a vă crea chestionarul. Mai bine, folosește CRM-ul tău — dacă folosești deja unul — și sincronizează răspunsurile direct cu contul clientului tău în CRM.

3. Solicitați ghidul lor de stil  

Cereți clientului dumneavoastră ghidul de stil. Acest lucru vă va îndruma asupra modului de reprezentare a mărcii lor pe rețelele sociale. Dacă clientul nu are un ghid existent, crearea unuia poate fi foarte utilă pentru eforturile dvs. de marketing.

Ghidul de stil vă va ajuta să înțelegeți relația companiei cu clienții sau clienții săi. Ghidul ar trebui să explice stilul și tonul vocii propuse de companie pe rețelele sociale. De exemplu, clientul dvs. poate dori să pară prietenos, dar profesionist, sau altul poate prefera un limbaj informal, cu picioarele pe pământ. Ghidul de stil ar trebui să includă, de asemenea, elemente esențiale ale mărcii, cum ar fi logo-uri, fonturi, culori, imagini etc.

Urmărirea ghidului de stil al clientului dvs. vă va asigura că mențineți o prezență consecventă pe toate platformele de social media și veți stabili o prezență unificată pentru oricine se implică în afacere.

4. Atribuiți membri ai echipei

Acest pas este pentru agențiile de marketing, așa că liber profesioniștii îl opresc!

În funcție de natura serviciilor de marketing pe rețelele sociale pe care le veți furniza, este posibil să lucrați cu o echipă de producători video, specialiști în analiză, strategi de PR, copywriteri, designeri grafici și multe altele. Atribuiți membrii echipei relevanți clientului dvs.

Alegeți-vă managerul de cont cu înțelepciune, deoarece acesta va juca cel mai important rol, în special în preluarea clientului prin procesul de integrare.

Informați echipa despre aspectul și simțul mărcii clientului. Asigurați-vă că își înțeleg obiectivele și ce rol trebuie să joace fiecare pentru a atinge acest obiectiv. Acest brief asigură că toată lumea este pe aceeași pagină.

5. Bun venit în afacerea ta

Acum că ai trecut prin majoritatea formalităților, este timpul să-i oferi clientului tău un bun venit la afacerea ta.

Acest pas are ca scop să-i informeze pe clientul tău că amândoi sunteți la începutul unui lucru grozav și să stabilească tonul și cadența relației voastre de lucru.

Puteți crea un pachet de bun venit elegant, de marcă, folosind un instrument gratuit precum Canva. Pachetul de bun venit ar trebui să includă:

• Detalii (informații de contact și rol) ale echipei pe care ați atribuit-o să lucreze în contul clientului.
• O recapitulare a obiectivelor clientului și a publicului țintă.
• Un rezumat al serviciilor pe care le veți furniza în mod continuu.
• O schiță a diferitelor etape și faze ale muncii pe care o veți face.
• O introducere în instrumentele de social media pe care dvs. și echipa dvs. le veți folosi pentru a-și gestiona munca.
• Mementouri pentru orice alte articole de menaj care încă trebuie abordate.

Profitați de această ocazie pentru a stabili așteptări de la ambele părți și includeți o listă de așteptări pe care le veți avea de la client pentru a preveni orice blocaj de la capătul lor. De asemenea, trebuie să le anunțați cât de des vă veți întâlni și pentru cât timp, astfel încât să se poată pregăti în avans.

6. Începeți cu un apel de lansare

După ce ați trimis pachetul de bun venit, dvs. sau managerul de cont (dacă aveți unul) ar trebui să programați un apel de lansare cu clientul.

Apelul de lansare este șansa ta de a-ți liniști noul client cu privire la procesul de integrare.

După prezentări, prezentați clientul și echipa sa prin obiectivele și cronologia proiectului, așa cum sunt furnizate în pachetul de bun venit. Acesta este momentul pentru a răspunde la orice întrebări de clarificare.

• Discutați despre serviciile dvs. așa cum sunt prezentate în pachetul de bun venit.
• Confirmați procesul de aprobare pentru munca efectuată.
• Întăriți-vă asupra termenelor limită de depunere a lucrărilor.

Oferă tuturor celor din întâlnire câteva minute pentru a pune întrebări și a obține răspunsuri sau pentru a oferi feedback cu privire la proiect. În cele din urmă, revizuiți acțiunile întâlnirii și reiterați sarcinile pe care dvs. și clientul trebuie să le îndepliniți.

7. Obțineți acces la conturile lor de social media

În calitate de manager de social media, este evident vital să aveți acces la conturile de social media ale clientului dvs. pentru a le putea rula eficient. Din păcate, adesea, acesta este unul dintre pașii care împiedică proiectul.

Puteți ajuta acest proces mai ușor și mai rapid dacă oferiți îndrumări despre cum să procedați. Cel mai important, anunțați clienții dumneavoastră că aveți o modalitate sigură de a gestiona și stoca informațiile lor de conectare.

Puteți crea un șablon simplu pentru exact ceea ce aveți nevoie pentru fiecare cont de social media. Solicitați:

• URL-uri pentru toate profilurile sociale relevante
• Autentificare și parolă pentru toate conturile
• Acces de administrator acolo unde este cazul (Facebook Business Manager, Google Analytics etc.)

8. Adaugă-le la instrumentele tale

Majoritatea managerilor de rețele sociale folosesc o mulțime de instrumente pentru a-și eficientiza munca. Este timpul să vă adăugați clienții la ei.

Dacă utilizați un instrument CRM dedicat pentru agenția dvs., adăugați în sistem toate detaliile legate de clienți. Aceasta ar putea include crearea unui nou folder Google Drive și a unui panou pe Trello sau instrumentul dvs. de management de proiect ales. Adăugați-vă clientul la instrumentul preferat de comunicare și colaborare, cum ar fi și Slack.

De asemenea, integrați conturile de rețele sociale ale clientului dvs. în instrumentele de gestionare și analiză a rețelelor sociale, cum ar fi Sked Social.

9. Efectuați un audit al rețelelor sociale

Unul dintre cei mai critici pași în crearea unei strategii eficiente de social media este auditarea activităților existente ale clientului în social media. Aceasta implică revizuirea valorilor rețelelor sociale ale clientului dvs. pentru a accesa creșterea și a identifica oportunitățile.

Auditul dvs. de social media ar trebui să aibă o listă cu toate activitățile curente ale fiecărei platforme sociale pe care se află clientul dvs. Aceasta ar trebui să includă:

• Cât de des postează pe fiecare platformă.
• Numărul de urmăritori, aprecieri, comentarii, rata de implicare etc.
• O revizuire a tonului vocii și a stilului lor de scriere pe diferite canale.
• Cum se desfășoară activitățile lor curente.
• Ce tipuri de conținut funcționează cel mai bine (video, fotografii etc.)
• Ce se spune despre client pentru a înțelege ce simt oamenii despre marca lor.

10. Fă-ți cercetările

Pe lângă un audit al rețelelor sociale, este vital să cercetezi marca clientului. Aceasta include tot ceea ce afectează marca extern, inclusiv tendințele din industrie.

Cercetați industria în care activează clientul dvs. pentru a înțelege cum funcționează. Citiți despre cele mai recente tendințe din industrie și despre ce înseamnă acestea pentru clientul dvs. De asemenea, fiți la curent cu cele mai recente știri din industria respectivă.

Efectuați o analiză competitivă pentru a identifica cel puțin 3-4 concurenți de top. Aflați cât de des și ce tip de conținut postează, vocea mărcii lor și ce spun clienții lor despre ei. Puteți apoi să utilizați aceste date și să le comparați cu ceea ce ați adunat din auditul clientului dvs. pentru a ajuta la crearea unei strategii de social media eficiente pentru clientul dvs.

11. Să înceapă munca

Acum că clientul dvs. este complet integrat, este timpul să începeți să vă gândiți la modul în care vă veți implementa strategia de marketing pe rețelele sociale. Începeți prin a crea, planifica conținutul și subliniați totul în calendarul dvs. de conținut.

Apoi, începeți cu câteva șabloane pentru publicare și raportare, care să vă ajute să reduceți câteva minute din activitățile de zi cu zi. Dacă sunteți un freelancer solo, fără suport pentru design grafic în echipa dvs., un instrument precum Canva poate fi de mare ajutor.

12. Fii la curent cu actualizările

O relație de lucru solidă este incompletă fără actualizări regulate. Asigurați-vă că clientul dvs. este mereu la curent cu ceea ce faceți pentru el. Ține-i la curent cu progresul și rezultatele pe care le obții pentru ei.

25 de întrebări pe care trebuie să le puneți în chestionarul de înscriere a clientului

După cum am discutat mai sus, un chestionar de integrare a clientului este esențial pentru colectarea de informații suplimentare, cum ar fi obiectivele și viziunea clientului pentru proiect. Face parte integrantă din procesul de onboarding.

Iată câteva întrebări pe care le sugerăm să le includem în chestionarul dvs.

Informații despre client

• Care sunt numele, rolurile și informațiile de contact ale membrilor echipei cu care vom lucra?
• Care este metoda ta preferată de comunicare?
• Cine este contactul de rezervă în caz de urgență?
• Care sunt conturile tale de social media?
• Care sunt detaliile de acces la cont la aceste conturi?

Informații de marketing

• Ce vehicule publicitare sunt luate în considerare?
• Care sunt obiectivele companiei dumneavoastră pe termen scurt și lung?
• Care este propunerea de valoare unică a afacerii tale?
• Care este piața, publicul și persoana dvs. țintă?
• Ce locații geografice vizați și care sunt preferințele dvs. de limbă și ortografie?
• Care sunt primii 3-5 concurenți ai tăi?
• Cum rezolvă produsele/serviciile dumneavoastră problemele potențialilor clienți?
• Dețineți un ghid de stil al mărcii?
• Ce font folosiți pentru marketing și branding?
• Cum vrei să se simtă publicul țintă după ce a văzut marca, site-ul web sau reclama?
• Care este „personalitatea” și „tonul” mărcii dvs.?
• Care sunt cei 3-5 concurenți principali ai tăi?

Informatii despre proiect

• Ți-ai stabilit obiective pentru acest proiect?
• Ce valori veți urmări pentru a măsura rezultatele?
• Aveți un interval de timp specific pentru cât timp va dura acest proiect?
• Ce elemente veți avea nevoie ca agenția noastră să fie completate față de ce vă va oferi echipa?
• Care sunt cerințele legale pentru acest proiect?
• Există ceva care vă place și nu vă place la strategia dvs. actuală?

Informatii generale

• Ce te entuziasmează cel mai mult să lucrezi cu noi?
• Cât de des ați dori să primiți rapoarte de marketing actualizate?

Alegeți întrebări relevante din cele de mai sus sau creați-vă mai multe pentru a crea un chestionar personalizat care vă va ajuta să vă înarmați cu toate informațiile de care aveți nevoie pentru clienții dvs.

Instrumentele fac un manager de social media

Crearea unui proces cuprinzător de integrare poate părea inițial copleșitoare; am luat. Dar, odată ce ați terminat, vă va ajuta să vă eficientizați fluxul de lucru și modul în care lucrați și relaționați cu clienții. Veți fi plăcut surprins de cât de ușor este să obțineți toate informațiile critice de care aveți nevoie pentru a începe implementarea strategiei clientului dvs. dintr-o singură lovitură, mai ales dacă aveți toate șabloanele de documente pregătite în avans.

Pe lângă un proces automat și eficient de integrare a clienților, fiecare manager de rețele sociale trebuie să aibă instrumentele potrivite. Instrumentele potrivite îți vor face munca mult mai ușoară.

De exemplu, Sked Social este un instrument de gestionare a rețelelor sociale care vă poate ajuta să gestionați eficient mai multe conturi de rețele sociale într-un singur loc. În plus, veți avea acces la instrumente avansate de programare și analize Instagram.

Gestionați conturile de rețele sociale ale clienților dvs. ca un super-erou cu Sked Social. Începeți astăzi!