Stăpânirea artei bugetării nonprofit: principii cheie și bune practici

Toate organizațiile nonprofit au nevoie de bani pentru a funcționa. Fără munca grea de a determina fluxul de numerar și alocarea capitalului, misiunile caritabile sunt doar idei. Un buget eficient vă poate asigura că organizația dumneavoastră funcționează eficient.

O modalitate de a-l privi este că un buget nonprofit este documentul de planificare utilizat pentru a vă urmări cheltuielile și veniturile. Cu alte cuvinte: determină unde îți vei dedica resursele în funcție de priorități.

Dar nu toate bugetele nonprofit sunt egale. Există diferite tipuri de bugete destinate unor scopuri, departamente sau perioade specifice specifice. Utilizați aceasta ca un ghid pentru a vă asigura că activitățile dvs. financiare contribuie la sustenabilitatea financiară și la impactul pe termen lung a organizației dvs.

Care sunt beneficiile utilizării unui buget nonprofit?

Un buget amănunțit face parte din planul de afaceri al oricărei organizații nonprofit. Când vă faceți timp pentru a organiza un plan financiar clar și consistent, care se aliniază cu obiectivele dvs. în timp util, există beneficii clare. Acestea sunt doar câteva dintre cele mai evidente motive pentru a crea un buget pentru organizația dvs. nonprofit.

• Îndepliniți-vă misiunea: un buget nonprofit eficient vă menține concentrat pe lucrurile potrivite. Cu cât dedici mai multe resurse unui anumit obiectiv, cu atât mai multe șanse să le atingi.
• Creșteți fără a cheltui excesiv: un buget vă permite să creșteți sustenabil, fără riscul de a depăși veniturile. A conduce o organizație de caritate fără un buget clar este ca și cum ai conduce noaptea fără luminile aprinse - nu știi unde mergi, ceea ce crește riscul unui accident brusc.
• Comunicați mai bine: un buget bun îmbunătățește transparența internă nonprofit, facilitând conversații sănătoase despre finanțele grupului dvs. Planificarea bugetului ajută la alinierea personalului și se asigură că membrii consiliului dumneavoastră nonprofit știu ce se întâmplă.
• Păstrați donatorii fericiți: un potențial donator nu vrea să dea unei organizații risipitoare. Vor să se asigure că vă cheltuiți fondurile cu înțelepciune și că contribuțiile lor au un impact. Mai simplu, a avea un plan financiar clar creează încredere cu finanțatorii tăi.

Păstrați aceste beneficii în prim-planul minții pe măsură ce vă creați următorul buget. Acestea ar putea fi, de asemenea, mementouri utile pentru echipa dvs. dacă au nevoie de motivație pentru a participa la procesul de planificare a bugetului. Cu cât obțineți mai multă implicare din partea echipei dvs., cu atât procesul se va desfășura mai bine.

Un proces clar de bugetare ajută, de asemenea, la îmbunătățirea altor domenii ale organizației dvs., inclusiv sistemul dvs. de contabilitate nonprofit și gestionarea auditurilor nonprofit.

4 tipuri de bugete pentru organizațiile nonprofit

Toate bugetele gravitează în jurul banilor, dar bugetele diferite servesc unor scopuri diferite. Iată patru dintre cele mai comune tipuri de bugete utilizate de organizațiile nonprofit.

• Bugetul de funcționare: acesta este unul dintre cele mai comune tipuri de bugete nonprofit și afișează veniturile anuale estimate și cheltuielile de funcționare. Cel mai probabil veți începe cu un buget propus, apoi veți urmări cheltuielile reale în timpul anului fiscal.
• Bugetul de capital: acest buget constă din numerele financiare asociate direct cu proiecte pe termen lung, cum ar fi o campanie de construcție.
• Bugetul programului sau al proiectului: acest raport oferă o imagine de ansamblu asupra veniturilor și cheltuielilor pentru un anumit proiect. De asemenea, puteți crea aceste bugete de program pentru departamente individuale, cum ar fi strângerea de fonduri sau marketing.
• Proiecția fluxului de numerar: Acest buget are proiecții care răspund la întrebarea câți bani aveți în bancă la un moment dat. Organizațiile se bazează adesea pe aceste previziuni pentru a prognoza fluxul de bani de intrare și ieșire.

Indiferent dacă selectați unul dintre aceste bugete sau utilizați o combinație, înțelegerea modului în care fiecare este unic este primul pas.

Abordări bugetare: 3 tipuri de luat în considerare

Pe lângă diferitele tipuri de bugete, există și abordări fundamentale ale bugetării strategice. Acestea sunt filozofiile din spatele modului în care o organizație vede banii. Puteți aplica fiecare la diferitele tipuri de bugete.

• Bugetul bazat pe zero: această abordare presupune pornirea de la zero la începutul anului fiscal pentru a vă determina prioritățile și modul în care ar trebui să cheltuiți banii pe baza acestor obiective.
• Buget bazat pe venituri: această abordare vă permite să vă preziceți venitul, apoi să reveniți la cheltuielile pe care le puteți permite din acea sumă. Este mai ușor atunci când ai o idee clară despre veniturile tale viitoare.
• Bugetul incremental: Această abordare implică construirea unui buget folosind o creștere sau o scădere procentuală pe baza bugetului anului precedent. Se bazează pe ceea ce știi deja că funcționează și durează mult mai puțin timp pentru a construi decât pornind de la zero.

Nu există o abordare „corectă” a bugetului organizațional – trebuie să o găsiți pe cea care funcționează cel mai bine pentru dvs. Cel mai important lucru este să rămâi consecvent odată ce ai ales unul. În caz contrar, nu veți putea compara cu exactitate bugetele de la o perioadă la alta.

Caracteristici pentru buget nonprofit: Căutați aceste 5 lucruri

Am analizat câteva bugete organizaționale, fiecare cu variații și elemente diferite. Cu toate acestea, multe dintre ele aveau mai multe caracteristici similare. Aceștia sunt câțiva dintre cei mai des întâlniți termeni pe care îi veți vedea în buget.

• Venituri: Aceștia sunt banii care vin în organizația dvs. Pentru majoritatea organizațiilor nonprofit, aceste surse de venit se referă la eforturile de strângere de fonduri din donații, sponsori și granturi pentru organizații nonprofit. Poate însemna și taxe de membru și vânzări de bilete pentru evenimente de strângere de fonduri.
• Cheltuieli: se referă la lucrurile pentru care ați cheltuit bani, care reprezintă o gamă largă de costuri directe care includ cel mai frecvent salariile personalului, călătoriile, marketingul nonprofit, cheltuielile programului, spațiul de birou și consumabilele și dezvoltarea profesională.
• Proiecții vs. real: Acesta răspunde la întrebarea: „La ce te-ai așteptat în comparație cu ceea ce s-a întâmplat?” Proiecțiile sunt o parte crucială a procesului de bugetare și veți dori să vedeți cât de aproape au fost cheltuielile estimate de rezultatele reale.
• Perioada de timp: aceasta vă asigură că bugetul include aceeași perioadă în scopuri de comparație, indiferent dacă urmăriți cel mai recent trimestru sau o prezentare generală de trei sau cinci ani. Dar asigurați-vă că mențineți cel puțin un buget anual care să ia în considerare cel mai recent an fiscal.
• Obiective: Acesta răspunde la întrebarea: „Ce cifre de venituri încercați să atingeți?” Păstrați-vă obiectivele organizaționale în prim plan pentru a vă aminti care este obiectivul dvs. și ce valori trebuie măsurate pentru a înțelege cum să ajungeți acolo.

Cele mai bune practici pentru crearea unui buget nonprofit

Acum că am explicat de ce aveți nevoie de un buget și cum arată acesta, să dezvăluim câteva bune practici pentru optimizarea bugetului dvs. ca lider nonprofit. Veți învăța și veți îmbunătăți acest proces prin timp și efort, dar sperăm că aceste sfaturi vă economisesc timp și greșeli potențial costisitoare.

• Implicați oamenii potriviți: obțineți contribuția personalului, a voluntarilor și a consiliului de administrație în procesul de creare și revizuire a bugetului pentru a asigura acceptarea.
• Aliniați-vă obiectivelor: asigurați-vă că bugetul merită timpul dvs. creând unul care vă ajută să vă atingeți obiectivele. Bugetul dumneavoastră nonprofit ar trebui să vă susțină în mod direct obiectivele organizaționale și planul strategic.
• Păstrați-l exact și actualizat: creați procese durabile care vă ajută să urmăriți acuratețea acestor numere. Un buget inexact sau învechit vă va oferi informații greșite, ceea ce va afecta gestionarea financiară adecvată.
• Nu vă înecați în detalii: păstrați majoritatea rapoartelor bugetare la nivel înalt pentru a evita să rămâneți blocat în buruieni. Echipa ta financiară îi va păsa de esențialitate, dar consiliul tău va dori probabil o privire de ansamblu.
• Alegeți instrumentul de bugetare potrivit: alegeți un software de bugetare care este util și nu prea complicat. Automatizarea unora dintre aceste procese cu ajutorul tehnologiei va ajuta organizația dvs. să se dezvolte în mod durabil și să păstreze cifrele exacte. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca să începeți cu Excel sau să treceți la software precum QuickBooks sau FreshBooks. Aceste instrumente vor avea adesea șabloane de buget nonprofit pentru a vă ajuta să începeți.

Pregătește-te să bugetezi mai bine

Bugetarea este o parte esențială a menținerii organizației dvs. pe drumul cel bun și solvabil. Fără buget, nu îți vei îndeplini obiectivele sau misiunea. Acest management financiar este modalitatea de a îmbunătăți sănătatea financiară generală a organizației dvs. nonprofit - chiar dacă nu este ușor, merită să luați în considerare pentru a vă menține organizația în viață și înfloritoare.

Editor de copiere:Ayanna Julien