Evenimentele nu sunt negociabile. Cum se potrivesc în strategia ta de marketing?

Asociația Americană de Cercetare Educațională (AERA) organizează una dintre cele mai mari conferințe din SUA, cu peste 650 de sesiuni care au loc în 6 hoteluri și sunt transmise în direct pentru participanții virtuali.

Prezența la vot la acestea este de mii! Liderii industriei i-au lăudat pe organizatori pentru că au creat cea mai recentă experiență perfectă a conferinței pe Twitter (acum X).

Acum, AERA este un facilitator exemplar de conferință, dar ei nu mai sunt situația anormală. Am urmărit mii de organizații crescând în această măsură în ultimul deceniu, îmbrățișând pragmatic evenimentele ca componentă cheie a strategiilor lor de marketing.

Sezonul conferințelor este peste noi, iar agenții de marketing de evenimente sunt ocupați cu pregătirea pentru participarea echipelor lor de vânzări. Este momentul perfect să citiți acest lucru, astfel încât să puteți evalua dacă scanările nesfârșite ale insignelor sunt legate de rezultatele afacerii sau dacă ardeți bani în numele unei piese de marketing.

De ce ar trebui evenimentele să facă parte din planul tău de marketing B2B?

Evenimentele sunt costisitoare, dar sunt o investiție necesară pentru că atrag perspective și stimulează afacerile. Cu toate acestea, arătarea impactului evenimentelor nu este întotdeauna simplă. Este posibil ca clienții potențiali pe care le faci la evenimente să nu se convertească imediat – sau deloc. Înseamnă asta că sunt o risipă a efortului tău?

Da. Dacă le faci ca un act aleatoriu de marketing.

Problema dvs. este eșecul dvs. de a alinia evenimentele cu KPI-urile generale ale afacerii. De aici încep cu clienții care doresc să găzduiască un nou eveniment.

În ultimii câțiva ani, am văzut că baza noastră de clienți acordă prioritate evenimentelor ca modalități de a construi o comunitate și de a consolida relațiile cu consumatorii, nu doar șanse de a stimula vânzările. Planifică să evaluezi gradul de cunoaștere a mărcii, datele comportamentale și feedback-ul direct din gura clienților potențiali, dacă vrei să obții tot ce poți de la evenimentele tale.

Crește-ți vânzările

Specialiștii de marketing pentru evenimente ar trebui să își asume riscuri calculate cu strategiile lor de marketing pentru evenimente pentru a optimiza rentabilitatea. A fi conștient de peisajul actual al evenimentelor și dorința de a se adapta ajută la crearea unor rezultate pozitive.

Unul dintre clienții noștri, Harbour Wholesale, a făcut un pas îndrăzneț prin tranziția lor tradițională, în persoană, la una virtuală. Dar, ei erau îngrijorați de pierderea încrederii vânzătorilor și de pierderea vânzărilor, iar ca retailerii să participe la spectacol a fost o provocare și mai mare.

Schimbarea formatului de eveniment este un salt mare și admir companiile care îl iau și îmbrățișează tehnologia pe parcurs. Din fericire, pentru Harbour Food, această ajustare a strategiei i-a ajutat să crească vânzările cu 35% în comparație cu cel mai recent eveniment în persoană.

Sursa: vFairs

Nu numai asta, ei au putut și:

• Extindeți-le și accesibilitatea dincolo de barierele geografice
• Generați magneți de plumb tangibili
• Economisiți costurile locațiilor fizice și cheltuielilor de logistică
• Interacționează mai mult cu funcțiile de gamification și de rețea

Colectați date primare

Soarele apune cookie-uri terță parte, iar colectarea datelor se schimbă către un viitor fără cookie-uri pentru o experiență mai bună pentru clienți și confidențialitate a datelor. Acest lucru ne provoacă pe noi marketerii. Fără urmărirea datelor pe mai multe site-uri și aprovizionarea terțelor părți, rămânem în căutarea soluțiilor pentru:

• Lacune de cunoștințe despre consumatori
• Eșec în poziționarea produselor și serviciilor
• Bucle de feedback incomplete

În această etapă, specialiștii în marketing se agață de datele primare ca un salvator. Găzduirea evenimentelor este o modalitate excelentă de a capta date de la participanții care sunt deja clienți sau care știu cu ce probleme se confruntă și acum explorează soluții de produs.

De fapt, propria noastră echipă de produse a investit o cantitate semnificativă de timp în crearea unor sisteme mai bune de urmărire și raportare a evenimentelor în ultimele câteva trimestre, ca răspuns direct la cererea în creștere a clientelei noastre pentru mai multe statistici și date de la evenimentele lor.

Cu tehnologia potrivită pentru evenimente, eliminați colectarea manuală a datelor și adăugați eficiență fluxurilor de lucru, facilitând urmărirea și analizarea datelor la mai multe puncte de contact.

Conținut țintit pentru o audiență similară

Am lucrat recent cu Metaschool, un startup Web3 care cuprinde 13 membri ai echipei. Metaschool a vrut să-și lanseze programul unui grup mai mare de dezvoltatori web. A fost o întreprindere masivă, așa că au decis să creeze tabere virtuale de pregătire pentru a menține pe toți conectați.

De la configurarea paginii de destinație până la automatizarea campaniilor de e-mail, totul a fost implementat în cadrul platformei vFairs. Prezența la tabăra de codificare a crescut cu 60%, iar grupul de participanți a crescut cu o rată constantă de 35% pe sesiune pe parcursul a 11 luni. Evenimentul a fost un succes uriaș, care a început cu 20 de dezvoltatori înscriși și 300 abia așteptând să se înscrie. Metaschool a reușit să-și extindă programul, rămânând fidel viziunii sale și oferind valoare participanților.

Succesul lor este motivul pentru care trebuie să creați conținut care să fie adaptat la sunetul publicului țintă. Evenimentele sunt un instrument puternic pentru furnizarea de conținut personalizat. Cu o planificare atentă, puteți găzdui note cheie, sesiuni interactive și ateliere de lucru specializate care vă provoacă o valoare reală pentru publicul dvs.

Faceți cunoștință cu clienții existenți și intrați în legătură cu potențialii

Mărcile jonglează între întreținerea relațiilor existente și crearea de noi conexiuni. Din fericire, evenimentele s-au dovedit a fi instrumente puternice pentru interacțiunea atât cu clienții actuali, cât și cu perspectivele probabile pentru a modela creșterea viitoare.

Evenimentele sunt acum platforme care celebrează relațiile valoroase și demonstrează angajamentul continuu. Invitând clienții existenți la evenimente concepute în funcție de interesele și nevoile lor, vă întăriți loialitatea față de aceștia.

La vFairs, găzduim o conferință anuală de utilizatori numită DiscoverNext, care se concentrează pe probleme din spațiul tehnologic al evenimentelor. Este deschis clienților și potențialilor, iar evenimentul de anul trecut a avut ca rezultat 550 de înregistrări. Pe baza prețului mediu al unui eveniment virtual, am generat un ROI de 13x.

Evenimentele oferă, de asemenea, un cadru ideal pentru a dezvălui produse și servicii unui public mai nou. Perspectivii se vor implica în timpul sesiunilor, atelierelor și interacțiunilor dedicate care se potrivesc cu interesele lor unice. Această personalizare asigură că ei pleacă cu o percepție pozitivă asupra mărcii dvs.

Rolul cercetării și strategiei în planificarea evenimentelor

Evenimentele sunt benefice. Dar nu poți să apari și să te aștepți la rezultate instantanee. Am văzut companii găzduind evenimente doar pentru că s-au simțit ca lucrul potrivit de făcut pentru afacerea lor. Când obțin rezultate dezastruoase, sunt confuzi cu privire la ce a mers prost. În mod clar, au sărit un pas sau doi care au dus la acest rezultat.

Ai nevoie de un plan solid, iar la baza lui se află cercetarea adecvată. Oferă informații despre tendințele și modul în care concurenții își găzduiesc evenimentele.

Când investești în cercetări aprofundate, am observat un impact pozitiv asupra mai multor aspecte:

Ajută la identificarea publicului țintă

Profilarea cuprinzătoare a audienței acționează ca o bază pentru planificarea evenimentului dvs. Segmentarea publicului țintă în grupuri distincte vă permite să creați experiențe personalizate, crescând probabilitatea de implicare. Abordând punctele dureroase ale publicului dvs. prin conținutul evenimentului dvs., vă poziționați evenimentul ca mijloc de a găsi o soluție la provocările acestora.

Decideți formatele și conținutul

Cunoașterea specificului despre publicul țintă lasă un impact uriaș asupra conținutului, formatului, planului promoțional și aspectului evenimentului. Puteți alege între evenimente în persoană, virtuale și hibride pentru a răspunde cerințelor publicului dvs. specific. De exemplu, dacă publicul dvs. se află în întreaga lume și călătoria nu este o opțiune pentru întregul grup, un eveniment hibrid sau virtual ar putea fi o opțiune mai bună decât în ​​persoană.

Cercetarea adecvată vă permite, de asemenea, să alegeți în mod strategic formatele de sesiune și să adăugați elemente interactive pentru a spori impactul. De exemplu, atunci când găzduiți o prelegere, adăugați mese rotunde și discuții panel pentru a implica publicul la un alt nivel.

Logistica de cercetare

În timp ce conținutul și implicarea sunt esențiale, logistica formează coloana vertebrală care ține evenimentul tău împreună. Cercetarea locațiilor asigură că spațiul ales se aliniază cu tema și dimensiunea evenimentului dvs. Puteți colabora cu vânzători, furnizori și sponsori prin cercetare pentru a asigura o execuție perfectă a evenimentului. Acest lucru vă permite, de asemenea, să luați decizii informate cu privire la distribuția bugetului și să vă atingeți obiectivele evenimentului.

Revenind la Asociația Americană de Cercetare Educațională, găzduirea a peste 650 de sesiuni cu peste 100 de sesiuni care au loc simultan a fost o întreprindere masivă, din punct de vedere logistic. Ceea ce a funcționat bine în cazul lor a fost modul în care au încorporat tehnologia la eveniment pentru a se adapta prezenței. Participanții au creat agende personalizate și au urmărit sesiunile la care doreau să participe. Acest lucru le-a permis să elimine zgomotul a peste 100 de sesiuni care au loc simultan.

Ceea ce este mai fascinant este zumzetul creat de conferințele lor. Oamenii și-au împărtășit experiențele pe Twitter (acum X). În esență, o experiență perfectă face minuni pentru organizatorii de evenimente, expozanți și participanți.

Luați decizii bazate pe date pentru eveniment

Când definiți KPI măsurabili aliniați cu obiectivele evenimentului, vă ajută să analizați mai bine performanța. Cercetând soluții tehnologice, puteți selecta instrumente care permit colectarea și analiza datelor în timp real în timpul evenimentului. Analiza post-eveniment, bazată pe informații despre date, vă ajută să identificați zonele de îmbunătățire și să rafinați strategiile viitoare pentru evenimente.

Generați succes cu date în timpul și după evenimentul dvs

Oamenii cred că norocul duce la succes, dar eu nu sunt de acord.

Astăzi, suntem echipați cu atât de multe date, povești de succes și exemple solide încât nu trebuie să facem presupuneri și să tragem în întuneric.

Specialiştii în marketing de evenimente de succes fac mereu ceva care îmi atrage atenţia. Înainte și după evenimente, sunt lovit de e-mailuri – cu toții o facem. Dar cei care ies în evidență se orientează cu adevărat pe perspective personalizate. Ei fac pasul suplimentar pentru a înțelege ce am făcut sau nu am făcut la eveniment.

De exemplu, primesc un e-mail care spune: „Younas, am văzut că ai participat la sesiunile A, B și C, dar nu ai putut participa la X, Y și Z, care erau subiecte conexe. Iată înregistrarea la cerere a acestor sesiuni, astfel încât să le puteți viziona oricând.”

Sunt o persoană ocupată, așa că s-ar putea să nu prind totul la un eveniment. Un e-mail plin cu acest tip de valoare îmi atrage atenția și respectul.

Aflați ce să măsurați

Pentru a evalua succesul evenimentului, concentrați-vă pe aceste valori cheie:

• Prezență: Evaluați capacitatea evenimentului dvs. de a atrage un public relevant, urmărind participarea la eveniment.
• Interacțiune: valori precum durata sesiunii, ratele de interacțiune și participarea la sesiune vă arată cum măsoară relevanța conținutului și implicarea publicului.
• Conținut popular: află ce atrage cel mai mult atenția. Verificați descărcările de conținut, vizitele cabinelor și zonei virtuale și vizualizările webinarului.
• Generarea de clienți potențiali : Evaluați eficacitatea evenimentului analizând calitatea clienților potențiali capturați și alinierea acestora cu obiectivele dvs.
• Rata de conversie : această valoare oferă o perspectivă asupra cât de bine s-au tradus conținutul și interacțiunile evenimentului în rezultate acționabile.
• Rentabilitatea investiției : comparați costurile și veniturile pentru a determina dacă evenimentul dvs. și-a atins rezultatele scontate și a oferit o rentabilitate favorabilă a investiției dvs.

Maximizați oportunitățile de colectare a datelor

În domeniul dinamic al evenimentelor, datele nu sunt doar o resursă. Este un instrument puternic care dă putere companiilor să îmbunătățească rentabilitatea investiției, să modeleze strategii de succes și să-și implice cu succes publicul.

Dar există o modalitate ușoară de a măsura succesul? În urmă cu cinci ani, evenimentele nu erau prea mari în materie de tehnologie, dar acum organizatorii sunt mai receptivi. Atribuirea devine întotdeauna puțin mai puțin dureroasă dacă puteți utiliza tehnologia evenimentului pentru a urmări activitatea înainte, în timpul și după eveniment.

Ce obiective de marketing vă pot ajuta evenimentele să atingă compania?

Când vine vorba de marketing, dacă nu folosești evenimente, ești deja în urmă. Ele reprezintă unul dintre cele mai puternice instrumente pentru realizarea obiectivelor dvs. de marketing. De la dezvoltarea gradului de conștientizare a mărcii până la încurajarea leadership-ului de gândire, evenimentele oferă o platformă dinamică pentru a atinge o coardă cu publicul țintă.

Obțineți noi fluxuri de venituri cu partenerii corporativi

Evenimentele deschid o cale unică pentru companii pentru a stabili parteneriate profitabile cu noi sponsori. Colaborarea cu parteneri corporativi îmbogățește propunerea de valoare a evenimentului dvs. și deblochează oportunități de succes comun.

Din 2018, Liga Națională Urbană se asociază cu vFairs pentru a găzdui o conferință anuală. Cel mai recent eveniment al lor a înregistrat o creștere cu 200% a prezenței, ceea ce a dus în cele din urmă la noi fluxuri de venituri pentru ei. Există o oportunitate pentru absolut orice companie și industrie de a beneficia de evenimente, cu condiția ca viziunea lor să fie clară.

Îmbunătățiți conexiunile cu clienții

Relațiile cu clienții sunt sânul vital al afacerii tale, iar evenimentele tale catalizează modurile în care cultivi aceste noi relații și construiești comunitatea. Uită-te la evenimentul anual al grupului de utilizatori Mitel. La ultimul lor eveniment, ei au împărtășit cum au reușit să îmbunătățească relațiile cu clienții, să consolideze loialitatea față de brand și să-și consolideze poziția de lider în industrie orientat către clienți.

Sursa: vFairs

Gătiți piste noi și dezghețați-le pe cele reci

Atrageți clienții potențiali cu interacțiunile participanților, înregistrări și implicare. Evenimentele vă permit chiar să reaprindeți interesul clienților potențiali, oferindu-le conținut nou și valoros și experiențe captivante. Clientii potențiali inactivi se pot trezi, astfel încât să poată muta în jos pâlnia de vânzări.

Extindeți-vă pe noi piețe

Puteți să vă diversificați publicul țintă și bazele de clienți la evenimente. Companiile pot accesa noi piețe și industrii cu o abordare personalizată care se potrivește cu provocările cu care se confruntă noile audiențe. În mod obișnuit, clienții noștri din expozițiile comerciale apreciază întâlnirile față în față cu potențialii, pentru a face o impresie memorabilă și pentru a-i hrăni ulterior cu urmăriri. Sunt reticente în a face evenimente virtuale, deoarece nu cred că vor obține același nivel de implicare sau de acoperire. Dar clienți precum OGC Global găzduiesc expoziții comerciale de proprietate virtuală și ajung cu o prezență de 50%, comparativ cu 30% pentru evenimentele la fața locului.

Întăriți percepția mărcii

Vă puteți poziționa compania ca lider de gândire găzduind paneluri de experți, ateliere informative și discuții din industrie. Aceste tipuri de evenimente susțin credibilitatea și încrederea mărcii. Interacțiunile semnificative modelează modul în care participanții vă percep marca.

Lansați noi produse și servicii

Evenimentele sunt ideale pentru a etala noi produse și servicii. Participanții obțin experiență directă înaintea oricui altcineva, permițându-le să înțeleagă caracteristicile și beneficiile în mod dinamic. Cea mai bună parte este că puteți colecta feedback imediat despre lucrările noi în timpul evenimentului, astfel încât să puteți perfecționa produsele pe baza informațiilor în timp real.

Greșeli frecvente de evitat atunci când includeți evenimente în planul dvs. de marketing

Chiar și cu cele mai bune metode, capcanele vor împiedica eficacitatea strategiei dvs. de marketing pentru evenimente. Să vorbim despre cum îți poți reduce șansele de a face aceste greșeli mult prea frecvente.

Nealinierea la obiectivele companiei

Evenimentele trebuie să servească unui scop dincolo de spectacol. Companiile cred că organizarea de evenimente este o idee bună, dar adesea nu investesc timp în a identifica modul în care aceste evenimente se leagă de KPI-urile lor de afaceri. Identificați acest obiectiv specific și apoi concentrați-vă eforturile de marketing în jurul lui. Dacă evenimentele nu vă întorc eforturile, nu investiți în ele.

Baza pe formatele tradiționale de evenimente

Peisajul evenimentelor se schimbă destul de frecvent, cu noi inovații la fiecare colț. Pe măsură ce tehnologia a evoluat, așteptările participanților de la evenimente s-au schimbat și ele. În calitate de gazdă, trebuie să vă adaptați și să veniți cu soluții creative pentru a oferi o experiență interactivă și captivantă.

Organizatorii de evenimente se țin de formatele tradiționale de evenimente și nu funcționează pentru ei, deoarece atragerea atenției participanților a devenit mai dificil ca niciodată.

Cu cinci ani în urmă, o conferință care sa concentrat exclusiv pe diseminarea conținutului ar fi funcționat bine, dar oamenii aveau deja multe căi de rețea la locul de muncă. Deoarece mai mulți profesioniști lucrează de la distanță, ei caută oportunități de networking la evenimente. Profită de căutarea lor pentru a proiecta evenimentele pe care le doresc participanții tăi.

Lipsa integrărilor cu alte canale de marketing

Din punct de vedere istoric, un comunicat de presă a fost mijlocul de referință pentru anunțarea unui eveniment, dar nu mai este singura cale disponibilă pentru marketerii de evenimente. Într-o eră a implicării pe mai multe canale, aplicați o metodă holistică. Utilizați marketingul prin e-mail, LinkedIn și TikTok pentru a vă promova evenimentul unui public mai larg.

Valori incorecte privind performanța evenimentului

În calitate de organizator, aveți ocazia să valorificați puterea colectării datelor în avantajul dvs. - nu ratați acest lucru.

Neglijarea performanței evenimentului și analiza acesteia este o greșeală. Rezultă risipa de resurse și incapacitatea de a identifica zonele de îmbunătățire. Folosiți tehnologia evenimentului pentru a vă măsura performanța.

Atașare la vechile palme ulterioare

Ceea ce scrieți în comunicarea dvs. ulterioară contează. Mesajele învechite și generice cu potențiali anulează impresiile pozitive ale evenimentului tău.

Când urmăriți participanții, faceți referire la interacțiunile pe care le-ați avut cu aceștia în timpul evenimentului. Acest lucru îi ajută să-și amintească cine ești, astfel încât să nu fie nevoie să conecteze punctele. De asemenea, clienții potențiali apreciază efortul pe care îl depuneți pentru a personaliza informația în loc să trimiteți doar un șablon.

Includeți resurse în e-mailurile dvs. care se aliniază cu interesele și provocările pe care v-au menționat la eveniment. Această abordare personalizată întărește valoarea relațiilor cu compania dvs.

Creați experiențe care produc rezultate

Prin planificare meticuloasă și execuție inovatoare, puteți crea evenimente care să vă îmbunătățească identitatea mărcii, să atingeți noi obiective de venituri și să vă ofere informațiile de care aveți nevoie pentru a lua decizii inteligente pentru afacerea dvs.

Succesul arată diferit pentru fiecare tip de eveniment pe care îl găzduiești. Pentru organizatorii de conferințe, câștigul poate include extinderea acoperirii și sporirea angajamentului. O gazdă de expoziție comercială poate urmări vânzări mai mari, în timp ce un comitet de angajare s-ar putea concentra pe găsirea de noi talente.

În ciuda diferitelor valori pentru fiecare caz de utilizare, gazdele trebuie să garanteze că participanții sunt cufundați în experiența personalizată pe care ați creat-o pentru ei. Cu cât mai multe oportunități de implicare și conexiune, cu atât evenimentele tale vor rezona mai mult cu potențialii tăi. Ei își vor aminti efectul cu mult peste durata evenimentului, vor aștepta cu nerăbdare urmăririle tale și se vor alătura apelurilor tale demonstrative cu mintea deschisă.

Vestea bună este că, cu tehnologia evenimentelor precum vTârguri, puteți realiza toate acestea pentru evenimentele dvs., indiferent de dimensiune, tip sau setare.

Această postare face parte din seria G2 Industry Insights . Părerile și opiniile exprimate sunt ale autorului și nu reflectă neapărat poziția oficială a G2 sau a personalului său.