Metadate: ce sunt și de ce este esențială pentru păstrarea documentelor

Problemele managementului și păstrării documentelor sunt pe ordinea de zi pentru fiecare afacere, mare sau mică. Faptul că aceste documente sunt din ce în ce mai digitale (native sau eventual digitizate) a determinat companiile să se confrunte cu noi instrumente și concepte care nu sunt întotdeauna ușor de înțeles. Mai presus de toate, nu este întotdeauna ușor de înțeles importanța și centralitatea anumitor elemente, ceea ce face mai dificil să înțelegeți cum să le folosiți eficient și productiv sau de ce este important să le acordați atenție.

Subiectul despre care vom vorbi astăzi se încadrează chiar în această descriere: metadate . Producem și folosim metadate în fiecare zi, uneori chiar fără să știm, și este fundamental pentru susținerea activităților pe care le desfășurăm ca parte a muncii noastre care implică producerea, utilizarea și consultarea documentelor de tot felul.

Deși cuvântul „metadate” poate aduce în minte ceva vag și abstract, este ceva extrem de concret: fără el, nu am putea produce sau cerceta o factură și nici nu am putea prelua acel contract pe care l-am semnat acum câțiva ani și acum trebuie să ne consultăm. . Fără metadate, nici măcar nu am putea prelua înregistrările pe care autoritatea fiscală ne poate cere să le arătăm.

Deci, să încercăm să obținem ceva claritate pentru a afla mai multe despre aceste probleme.

Ce sunt metadatele?

Pentru a explica ce sunt metadatele, ne vom referi la una dintre cele mai utilizate și probabil cele mai eficiente definiții: metadatele sunt date care descriu alte date.

Aceasta înseamnă că metadatele furnizează date și informații. Dacă vorbim de documente electronice, metadatele oferă informații despre aceste documente, ajută la descrierea și contextualizarea acestora, clarificând funcția lor și, dacă este necesar, relația lor cu alte documente.

Adesea, metadatele pot fi derivate din conținutul documentului în sine, alteori sunt derivate din producerea și utilizarea acelui document și pot fi asociate documentului ulterior. Alteori, este folosit pentru a oferi indicații cu privire la modul în care un document ar trebui să fie manipulat sau procesat. Metadatele au mai multe funcții și, prin urmare, sunt împărțite în general în categorii precum:

• metadate descriptive;
• metadate structurale
• metadate administrative și de management

Unele metadate sunt ușor de identificat și deja găsite în document; altele pot fi găsite în orice document informatic, în timp ce alte tipuri de metadate sunt specifice anumitor tipuri de documente.

Informațiile pe care le găsim în fiecare document includ, de exemplu, data atașată documentului sau informații despre cine l-a creat, fie că este o persoană fizică, o companie sau o instituție. Subiectul documentului, adică o scurtă descriere a conținutului acestuia, este o metadate transversale care sunt utilizate în descrierea fiecărui tip de document.

Pe de altă parte, dacă vorbim de facturi sau alte documente fiscale, un tip fundamental de metadate este numărul de TVA.

Invers, pentru un document de asistență medicală, cum ar fi un raport medical, ar putea fi utilă includerea unei referințe care să indice unitatea în care a fost efectuat un test de diagnostic, pentru a putea regăsi mai ușor documentul conform acestui criteriu de căutare, printre metadate.

Pe scurt, orice informație conținută în sau asociată cu documentul poate deveni metadate , atâta timp cât este capabilă să joace un rol în ciclul de viață al acestui document: în crearea, gestionarea și conservarea acestuia, precum și în regăsirea și ulterioară. utilizare.

De ce metadatele sunt esențiale

Acum că am dat câteva exemple și am identificat obiectul de interes, să încercăm să înțelegem de ce metadatele sunt esențiale.

Lăsând deoparte prevederile legale, la care vom reveni într-un moment, prima funcție a metadatelor este aceea de a ne permite să căutăm și să regăsim un document din arhivele noastre informatice atunci când avem nevoie de el.

De fapt, atunci când trebuie să recuperăm un document din arhivele noastre, trebuie să folosim cheile de căutare , dacă nu vrem să ne petrecem zilele derulând liste nesfârșite de înregistrări. Aceste chei de căutare sunt reprezentate de metadatele asociate documentului atunci când acesta a fost introdus în sistemul de management sau în sistemul de conservare. Aceste metadate, cum ar fi data, subiectul, numărul documentului, numărul de TVA și așa mai departe, sunt instrumentele pe care le folosim pentru a prelua documentele potrivite la momentul potrivit.

Metadate pentru gestionarea și conservarea documentelor

În practică, setul de metadate care însoțește un document, mai întâi în sistemul de management al documentelor și apoi în sistemul de conservare, este structurat după criterii și standarde precise și asociat documentului în sine. Este ca și informațiile de pe spatele unui folder de documente care ne permit să înțelegem dacă vom găsi sau nu documentele pe care le căutăm în acel folder.

Chiar dacă un set de metadate poate fi compus dintr-o mare varietate de informații, atunci când scopul este acela de a asigura o gestionare și o conservare eficace în conformitate cu reglementările actuale , este necesar să se respecte criterii și standarde precise.

După cum am menționat, metadatele pot fi subdivizate în funcție de funcția lor.

Metadate descriptive

Metadatele descriptive , așa cum este ușor de ghicit, urmăresc să descrie documentul sau obiectul digital căruia îi sunt asociate, pentru a facilita căutarea și regăsirea acestuia . Informațiile care specifică subiectul unui document sunt metadatele descriptive.

Metadate administrative și de management

Aceste metadate, pe de altă parte, oferă informații despre tratamentele la care a fost sau trebuie să fie supus documentul, pentru a asigura conservarea, integritatea și autenticitatea lui pe termen lung în timp. Metadatele administrative și de management pot fi metadate care oferă informații despre drepturile de acces la document sau metadate care indică cât timp trebuie păstrat documentul.

Metadate structurale

În sfârșit, metadatele structurale oferă informații care fac posibilă localizarea documentului în cadrul sistemului de conservare, definirea structurii interne a documentului sau identificarea relațiilor cu alte documente. De exemplu, metadatele structurale permit ca un document să fie legat de fișierul computerizat căruia îi aparține, astfel încât să se stabilească o relație stabilă între cele două obiecte.

Rolul reglementărilor sectoriale

Unele metadate, așadar, trebuie să fie întotdeauna prezente, deoarece prezența lor este indispensabilă pentru preluarea documentelor; altele trebuie să fie prezente pentru că servesc drept garanție a integrității documentului, iar altele pentru că contextualizează documentul și ajută la plasarea corectă a acestuia în relație cu alte documente.

În plus, alte metadate sunt impuse de reglementări, tocmai din cauza rolului lor foarte important.

Orientările AgID privind crearea, gestionarea și conservarea documentelor electronice identifică un set precis de metadate minime obligatorii care trebuie asociate cu documentele electronice, documentele administrative electronice și agregarea documentelor electronice (cum ar fi fișierele electronice, de exemplu). Metadatele minime obligatorii trebuie să fie prezente în orice moment pentru a asigura o stocare conformă legal.

În unele cazuri, există reglementări specifice ale industriei, pe lângă liniile directoare ale Agenției pentru Italia Digitală.

Este cazul documentelor cu relevanță fiscală și fiscală, cum ar fi facturile, documentele de transport, comenzile și registrele contabile. În acest caz, unele norme, precum DPR 600/72 și Decretul Ministerial din 17 iunie 2014, oferă indicații precise asupra modalităților de conservare pentru aceste categorii de documente și, de asemenea, asupra metadatelor. DM din 17 iunie 2014, la articolul 3 stabilește că, printre metadatele asociate acestor documente particulare, numele și prenumele, codul fiscal, codul de TVA, data, trebuie incluse în documentul propriu-zis. Aceasta pentru că aceste informații și asocierile dintre acestea sunt considerate indispensabile pentru a asigura regăsirea documentelor astfel încât acestea să poată fi reproduse autorităților.

Acesta este un exemplu simplu pentru a arăta modul în care reglementările din industrie intervin adesea, oferind indicații precise care trebuie reținute atunci când discutăm despre conservarea digitală .

Impactul noilor ghiduri AgID

Recenta intrare în vigoare a noilor Orientări AgID privind documentele IT a pus în atenție problema metadatelor .

Noile orientări au modificat sistemul metadatelor minime obligatorii care trebuie asociate documentului informatic, care până acum era limitat la 6 metadate obligatorii. Noul standard dublează efectiv numărul de metadate minime, solicitând îmbunătățirea informațiilor noi; acest lucru nu este întotdeauna ușor de identificat pentru toate organizațiile.

Această schimbare masivă a forțat companiile și furnizorii specializați de conservare să facă upgrade majore sistemelor lor pentru a putea gestiona noua structură.

Dincolo de metadatele minime obligatorii

Desigur, pe lângă metadatele minime cerute de diferitele reglementări, este întotdeauna posibil să includem informații suplimentare în setul nostru de metadate, care pot fi utile într-un context specific de afaceri și pentru a sprijini cercetări suplimentare, management sau funcții structurale.

În același timp, atunci când dorim să îmbogățim un set de metadate cu elemente suplimentare, este bine să respectăm măcar câteva criterii de bază pentru a evita proliferarea câmpurilor dincolo de ceea ce este necesar și orice complicație inutilă.

În primul rând, este bine să identificăm funcțiile pe care trebuie să le asigurăm sau, de exemplu, cheile de căutare pe care le folosim cel mai des pentru a prelua un anumit tip de document și, prin urmare, care sunt metadatele de care avem nevoie. Unele dintre aceste informații sunt probabil deja parte din setul minim de metadate, cum ar fi data sau subiectul; alte informații, probabil legate în mod specific de un anumit context sau practici de afaceri consacrate, pot lipsi și ar putea fi utilă includerea acestora.

Cu toate acestea, regula „mai puțin este mai mult” se aplică adesea: nu are rost să adăugați o mulțime de informații pe care nu le vom folosi niciodată sau aproape deloc pentru a căuta acel document; este mai bine să te concentrezi pe câteva, dar semnificative informații. O structură prea bogată și complexă, pe termen lung, poate deveni dificil de gestionat și se poate dovedi contraproductivă, complicând inutil munca operatorilor și crescând riscul erorilor.

În cele din urmă, este bine să atribuim „etichete” metadatelor pe care intenționăm să le adăugăm, adică denumiri care clarifică imediat subiectul și care identifică informațiile la care ar trebui să ne așteptăm de la acele metadate. Acest lucru este esențial din mai multe motive.

În primul rând, facilitează munca operatorilor și reduce riscul erorilor de configurare sau de compilare .

În al doilea rând, pe măsură ce trecem în lumea conservării digitale , claritatea este crucială. Dacă trebuie să ne mutăm arhivele de la un furnizor de servicii de conservare la altul, poate după câțiva ani, utilizarea metadatelor neclare ar putea cauza o serie de probleme și ar putea submina gradul de interoperabilitate și inteligibilitate a indicilor din pachetele de conservare, făcându-l mai dificil. a îndeplini sarcini.