Animați-vă întâlnirile cu software-ul de management al întâlnirilor

Suntem la doar câteva luni de noul an și deja îl numesc anul automatizării.

Între explozia celui mai nou prieten al nostru ChatGPT și software-ul mai avansat de inteligență artificială, organizațiile caută modalități de a reduce costurile inutile și de a maximiza timpul alocat angajaților pentru muncă profundă. Și are sens de ce.

Ne optimizăm fluxurile de lucru pentru temerile de recesiune globală și cererea fluctuantă a pieței, în special pentru companiile B2B. Niciunul dintre noi nu este orb față de disponibilizările din domeniul tehnologiei care au avut loc în 2022. Și acum, vom vedea cum companiile se pot adapta la resursele reduse și la piețele în schimbare, toate în timp ce dând sens tehnologiei în continuă evoluție.

Pe scurt, mai puțini oameni lucrează mai mult. Unul dintre modalitățile prin care organizațiile cu gândire de viitor se vor adapta este să se sprijine pe arsenalul în creștere al AI.

În multe cazuri, instrumentele de automatizare devin nu doar un lux, ci o necesitate. Când vă conectați cu colegii dvs. de echipă, ar trebui să vă așteptați să vedeți o întorsătură către automatizare în toate industriile, în special în managementul întâlnirilor.

Conectarea într-o lume post-pandemie, care a mutat în mare parte forța de muncă la muncă globală, la distanță și hibridă va continua să se bazeze pe software-ul de videoconferință.

Ceea ce companiile folosesc împreună cu instrumentele de conferință globale va avea un impact semnificativ asupra modului în care forța de muncă economisește timp și bani și atenuează factorii de stres zilnic. Și unul dintre domeniile pe care organizațiile caută să eficientizeze mai mult ca niciodată este întâlnirile.

Întâlnirile sunt deja un subiect aprins dezbătut – indiferent dacă găsiți valoare în toate mâinile obișnuite pentru organizația dvs. sau ați fi fericit fără o altă întâlnire față în față vreodată. Iubește-i sau urăște-i, întâlnirile sunt aici pentru a rămâne (s-ar putea să înceapă să arate mult diferit).

La nivel de bază, întâlnirile sunt locul în care vă conectați, colaborați și adesea aduceți diverse idei împreună pentru a dezvolta soluții și planuri inovatoare. Ceea ce software-ul de gestionare a întâlnirilor continuă să rezolve este cum să vă curățați întâlnirile existente – indiferent dacă este vorba despre modul în care pregătiți, desfășurați sau urmăriți.

Software-ul de gestionare a întâlnirilor continuă să se îmbunătățească în fiecare an, cu o tehnologie mai inteligentă, o adoptare mai largă și o forță de muncă la distanță globală care necesită pregătire și rezumate mai rapide pentru întâlniri. Nu este de mirare că instrumentele digitale de gestionare a întâlnirilor vor fi o tendință uriașă de urmărit. Să examinăm de ce.

Întâlnirile proaste costă afaceri miliarde

Costul derulării unor întâlniri proaste este enorm. Un raport din 2019 privind starea întâlnirilor a arătat că întâlnirile prost organizate costă organizațiile 399 de miliarde de dolari numai în SUA. În același an, 73 de miliarde de dolari au fost irosite în Germania, 58 de miliarde de dolari în Marea Britanie și 33 de miliarde de dolari în Elveția - toate din cauza întâlnirilor proaste.

Este ușor să spuneți că întâlnirile „proaste” sunt costisitoare, dar unde în special întâlnirile ating rezultatele organizațiilor? În principal în costurile forței de muncă – fenomenul comun cunoscut sub numele de „întâlnirea oboselii” poate fi atribuit lucrătorilor care au nevoie de timp pentru a se recupera de la cei frustrați.

În cel mai rău caz, întâlnirile în desfășurare și prost desfășurate pot reduce productivitatea generală a afacerii și pot irita angajații, în special pe cei cu poziții de conducere, care pot petrece până la 23 de ore pe săptămână în întâlniri, provocând nemulțumire la locul de muncă care poate contribui la o cifră de afaceri costisitoare.

Cum software-ul de management al întâlnirilor luptă împotriva întâlnirilor proaste

Nu ești singur dacă te-ai revoltat vreodată de o întâlnire fără rost sau de o întâlnire care a durat mult. Trecerea către automatizarea întâlnirilor prin intermediul software-ului pentru întâlniri va combate direct cele mai frecvente plângeri ale întâlnirilor.

• Întâlnirile sunt prea lungi și neproductive. Această plângere este principalul software de întâlnire a durerii pe care își propune să îl rezolve. Software-ul solid de gestionare a ședințelor monitorizează timpul general al agendei, timpul fiecărui punct al agendei și timpul individual al vorbitorului.
  În ceea ce privește productivitatea, software-ul pentru întâlniri poate ajuta productivitatea echipei dvs. în multe feluri. Cel puțin, instrumentul dvs. de gestionare a întâlnirilor are o modalitate simplă de a înregistra sarcinile și deciziile din cadrul întâlnirii și de a urmări elementele de acțiune.
• Întâlnirile nu sunt bine organizate sau bine planificate. Majoritatea, dacă nu toate, software-ul de management al întâlnirilor au un generator de agendă care permite crearea de șabloane simplă, complexă sau personalizată, astfel încât echipele să poată adăuga structură și un plan întâlnirilor lor.
• Întâlnirile nu sunt orientate spre acțiune și nu au ca rezultat pașii următori clari. Software-ul pentru întâlniri reduce costurile prin automatizare prin stocarea intuitivă a înregistrărilor întâlnirilor. Este ușor să accesați rezumatul întâlnirii sau procesele-verbale atunci când este necesar, ceea ce vă ajută să procesați în continuare informațiile înregistrate.
• Întâlnirile nu sunt incluzive și nu permit participarea egală. Incluziunea la locul de muncă este vitală, deoarece lipsa diversității și includerea în întâlniri pot cauza puncte moarte costisitoare.

Software-ul de gestionare a întâlnirilor oferă o platformă virtuală de întâlnire care asigură că toată lumea are aceeași oportunitate de a participa, indiferent de locația lor fizică sau de circumstanțele personale. Acest lucru promovează incluziunea și crește productivitatea prin minimizarea timpului și efortului petrecut cu călătoriile și programarea.

Cu funcții precum table virtuale, partajarea ecranului și colaborare în timp real, software-ul de gestionare a întâlnirilor permite echipelor să lucreze împreună perfect și eficient, indiferent de locația sau fusul orar al acestora.

Mai puțină muncă de întâlnire banală, mai mult timp pentru strategie

Din cei 182 de manageri superiori chestionați de Harvard Business Review, 64% au spus că întâlnirile au loc în detrimentul gândirii profunde. Aceasta este o statistică îngrijorătoare pentru companiile care doresc să se adapteze continuu printr-o strategie profundă, pe termen lung.

Pentru a rămâne competitive pe piețele actuale, companiile au nevoie de cele mai bune și mai strălucitoare concentrate pe articole de ansamblu.

Sarcini precum construirea agendelor de la zero sau scrierea manuală a minutelor întâlnirii sunt consumatoare de timp și frustrează angajații. Acest lucru duce la nemulțumire la locul de muncă, la rotație și la risipa de resurse. Nu doar munca obositoare de pregătire pentru întâlniri poate fi descurajantă. O întâlnire proastă poate duce la sindromul de recuperare a întâlnirii, făcând dificil pentru angajați să se recupereze de la întâlniri și să lucreze eficient.

Întâlnirile ar trebui să evite capcanele obișnuite: automatizarea sarcinilor dacă este posibil, menținerea ședințelor pe drumul cel bun și rămâneți numai la participanții relevanți. De ce au angajati să structureze manual o agendă, să sintetizeze notele întâlnirii și să reintroducă elementele de acțiune într-o a doua locație digitală, când o aplicație de gestionare a întâlnirilor ar putea face asta pentru tine în câteva secunde?

Sursa: Opera de artă de Ronnie Jensen

Software-ul de management al întâlnirilor permite întâlniri strategice cu o agendă fixă, program stabilit, subiecte concentrate și vorbitori alocați. Participanții știu la ce să se aștepte, astfel încât să se poată pregăti în avans și să aprofundeze în ordinea de zi pe măsură ce întâlnirea progresează.

Întâlnirile asincrone au loc deja, iar companiile trebuie să se adapteze

COVID-19 ne-a arătat că întâlnirile față în față nu mai sunt necesare pentru succesul organizațional. Afacerile cu gândire de viitor, dintre care multe au lucrători care acoperă fusurile orare, au trecut la lucru și întâlniri asincrone.

Dar prin ce este diferită o întâlnire asincronă de un simplu chat Teams?

În întâlnirile asincrone, participanții petrec o anumită perioadă de timp pe întreg materialul întâlnirii, mai degrabă decât pe o sarcină deschisă. O întâlnire asincronă bine desfășurată are un scop, o agendă, un loc central în care participanții își pot împărtăși gândurile și un proces de înregistrare a proceselor verbale. Procesul-verbal de ședință este finalizat și trimis la încheierea ședinței.

Desfășurarea unei astfel de întâlniri cu părți disparate este posibilă numai cu un software de gestionare a întâlnirilor care să vă sprijine.

Sursa: Velocity Global

Ce să cauți în software-ul de management al întâlnirilor?

De la începutul întâlnirilor (nu sunt sigur, nu am fost acolo, dar cred că au avut loc în peșteri preistorice), a existat o temă a plângerilor întâlnirilor.

Unele dintre cele mai frecvente nemulțumiri ale întâlnirilor includ vorbitori suprapusi, întâlniri lungi, lipsa unui proces standard de creare a agendei sau de luare a notițelor, nicio zonă centralizată pentru stocarea notițelor sau a proceselor verbale de întâlnire și o persoană care monopolizează întâlnirea. De aceea, este esențial să găsiți remediile exacte pentru aceste accidente obișnuite ale întâlnirilor atunci când luați în considerare software-ul de management al întâlnirilor.

Când investiți în software de management al întâlnirilor, doriți să obțineți cel mai bun profit pentru banii dvs. Iată care sunt caracteristicile cheie pe care trebuie să le aveți pe lista de dorințe pentru managementul întâlnirilor:

• Un generator de agende; puncte bonus dacă mai mulți membri ai echipei pot colabora pe agendă
• Un sistem automat pentru crearea și distribuirea proceselor verbale de întâlnire
• Un instrument de urmărire a timpului pentru punctele de pe ordinea de zi și pentru vorbitori
• Un sistem pentru măsurarea eficienței întâlnirii și colectarea feedback-ului despre întâlnire de la echipa ta
• Un sistem de organizare a difuzoarelor
• Un sistem pentru înregistrarea automată a sarcinilor din cadrul reuniunii
• Un sistem pentru înregistrarea automată a deciziilor din cadrul ședinței
• Un mecanism de vot în cadrul ședinței
• Integrare cu alte instrumente de productivitate care pot ajuta la gestionarea sarcinilor
• Depozitarea centralizată a materialelor întâlnirii
• Abilitatea de a personaliza și modela agende, procese verbale de întâlnire și multe altele

Deși această listă cu siguranță nu este exhaustivă, este un bun punct de plecare atunci când investiți în tehnologia de management al întâlnirilor.

Cât timp și bani ai putea economisi cu software-ul de management al întâlnirilor?

Timpul și banii economisiți folosind software-ul de gestionare a întâlnirilor depind de tipurile de întâlniri pe care le desfășurați, de dimensiunea echipei și de durata întâlnirilor. Iată un exemplu pentru a calcula timpul și banii cheltuiți pe întâlniri.

Conform calculatorului HBR, o întâlnire de o oră cu opt angajați care câștigă 70.000 pe an va costa organizația dumneavoastră 392 USD per întâlnire. Clătiți și repetați acea întâlnire de câteva ori pe lună sau chiar săptămânal și puteți vedea cum se adună întâlnirile.

Cheltuielile întâlnirilor sunt costuri nerecuperabile dacă nu există nicio structură și rezultate tangibile, iar lucrătorii tăi părăsesc întâlnirea simțindu-se frustrați și epuizați. Software-ul de management al întâlnirilor ameliorează aceste puncte dureroase, scutindu-vă de epuizarea angajaților și diminuând productivitatea.

Luați rămas bun de la întâlnirile neproductive

Pe măsură ce companiile caută automatizare pentru a reduce costurile și a eficientiza procesele, spațiul de întâlnire nu va face excepție. Având în vedere tendința în curs de desfășurare a muncii la nivel global, la distanță și hibrid și incertitudinea pieței, companiile vor reduce costurile și resursele acolo unde pot.

Cu una dintre cele mai costisitoare greșeli pe care companiile le pot face, fiind întâlniri neproductive, software-ul de gestionare a întâlnirilor care oferă rezultate mai eficiente și mai acționabile ale întâlnirilor va fi o tendință fără îndoială.

Alăturați-vă revoluției întâlnirilor care a trecut testul timpului – explorați secretele Skype și modul în care îmbunătățește colaborarea.