Auditarea platformei dvs. de automatizare de marketing: o foaie de parcurs

Platformele de automatizare a marketingului (MAP), cum ar fi HubSpot , ar trebui să vă ușureze viața și să vă permită să vă concentrați timpul și atenția asupra altor chestiuni mai presante. Cu toate acestea, dacă nu există o supraveghere adecvată asupra activelor pe care le creați în cadrul MAP, acestea pot avea cu ușurință efectul opus. Ceea ce a contribuit odată pozitiv la procesele dvs. de marketing, vânzări și servicii este acum un factor de descurajare major pentru gestionarea și executarea inițiativelor dvs. - necesitând presupuneri și ore de analiză a activelor vechi doar pentru a îndeplini cele mai simple sarcini.

Dacă cele de mai sus sună ca și cum tocmai ți-am descris ziua, nu ești singur. Dacă ați lăsat MAP să ajungă în acest punct, poate fi timpul să faceți un pas înapoi și să faceți ceva pe care nimănui nu îi face plăcere, dar este necesar pentru sănătatea afacerii dvs. și, mai important, pentru sănătatea dvs. - un audit al portalului.

Deși toate MAP-urile nu sunt la fel, există câteva linii directoare generale pe care le recomandăm întotdeauna să le urmam atunci când ne asumăm acest proiect. Un aspect cheie și adesea trecut cu vederea al deținerii unui MAP este acela de a avea unul sau doi părți interesate/campioni interni care pot fi o sursă de adevăr pentru protocolul oricărei companii sau pentru cele mai bune practici din cadrul MAP, mai ales atunci când vine un consultant extern pentru a audita și optimiza platforma. .

Permisiuni

Înainte de a face orice, vă recomandăm să aruncați o privire asupra permisiunilor utilizatorului din MAP. Aceasta este adesea o sursă majoră de inconsecvență în cadrul platformei, deoarece diferiți oameni au idei diferite despre cum ar trebui să funcționeze și să funcționeze lucrurile din perspectivele și inițiativele proprii.

Pentru a gestiona acest lucru, intervievați fiecare departament sau utilizator și determinați la ce are nevoie de acces și la ce nivel de acces este necesar. Reorganizați și documentați aceste permisiuni, astfel încât toată lumea din organizația dvs. să știe cine are acces la ce și de ce. Adoptarea acestei abordări ar trebui să ajute la atenuarea oricăror dureri legate de motivul pentru care are loc amestecul de permisiuni și să ofere tuturor o mai bună înțelegere a cine ar trebui să meargă atunci când au nevoie de ceva anume. Ca regulă generală, permisiunile la nivel de administrator (Super Admins în HubSpot) ar trebui rezervate unui anumit grup de utilizatori cu putere, dacă nu pentru o singură persoană.

Convențiile de denumire

Acum că permisiunile sunt reduse, este timpul să-i aduceți pe acești utilizatori pe aceeași pagină cu structura convenției de denumire a MAP. Înainte de a atinge efectiv oricare dintre activele din portal, este important să decideți cum clasificați diferitele active, cum vor fi legate împreună și ce detaliu ar trebui exprimat la un nivel înalt. Ceea ce este stabilit și hotărât aici va face minuni pentru utilizarea viitoare a MAP și vă va permite să navigați eficient și să raportați asupra activelor pe care le creați și le gestionați în cadrul platformei.

Deși nu există nicio structură specifică a convenției de denumire pe care o recomandăm, ar trebui să țineți cont de lucruri precum campaniile pe care le desfășurați, momentul acelor campanii și orice conexiuni terță parte pe care le puteți avea cu MAP.

De asemenea, este important să rețineți că aceasta ar trebui să fie o discuție cu aceiași utilizatori pentru care ați gestionat permisiunile. Furnizați un punct de plecare bazat pe cunoștințele dvs. la nivel de expert despre MAP, dar adaptați-l pentru utilizatorii care construiesc/lucrează zilnic în MAP. La sfârșitul procesului, ar trebui să aveți un document pe care îl puteți partaja echipei dvs., care dictează clar convențiile de denumire care vor fi utilizate în diferite scenarii de active. Nu vă fie teamă să actualizați pe măsură ce afacerea dvs. evoluează și asigurați-vă că comunicați acele actualizări/modificări restului echipei.

În acest moment al proiectului, ați pus bazele lucrărilor efective care vor începe în cadrul MAP. Știți cine poate edita/crea anumite active și aveți stabilită structura pe care doriți să o implementați. La sfârșitul zilei, un MAP este menit să promoveze, să vândă și/sau să dea servicii de contacte din baza ta de date. Din acest motiv, vă recomandăm să începeți cu înțelegerea modului în care acele persoane de contact intră în baza dvs. de date, astfel încât să puteți urmări traseul breadcrumb de la creare până la eventualele procese în care ajung și apoi să le optimizați pe parcurs.

Formulare și pagini de destinație

Când examinați formularele curente din MAP, căutați disponibilizări sau formulare care nu mai sunt utilizate. Bazează-te pe statistici, cum ar fi momentul în care formularul a fost trimis ultima dată, câte vizualizări are formularul și când a fost creat/actualizat ultima dată formularul pentru a determina dacă un formular este încă activ.

În timp ce vă uitați prin formularele, documentați la ce pagini de destinație sunt atașate - pot fi acele pagini arhivate/redirecționate sau sunt, de fapt, încă utilizate/necesare? După ce ați terminat, căutați să vă consolidați structura formularului. Utilizați o linie de gândire de tip pâlnie pentru a alinia conținutul/trimiterile în compartimente, pentru a ajuta la întreținerea portalului și la procesele backend deopotrivă.

Scopul nu este de a avea un singur formular principal, ci mai degrabă o grupare mai ușor de gestionat (de exemplu, dacă desfășurați seminarii web, creați un formular nou de fiecare dată? Dacă da, luați în considerare un formular de webinar principal). Nu uitați să utilizați și convențiile de denumire pe care le-ați decis mai devreme în proces.

Alte puncte de intrare în baza de date

Cum altfel ajung contactele în baza ta de date? Există integrări (cum ar fi Salesforce ) în joc care trebuie luate în considerare? Dacă da, veți dori să documentați și să reevaluați integrările și să vă asigurați că mapările și setările sunt în conformitate cu noile convenții de denumire și cu procesele de segmentare a bazei de date. Există importuri frecvente de către utilizatori? Dacă da, verificați la fața locului unele dintre importuri și asigurați-vă că are loc igiena adecvată a datelor înainte de import - sunt câmpurile potrivite? Utilizatorii creează câmpuri duble? Dacă da, blocarea permisiunilor și mai mult poate fi în ordine sau luați în considerare furnizarea utilizatorilor cu un șablon de import/document de proces pentru a ajuta la standardizarea acțiunilor lor de import.

Oricum contactele ajung în baza ta de date, acum ar trebui să ai toate câmpurile, listele, paginile și formularele necesare în fața ta în această fază a auditului. Acum este timpul să spargeți acel buton de ștergere pentru a scăpa de orice proprietăți inutile (asigurați-vă că vă consolidați în situații de duplicare), liste, LP-uri și formulare. Dacă sunteți neclintit în privința ștergerii definitive, utilizați structurile de foldere pentru a arhiva activele inutile pentru a le scoate din vedere și din minte, dar aveți și capacitatea de a vă referi la o dată ulterioară, dacă este necesar.

În faza a doua a auditului, te vei uita la ce se întâmplă cu contactele după creare. Din nou, deoarece starea de sănătate a bazei de date și experiența dvs. de contact ar trebui să fie în centrul strategiei dvs. MAP, analizarea acesteia din perspectiva călătoriei unui contact vă ajută să prioritizați și să luați decizii cu privire la activele care modelează acea călătorie.

Procese promoționale/Automatizare

Probabil că veți întâlni automatizările de mesaje și de cultivare în secțiunea de formulare a auditului dvs. (și poate doriți chiar să le luați în considerare și la acel moment), dar acum veți dori să vă uitați la automatizarea care livrează mesaje persoanelor de contact. Acțiunile pe care ați putea alege să le întreprindeți în această etapă pot fi:

• Asigurați-vă că criteriile de pornire sunt corecte (de exemplu, deoarece ați consolidat formularele, acum trebuie să faceți referire și la numele paginilor?)
• Asigurați-vă că e-mailurile incluse în automatizare sunt aliniate cu vocea și marca dvs. de astăzi, deoarece acestea ar putea foarte bine să fie de acum ani.
• Asigurați-vă că obiectivele fluxului de lucru sunt aliniate cu noua dvs. structură și bază de date
• Ștergerea sau arhivarea automatizărilor acum învechite
• Reaplicarea convențiilor de denumire pentru a se potrivi cu formularele și listele care pot determina înscrierile lor

Procese operaționale/Automatizare

Am împărțit automatizările operaționale de cele promoționale doar pentru a determina faptul că preocuparea dvs. principală ar trebui să fie despre experiența persoanelor de contact din baza dvs. de date - orice altceva ar trebui să fie secundar.

Acum că ați organizat mai sus mesajele de contact, este timpul să vă îndreptați atenția asupra unuia dintre cele mai mari avantaje ale unui MAP, baze de date și fluxuri operaționale care vă ajută să automatizați sarcinile/notificările și să vă standardizați/curățați datele.

Aici, veți ține cont de multe lucruri pe care le-ați luat în considerare cu fluxurile promoționale, dar veți fi atenți și la lucruri precum:

• Etapele ciclului de viață și când/cum sunt stabilite
• Scor de plumb
• Strategia de igienă a bazei de date
• Ce notificări interne sunt în joc și există goluri de completat?

Cu atât procesele promoționale, cât și operaționale, documentarea este esențială pentru capacitatea de utilizare a MAP. Luați în considerare utilizarea unui instrument precum Lucidchart pentru a lega întreaga călătorie a contactului pentru a vă asigura că nu lăsați clienții potențiali buni să moară, să fie promovați excesiv sau să primiți în alt mod mesaje greșite. De asemenea, documentarea vă va permite să identificați și să reduceți pentru a vă menține sistemele să funcționeze în mod optim și a reduce costurile, atât în ​​ceea ce privește orele petrecute, cât și pentru a vă menține sub orice limită de sistem sau abonament pe care le puteți avea.

MAP-ul fiecărei companii este diferit și asta înseamnă că fiecare audit va fi și el diferit. Practicile prezentate aici sunt o foaie de parcurs solidă pentru a vă asigura că atingeți zonele mari, dar asigurați-vă că le personalizați în funcție de nevoile și prioritățile dumneavoastră specifice. În plus, rețineți că platformele de automatizare de marketing sunt mai mult decât domeniile menționate mai sus; auditul dumneavoastră se poate extinde foarte bine și în alte domenii/instrumente. De fapt, este probabil.

Ca ultim sfat, dacă MAP-ul dvs. a devenit imposibil de gestionat, luați în considerare un contract cu un partener precum Kuno Creative pentru a ajuta la dezlegarea eventualelor încurcături digitale și pentru a vă readuce platforma pe drumul cel bun. Bazându-vă pe experiența acumulată pe mai multe platforme și industrii este un nivel neprețuit pentru cunoștințele și seturile de abilități ale echipei dvs. și vă poate accelera cronologia către platforma zen!

Sunteți gata să vă conectați? Programează o consultație unde putem discuta despre nevoile tale de marketing.