Gestionarea relației dintre IT-ul intern și un furnizor extern

Multe companii consideră că decizia între păstrarea furnizării de asistență IT în interior sau externalizarea către un furnizor extern este una simplă. În această situație, lanțul de comandă, setul de valori de bază comune și structura de raportare sunt aceleași în întreaga echipă și rămân clare.

Cu toate acestea, acest lucru este rareori cazul când vine vorba de soluții IT. Echipele interne sunt o perspectivă atrăgătoare, dar costurile lor pot fi astronomice; Bazându-vă pe o echipă externă, vă poate oferi o experiență mai mare, dar veți rata abordarea „practică” pe care o poate oferi doar o echipă plasată fizic în birourile dumneavoastră.

Postare conexă: Cum să luați decizii de afaceri eficiente

Companiile iau din ce în ce mai mult decizia de a echilibra aceste două opțiuni, sperând să aibă ce este mai bun din ambele lumi, dar nu este întotdeauna atât de simplu. Dacă doriți ca cele două echipe ale voastre să aibă o relație pozitivă care să beneficieze compania dvs., va trebui să vă puneți câteva întrebări importante – și să aflați ce se întâmplă în interior și ce ar trebui să fie externalizat.

Împărtășesc cele două echipe același scop?

Probabilitatea este ca afacerea dvs. să aibă un set de bază de valori și idealuri care dictează modul în care vă desfășurați activitatea în fiecare zi. Deși aceasta este o modalitate excelentă de a vă unifica forța de muncă, uneori se poate simți că echipele IT nu lucrează în cadrul acestor obiective – dar de ce este asta?

În esență, se rezumă la rolul pe care îl joacă în cadrul afacerii tale. Evident, angajații tăi de marketing, conturi și vânzări nu și-ar putea face munca fără sistemele IT în funcțiune, dar asta poate crea o ruptură între ei și restul echipei. Sunt ei doar slujitori care lucrează pentru cei care fac treaba „cuvenită”? Sau conduc ei afacerea înainte cu dreptul lor?

Echipa dumneavoastră IT ar trebui să fie văzută de compania dumneavoastră la fel de valoroasă ca orice altă zonă a forței de muncă; prin urmare, personalul și furnizorul dvs. extern ar trebui să se încadreze și în acest model de gândire. Deși s-ar putea să vedeți în mare măsură suportul IT atunci când ceva nu funcționează corect, este totuși important să creați o atmosferă de împreună în care lucrați cu toții către un obiectiv comun.

A avea această atitudine poate însemna că vă implicați furnizorul extern în situații pentru care nu sunt în totalitate relevante, dar dacă acest lucru asigură că sunt tratați ca membri valoroși ai comunității dvs., atunci puteți evita orice confuzie viitoare cu privire la direcția și prioritățile. a afacerii tale.

Citește și: 3 sfaturi simple pentru a-ți păstra bugetul

Cine ia deciziile pentru afacerea ta?

Totuși, deși este important să-i faceți pe toți să se simtă ca și cum ar face parte dintr-o echipă, este la fel de important să vă asigurați că sunt guvernați de un leadership puternic și eficient. Când aduceți furnizori externi, aceste linii de comandă pot deveni puțin încețoșate, așa că va trebui să clarificați lucrurile și să vă asigurați că nu întâmpinați probleme bazate pe confuzie.

Când se ia o decizie bazată pe IT, ar trebui să vă asigurați că întreaga echipă știe cine a luat acea decizie, precum și de ce a fost luată și cine va direcționa alte solicitări de acolo încolo. Este bine să ai inițiativă, dar nu vrei să perturbi afacerea mai mare punând oamenii să ia decizii care nu sunt în concordanță cu obiectivele mai largi, pe termen lung.

Cum arată structura dvs. de raportare?

Dacă lucrați cu un furnizor extern de asistență IT, va trebui să vă asigurați că acesta utilizează o structură de raportare similară cu cea cu care lucrează echipa dvs. internă. IT-ul funcționează cel mai bine atunci când totul se mișcă împreună ca una singură - gândiți-vă la ea ca întreaga rețea, mai degrabă decât doar dispozitive individuale.

Pentru a vă unifica echipele, creați o structură de raportare și asigurați-vă că ambele echipe sunt de acord să o respecte - acest lucru reduce șansa de lacune și erori, precum și de oportunități ratate.

Este clar cine se ocupă de fiecare sarcină?

Prin instrumentele de management de proiect bazate pe cloud, poate fi simplu să atribui anumite sarcini anumitor utilizatori. Cu toate acestea, dacă lucrați cu o echipă externă care nu se află în structura dumneavoastră obișnuită de management, este posibil să observați că încep să apară unele probleme.

Pentru a evita acest lucru, ar trebui să vă asigurați că fiecare sarcină necesară sau echipa internă sau externă este repartizată în mod constant în același mod, chiar dacă furnizorul extern ajunge să o dubleze prin propriile metode. Făcând acest lucru, poți să arunci o privire rapidă asupra planurilor tale și să știi exact cine se va ocupa de sarcina ta și, mai precis, dacă va fi externalizată sau realizată în interior.

Citește și: Top 10 instrumente gratuite de afaceri pentru startup-uri

Comunicarea este clară?

Această întrebare nu este prea „tehnică” și este o componentă cheie a succesului oricărei afaceri: asigură-te că cele două echipe ale tale comunică clar, consecvent și eficient.

Poate suna evident, dar este ușor ca comunicarea să scadă în timp, mai ales dacă munca se adună sau afacerea ta trece printr-o perioadă deosebit de aglomerată. Dacă toată lumea își desfășoară sarcinile atribuite, atunci comunicarea regulată ar putea să nu pară necesară, dar merită întotdeauna să vă asigurați că toată lumea știe unde se află și cum își desfășoară munca toți ceilalți.

Puteți ajuta comunicarea prin configurarea instrumentelor de colaborare, cum ar fi diagramele Slack sau incendiile Basecamp, pentru a avea o zonă în care personalul să poată doar discuta!

Echipele voastre se înțeleg?

Ați putea presupune că aveți o înțelegere aprofundată a rolurilor indivizilor din echipele dvs. și a ceea ce ar putea face aceștia în fiecare zi, dar dacă nu rămâneți la curent, s-ar putea să vă confruntați cu resentimente sau tensiuni. între cele două părți ale suportului tău.

Stabilirea în mod clar de ce este responsabilă fiecare echipă la începutul procesului de angajare este crucială pentru a ajuta fiecare echipă să înțeleagă ce face cealaltă în fiecare zi. De asemenea, nu ar trebui să ezitați să aduceți cele două echipe împreună pentru a face umbră una pe cealaltă dacă doriți să stabiliți o bază puternică sau să consolidați relația în continuare. Sistemele IT pot varia enorm de la o companie la alta și nu există o modalitate mai bună de a clarifica complexitățile decât ca fiecare echipă să înțeleagă responsabilitățile de rutină ale celeilalte. Deși acest lucru nu va duce neapărat la membri interschimbabili, înseamnă că aceștia pot avea așteptări adecvate unul de la celălalt și vor ști unde să apeleze pentru un anumit sprijin dacă au nevoie de experiență suplimentară.