Cum să menții o strategie organizată de management de proiect?

Managementul proiectelor este un proces cu mai multe etape critice în planificarea și organizarea resurselor companiei pentru a îndeplini o anumită sarcină. Pentru unii, este pe bază de proiect. În timp ce pentru alte afaceri, managementul de proiect este deja înrădăcinat în cultura operațională. În trecut, auzim despre managementul proiectelor doar atunci când ne ocupăm de proiecte IT, de inginerie sau de construcții. Dar, deoarece conceptul este acum aplicabil oricărei industrie, principiile sunt aproximativ aceleași – adică definirea obiectivelor, identificarea componentelor, atribuirea sarcinilor și monitorizarea controlului calității.

Fiecare proiect implică o mulțime de părți în mișcare. Poate că unul care are un rol esențial este managerul de proiect. El este însărcinat cu luarea deciziilor și cu puterea de a supraveghea totul pentru a ajunge la rezultatul dorit. Pentru el, succesul proiectului depinde de modul în care se asigură că echipa urmează pașii și procesele sugerate pe parcursul ciclului de viață așteptat. Dar scenariul ideal este întotdeauna mai ușor de spus decât de făcut. Lucrul bun despre managementul proiectelor de astăzi este disponibilitatea instrumentelor și resurselor moderne alimentate de tehnologia digitală inovatoare.

Instrumentele moderne de management de proiect facilitează munca managerilor?

Nu poți vorbi despre managementul proiectelor fără a atinge rolul jucat de tehnologie. Ar fi inutil să te angajezi într-un proiect dacă echipa ta nu maximizează instrumente precum software-ul de management de proiect. Indiferent de dimensiunea proiectului sau de câte persoane sunt implicate, utilizarea software-ului ajută la planificarea, organizarea, implementarea și monitorizarea sarcinilor mai eficient. Dar, nu orice platformă sau instrument îndeplinește provocările cu care se confruntă managerii de proiect – din cauza cerințelor unice ale industriei lor sau a complexității proiectului.

Este esențial să rețineți că folosiți cel mai bun software de management de proiect. De exemplu, proiectele simple s-ar putea descurca bine cu un instrument care are capabilități de bază. Și dacă doriți cele mai bune caracteristici oferite de o platformă de management de proiect, este vital să comparați capabilitățile robuste și să luați în considerare varianta ideală care funcționează pentru nevoile dvs.

Recomandat pentru dvs.: Proiecte Zoho pentru liber profesioniști: Cum să vă organizați afacerea, să finalizați proiecte și să creșteți productivitatea?

Modul corect de abordare a selecției instrumentelor și tehnologiei

Alegerea instrumentelor, în special a tehnologiei, nu este o decizie ușoară pentru managerii de proiect. În cele din urmă, doriți ca aceste instrumente să fie active valoroase și nu o piedică în calea productivității. Desigur, costul contează și pentru că majoritatea instrumentelor de întreprindere nu sunt gratuite.

Când vine vorba de managementul proiectelor, implementarea instrumentelor și tehnologiei ar trebui să fie o decizie bazată pe obiective. Nu există o soluție sau o platformă unică. Ce vrei să obții solicitând echipei tale să folosească un anumit instrument? Care sunt prioritățile dumneavoastră în selectarea capabilităților software de management de proiect? Odată ce aveți unul la dispoziție, este, de asemenea, vital să recunoașteți că tehnologia este doar un factor care va afecta succesul proiectului. Managerii de proiect mai trebuie să folosească tehnici și strategii care să asigure eficiența și productivitatea.

Având în vedere acest lucru, haideți să discutăm despre sfaturi utile pentru a-i ghida pe managerii de proiect să rămână organizați și să țină cont de fiecare problemă întâlnită pe parcursul proiectului.

Stabilirea priorităților și obiectivelor proiectului

Înainte ca echipa dvs. să înceapă să lucreze la proiect, primul pas este să aveți cel puțin un plan al priorităților specifice. Finalizarea unui proiect ar trebui să fie un proces cu faze și pași pe care îi puteți împărți în sarcini acționabile. Stabilirea priorităților vă va ajuta pe dvs. și echipa dvs. să vă adaptați așteptărilor proiectului. Lista de priorități va deveni și baza criteriilor dumneavoastră de monitorizare și control al calității. Pe scurt, prioritizarea sarcinilor într-o anumită ordine va oferi echipei o abordare orientată spre obiective a rezultatelor zilnice.

Definiți termenele limită și programul de finalizare

Fiecare sarcină, oricât de mică ar trebui să aibă un termen limită. Un manager de echipă bine organizat ține un program strâns, astfel încât să motiveze fiecare membru să nu rămână în urmă. Desigur, scenariul ideal este respectarea termenului stabilit. Dar, în caz de întârzieri, managerii ar trebui, de asemenea, să rămână flexibili și să găsească un nou plan de curs pentru a se adapta posibilelor modificări și ajustări ale termenului-țintă.

Deși respectarea unui program strict poate fi instigator pentru unii, este un aspect critic al monitorizării calității. Nu lăsați niciun membru al echipei să vă spună contrariul.

Stabilirea jaloanelor proiectului

Care este diferența dintre o piatră de hotar și un obiectiv? O etapă de referință se referă la un eveniment specific care marchează finalizarea unei anumite etape sau faze a proiectului. O piatră de hotar este esențială, deoarece oferă managerului și echipei o imagine detaliată a evenimentelor cheie care vor împinge proiectul la pasul următor. Pentru a evita confuzia cu privire la ce este o sarcină obișnuită și ce este o piatră de hotar, următoarele întrebări ar trebui să fie testul dvs.

• Finalizarea evenimentului menționat va afecta în mod semnificativ rezultatul final?
• Este evenimentul important pentru a stabili dacă proiectul merge sau nu mai departe?
• Implica aceasta contribuție din partea părților interesate?

În general, dacă considerați că evenimentul este important, atunci ar trebui să fie considerat o etapă a proiectului. Acest lucru vă va permite să urmăriți și să mapați progresul echipei.

Aveți un set distinct de obiective pe termen scurt și pe termen lung

Am menționat mai devreme importanța prioritizării sarcinilor, care merge mână în mână cu această recomandare. Dacă definiți clar obiectivele proiectului pe termen scurt și pe termen lung, este mai ușor să identificați care sarcini vin mai întâi. De asemenea, puteți delega mai bine atunci când ați împărțit livrabilele proiectului în sarcini gestionabile „centrate pe obiective”. Aceste obiective ar trebui să devină și baza monitorizării progresului, mai ales atunci când trebuie să atingeți baza sau să antrenați un membru al echipei.

S-ar putea să vă placă: Cum să utilizați software-ul Agile de management de proiect pentru munca clienților?

Comunicare consecventă

Comunicarea constantă este dificilă, chiar și pentru cei mai experimentați manageri de proiect. Când ești la conducerea unei echipe mari, multe pot cădea în spate. De asemenea, încrederea și înțelegerea persoanelor cu personalități diferite pot împiedica gestionarea și gestionarea problemelor experimentate în timpul lucrului la proiect.

Comunicarea eficientă este, de asemenea, un proces. Este nevoie de angajament din partea managerului, să fie consecvent în încurajarea fiecărui membru al echipei să devină mai deschis. Din fericire, există o mulțime de modalități simple de a realiza acest lucru. În afară de întâlnirile regulate și sesiunile de coaching unu-la-unu, puteți folosi instrumente precum o aplicație de mesagerie, videoconferințe și chiar e-mailuri obișnuite pentru a menține deschise liniile de comunicare. De asemenea, este responsabilitatea managerului să fie receptiv la opinii și idei care ar putea ajuta la abordarea problemelor și preocupărilor comune.

Automatizarea simplifică sarcinile repetitive

Am menționat mai devreme că managementul modern al proiectelor se bazează pe tehnologie. Dar există momente în care managerii nu reușesc să maximizeze beneficiile acestor instrumente. Când le aveți la dispoziție, căutați modalități de automatizare a sarcinilor repetitive. Software-ul de management al proiectelor permite programarea sarcinilor recurente și atribuirea lor automată? Ce zici de un instrument care generează automat rapoarte pentru anumite date? Managerii ar trebui să înțeleagă că a face lucrurile manual nu te face mai bun la locul de muncă. Aceste instrumente sunt disponibile tocmai pentru că aveți doar un număr stabilit de ore în fiecare zi pentru a face lucrurile.

Delegați și atribuiți

Managerii de proiect nu trebuie să facă toate sarcinile grele. Vă puteți împărți echipa în mini unități alocate cu sarcini administrative specifice. Desigur, este, de asemenea, esențial să vă asigurați că alegeți angajatul potrivit care se poate ocupa de sarcina atribuită. Delegați pe baza punctelor forte și a competențelor de bază, astfel încât să puteți maximiza talentul sau abilitățile neexploatate ale fiecărui membru.

Controlul calității și monitorizarea progresului

Ultimul pe lista noastră de recomandări este importanța monitorizării progresului prin controlul calității. Rapoartele și analizele de proiect vă vor ajuta să determinați zonele de îmbunătățire și oportunități specifice de coaching. Dacă există KPI-uri, echipa ar trebui să aibă acces la rapoarte care arată cum se strâng în ceea ce privește obiectivele.

Depășirea provocărilor comune cu care se confruntă managerii de proiect

Acum că am discutat despre sfaturi care îi vor ajuta pe manageri să devină mai organizați și mai productivi, cum ar trebui să depășească provocările comune de management? Este o realitate că chiar și cel mai experimentat manager se va împiedica din când în când de blocaje. Acestea sunt exemple de instanțe incontrolabile care ar putea împiedica progresul proiectului.

1. Constrângeri și probleme bugetare: banii sunt întotdeauna o preocupare critică pentru managerii de proiect. Când sunteți constrâns să îndepliniți un anumit buget, poate complica îndeplinirea sarcinilor și a obiectivelor. Potrivit unui studiu din 2017, 49,5% dintre managerii de producție consideră costul proiectului drept cea mai mare provocare. Pentru a rezolva această problemă, vom reveni la recomandarea anterioară despre importanța planificării. Procesul de stabilire a obiectivelor și priorităților va minimiza cel puțin problemele întâlnite cu depășirile și lipsurile.
2. Membrii echipei nu au abilitățile: echipa ta va fi la fel de bună ca și cel mai slab membru. Și proiectul depinde foarte mult de performanța individuală. În calitate de manager de proiect, va trebui să evaluați în mod obiectiv competențele pentru a determina dacă trebuie să vă consolidați echipa cu sprijin suplimentar.

S-ar putea să vă placă și: Faceți planificarea proiectelor fără efort cu aceste 10 instrumente de management.

Cuvinte finale

În concluzie, un manager de proiect bine organizat joacă un rol critic în succesul echipei. Pentru manageri, sarcina la îndemână poate fi copleșitoare și plictisitoare, dar nu trebuie să abordați proiectul fără ajutorul unor instrumente și a unei echipe de angajați competenți. Sfaturile discutate aici nu cuprind în niciun caz toate cele mai bune practici pe care le poate folosi un manager de proiect. Deși gestionarea unei echipe este un efort extrem de personal, aderarea la aceste principii stabilite de productivitate și eficiență va garanta rezultate favorabile.