19 Hack-uri și sfaturi de productivitate care vă schimbă viața

Sfaturi de productivitate pentru a lucra mai mult

Aproape tot ceea ce ne înconjoară este conceput pentru a ne atrage atenția, fie că este vorba de smartphone-uri, e-mail, rețele sociale și aproape tot ce este pe internet.

Chiar și atunci când închidem ochii pentru a medita (sau pentru a lua un pui de somn), mintea noastră încă redă imagini cu acele lucruri de care fugim. Singura modalitate de a fi productiv în această era digitală este dezvoltarea unui mecanism robust de apărare „anti-distragere”. Timpul este bunul nostru cel mai de preț și trebuie să îl folosim cu înțelepciune. Acest articol va prezenta peste 19 trucuri de productivitate pentru a vă ajuta să profitați la maximum de zilele voastre.

Înrudit: Cum să intri într-o stare de flux: 11 tehnici puternice

19 trucuri și sfaturi de productivitate

1. Regula celor 3 secunde

Regula celor 3 secunde este o modalitate excelentă de a te împinge să lucrezi la o sarcină de care te temi. Sună destul de prostesc în principiu, dar funcționează ca o magie.

Ori de câte ori amânați ceva, începeți să numărați invers de la 3 și, de îndată ce ajungeți la 1, lăsați totul deoparte și treceți imediat la sarcină fără să vă gândiți de două ori.

De exemplu, dacă aveți o misiune care urmează să fie programată în câteva ore, dar pur și simplu nu puteți ieși de pe YouTube, spuneți „3…2…1…Hai să mergem!” și închideți imediat browserul și deschideți sarcina.

2. Măsurați cât timp vă puteți concentra

Măsurarea este un sfat excelent de productivitate pentru urmărirea progresului. Măsurați cât timp puteți lucra la o sarcină înainte de a vă îndepărta mental . Odată ce știi care este timpul tău mediu, urmărește-l să-l crești cu aproximativ 20%. Dacă lucrezi de 2 ore și te simți epuizat, mai mergi cu 20 de minute înainte de a lua o pauză. Reclame

De asemenea, puteți urmări cât timp ați lucrat la o sarcină fără distragere. Dacă ați terminat rapid proiectul, nu vă distras prea mult timp cu altceva sau vă va lua și mai mult timp să începeți din nou.

Tehnica Pomodoro este o altă modalitate excelentă de a vă îmbunătăți concentrarea. Sunt aproape doar intervale cronometrate cu mici pauze între ele. Ideea este că lucrezi 25 de minute, apoi iei o pauză de cinci minute. După patru „pomodoros” (care ar putea fi de la 25 de minute la o oră), luați o pauză de 15-30 de minute.

Puteți seta un cronometru pentru a urmări ciclul de lucru, dar nu uitați să vă luați pauzele. Dacă ai lucrat pentru trei pomodoros fără să faci pauze, probabil că nu te vei putea concentra prea mult pe ceea ce trebuie să faci în continuare. Și dacă doriți să obțineți cele mai bune rezultate din această tehnică, încercați să vă mențineți sesiunile de lucru consistente (lucrând timp de 25 de minute fără distragere a atenției).

3. Automatizați sarcinile repetitive

Automatizarea sarcinilor repetitive vă poate ajuta să eliberați câteva ore în plus din zi pentru a le folosi la lucruri mai importante . Sarcinile care nu au nevoie de „atingerea umană” sunt exemple bune de lucruri care pot fi automatizate. De ce să continuați să faceți sarcini banale iar și iar când computerul poate face asta pentru dvs.? Ai fi surprins de cât timp liber poți câștiga înapoi doar automatizând unele dintre aceste lucruri.

Puteți folosi instrumente precum Hootsuite pentru a vă automatiza postările pe rețelele sociale, Mailchimp pentru campaniile dvs. de e-mail, HubSpot pentru activitățile dvs. de vânzări și marketing, Lemlist pentru relațiile la rece pe LinkedIn.

Puteți chiar să instalați un bot pe site-ul dvs. web și paginile de rețele sociale pentru a vă eficientiza asistența pentru clienți și pentru a răspunde automat la întrebări. Orice sarcină repetitivă pe care nu o puteți automatiza dintr-un motiv oarecare, externalizați în schimb unui freelancer. Reclame

4. Învață cum să spui nu

Acesta este unul dintre cele mai bune hack-uri de productivitate. A spune da prea des te obligă să-ți petreci ziua făcând parte din planurile altora și neavând timp pentru a ta. Învață să spui nu ferm, dar politicos. Și să nu te simți niciodată vinovat pentru asta.

A spune nu îți deschide timpul pentru a face lucrurile pe care vrei de fapt să le faci (și lasă spațiu pentru ca alții să se bucure de ziua lor fără tine).

Reclame Desigur, nu este atât de ușor să spui nu uneori – știm cum este. Ar putea fi greu să refuzi planurile când știi că au fost făcute cu intenții bune, mai ales dacă este ceva mic. Dar există modalități de a spune nu planurilor și solicitărilor altora în timpul tău, fără a lăsa un gust prost în gură.

Există două moduri de a refuza oamenii: direct sau amabil. Simplu este atunci când le spui de ce nu pot avea timpul tău. Este atunci când spui: „Nu pot să ies marți pentru că sunt ocupat” sau „Nu vreau să ies în seara asta”. Nu va face persoana fericită, dar cel puțin ea știu de ce spui nu.

Și apoi este a fi amabil. Puteți spune „trebuie să lucrez”, ceea ce este adevărat. Dar poți să spui și: „Nu mă simt în stare să ies în seara asta, dar spune-mi dacă vrei să faci ceva săptămâna viitoare”.

A fi amabil este deschis interpretării, ceea ce ar putea forța persoana să fie creativă cu planul său B. Așa că planificați-vă cu înțelepciune abordarea când vine vorba de a spune „nu”. Reclame

5. Ia pauze regulate

Când lucrezi prea multe ore fără să faci o pauză, nivelul de productivitate începe inevitabil să scadă. Luând pauze regulate vă ajută să vă reîncărcați bateriile, astfel încât să vă puteți întoarce cu mintea mai ascuțită .

Vestea bună este că nu trebuie să-ți aloci ore întregi pentru a culege roadele de a lua pauze regulate. Puteți observa îmbunătățiri măsurabile luând chiar și scurte pauze mentale, potrivit cercetărilor efectuate de Universitatea din Illinois.

Studiul a constatat că participanții care au făcut o pauză de 10 minute după o jumătate de oră de testare a memoriei au putut să facă mult mai puține greșeli la reluarea testului, comparativ cu cei care nu au făcut o pauză.

Rezultatele acestui mic studiu sugerează, de asemenea, că, în timp ce luarea unei pauze mai lungi după ce ai lucrat timp de o oră îți poate limpezi capul și reduce oboseala, o pauză scurtă după doar o jumătate de oră poate avea un impact mult mai mare asupra performanței tale cognitive.

Pauzele tale pot fi sub forma unei plimbări scurte, a te întinde, a face cafea sau chiar a ieși afară pentru a lua puțin aer curat. Ai grijă doar să nu fii prins într-o distragere a atenției de la care va fi greu să scapi, cum ar fi accesarea rețelelor sociale. Puteți face asta oricând la sfârșitul zilei.

6. Eliminați toate distragerile neesențiale

Distragerile ne împiedică capacitatea de a ne concentra. Conform acestei cercetări, un lucrător mediu nu poate trece mai mult de 6 minute fără a-și verifica e-mailul sau IM. Eliminați toate distragerile neesențiale în timpul programului de lucru.

Dacă nu puteți rezista să vă verificați telefonul la fiecare câteva minute, opriți-l și țineți-l departe de proximitatea dvs. Nu vă faceți griji că pierdeți apeluri sau mesaje „importante”, le puteți returna oricând mai târziu.

Distragerile încurajează multitasking - un act de jonglare mentală care degradează performanța ambelor sarcini. Cu cât ai mai puține distrageri, cu atât poți face mai multă muncă.

7. Setați o oră specifică pentru verificarea e-mailului

Motivul pentru care nu putem rezista să ne verificăm e-mailul la fiecare câteva minute se datorează efectului FOMO. Majoritatea e-mailurilor pe care le primim nu necesită de fapt răspunsul nostru urgent. Puteți seta anumite ore în timpul zilei pentru a vă verifica căsuța de e-mail și a răspunde la mesaje în loturi.

Îl poți verifica la prânz – după ce ți-ai finalizat cele mai importante sarcini de dimineață și apoi din nou la sfârșitul după-amiezii, chiar înainte de a te închide de la serviciu. Ieși din obiceiul de a-l verifica impulsiv la fiecare câteva minute.

8. Protejați-vă „fluxul”

Fluxul este o stare de spirit în care ești atât de complet cufundat într-o activitate încât devii uitator de mediul înconjurător . Când ești într-o astfel de stare, munca nu mai simte muncă. Dacă citești o carte, paginile se întorc de la sine. Dacă scrii, atunci cuvintele curg din tine fără efort.

Ori de câte ori intri într-o astfel de stare, protejează-l ca și cum viața ta depinde de asta. Atunci creativitatea ta este la apogeu. Opriți telefonul, opriți notificările prin e-mail, feriți-vă de rețelele sociale și orice altceva care vă va face să vă pierdeți concentrarea. Nici măcar să nu vorbești cu oamenii. Nimic altceva nu ar trebui să conteze, în afară de sarcina asupra căreia te concentrezi. Când fluxul dvs. este întrerupt, recuperarea acestuia din nou poate dura ore sau uneori chiar să nu se întâmple în timpul zilei.

9. Notează totul

Acesta este unul dintre cele mai bune sfaturi de productivitate pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. Tindem să supraestimăm capacitatea noastră de a ne aminti lucruri. Dezvoltă-ți obiceiul de a scrie totul, de la planurile tale zilnice până la numele oamenilor noi pe care îi întâlnești. Nu necesită atât de mult timp sau efort. Puteți să vă folosiți smartphone-ul sau să purtați un caiet mic de buzunar și un pix.

Veți fi surprins cât de mult vă ajută acest hack de productivitate. Totul este scris și puteți tăia articole pe măsură ce sunt finalizate, oferindu-vă un sentiment de satisfacție și progres. Acest lucru te va face să te simți mai controlat asupra zilei tale.

Când scriem lucrurile, suntem forțați să ne organizăm sarcinile . Ne gândim la pașii necesari pentru a atinge un obiectiv și planificăm cum putem împărți un obiectiv în bucăți de muncă gestionabile. Totul este acolo pe hârtie, din capul nostru unde poate fi uitat.

Nimic nu este mai frustrant decât atunci când nu-ți amintești ce ai vrut să faci sau ce ai vrut să cumperi. Este și mai frustrant când realizezi că este unul dintre multele lucruri pe care nu le poți aminti. Dezvoltarea obiceiului de a scrie totul rezolvă această problemă o dată pentru totdeauna.

10. Planifică-ți ziua în avans

Nu există multe hack-uri de productivitate mai importante decât aceasta. Dacă ai scris liste de lucru, îți mărește șansele de a le urma până la 91%. Stabilește câteva priorități pentru ziua ta - de preferință ziua anterioară, apoi abordează-le la prima oră dimineața, în timp ce mintea ta este încă proaspătă.

Dacă nu îți planifici activitățile din timp, te vei trezi că reacționezi la lucrurile care apar. Asta înseamnă că îndeplinirea unor sarcini mici îți poate ocupa întreaga zi.

Motivul pentru care planificarea este atât de importantă este că te pregătește pentru succes pe termen lung. Veți economisi timp fără a fi nevoit să vă dați seama ce trebuie să faceți în continuare. Doar alege o sarcină din lista ta de făcut și începe.

Dacă nu vă planificați lista de lucruri de făcut în avans, puteți avea o zi foarte încărcată, dar totuși puteți face foarte puține progrese, deoarece nu ați fi lucrat la lucrurile care contează cel mai mult.

11. Începe-ți ziua abordând cele mai importante sarcini

Este mai probabil să cedeți distragerilor mai târziu în cursul zilei, când ești epuizat și puterea de voință este epuizată. De asemenea, pe măsură ce ziua trece, calitatea rezultatelor dvs. devine din ce în ce mai scăzută.

Oamenii tind să cedeze distragerilor atunci când observă că voința lor se epuizează. Dacă îți începi ziua concentrându-te doar pe sarcinile care sunt cele mai importante, vei fi mai puțin tentat să cedezi mai târziu distragerilor.

Veți descoperi, de asemenea, că producția dvs. este de o calitate superioară. Să vă planificați ziua în avans vă ajută să reduceți dezordinea și distragerile, amintindu-vă de lucrurile care au nevoie de atenția dvs. completă imediat ce vă treziți . Rezervați orele de dimineață pentru aceste sarcini.

12. Atașează recompense realizărilor tale

Atașarea recompenselor la realizări vă poate oferi acel impuls suplimentar atunci când vă simțiți obosit și epuizat mental. Recompensele pot fi orice vă bucurați.

De exemplu, puteți lua o gustare după finalizarea unei sarcini. Puteți ieși la o băutură cu prietenii după ce ați atins cota de vânzări. Puteți planifica să vă luați o vacanță după finalizarea unui proiect lung și îngrozitor. Cu cât realizarea este mai mare, cu atât recompensa ar trebui să fie mai mare.

13. Secretul productivității „Jerry Seinfeld”.

Acesta este unul dintre hackurile mele preferate de productivitate. Obțineți un calendar de perete mare, care conține toate zilele și lunile pe o singură pagină, apoi agățați-l lângă stația dvs. de lucru (sau un perete proeminent din casa dvs.). Pentru fiecare zi în care vă îndepliniți toate sarcinile, puneți un X mare cu un marker roșu.

După câteva zile, un lanț va începe să se formeze, iar scopul tău va fi să nu-l rupi. Când aveți un lanț care durează câteva săptămâni, veți face tot ce este necesar pentru a evita ruperea lui, astfel încât să nu trebuiască să o luați de la capăt.

14. Împărțiți sarcinile mari în bucăți mici și mai ușor de gestionat

Când o sarcină este prea mare sau dificilă, prima noastră reacție este să ne temem de ea, ceea ce duce apoi la amânare. Gândul la asta ne poate oferi chiar și nopți nedormite. Ori de câte ori vă confruntați cu o astfel de sarcină, împărțiți-o în bucăți mai mici la care să vă gândiți mai puțin copleșitor.

De exemplu, dacă trebuie să scrieți un raport de 10.000 de cuvinte, împărțiți-l după subiectele pe care intenționați să le abordați, apoi concentrați-vă energia pe un subiect înainte de a trece la următorul, apoi la următorul. Nu te uita la asta ca un întreg, altfel nu vei găsi niciodată motivația să începi.

15. Grupați sarcini similare

Efectuarea sarcinilor care nu au legătură spate la spate poate fi obositoare din punct de vedere mental și vă poate împiedica să intrați într-o stare de flux . Gruparea sarcinilor similare ajută la menținerea aceleiași stări de spirit în timpul lucrului.

Puteți combina activități sociale, cum ar fi e-mailuri, apeluri telefonice și întâlniri; activități fizice precum gătitul, curățarea și cumpărăturile; activități recreative, cum ar fi vizionarea la televizor, lectura și rețelele sociale. Făcându-le în mod interschimbabil, cu siguranță îți va încurca fluxul.

16. Nu mai multitasking

Multitasking-ul nu este atât de eficient pe cât cred mulți oameni. Cercetările arată că vă poate scădea productivitatea cu până la 40%, deoarece nu vă acordați toată atenția unui lucru.

De asemenea, vă poate reduce eficiența, vă poate încetini și chiar vă poate lăsa stresat. În loc să încerci să faci mai multe simultan, încearcă să te concentrezi mai mult pe o singură sarcină odată .

Un studiu al Universității din Londra arată că multitasking-ul nu permite creierului tău să proceseze informații la fel de profund ca atunci când te concentrezi pe o sarcină la un moment dat. Când efectuați mai multe sarcini simultan, vă reduceți de fapt capacitatea de a recupera amintiri și de a procesa informații.

Prin urmare, data viitoare când vă confruntați cu nevoia de a face mai multe lucruri deodată, alegeți unul. Veți putea să vă îndepliniți sarcinile mult mai rapid, să economisiți timp și să rămâneți la curent cu totul pentru restul zilei.

17. Creați șabloane pentru activități de rutină

Acesta este unul dintre cele mai bune hackuri de productivitate pentru a face mai multe într-un timp mai scurt. Dacă munca dvs. implică să faceți aceleași sarcini din nou și din nou, creați șabloane, astfel încât să nu fiți nevoit să începeți întotdeauna de la zero . Puteți crea șabloane pentru e-mailuri, rapoarte, propuneri etc., apoi le puteți personaliza doar pentru destinatar.

Dacă ai de-a face mult cu clienții, notează o listă de întrebări frecvente și răspunsurile relevante. Ori de câte ori primiți un e-mail cu privire la oricare dintre întrebările din lista dvs., puteți doar să copiați/lipiți răspunsul (și, desigur, să îl personalizați înainte de a trimite).

18. Renunță la perfecționism

Când petreci prea mult timp încercând să faci ceva impecabil când este deja suficient de bun, ești doar contraproductiv.

Nimic din ce faci nu va fi vreodată perfect. Ființele umane sunt creaturi cu defecte și este în natura noastră să facem greșeli. Nu suntem mașini. Învață cum să renunți la așteptările nerealiste despre tine și despre oamenii cu care lucrezi.

În timp ce perfecționismul este solicitant, a fi realist are mai multe șanse să ducă la finalizarea muncii (fără a te stresa). Puteți îmbunătăți întotdeauna calitatea rezultatelor, dar știind când să renunțați vă va împiedica să pierdeți timpul cu ceva care este deja suficient de bun. Este în regulă să ai așteptări mari, dar să știi când să renunți. Nu vei obține niciodată succesul fiind prea dur cu tine însuți.

19. Bea multă apă

Nu în ultimul rând, bea multă apă! Purtați o sticlă oriunde mergeți. Uneori este posibil să nu simți sete, dar corpul tău are nevoie disperată de apă pentru a-și atinge nivelul optim . Deshidratarea vă poate face să vă simțiți lent, iritabil și vă poate face dificil să vă concentrați chiar și pe cele mai mici sarcini.

De asemenea, vă poate afecta aspectul fizic. Dacă sunteți deshidratat, pielea se poate usca și ochii tăi pot părea înfundați.

Dacă vrei cu adevărat să rămâi hidratat, ar trebui să știi ce îți spune culoarea pipului tău. Dacă este galben închis, înseamnă de obicei că nu bei suficientă apă. Dacă este o culoare clară, atunci felicitări! Probabil că bei suficientă apă.

Poate părea groaznic, dar cel mai bun moment pentru a vă verifica pipi este dimineața, când vă treziți. Acesta este timpul necesar pentru ca apa ta de aseară să iasă complet din sistem. Până când îți verifici pipi dimineața, toată apa îți va fi părăsit vezica urinară. Dacă este galben, atunci încercați să beți mai multă apă pe parcursul zilei.

Dacă trebuie să faci pipi des, asta poate însemna că bei mult prea multă apă și ar trebui să încetinești. Dar dacă faci pipi mai puțin decât de obicei, poate însemna că corpul tău se chinuie să scape de apă, deoarece nu este suficientă. Încearcă să bei un pahar cu apă la fiecare oră până când pipi-ul capătă o culoare normală.