Modul în care managementul portofoliului IT vă poate economisi banii echipei

Gestionarea unei multitudini de proiecte IT este dificilă.

Trebuie să aveți grijă de multe activități, active și resurse pentru a vă gestiona proiectele și a obține rezultate. Dar atunci când există o lipsă de standardizare, gestionarea portofoliului dvs. IT s-ar putea dovedi a fi și mai complicată.

Ar trebui să aveți un proces adecvat pentru a menține progresul fără fricțiuni al proiectelor. Managementul portofoliului IT este un astfel de proces care vă dă putere să vă organizați și să vă gestionați proiectele și inițiativele, permițându-vă să obțineți suficiente date pentru luarea deciziilor strategice.

Puteți face acest lucru manual pe foi de calcul pentru o mână de proiecte. Dar este recomandabil să utilizați tehnologii precum software de management al serviciilor IT, software de gestionare a portofoliului și multe altele, atunci când o faceți la o scară mai mare.

Anterior, acestea au fost îngrijite într-un mod informal, dar cu managementul portofoliului IT, obțineți o imagine mai bună și mai clară a situației financiare aliate cu departamentul IT. Mai simplu spus, procesul vă ajută să urmăriți și să vă gestionați bugetele IT la un nivel granular.

De la începuturi, managementul portofoliului IT a avut o părtinire centrată pe proiect, dar acum a evoluat. Nu mai este doar urmărirea operațională obișnuită; și-a extins domeniul de aplicare pentru a include intrări de proiecte în stare constantă, managementul aplicațiilor și multe altele.

Aveți o abordare de sus în jos a planificării proiectelor în procesul în care părțile interesate iau parte la luarea deciziilor și împărtășesc directivele cu restul echipelor. Aici, scopul unificator al managementului portofoliului IT este de a obține vizibilitate completă asupra nevoilor afacerii din partea departamentului IT și de a anticipa mai bine cerințele care pot apărea în viitorul apropiat.

Care este procesul de gestionare a portofoliului IT?

Managementul portofoliului IT este un proces pas cu pas care acoperă toate proiectele și serviciile aplicației, care fac parte din operațiunile generale.

Să ne aprofundăm în înțelegerea întregului proces de gestionare a portofoliului IT.

Creați o strategie

În primul rând, trebuie să evaluați toate proiectele și activitățile, inclusiv cele prezentate în viitor. Aceasta include crearea inventarelor tuturor investițiilor IT, identificarea stadiului actual al proiectului în ciclul de viață, evaluarea acestora și conducerea afacerii către obiectivele și obiectivele sale strategice.

Verificați dacă proiectele și inițiativele viitoare sunt aliniate cu obiectivele afacerii și, dacă nu, zonele cele mai funcționale pe care ar trebui să le abordați pentru a le converge în direcția drumului companiei dvs. Apoi, creați o strategie de afaceri pentru a eficientiza procesele operaționale și pentru a atinge mai bine aceste obiective. Cel mai bine este să construiți o echipă de implementare cu membri din departamentul IT care să execute strategia și departamentul financiar pentru a urmări mai atent investițiile. Uneori, echipa de implementare poate avea membri din echipa oamenilor pentru a gestiona mai bine resursele.

Echipa de implementare va avea o autoritate de guvernare care să-și supravegheze operațiunile. Această autoritate poate fi un individ sau un grup de profesioniști din conducerea superioară a companiei pentru a efectua o analiză de tip „what-if”, ajustând constrângerile cheie și alți parametri ai portofoliului IT. Ei măsoară impactul opțiunilor alternative de investiții și decid alocarea optimă a investițiilor în diferite categorii.

Analizează-ți portofoliul

În timp ce analizați, evaluați punctele tari și punctele slabe ale proiectelor dvs. în mod obiectiv. Aceasta implică colectarea de date privind etapele proiectului dvs., programul de raportare, rentabilitatea potențială a investiției (ROI) și alocarea resurselor.

Ar trebui să oferiți o structură adecvată portofoliului, ceea ce înseamnă stabilirea unor metrici pentru a urmări progresul, organizarea și clasificarea ponderii activităților și proceselor. Identificați orice dublare sau dacă unele proiecte existente ar putea să nu ofere o eficiență substanțială atunci când sunt executate în paralel.

Evaluarea riscurilor este o parte a acestui pas, în care ar trebui să stabiliți criterii standard cu niveluri de prag și să cântăriți beneficiile anticipate ale proiectului/activității IT în raport cu succesul financiar și tehnic al portofoliului general. Stabiliți un mecanism de screening pentru a evalua condițiile tehnice, valoarea afacerii și riscul. Este esențial să asigurăm succesul IT-ului în îmbunătățirea performanței afacerii și misiunii. În etapa de analiză, lacunele în cerințe, standarde, analiza părților interesate, vizualizarea arhitecturii întreprinderii și un catalog cuprinzător de active IT ar trebui să fie disponibile, astfel încât să puteți mapa investițiile IT în aceste zone rapid.

Asigurarea unei comunicări directe și a unui brainstorming este o parte esențială aici; la urma urmei, trebuie să discutați în detaliu toate variabilele cheie.

Asigurați o mai bună aliniere a portofoliului dvs

Efectuarea unei analize de aliniere vă va ajuta să observați proiectele critice și dacă resursele dumneavoastră critice lucrează la ele. Creați liniile directoare ale echipelor pentru a vă asigura că proiectele sunt aliniate cu obiectivele strategice ale companiei.

Orientările dumneavoastră ar trebui să includă în mod fundamental gradul de potrivire strategică dintre portofoliu și companie. Trebuie să găsiți un echilibru între obiectivele pe termen scurt, obiectivele pe termen lung și inovațiile periodice. Apoi, prezentați numărul și natura proiectelor aliniate la diferite obiective strategice, astfel încât acestea să adauge valoare economică și să ofere rezultatele așteptate. De asemenea, ar trebui să plasați măsuri pentru a evalua riscurile asociate, nu numai în portofoliul financiar, ci și provocările care pot apărea în program, resurse, domeniul de aplicare sau tehnologie.

În procesul de management al portofoliului IT, investițiile IT sunt urmărite și monitorizate. Aveți tablouri de bord echilibrate, KPI-uri, acorduri de nivel de servicii (SLA) și alte valori pentru a măsura sănătatea investițiilor IT. Dar atunci când aceste valori înving nivelurile de prag, declanșează schimbări în portofoliul IT. Deoarece investițiile sunt reevaluate aici, cazul de afaceri ar trebui actualizat în conformitate cu obiectivele companiei.

Gestionează-ți portofoliul

În gestionarea portofoliului dumneavoastră IT, luați decizii de investiții esențiale de realocare a bugetelor, resurselor, prioritizării proiectelor și multe altele pe baza parametrilor și variabilelor pe care le-ați descoperit în etapele anterioare ale procesului de management al portofoliului IT.

În acest pas, concentrați-vă pe managementul riscului, managementul resurselor și managementul schimbărilor. Pe parcursul întregului proces, colaborarea este primordială pentru a lua decizii strategice și pentru a îndeplini cerințele interne.

Pot exista cazuri în care nu obțineți corect procesul de gestionare a portofoliului de proiecte IT din prima încercare. Testează și adaptează-te în timp real, deoarece nevoile organizațiilor IT sunt diferite. Cel mai bine este să iei mereu feedback. Inițial, începeți cu câteva părți interesate, luați sugestiile lor și adoptați o metodologie agilă pentru gestionarea portofoliilor de tehnologia informației. Gestionarea portofoliului de proiecte IT poate fi puțin complexă inițial, dar odată ce vă extindeți expertiza pe aceasta, vă veți putea ghida mai bine departamentul IT.

Valoarea este demonstrată prin evaluarea execuției, evaluarea execuției programului și măsurarea performanței reale a portofoliului IT.

Cele mai bune practici de gestionare a portofoliului IT

Managementul portofoliului IT vă ajută să construiți o perspectivă strategică pentru gestionarea multitudinii de activități din proiectele planificate și în derulare. Să discutăm despre cele mai bune practici pentru a începe procesul și pentru a vă accelera afacerea spre creștere strategică.

Concentrează-te pe un pas la un moment dat

Dacă v-ați asumat recent responsabilitățile unui manager de portofoliu IT, este important să faceți pas câte unul, într-o abordare treptată. Veți întâlni diverse activități care trebuie gestionate, dar pe punctul zero, concentrați-vă pe implementarea strategiei pe o singură unitate de afaceri în loc de întregul departament.

Vă va ajuta să identificați defectele procesului înainte de a extinde implementarea la nivel de companie și este important să nu vă grăbiți în ea.. Pentru a duce managementul portofoliului IT de la zero la 100, urmați pas la un pas, testați-l pe un mic scala și se adaptează.

Monitorizați abordarea

Procesul de gestionare a portofoliului IT variază în funcție de companie. Nu este o abordare unică pentru toate. Trebuie să vă mențineți agilitatea și să vă optimizați în funcție de rezultatele pe care le oferă abordarea dvs. Prin urmare, este esențial să ține cont de rezultatele tale tot timpul.

Puteți măsura performanța proiectelor dvs. anterioare și puteți identifica modificări specifice care au furnizat rezultatele așteptate. Când îți evaluezi performanța în proiecte pe termen lung în mod obiectiv, poți găsi cu ușurință decalaje între ceea ce se aștepta să ofere proiectul tău în etapa inițială și ceea ce a livrat de fapt la finalizare. Acest lucru vă va permite să vă optimizați mai bine abordarea de planificare și gestionare.

Utilizați software adecvat

În calitate de manager de portofoliu IT, urmărirea și raportarea unei game largi de activități este ceașca ta de ceai zilnică. Dar când proiectele cresc în portofoliul IT, la fel crește și bătălia de a le gestiona manual. Aveți nevoie de software de management al portofoliului IT pentru a vă întări mușchiul în gestionarea acestora. Instrumentele de management al portofoliului IT vă ajută să organizați resursele și activitățile în mai multe portofolii IT și să maximizați veniturile și rentabilitatea investiției.

Ce face un manager de portofoliu IT?

În calitate de manager de portofoliu IT, sunteți responsabil pentru implementarea cu succes a strategiei IT într-o organizație. Rolul se învârte de obicei în jurul managementului IT și a lucrului cu diferiți algoritmi și modele financiare pentru a converge operațiunile IT către scopurile și obiectivele strategice ale organizației.

Veți păstra o imagine de ansamblu la nivel înalt a tot ceea ce face parte dintr-un portofoliu și veți dezvolta standarde de management pentru a asigura o mai bună funcționare și coordonare în departamentul IT.

Managerii de portofolii IT pot face parte din Biroul de management al proiectelor (PMO), unde gestionează portofoliile și stabilesc procesele și standardele de afaceri pe care departamentul le va urma. De asemenea, puteți seta metodologii precum Agile sau Scrum pentru gestionarea portofoliilor IT într-un mod mai bun.

Beneficiile managementului portofoliului IT

Există numeroase beneficii ale managementului portofoliului IT pentru o afacere. Iată câteva în special.

Monitorizați costurile și reduceți cheltuielile

Cu managementul portofoliului IT, vă reduceți cheltuielile prin eliminarea proiectelor redundante și utilizând eficient resursele și activele. Pe măsură ce adunați date și informații din mai multe sarcini într-un singur director, puteți vizualiza cu ușurință activitățile repetitive care se desfășoară și le puteți distruge pentru a economisi costuri.

Luați decizii informate

Pe măsură ce ați supravegheat progresul și performanța proiectelor în curs, puteți lua decizii bazate pe date pentru a estima nevoile departamentului dvs. și pentru a vă planifica mai bine proiectele IT în viitorul apropiat. Vă ajută să stăpâniți abordarea de sus în jos a managementului de proiect și vă sprijină deciziile cu datele ca un atu.

Îmbunătățiți concentrarea asupra obiectivelor de afaceri

Gestionarea portofoliului IT vă ajută să obțineți claritate asupra diferitelor proiecte și să le aliniați mai bine cu obiectivele și obiectivele dvs. de afaceri. Stabiliți anumite ținte și repere în proces, care vă permit să identificați modul în care finalizarea acestuia adaugă valoare obiectivului de afaceri și vă motivează să lucrați productiv, fără dezordine.

Asigurați livrarea la timp a proiectului

Există o multitudine de factori neprevăzuți care pot împiedica progresul unui proiect. Procesul de management al portofoliului IT echipează profesioniștii pentru a gestiona proiecte în diverse situații cu o bază de date centralizată a tuturor activităților și promovează agilitatea și adaptabilitatea pentru a asigura livrabile în timp util.

Provocări ale managementului portofoliului IT

Gestionarea unui portofoliu IT necesită cooperare și colaborare între diferite echipe și părți interesate. Trebuie să vă gestionați eficient bugetul, riscurile și resursele pentru a menține un portofoliu IT de succes. Dar există câteva provocări care ar putea veni în cale.

Instruire

Unele echipe ar putea manifesta rezistență în adoptarea unei noi sarcini sau instrumente, chiar dacă aceasta ușurează munca. Motivul ar putea fi o curbă abruptă de învățare a celui mai recent software sau complicații în introducerea unei noi activități.

Este esențial să oferiți o pregătire adecvată înainte de a introduce noi tehnologii, asigurându-vă totodată că întreaga echipă este pe aceeași pagină. Oferă-le o scurtă privire asupra modului în care noua sarcină sau instrument poate deveni un atu pentru afacere. Trebuie să le arătați valoarea și eficiența pe care le poate aduce procesului dumneavoastră de gestionare a portofoliului IT.

Transparenţă

Aveți vizibilitate în mai multe proiecte IT în diferite locuri, dar este posibil să nu fie în același format. Se datorează în primul rând lipsei de standardizare în capturarea și raportarea datelor de către profesioniști sau software, din cauza nevoilor variate ale echipei. Compararea datelor din astfel de proiecte ar putea fi problematică, deoarece nu le-ați putea evalua în mod obiectiv.

O puteți rezolva prin implementarea unui instrument de management al portofoliului IT, care poate reuni datele într-un format uniform, permițându-vă să urmăriți și să examinați. De asemenea, vă poate permite să asigurați o raportare eficientă și să economisiți timp prin utilizarea automatizării.

Alocare resurselor

Provocarea majoră în managementul portofoliului IT este gestionarea resurselor. Trebuie să vă asigurați că cei mai buni dintre oamenii dvs. lucrează la proiectele potrivite la momentul potrivit. Uneori, pot apărea întârzieri pe măsură ce informațiile sunt colectate de la echipele IT, finanțe și HR pentru a alinia strategic resursele, așa că este esențial să existe un sistem de informații centralizat pentru a extrage datele necesare pentru alocarea adecvată a resurselor.

Gestionați-vă portofoliul IT ca un profesionist

Cu un proces impecabil de management al portofoliului IT, vei putea să-ți folosești strategic resursele și activele pentru a produce rezultate exemplare în proiecte. Începeți prin a implementa procesul astăzi și asigurați-vă alinierea corectă a strategiei dvs. IT către obiectivul dvs. de afaceri și generați valoare.

Aflați mai multe despre cum să vă gestionați cheltuielile SaaS și să economisiți și mai mult la costurile IT.