Ce este un sistem de management al inventarului pentru întreprinderile mici? Ghid complet 2022

Un sistem de gestionare a stocurilor poate economisi timp dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri care introduce în mod constant datele despre produse într-o foaie de calcul sau încearcă să țină evidența vânzărilor pe hârtie.

Citiți mai departe pentru a afla ce este un sistem de gestionare a stocurilor, dacă un sistem de gestionare a stocurilor este potrivit pentru afacerea dvs. mică și caracteristicile obligatorii ale oricărui software bun de gestionare a stocurilor.

Ce este un sistem de management al inventarului?

Un sistem de management al stocurilor vă va ajuta în procesul de supraveghere a tuturor bunurilor afacerii dumneavoastră (materii prime, articole finite etc.) de la prima achiziție până la vânzare. Sistemul de management este aici pentru ciclul de viață al produselor dumneavoastră. Sistemele de gestionare a stocurilor pot urmări mărfurile în diferite locații și vă pot oferi orice detalii de care aveți nevoie despre acel produs pentru a vă gestiona eficient afacerea.

Beneficiile unui sistem de management al inventarului pentru întreprinderile mici

Afacerile mici nu au aceeași pernă pe care o au afacerile mai mari atunci când vine vorba de pierderi de produse/vânzări. Atunci când o afacere operează cu marje mici, a avea un sistem de urmărire a stocurilor poate face o diferență semnificativă în profit.

Un sistem de gestionare a stocurilor va permite proprietarilor de întreprinderi mici să:

• Păstrați întotdeauna produsele în stoc, astfel încât să nu ratați niciodată o reducere
• Investește în cantitatea potrivită de produs
• Furnizați informații exacte de livrare
• Oferiți prețuri precise
• Identificați din timp daunele, pierderile și furtul produselor
• Urmăriți ce articole sunt returnate și de ce
• Anticipați anotimpurile aglomerate și ajustați-vă obiceiurile de cumpărare în consecință
• Angajați mai mult personal sau angajați personal temporar atunci când comenzile mari trebuie ridicate și ambalate
• Rotiți stocul atunci când este necesar
• Identificați ce produse se vând și care ar trebui întrerupte

Tipuri de sisteme de management al stocurilor

Există mai multe sisteme de gestionare a stocurilor care variază în funcție de frecvența cu care numărați stocurile și de metoda pe care o utilizați pentru a măsura nivelurile stocurilor.

Să ne uităm la cele mai comune două tipuri de sisteme de gestionare a stocurilor: periodic și perpetuu.

Gestionarea periodică a inventarului

Gestionarea periodică a stocurilor este un sistem în care numărați fizic nivelurile stocurilor o dată pe perioadă (lună, trimestru, an etc.) și comparați numărul cu cifrele de vânzări. Făcând acest lucru în timp, companiile verifică dacă lipsesc articole sau există prea multe articole la îndemână.

Acest tip de sistem de gestionare a stocurilor funcționează bine pentru întreprinderile mici cu niveluri limitate de stoc și variații ale produselor. Tot ce aveți nevoie pentru gestionarea periodică a inventarului este cineva care să numere fizic articolele și să țină evidența informațiilor dintr-o foaie de calcul.

Întreprinderile mai mari sau companiile cu mai multe tipuri de oferte de produse ar putea avea dificultăți în a face inventarul periodic, deoarece există atât de multe comenzi diferite care vin și se livrează la un moment dat.

Exemplu de gestionare periodică a stocurilor

Să presupunem că dețineți o companie care vinde sacouri. Reprezentanții serviciului pentru clienți ai companiei preiau comenzi, le introduc într-un sistem, iar angajații din depozitul companiei preiau, ambalează și expediază acele comenzi. Deoarece compania dvs. cumpără de la un angrosist, aveți, de asemenea, înregistrări cu cât de mult ar trebui să intre în stoc.

La sfârșitul fiecărei luni, culegătorii numără fizic numărul de sacouri din depozit. Comparați acest număr cu nivelurile stocurilor pe care le aveți în evidență.

Dacă există mai puține sacouri decât cele pe care le aveți în evidență, atunci cineva ar fi trimis un blazer de schimb, dar nu l-a înregistrat, sau un culegător ar putea să fi împachetat accidental un blazer suplimentar fără a intenționa, sau angrostul nu a trimis suficient stoc .

Mai multe dintre aceste scenarii ar fi putut apărea, dar este greu de spus exact care dintre ele fără informații detaliate despre fiecare comandă. De aceea, gestionarea periodică a stocurilor nu funcționează pentru orice tip de afacere.

Managementul perpetuu al inventarului

Managementul perpetuu al stocurilor este un sistem în care nivelurile stocurilor sunt actualizate pe o bază tranzacțională. Fiecare articol are un identificator (UPC, SKU, etc.) și poate fi urmărit. Puteți vedea exact unde se află articolele în orice etapă a ciclului de viață al comenzii, de la cumpărare la vânzări la retururi.

Sistemele de gestionare perpetuă a stocurilor oferă proprietarilor de afaceri cele mai actualizate informații despre comenzile de cumpărare, comenzile de vânzare, stocurile pe rafturi, articolele deteriorate și articolele returnate. Acest tip de sistem vă oferă cea mai clară imagine posibilă despre locul în care se află afacerea dvs.

Cu toate acestea, sistemele perpetue de gestionare a stocurilor pot fi costisitoare și consumatoare de timp de utilizat, dacă alegeți unul greșit.

Exemplu de management perpetuu al inventarului

Să presupunem că decideți să implementați un sistem perpetuu de gestionare a stocurilor la compania dvs. de blazer. Fiecărui blazer i se atribuie o etichetă cu cod de bare. Fiecare etichetă este scanată la livrarea unei comenzi cu ridicata și fiecare etichetă este scanată la ridicare, ambalare și expediere.

Reprezentanții serviciului pentru clienți țin evidența ce sacouri sunt incluse cu ce comenzi folosind numerele de cod de bare asociate fiecărui blazer.

Cu acest sistem, veți ști dacă din comanda dvs. de cumpărare lipsesc articole, dacă un anumit blazer revine ca retur, unde are loc livrarea cu întârziere a unui client etc. Puteți, de asemenea, să trimiteți clienților ID-ul de urmărire asociat unui blazer, astfel încât pot vedea unde se află pachetul lor în timp real.

10 caracteristici necesare unui sistem de management al inventarului

În funcție de tipul de afacere pe care o conduceți, este posibil să nu aveți nevoie de toate aceste caracteristici în sistemul dvs. de gestionare a stocurilor. Cu toate acestea, dacă expediați ceva, vindeți în mai multe locații sau vă ocupați de orice tip de stoc rotativ, veți avea nevoie de cele mai multe dintre următoarele:

1. Imprimare și scanare coduri de bare

Codurile de bare sunt cheia pentru urmărirea și vânzarea oricărei forme de inventar fizic. Indiferent dacă vindeți articole într-o locație fizică sau adăpostiți mii de articole în diferite depozite, fiecare articol ar trebui să aibă asociat un cod de bare.

Furnizorii buni de sisteme de gestionare a stocurilor vă vor permite să imprimați și să scanați coduri de bare prin integrarea software-ului companiei cu propriul dvs. hardware. Multe companii de gestionare a stocurilor oferă, de asemenea, propriile imprimante și scanere de etichete cu coduri de bare pe care să le folosească proprietarii de afaceri.

2. Actualizări de inventar în timp real

De îndată ce o comandă este ridicată, ambalată și trimisă pentru livrare și ori de câte ori intră articole, nivelurile stocurilor ar trebui să se actualizeze automat pentru a reflecta acest lucru. Articolele trebuie rezervate ori de câte ori se face o achiziție.

Inventarul dvs. ar trebui să arate, de asemenea, modificări individuale ale nivelului stocului, chiar dacă articolele sunt grupate ca parte a unei comenzi de vânzare mai mare.

3. Suport pentru vânzarea pe mai multe canale

Dacă vindeți articole pe piețe precum Amazon sau Walmart, decideți să vă faceți cumpărături postările Instagram, să începeți să vindeți pe TikTok cu un profil de afaceri TikTok sau să vindeți online și personal, sistemul dvs. de gestionare a stocurilor trebuie să sprijine vânzarea pe mai multe canale.

Când vindeți pe canale diferite, trebuie să vă asigurați că fiecare articol din fiecare loc este luat în considerare, sau puteți ajunge să vindeți stoc pe care nici măcar nu le aveți. Rapoartele de vânzare multicanal vă pot oferi, de asemenea, o perspectivă asupra locurilor în care articolele dvs. au performanțe bune și vă pot concentra pe îmbunătățirea vânzărilor pe acele platforme.

4. Gestionarea stocurilor în depozite

Dacă articolele dvs. sunt păstrate în depozite diferite, atunci ar trebui să fie ușor să vizualizați, să transferați și să grupați produse în locații. De asemenea, puteți utiliza raportarea privind locațiile cumpărătorilor pentru a determina ce produse ar trebui să fie păstrate în ce locație.

5. Contabilitate integrată

Nivelurile dvs. de inventar sunt strâns legate de cifrele dvs. de vânzări. Având ambele într-un singur software, vă va fi mai ușor (și mai puțin costisitor) să vizualizați informații financiare legate de costurile materialelor, cifrele de vânzări în timp, retururi, pierderi de produse și multe altele.

6. Comandă de achiziție

Multe companii se bazează pe achizițiile de la alți vânzători, cum ar fi angrosisti sau furnizori de materii prime pentru a-și vinde propriile produse. Un sistem bun de gestionare a stocurilor facilitează gestionarea diferiților furnizori, construirea comenzilor de achiziție folosind șabloane personalizabile și chiar trimiterea automată a comenzilor de cumpărare atunci când stocul este scăzut.

7. Urmărirea inventarului

Dvs. și clienții dvs. doriți cele mai actualizate informații despre unde sunt produsele și cât timp se pot aștepta să aștepte livrarea. Un sistem bun de gestionare a stocurilor vă va permite să generați coduri de urmărire a stocurilor, pe care le puteți trimite împreună cu chitanțele clienților, astfel încât aceștia să își poată urmări singuri pachetele.

Pentru proprietarii de restaurante și cafenele, urmărirea inventarului alimentelor este o parte cheie a gestionării inventarului restaurantului. Cu gestionarea adecvată a stocurilor de produse perisabile, puteți reduce costurile și deșeurile.

8. Alerte de inventar și prognoză

Multe sisteme de gestionare a stocurilor vă vor trimite alerte de stoc zilnic și alerte automate de stoc scăzut și pot genera automat o nouă comandă de cumpărare atunci când un articol este sub un anumit prag de stoc. Unele sisteme vor actualiza automat cataloagele de produse online pentru a enumera articolele ca fiind puține în stoc sau indisponibile.

De-a lungul timpului, sistemul dvs. de gestionare a stocurilor ar trebui să poată analiza activitatea dvs. de vânzări pentru a vă spune când să vă așteptați la un aflux de comenzi și dacă afacerea dvs. are un „sezon lent”. Cu aceste informații, puteți păstra nivelurile corecte de stoc și puteți evita orice probleme de flux de numerar pe tot parcursul anului.

9. Capabilități POS

Dacă vindeți articole într-un magazin, veți avea nevoie de un sistem de punct de vânzare (POS) pentru a verifica clienții. Cu o soluție all-in-one de gestionare a inventarului și POS, ori de câte ori vindeți un articol în magazin sau la un eveniment, inventarul dvs. (și site-ul dvs. de comerț electronic, dacă aveți unul) se va actualiza. De asemenea, puteți permite clienților să achiziționeze articole pe care nu le aveți la îndemână, cu opțiunea de ridicare și livrare.

În mod ideal, sistemul dvs. POS este compatibil cu dispozitivele mobile, astfel încât să puteți vinde în magazine pop-up, târguri comerciale, evenimente speciale, piețe etc. Citiți articolul nostru despre cele mai bune sisteme POS mobile pentru o varietate de tipuri de afaceri care să se dezvolte din mers .

10. Integrari cu terte parti

Afacerile de succes se descurcă rareori fără a utiliza mai multe instrumente diferite pentru lucruri precum gestionarea prezenței online și offline, plata angajaților, efectuarea inventarului și oferirea de servicii pentru clienți.

Un sistem bun de gestionare a stocurilor se va integra bine cu o platformă de comerț electronic, software de contabilitate, sisteme de salarizare, procesoare de plăți, instrumente de gestionare a transporturilor și orice altceva de care aveți nevoie pentru a vă gestiona eficient afacerea.

Alegeți software-ul de gestionare a stocurilor dacă...

Nu orice afacere va necesita un software specific de gestionare a stocurilor. Întreprinderile mai mici s-ar putea descurca cu vechea abordare tip pix și hârtie sau cu o simplă foaie de calcul.

Cu toate acestea, ar trebui să obțineți un software de gestionare a stocurilor dacă:

• Compania dvs. vinde mai mult de câteva produse sau vinde produse cu mai multe variante.
• Retururile sunt mai frecvente în industria dvs. (îmbrăcăminte, sănătate și frumusețe etc.)
• Dețineți un restaurant sau o cafenea, conduceți o companie de catering sau o afacere cu abonament de masă sau lucrați cu alimente perisabile în orice calitate.
• Mai mult de puțini oameni aleg, împachetează și expediază articole.
• Livrați din mai multe locații.
• Vindeți pe mai multe canale de vânzare, cum ar fi propriul dvs. site web, o piață online, rețele sociale și/sau vitrină fizică.
• Aveți mai multe locații fizice sau vindeți la evenimente externe, cum ar fi târguri, piețe și magazine pop-up.
• Numărările actuale ale inventarului nu se potrivesc.
• Este prea dificil sau consumator de timp pentru tine să ții singur evidențele de inventar (uneori prețul comodității chiar merită.)

Următorii pași pentru a găsi sistemul de management al inventarului potrivit

Majoritatea sistemelor de gestionare a stocurilor sunt adaptate pentru anumite industrii și dimensiuni de afaceri.

Dacă dețineți un restaurant, cafenea, camion cu mâncare, bar sau vindeți alimente în orice calitate, citiți despre cel mai bun software al nostru de gestionare a inventarului de restaurante. Cu cât începi mai repede să-ți monitorizezi îndeaproape inventarul, cu atât vei ajunge mai puțin la deteriorarea alimentelor și la pierderi de venituri.

Dacă sunteți în comerțul cu amănuntul, vindeți online și offline, sau aveți nevoie doar de un sistem flexibil de gestionare a stocurilor, citiți postarea noastră despre sistemele de management al stocurilor de top pentru a găsi software care să răspundă tuturor nevoilor dvs.

Și dacă sunteți cu adevărat presat de timp, consultați graficul nostru de comparare a software-ului de gestionare a stocurilor pentru o vedere la nivel înalt a opțiunilor dvs.