Cum să reduceți costurile și să creșteți profitul afacerii dvs.?

Când o companie reduce costurile, înseamnă, de obicei, că vă puteți aștepta la produse mai slabe și la servicii mai proaste. Dacă ați fost vreodată la un apel cu o bancă sau un furnizor de telecomunicații după ce au implementat o rundă de reduceri și externalizare, este posibil să fi petrecut ore întregi în așteptare, doar pentru a vorbi în sfârșit cu un angajat al serviciului care nu are idee cum să ajute. tu.

Cu toții suntem sceptici în mod justificat față de companiile care reduc costurile, dar reducerea cheltuielilor și eficientizarea operațiunilor nu trebuie să însemne produse sau servicii de calitate mai scăzută.

Fiecare afacere, indiferent de dimensiunea sau baza de clienți, poate reduce costurile într-un mod eficient – ​​un mod care duce la venituri mai mari și, în mod esențial, la servicii excelente. Acest articol vă va arăta exact când și unde să reduceți costurile, oferind o introducere esențială în operațiuni eficiente pentru orice afacere.

Cheia unei afaceri profitabile este reducerea costurilor, menținerea calității și maximizarea profitului

Care este cel mai bun mod de a obține profituri maxime? Cel mai simplu răspuns este creșterea veniturilor, ceea ce desigur vă ajută dacă puteți face acest lucru. Dar există o metodă mai bună și mai ușor de controlat, care se referă la gestionarea cheltuielilor. Se numește conducerea costurilor și iată cum funcționează:

Pentru început, va trebui să vă concentrați pe cele două tipuri principale de costuri: fixe și variabile.

Costurile fixe sunt independente de nivelul de producție al unei companii și includ computere, birouri, telefoane și alte echipamente. Dar termenul se poate referi și la costuri mai puțin tangibile, cum ar fi chiria sau asigurarea. De fapt, forța de muncă este adesea considerată un cost fix, deoarece este nevoie de timp și bani pentru a angaja angajați.

Costurile variabile depind de nivelul de producție, adică cu cât consumați mai mult, cu atât plătiți mai mult. Exemple de costuri variabile sunt materiile prime, ambalarea și depozitarea.

Acum că cunoașteți cele două tipuri principale de costuri, puteți începe să aflați de ce gestionarea inteligentă a acestora va produce produse cu costuri mai mici și, prin urmare, venituri mai mari, toate păstrând aceleași standarde de calitate.

Puteți reduce costurile făcând reduceri semnificative, dar acest lucru va scădea probabil calitatea bunurilor sau serviciilor pe care le furnizați . De exemplu, dacă decideți să economisiți bani reducând echipa de asistență pentru clienți, este posibil să vă confruntați cu niște clienți foarte nemulțumiți în viitorul apropiat.

Cu toate acestea, reducerea înțeleaptă a costurilor inutile va crește atât veniturile, cât și va menține calitatea. De exemplu, fondatorul IKEA, Ingvar Kamprad, și-a construit imperiul de 235 de magazine prin mecanisme simple de reducere a costurilor care au lăsat intactă calitatea. O strategie a fost de a vinde mobilier neasamblat, care ocupă mai puțin spațiu și necesită mai puțin timp pentru fabricare.

Dar cum poți reduce inteligent costurile? Să privim mai în profunzime câteva strategii specifice de reducere a cheltuielilor, menținând în același timp calitatea.

Mai puțin este mai mult: economisirea spațiului și a activităților inutile este esențială pentru reducerea costurilor

Atunci când antreprenorii au găsit o nouă afacere, sunt adesea predispuși la supraexcitare și ar putea ajunge să cheltuiască bani pe care nu îi au. Deși această greșeală este una obișnuită, poate paraliza serios o afacere înainte ca aceasta să declanșeze.

Deci, este esențial să înțelegeți gestionarea costurilor de la început și un loc bun de început este cu proprietatea.

Spațiul este o cheltuială majoră și o țintă principală pentru reducerea costurilor. Pentru a înțelege cât spațiu este suficient, rețineți că standardul este de unsprezece metri cubi per lucrător. Dacă aveți mai mult spațiu decât atât, probabil că veți cheltui prea mulți bani pe el.

O altă modalitate excelentă de a reduce costurile de spațiu este prin hotdesking , un mijloc de a maximiza stațiile de lucru prin eliminarea birourilor individuale și angajații să le folosească pe oricare dintre acestea. De exemplu, Stocks, o companie britanică care produce mașini de cusut, are o echipă de vânzări formată din zece persoane care lucrează într-un spațiu proiectat pentru șase persoane. Cu toate acestea, biroul funcționează fără probleme, deoarece angajații își petrec 60 la sută din timp la întâlniri din afara.

Bine, acum că v-ați maximizat spațiul, este timpul să reduceți alte costuri neesențiale și asta înseamnă externalizare - cu alte cuvinte, contractarea sarcinilor neesențiale altor companii.

Orice activitate care nu este centrală pentru afacerea dvs. ar trebui testată: dacă vă costă mai mult să o faceți intern decât extern, ar trebui să fie externalizată către altcineva care o poate face mai ieftin.

În timp ce munca de externalizare care se face deja în interior poate fi mai complicată, deoarece investițiile de capital au fost deja făcute, este totuși esențial să o faceți.

Să presupunem că îți dai seama că trebuie să-ți externalizezi publicitatea, dar tocmai ai investit într-un nou software de design de marketing. Deși poate fi dificil, este important să acceptați costurile nerecuperabile; banii pe care i-ai cheltuit pe software au dispărut deja, dar nu trebuie să continui să irosești bani plătind personalul de publicitate.

Transformarea rapidă a capitalului în produse și înapoi în mai mult capital este esențială pentru o afacere de înaltă performanță

Știți care este ciclul capitalului ? Ei bine, sunt cunoștințe esențiale pentru orice proprietar de companie, pentru că fiecare afacere le respectă.

Iată cum funcționează:

Începeți cu bani în mână, fie ai dvs., fie ai altcuiva. Acești bani sunt apoi folosiți pentru achiziționarea de active de capital și materiale pe care munca angajaților le transformă în produse finite pentru vânzare. Îți plătești furnizorii, ești plătit de clienții tăi și sper că ai niște bani de repetat.

De ce este acest lucru esențial pentru reducerea costurilor?

Pentru că costurile scăzute necesită un ciclu rapid al capitalului și o concentrare pe vechea zicală că timpul este bani . De exemplu, cu cât sunt mai mulți bani legați în capitalul de lucru, cum ar fi stocul, cu atât costurile sunt mai mari pentru lucruri precum dobânda și stocarea. Prin urmare, este esențial să limitați timpul pe care îl aveți în stoc.

O modalitate de a realiza acest lucru este printr-un inventar limitat. Luați Wal-Mart, a cărui stocare este de două ori și jumătate mai mică decât media industriei, asigurând un ciclu eficient.

Dar negocierile cu clienții și furnizorii pot reduce și costul activelor de capital. De exemplu, dacă vindeți bunuri și servicii pe credit și vă ia 90 de zile pentru a încasa plata de la un client, în esență pierdeți orice dobândă pe care banii le-ar acumula. O strategie mai bună este stabilirea unor perioade de plată mai scurte, în timp ce disciplinați plătitorii întârziați cu amenzi și amenințări de acțiune în justiție.

Pe de altă parte a monedei, dacă furnizorii dvs. vă oferă credit, ar putea fi tentant să îl acceptați. Cu toate acestea, în funcție de situație, ar putea avea sens în afaceri să plătiți în avans în schimbul unui cost total mai mic. Și, bineînțeles, este esențial să evitați să plătiți cu întârziere, deoarece acest lucru vă va oferi un nume prost în industrie.

Utilizarea marjei de profit a companiei dvs. pentru a motiva angajații este la fel de esențială ca și maximizarea impactului stimulentelor nefinanciare

Creșterea productivității este o modalitate excelentă de a reduce costurile variabile, dar asta înseamnă să-ți convingi angajații să facă mai mult - și știm cu toții că nu este o sarcină ușoară. Din fericire, există o strategie excelentă pentru creșterea productivității și totul se bazează pe motivarea personalului prin marjele de profit și nu pe cifra de afaceri; acest lucru vă pune pe aceeași parte cu angajații dvs., în timp ce vă creșteți propriile profituri.

În majoritatea companiilor, echipa de vânzări este recompensată pentru vânzările pe care le realizează. Această structură îi determină pe angajați să se concentreze asupra reducerii tranzacțiilor, iar costurile sunt adesea lăsate neînlănțuite. O strategie mai bună este să legați comisioanele de profiturile companiei, concentrându-vă astfel forța de vânzări pe economisirea de bani și îmbunătățirea profitului companiei.

De exemplu, Atrium, o companie de iluminat din Londra, și-a dublat profiturile trecând la un sistem de recompense legat de profitul brut. Oamenii lor de vânzări au încetat să reducă prețurile și, în loc să se orienteze către o mentalitate „orice să mulțumească clientul”, au investit în reducerea costurilor externe și îmbunătățirea eficienței.

Dar banii nu sunt de ajuns. În timp ce un salariu bun este un aspect major al satisfacției la locul de muncă, un salariu gras în sine nu va garanta că angajații tăi lucrează la o eficiență optimă. De fapt, satisfacția în muncă este și rezultatul diverșilor factori de motivare fără numerar , cum ar fi sentimentul de realizare pe care doriți să îl simtă lucrătorii tăi care reduc costurile.

Dar cum poți realiza asta?

Una dintre modalități este pur și simplu să luați notă de efortul pe care îl fac angajații dvs. De fapt, un simplu e-mail de „mulțumire” sau o petrecere a personalului în urma unui proiect major poate contribui în mare măsură la motivarea echipei tale fără a sparge banca!

Mențineți costurile de finanțare scăzute prin căutarea unor concursuri de finanțare, contactând prietenii și lucrând la bănci

Fiecare afacere în creștere se va confrunta cu siguranță cu provocarea costurilor de finanțare și este esențial să le țineți sub control înainte de a începe să vă afecteze profiturile.

Costurile de finanțare – adică costul strângerii de bani – apar din cauza dobânzilor și a altor comisioane. Este important să identificăm modalități de a obține efectiv bani la costuri mici sau deloc.

O strategie este de a merge la agenții guvernamentale sau la anumite afaceri, cum ar fi băncile și ziarele, care ar putea avea un interes în anumite activități comerciale care au loc într-o anumită zonă; acest lucru i-ar putea determina să contribuie cu bani sau să ofere beneficii companiei dumneavoastră.

De exemplu, în fiecare an există mii de premii acordate în întreaga lume întreprinderilor noi sau mici. Majoritatea acestora se bazează pe un plan de afaceri precum Premiile HSBC pentru start-up, care acordă până la 25.000 de lire sterline.

O altă abordare este să ceri bani familiei și prietenilor. Această tehnică este benefică deoarece evitați să vă conformați procedurilor formalizate și consumatoare de timp, oferindu-vă și termeni mai flexibili. Cu toate acestea, este esențial să explicați toate riscurile acestor finanțatori, deoarece ultimul lucru pe care îl doriți este ca un prieten sau un membru al familiei de ajutor să sufere dificultăți economice din cauza angajamentelor financiare eșuate.

A treia și ultima strategie este de a negocia cu băncile pentru condiții mai favorabile. Dar pentru a face acest lucru aveți nevoie atât de know-how-ul necesar, cât și de un plan de afaceri. În cele din urmă, băncile sunt supuse acelorași factori macroeconomici și aceleași presiuni de a obține un profit ca și dvs., așa că este înțelept să căutați o bancă care să fie în stare financiară bună, deoarece vă vor putea oferi o rată mai bună.

O modalitate de a face acest lucru este citind secțiunea financiară a ziarului și ținând cont de faptul că ratele dobânzilor tind să fie de la trei la sută la nouă la sută. Desigur, ar trebui să trageți pentru capătul inferior al intervalului și ar trebui să vă uitați până când ajungeți acolo.

Reducerea costurilor într-o criză poate necesita măsuri serioase

Dacă o catastrofă lovește compania dvs., reducerea costurilor este probabil prima măsură pe care o veți lua. Uneori, acest lucru poate însemna să luați decizii dificile pentru a vă menține afacerea pe linia de plutire și știm cu toții că vremurile extreme pot necesita măsuri extreme.

O astfel de strategie este tranzacționarea datoriilor cu capital propriu, deoarece descărcarea datoriilor poate valorifica uneori o mare parte din compania dumneavoastră. De exemplu, compania de bagaje Samsonite a tranzacționat 60% din acțiunile sale către CVC Capital Partners, unul dintre cele mai mari grupuri de capital privat din Europa, în schimbul plății unei datorii în valoare de aproape 175 de milioane de dolari.

O altă măsură extremă este să vă mutați afacerea într-o țară nouă pentru a economisi taxe. De exemplu, anumite țări au cote foarte mici de impozitare a afacerilor, cum ar fi Maldive cu o cotă de impozitare de nouă la sută și Emiratele Arabe Unite cu una de 15 la sută. Comparați asta cu țările cu unele dintre cele mai mari rate, cum ar fi Italia, unde cota de impozitare a afacerilor este de 76 la sută sau India, unde este de 86 la sută.

Dar indiferent de acțiunea pe care o luați într-o criză, concedierea angajaților nu este niciodată cea mai inteligentă opțiune; afacerilor cu personal nesigur se descurcă mult mai rău.

De ce?

Ei bine, a fi concediat este principala sursă de teamă pentru orice angajat, afectându-i atât productivitatea, cât și calitatea muncii. De fapt, concedierea oamenilor poate determina chiar și angajații valoroși să caute modalități de ieșire dintr-o companie pe care o consideră o navă care se scufundă.

Totuși, angajații sunt, de asemenea, dispuși să facă sacrificii care economisesc banii companiei, dacă acest lucru le va garanta un loc de muncă. De exemplu, în iunie 2009, British Airways a convins 6.940 de angajați să ia concediu voluntar fără plată – o mișcare care a economisit companiei 16,7 milioane de dolari, precum și locurile de muncă pe termen lung ale acelor lucrători.

Și, desigur, există măsura de ultimă instanță: tăiați și alergați. La urma urmei, eșecul este doar un fapt de afaceri și numai în Regatul Unit, 400.000 de afaceri își închid porțile în fiecare an! Așa că nu uitați, ieșirea dintr-o afacere neprofitabilă, dacă este făcută bine, vă poate lăsa într-o formă mai bună pentru a începe o alta.

Concluzie

Unii oameni văd reducerea costurilor ca pe o măsură de urgență, dar o strategie de reducere a cheltuielilor pe termen lung este de fapt esențială pentru a crește marjele de profit ale oricărei companii.

Gestionarea eficientă a costurilor vă va ajuta, de asemenea, să construiți o afacere care este pregătită să facă față oricărei crize sau situații dificile.