Cum să gestionezi cererile de concediu ca un șef

Ar putea fi dificil să echilibrezi dorințele lucrătorilor tăi de concediu în calitate de angajator. Găsirea compromisului ideal între a fi adaptabil și a te asigura că compania ta are suficientă acoperire poate fi o provocare.

Postare asociată: Sfaturi pentru angajați pentru echilibrul dintre viața profesională și viața privată

Avantajele și privilegiile angajării sunt mai apreciate de angajați decât salariul în sine conform diverselor studii. Tipurile de persoane care solicită să lucreze cu dvs. sunt puternic influențate de modul în care gestionați cererile de concediu.

Dacă restricțiile dvs. de concediu sunt severe, va fi dificil să atrageți candidați calificați.

Dacă faceți incorect sau provocator să faceți cereri de concediu, veți avea probleme cu menținerea personalului la bord. Dacă nu aveți o politică, veți avea probleme cu păstrarea personalului în cele mai aglomerate perioade de vacanță.

Menținerea unei vieți personale sănătoase departe de locul de muncă atunci când este necesar și calitatea vieții sunt considerate direct legate. Este esențial să înțelegeți cum să gestionați cererile rapid și eficient.

Crearea unei politici de solicitare a timpului liber care să beneficieze toate părțile se poate face după cum urmează:

Stabiliți un proces și termene limită

Aliza Naiman, manager la Olgam Life, spune: „Trebuie să stabiliți o metodă de solicitare a timpului de vacanță la care lucrătorii trebuie să o respecte dacă doriți să gestionați în mod echitabil cererile.

Includeți în polița dvs. cu cât timp înainte un angajat trebuie să depună o cerere. Mai multe companii solicită o anumită perioadă de timp, de exemplu două săptămâni.

Unele companii ar putea dori să programeze vacanțe anuale și să solicite tuturor să-și trimită cererile în ianuarie.

Vă puteți pregăti pentru lipsa de personal solicitând lucrătorilor să-și depună cererile până la o anumită dată. Puteți calcula de câtă acoperire veți avea nevoie anticipând cine va lipsi de la birou.

Stabilirea termenelor limită vă permite, de asemenea, o anumită marjă de manevră pentru a rezolva orice probleme legate de timpul liber (de exemplu, prea mulți angajați care solicită aceleași date libere).

Includeți persoana (persoanele) cărora lucrătorul trebuie să le adreseze întrebările (de exemplu, manager, supervizor etc.). Angajații vor ști atunci când și cui să trimită cererile.

Specificați ce se va întâmpla dacă un angajat nu își caută concediu până la termenul limită. Ai mai tine cont de cererea lor? Cererile altor lucrători vor avea prioritate față de ale lor?”

Stabiliți un termen limită de solicitare

Fiecare sector are sezoane unice de mare intensitate, în care luarea prea multor concedii poate fi dezastruoasă pentru operațiunile unei companii. De exemplu, comerțul cu amănuntul are nevoie de mult ajutor în timpul vacanțelor de iarnă.

Susan Melony, CMO al FreePeopleSearch susține: „Ați putea dori să stabiliți o dată limită pentru când cererile de concediu pot fi depuse în anumite circumstanțe.

Ați putea chiar să doriți să faceți un pas mai departe și să stabiliți un termen limită pentru depunerea cererilor.”

Ea continuă: „Acest lucru este făcut pentru a împiedica oamenii să ceară lucruri pentru anul următor, când nu toți lucrătorii au fost angajați.

Dacă stabiliți un termen limită de solicitare, informați imediat tot personalul. Acest lucru este important, deoarece probabil că nu veți putea accepta fiecare solicitare de concediu, așa că veți avea nevoie de o procedură pentru a determina cine primește cererea lor și cine nu.

Mai multe dintre aceste tehnici depind de cine face cererea inițială, ceea ce este corect doar dacă toată lumea este la fel de conștientă că are dreptul să o facă.

Politicile primul venit, primul servit sunt cel mai des folosite de companii pentru a controla timpul de vacanță, urmate de politicile de vechime.

Primul venit, primul servit: Cel care solicită primul timp liber îl va primi. Acesta este motivul pentru care anunțați termenul limită fiecărui angajat în același timp și în avans.

Este important să fii flexibil, deoarece anumiți lucrători pot fi întotdeauna pe primul loc. Nu vrei ca aceiași angajați să fie forțați să lucreze în zilele de sărbătoare pentru că nu și-au depus cererile până a doua zi.

Vechime: Acest lucru funcționează cel mai bine atunci când există cereri de concediu care sunt la fel de legitime și conflictuale din toate celelalte motive.”

Citește și: Joc responsabil și management financiar

Transparență cu privire la cine este plecat și când

Un raport care evidențiază starea companiei este un instrument excelent pentru gestionarea vacanțelor.

Comunicarea liderilor de echipă și planificarea muncii sunt ajutate de înțelegerea cu privire la absența lucrătorilor din subordine.

De asemenea, facilitează gestionarea locurilor de muncă prin desemnarea asistenților de sistem care să se ocupe de afacerile persoanelor absente în timp ce aceștia sunt în concediu.

De asemenea, lucrătorilor le place deschiderea și accesibilitatea informațiilor despre timpul de vacanță curent, restante, petrecut, solicitat sau nefolosit.

Având toate aceste date într-o singură locație, gestionarea planurilor de vacanță cu superiorii dvs. este mai simplă.

Un sistem clar permite, de asemenea, stocarea comodă a fișierelor cu informații complete despre concediile disponibile și utilizate.

Cerințe specifice sectorului

În funcție de sector, aceasta poate include menținerea nivelurilor minime de personal pentru a asigura siguranța pacienților sau obligarea unei anumite proporții a lucrătorilor să fie prezente pentru a satisface cererea (producție) (asistență medicală).

Sunteți în industria aglomerată de vânzare cu amănuntul de Crăciun sau poate o afacere de contabilitate în timpul sezonului fiscal? De îndată ce un angajat începe să lucreze pentru dvs., asigurați-vă că este la curent cu orice perioade de întrerupere a cererii de concediu.

Întrebați scopul solicitării

Se pare că ar putea fi benefic să cântărim motivele fiecărui angajat pentru a-și căuta concediu și, în anumite cazuri, ar putea fi.

Cu toate acestea, chiar și atunci când este utilizat în combinație cu alte criterii obiective, în funcție exclusiv de „motivul solicitării” se poate transforma în curând într-un joc vicios al preferințelor subiective.

Citește și: De ce lucrătorii de culoare sunt afectați în mod deosebit de greu de disponibilizări?

Luați în considerare cererile anterioare

Luarea în considerare a „cererilor anterioare” pentru zilele libere ar putea fi greoaie în ceea ce privește urmărirea, la fel ca „programele rotative”, dar nu este nimic pe care un sistem bine organizat nu ar putea gestiona.

Această abordare are o perspectivă mai amplă asupra momentului și cât timp și-au luat lucrătorii, mai degrabă decât să se concentreze doar pe cererile anterioare de concediu.