8 sfaturi pentru gestionarea unei echipe de succes de marketing la distanță

Deși gestionarea unei echipe de marketing la birou cu siguranță nu este o plimbare în parc, gestionarea unei echipe de la distanță poate uneori simți că ai alerga un maraton pe o pistă invizibilă.

Fusele orare variate și culturile de lucru, vitezele de internet inconsecvente și dificultățile de comunicare reprezintă toate provocări grele pentru manageri.

În blogul acestei săptămâni, vă împărtășim opt sfaturi pentru a vă ajuta să conduceți o echipă de succes de marketing la distanță.

Există opt domenii cheie ale managementului echipei de la distanță .

1. Cultura : Toată lumea ar trebui să înțeleagă și să întrupeze cultura companiei
2. Instrumente : ar trebui să oferiți instrumentele potrivite și să vă asigurați că toată lumea le folosește
3. Limite : Fii flexibil cu orele de lucru, dar strict cu termenele limită
4. Obiective : stabiliți obiective SMART care să poată fi urmărite și revizuite cu ușurință
5. Comunicare : programați întâlniri regulate între manageri și colegi
6. Colaborare : încurajează-ți echipa să lucreze împreună și să împartă sarcina
7. Responsabilitate : Fiecare membru al echipei trebuie să se simtă responsabil pentru performanța sa
8. Conexiune : Întâlnește-te în persoană cel puțin o dată pe an pentru a-ți ajuta echipa să se unească

De ce oricum rulați o operațiune de la distanță?

Exposure Ninja operează în întregime de la distanță. De ce? Există multe avantaje în a rula o operațiune de la distanță. Iată cum te-ar putea beneficia:

• Recrutare : lucrul de la distanță vă permite să angajați cei mai buni talente pe care îi puteți găsi de oriunde în lume - nu doar cei care se întâmplă să locuiască în cinci minute de biroul dvs. De asemenea, vă permite să angajați persoane cu înaltă calificare care sunt trecute cu vederea de concurenții dvs., cum ar fi părinții care lucrează, care ar putea avea nevoie de un program mai flexibil.
• Retenție : companiile aflate la distanță nu pierd angajați doar pentru că își mută orașele – sau chiar dacă își mută țările! Acel timp pe care l-ați petrecut ajutându-vă angajații să devină experți în domeniile lor este protejat, în timp ce posibilitatea de a oferi flexibilitate va reduce rata de rotație a angajaților dvs. - studii recente au evidențiat chiar că flexibilitatea este cel mai dorit avantaj de muncă (chiar și deasupra stimulentelor financiare!) și că lipsa acestuia poate determina echipa ta să sară pe navă.
• Costuri de funcționare: Deoarece nu există spații de administrat, puteți economisi pe chiria biroului și costurile asociate, cum ar fi prânzurile în echipă, cursele de fructe, papetărie și echipamente.
• Productivitate : angajații fericiți sunt angajați productivi și nu este o coincidență că munca de la distanță creează angajați mai fericiți și mai productivi. Permițând echipei dvs. să petreacă mai mult timp cu familiile lor și să lucreze în mod flexibil în jurul angajamentelor, le oferiți echilibrul dintre muncă și viață de care au nevoie pentru a performa cel mai bine.
• Serviciu clienți : o operațiune de la distanță poate oferi asistență tehnologică și de vânzări în întreaga lume – și non-stop – permițându-vă să oferiți un serviciu mai bun clienților.

Deși conducerea unei echipe la distanță nu este pentru toată lumea, dacă aceste beneficii sună atractive, probabil că veți dori să știți cum să vă gestionați eficient echipa distribuită. Iată cum.

1. Dezvoltați o cultură de companie puternică și integrați-vă pe toată lumea

Având o cultură clară a companiei pe care angajații tăi o pot îmbrățișa, le va stimula loialitatea, dedicarea și angajamentul. Cultura companiei dumneavoastră ar trebui să fie fundația pe care vă construiți stilul de management, manualul angajaților și acordurile contractuale. Ar trebui să fie susținut de o declarație puternică de misiune și de viziunea companiei, pe care angajații dvs. ar trebui să fie învățați în prima zi de angajare.

Companiile aflate la distanță promovează o cultură a flexibilității, libertății și responsabilității. Acest lucru le permite să atragă angajați care se încadrează în mod natural în structura organizațională dorită și împărtășesc convingerile și ambițiile de bază ale organizației.

Să ai angajați care se potrivesc cultural este vital pentru succesul tău. În cuvintele avocatului pentru lucrul la distanță FlexJobs, „Lucrarea la distanță este fundamentul culturii noastre... O cultură bazată pe înțelegerea faptului că viața se întâmplă spune multe despre modul în care ne prețuim oamenii .”

2. Furnizați instrumentele potrivite și asigurați-vă că toată lumea le folosește

Nu este o exagerare să spunem că nu am putea face ceea ce facem la Exposure Ninja fără software-ul potrivit!

Am încercat și testat multe instrumente diferite de urmărire a timpului, monitorizare a performanței și comunicare online. Cele de mai jos sunt alegerile noastre de top pentru a vă menține echipa să lucreze eficient și să comunice clar.

Instrumente de comunicare

Comunicarea corectă este cel mai important element al oricărui efort de colaborare. Cea mai mare parte a comunicării dvs. se va face prin instrumente de mesagerie instantanee precum Slack.

Slack are o interfață de utilizare atractivă și rulează eficient pe desktop-uri, precum și pe smartphone-uri (deși îi descurajăm pe Ninja să instaleze Slack pe telefoanele lor - nu vrem ca echipa noastră să le verifice notificările atunci când nu funcționează!) Slack vă permite să aveți conversații unu-la-unu cu membrii echipei, creați canale separate pentru discuțiile despre proiect, partajați fișiere și faceți multe alte sarcini într-un mod simplu și ușor.

Din punct de vedere tehnic, puteți folosi Slack pentru apeluri video, dar din experiența noastră, majoritatea oamenilor vor rămâne la mesajele text dacă sunt deja pe Slack. De aceea, este important să vă faceți timp pentru apeluri video. Cu un sistem de mesagerie text, atenția dvs. este adesea împărțită pe mai multe canale. Apelurile video sunt o modalitate bună de a arăta cuiva din echipa ta că are atenția ta totală în următoarele douăzeci de minute și, de asemenea, îi permit membrilor echipei tale să vadă fețele prietenoase cu care lucrează în fiecare zi!

Există o mulțime de instrumente gratuite excelente pentru a efectua apeluri video. Folosim Skype, Zoom și Google Hangouts zilnic.

Ajungeți în partea de sus a Google gratuit

Descărcați o copie gratuită a cărții noastre cele mai bine vândute,

" Cum să ajungi în partea de sus a Google "

Descărcați copia mea gratuită

Instrumente de urmărire a productivității

Știm că lucrătorii de la distanță sunt mai productivi decât omologii lor de la birou, dar probabil că veți dori să utilizați software pentru a organiza și urmări volumul de lucru al întregii echipe. Folosim Hubstaff pentru a urmări productivitatea echipei noastre. Când un membru al echipei noastre începe să lucreze pentru ziua respectivă, pur și simplu pornește cronometrul Hubstaff. Acest instrument funcționează în fundal și nu creează nicio perturbare. De îndată ce ninja noștri au terminat de lucru pentru ziua respectivă – sau vor să ia un prânz lung sau o pauză binemeritată – pot pur și simplu să oprească cronometrul.

Hubstaff va face, de asemenea, periodic capturi de ecran în timp ce echipa ta lucrează. Acest lucru nu este menit să fie invaziv sau o încălcare a confidențialității - la urma urmei, echipa dvs. ar trebui să lucreze, nu să petreacă timp prețios clienților găzduind emisiunile Netflix - ci servește ca mijloc de a monitoriza modul în care lucrează angajații tăi. Ca ființe umane, nu ne place întotdeauna să recunoaștem când ne luptăm cu o sarcină și când nu ești în aceeași cameră cu echipa ta, poate fi și mai dificil să identifici când cineva are nevoie de ajutor. Hubstaff vă permite să vedeți când angajații dvs. cheltuiesc mai mult pentru o sarcină decât se aștepta, ceea ce înseamnă că vă puteți oferi sprijinul.

Dacă un membru al echipei nu mai lucrează pentru o perioadă de timp și uită să-și oprească cronometrul, Hubstaff detectează automat timpul de inactivitate și întrerupe cronometrul, ceea ce, la Exposure Ninja, înseamnă că clienții noștri nu sunt facturați pentru timpul mort!

Instrumente de alocare a sarcinilor

Este important să te asiguri că fiecare membru al echipei tale este foarte clar cu privire la responsabilitățile sale. Puteți utiliza un sistem de alocare a sarcinilor, cum ar fi Lucru în echipă, pentru a atribui sarcini cu instrucțiuni și date limită fiecărui membru al echipei dvs. Acest lucru face clar pentru toți cei care lucrează la un proiect și cine ar trebui să livreze ce și când. Un termen limită ratat poate respinge mai multe echipe care lucrează la același proiect, dar cu un management solid al sarcinilor, vă puteți asigura că personalul colaborează eficient. Acest lucru ne duce la următorul nostru instrument...

Instrumente de lucru colaborative

Cum pot doi oameni să lucreze împreună în același moment, chiar și atunci când birourile lor ar putea fi la sute de kilometri unul de celălalt? Răspunsul poate fi găsit în trei piese de software gratuit lansate de Google: Drive, Docs și Sheets. Când folosim Foi de calcul Google, avem adesea aproximativ 10 persoane din trei țări diferite care lucrează la aceeași foaie de calcul în același timp.

Deoarece orice modificare a unei foi de calcul Google are loc în timp real, nu există niciun pericol ca un membru al echipei dvs. să lucreze cu informații învechite. De asemenea, este posibil să oferiți oamenilor diferite setări de acces, permițându-le managerilor sau administratorilor să facă modificări la o foaie pe care alți membri ai echipei (sau chiar clienții) o pot vizualiza doar.

Sfat de top : asigurați-vă că toată lumea folosește aceleași instrumente în mod constant și nu doar revine la utilizarea propriului software preferat. În caz contrar, vă va fi dificil să urmăriți proiectele și să evaluați performanța.

3. Stabiliți și consolidați limite

Gestionarea unei echipe de marketing de succes înseamnă atât stabilirea unor limite clare, cât și angajarea și inspirarea personalului potrivit. Deși frumusețea lucrului de la distanță este că oferă angajaților dvs. flexibilitate în ceea ce privește orele de lucru și locația lor, este important să stabiliți limite în jurul orelor pe care le fac și când lucrează. Iată câteva dintre modalitățile prin care Exposure Ninja ne protejează productivitatea și performanța:

• Cel puțin 30% din timpul lucrat se desfășoară în intervalul orelor de bază : acest lucru asigură că toată lumea este disponibilă pentru contactele managerilor, actualizările canalului Slack și convocări rapide la un moment dat în timpul orelor 9-5.
• Angajații se angajează să se întâlnească săptămânal cu managerii: chat- urile frecvente nu sunt importante doar pentru a se asigura că personalul este mulțumit, pe drumul cel bun și își desfășoară cel mai bun lucru, dar, de asemenea, permit echipei noastre să dezvolte relații excelente cu managerii lor. Aceasta înseamnă că se simt confortabil să meargă la ei cu orice preocupări, probleme sau idei grozave pe care le-ar putea avea pentru companie sau campania unui client.
• Hubstaff este folosit pentru a urmări tot timpul de lucru : când echipa noastră lucrează pentru Exposure Ninja, își activează cronometrele Hubstaff. Acest lucru ne ajută să înțelegem nivelurile de productivitate, să vedem tendințele angajaților de-a lungul timpului și să identificăm orice probleme legate de performanță, astfel încât acestea să poată fi discutate cu indivizii și rezolvate.
• Contract Ninja au un anumit număr minim și maxim de ore pe lună : Toată lumea știe cantitatea de muncă pe care trebuie să o depună și vor discuta cu managerul lor înainte de a se angaja la mai mult de o anumită cantitate de ore suplimentare. Aceasta înseamnă că Ninja nu trebuie să-și facă griji că au suficient de lucru pentru o lună sau, dimpotrivă, că au prea multe pe mâini. Nu ne plac ninja stresați în dojo-ul nostru .

4. Obțineți SMART cu obiectivele echipei

Gestionarea unei echipe de marketing de succes înseamnă stabilirea unor obiective clare și este important ca acestea să fie SMART – specifice , măsurabile , convenite , realiste și bazate pe timp .

Deși există o mulțime de acronime care plutesc în sfera de marketing, unele mai utile și mai ușor de acționat decât altele, sistemul SMART vă oferă o structură clară de stabilire a obiectivelor care vă ajută să stabiliți priorități, să bugetați și să respectați termenele limită.

Sistemul SMART de stabilire a obiectivelor prevede că obiectivele ar trebui să fie:

• Specific : bine definit și clar pentru oricine are cunoștințe despre proiect
• Măsurabil : trebuie să fiți capabil să înțelegeți dacă obiectivul poate fi atins, să vedeți cât de departe este finalizarea și să înțelegeți când a fost atins obiectivul
• De acord : o parte a responsabilizarii echipei pentru performanța lor este să vă asigurați că toată lumea este de acord și înțelege nu numai obiectivele lor independente, ci și obiectivele echipei.
• Realist : Proiectul dvs. ar trebui să fie realizabil în termene și constrângeri bugetare și cu resursele disponibile
• Bazat pe timp : ar trebui să stabiliți termene limită clare, care sunt provocatoare, dar realizabile. Acest lucru îi împiedică pe angajații tăi de la distanță să devină mulțumiți și le oferă un sentiment imens de realizare atunci când își ating obiectivele SMART.

5. Comunicați clar și regulat

Companiile aflate la distanță au nevoie de canale puternice de comunicare. Exposure Ninja folosește o gamă largă de instrumente pentru a facilita comunicarea ușoară între echipa noastră și clienți, inclusiv Zoom, Yay, Slack și Skype.

Jan Schulz-Hofen, CEO al companiei de succes la distanță Planio , spune că pentru companiile aflate la distanță, comunicarea prin text funcționează cel mai bine, deoarece este transparentă și nedisruptivă: „ Comunicarea textului vă face să respectați mai mult timpul unul celuilalt, mai ales când trăiți. mai multe fusuri orare distanta. Comunicarea imediată poate fi perturbatoare... cu un e-mail, [membrii echipei pot] lua în considerare redactarea dvs. la un moment convenabil .”

Echipele Exposure Ninja folosesc canalele Slack pentru a raporta progresul campaniilor individuale, pentru a informa managerii de proiect cu privire la provocări și pentru a pune întrebări.

Slack este o platformă ideală pentru noi, deoarece funcționează în orice browser web, păstrează jurnalele de chat pentru referințe ulterioare și ne permite să ne semnalăm rapid și ușor unii altora starea noastră online - fie într-o întâlnire, lucrând cu Slack închis sau în afara biroului — precum și adăugați stele la mesajele importante și fixați informații pe care să le vedeți mai târziu.

Programăm apeluri vocale regulate, acolo unde este cazul, cum ar fi discuțiile săptămânale ale managerilor și actualizările clienților și rapoartele lunare de progres.

6. Colaborați folosind Slack și Google Docs

Colaborarea la distanță în echipă reprezintă provocarea suplimentară de a nu putea interacționa față în față. Limbajul corpului și indiciile non-verbale fac comunicarea și împărtășirea ideilor mult mai ușoare, dar, deși este posibil să nu le aveți la dispoziție, instrumentele potrivite de comunicare și productivitate vă vor facilita colaborarea la proiecte.

Organizați sesiuni de colaborare în echipă în Slack

Dacă echipa dvs. trebuie să împărtășească idei și să colaboreze la un proiect, apelurile video Slack sunt o opțiune excelentă. Puteți adăuga mai mulți participanți la apeluri și puteți partaja ecranul cu colegii, puteți înregistra apeluri pentru referințe viitoare, puteți stabili subiecte, adăugați etichete, fixați și trimiteți documente și setați notificări pentru modificări. Păstrează totul într-un singur spațiu de lucru, astfel încât să nu așteptați ca angajații să instaleze, să încarce sau, în unele cazuri, să depaneze software diferit!

Colaborați la documente în Google Docs

După cum s-a menționat în secțiunea de instrumente de lucru de la distanță, Foile de calcul Google și Documentele sunt excelente pentru colaborare, deoarece permit mai multor colaboratori să comenteze documente, să facă amendamente, să evidențieze secțiuni și să își scrie note unul altuia cu acțiuni sugerate. Puteți reveni la versiuni diferite în orice moment, vizualizând istoricul versiunilor, care vă arată, de asemenea, toate modificările făcute de colaboratorii individuali - puteți vedea cine a făcut ce și de ce.

7. Răspundeți pe toată lumea

Echipele de la distanță trebuie să fie orientate spre rezultate și să stabilească obiective și termene clare pentru a avea succes. Fiecare Ninja de la Exposure Ninja are liste clare de sarcini stabilite de manageri în Teamwork cu termene limită, urmărire a timpului și posibilitatea de a adăuga progrese sau de a face comentarii la fiecare sarcină.

Se așteaptă ca toți Ninja să actualizeze Tablourile de bord pentru clienți și să le arate managerilor la ce au lucrat în timpul apelurilor săptămânale, astfel încât să ne asigurăm că livrările sunt la timp și la standard. Acest lucru ne permite, de asemenea, să identificăm în mod proactiv când cineva riscă să rateze un termen limită, astfel încât să poată fi atenuat rapid.

O parte a responsabilizarii echipei tale este să te asiguri că știe spre ce obiective personale și profesionale ar trebui să lucreze. Realizarea de evaluări trimestriale one-to-one și stabilirea KPI-urilor este la fel de importantă pentru companiile aflate la distanță, precum și pentru cele de birou. Asigurați-vă că fiecare membru al echipei dvs. are obiective clare spre care să lucrați și, dacă este cazul și posibil, oferiți un bonus de performanță pentru a-i menține motivați.

8. Întâlnește-te cel puțin o dată pe an și distrează-te des

În cele din urmă, asigurați-vă că vă faceți timp să vă întâlniți cu echipa și să sărbătoriți succesele, fie că este vorba de o excursie pe coastă vara sau de a vă răsfăța puțină distracție de Crăciun!

Cele mai bune echipe de la distanță sunt strâns conectate și dornice să se vadă reușind. Colegii vor vorbi între ei în fiecare zi, așa cum ar face-o într-un mediu de birou și, adesea, formează prietenii autentice - favorizează conexiunile în echipa ta creând modalități prin care să interacționeze între ei.

Exposure Ninja are un canal Watercooler în spațiul nostru Slack unde fiecare Ninja poate discuta, precum și grupuri mai mici dedicate intereselor individuale, de la gătit și fitness până la artă, jocuri și film.

Adesea, împărtășim fotografii cu familiile noastre, animalele de companie și vacanțele noastre, ne cerem sfaturi unii altora și răspândim cuvântul despre noi instrumente și tehnologii pe care le considerăm benefice colegilor noștri. Amestecați testul ciudat de Halloween și Crăciun – complet cu modelul Exposure Ninja și alte bunătăți de pus în mână – recompense lunare Ninja of the Month și reuniuni de echipă pentru diferite grupuri de lucru și veți avea un mediu de lucru grozav pentru angajații dvs.

Te simți inspirat? Pe care dintre acestea le-ați putea prezenta echipei dvs. de marketing la distanță?

Suntem mereu în căutarea celor mai bune și mai strălucite minți din marketingul digital pentru a se alătura agenției noastre de marketing complet la distanță. Consultați pagina noastră de locuri de muncă la distanță pentru a vedea dacă există un post disponibil care se potrivește setului dvs. de abilități.