Cum să îmbunătățiți calitatea apelurilor și să reduceți costurile pentru afacerea dvs

Comunicațiile sunt o infrastructură critică pentru afaceri. Totul se bazează pe o comunicare clară și de încredere: echipele dvs. trebuie să fie capabile să comunice în mod constant între ele și cu clienții.

Postare conexă: Cel mai bun software pentru call center în 2022-2023

Cu toate acestea, îmbunătățirea calității apelurilor înseamnă adesea creșterea costurilor, ceea ce introduce calcule complicate. Beneficiile unei comunicări îmbunătățite vor genera suficiente venituri pentru a se plăti singure și a justifica costurile?

Dar, dacă știți cum să îmbunătățiți calitatea apelurilor și să reduceți costurile în același timp, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la cântărirea acestor costuri și beneficii, cel puțin nu la fel de mult.

Desigur, vom acoperi modalitățile de îmbunătățire a calității apelurilor, reducând în același timp costurile, pentru a vă face viața mai ușoară și mai profitabilă.

Cum să reduceți costurile, să creșteți satisfacția clienților și să îmbunătățiți experiența utilizatorului final

Îmbunătățirea calității apelurilor, reducând în același timp costurile, este o chestiune de implementare a strategiilor și tehnologiilor de comunicații care fac munca mai eficient.

În unele cazuri, puteți implementa strategiile pe orice rețea de comunicații pe care o aveți. Alte strategii necesită o infrastructură de comunicații mai capabilă.

Iată ce trebuie făcut, începând cu latura tehnologică.

Citește și: Sfaturi pentru lansarea unui startup într-o industrie puternic reglementată

Migrați-vă comunicațiile la o platformă de trunchi SIP

În esență, trunchiul SIP utilizează conexiuni digitale pentru a vă conecta sistemul telefonic la internet, astfel încât apelurile dvs. se bazează pe infrastructura internetului, mai degrabă decât pe liniile telefonice tradiționale. Furnizorii de trunchiuri SIP, cum ar fi Telnyx, vă oferă puterea de a migra sistemul dvs. de telefonie către o platformă de trunchi SIP, indiferent dacă utilizați un sistem de telefonie moștenit sau comunicații VoIP.

Trunking-ul SIP oferă mai multe avantaje atât față de sistemele standard VoIP, cât și de cele vechi:

• Gestionare avansată a apelurilor. Furnizorii de trunchiuri SIP au un control mai bun asupra modului în care apelurile dvs. circulă prin rețeaua lor.

Acest lucru le permite să ofere funcții mai avansate, cum ar fi direcționarea personalizată a apelurilor pentru fiecare număr de telefon, înregistrarea apelurilor și controlul programatic al apelurilor. Acest lucru vă oferă mult mai mult control și opțiuni pentru rutarea apelurilor și implementarea automatizării.

• Calitate mai bună a apelurilor. Trunking SIP oferă o conexiune mai directă între rețeaua internă a sistemului dvs. telefonic și rețeaua largă de internet.

Aceasta înseamnă mai puține cabluri și mai puține componente hardware în conexiunea telefonului. Simplificarea infrastructurii de conectare reduce zgomotul și oferă un semnal mai clar pentru apeluri audio mai bune și apeluri video clare.

• Mai multă flexibilitate. Trunking SIP este compatibil atât cu telefoanele hard, cât și cu telefoanele soft.

Dacă aveți deja telefoane de birou fizice pentru echipele dvs., acestea vor funcționa într-o rețea trunking SIP. Dar trunchiul SIP vă oferă, de asemenea, opțiunea de a utiliza telefoane software, ceea ce permite echipelor dumneavoastră să utilizeze smartphone-uri sau computere pentru comunicații telefonice.

Utilizarea telefoanelor software crește adesea productivitatea, deoarece este ușor să utilizați dialerele automate și alte instrumente telefonice pe un softphone.

Citește și: Top 10 beneficii ale serviciilor profesionale de relocare a birourilor

• Securitate sporită. Furnizorii de trunchi SIP de calitate dețin și operează propria lor rețea IP.

Asta înseamnă că vă pot securiza datele apelurilor de la capăt la capăt, mai degrabă decât să vă protejeze datele doar până când acestea părăsesc rețeaua furnizorului dvs. SIP și intră într-o rețea terță parte sau, mai rău, la internetul public.

O securitate mai bună reduce riscurile de scurgeri catastrofale de date, care pot fi suficient de severe pentru a falimenta companiile.

• Colaborare mai productivă. O comunicare mai clară și mai fiabilă înseamnă că echipele dvs. pot împărtăși informații mai bine și pot face mai multe. Trunking SIP acceptă, de asemenea, chat și mesagerie text, pentru a vă asigura că echipele dvs. pot rămâne conectate, oriunde s-ar afla.
• Costuri mai mici. Trunking SIP este pur și simplu mai rentabil decât alte tehnologii de telecomunicații.

Cu trunking SIP, puteți furniza și termina numere de telefon la cerere, ceea ce înseamnă că plătiți doar pentru conexiunile de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie de ele. În acest fel, nu aveți niciodată numere de telefon în funcțiune, consumându-vă inutil bugetul.

Cu toate acestea, trunkingul SIP costă aproape întotdeauna mai puțin decât VoIP și telecomunicațiile vechi, atât pe număr, cât și pe minut.

Acești doi factori de reducere a costurilor se combină pentru a oferi o reducere semnificativă a costurilor pentru companii.

Configurați urmărirea mesajelor vocale

Urmărirea mesajelor vocale îmbunătățește livrarea mesajelor vocale.

Această tehnologie urmărește mesajele dvs. vocale atunci când sunt direcționate către un site extern, apoi returnează o notificare când site-ul verifică mesajul și când mesajul este livrat efectiv.

Acest lucru asigură că mesajele dvs. vocale sunt direcționate prin cele mai bune rețele, pe baza congestionării rețelei și a factorilor externi, cum ar fi condițiile meteorologice, deoarece urmărirea mesajelor vocale va detecta când livrarea mesajelor eșuează sau durează mai mult decât ar trebui.

Când știți că mesajele vocale sunt livrate, aveți o responsabilitate mai bună a personalului, deoarece știți când au fost livrate mesajele. Cu toate acestea, obținerea celor mai mari rate de livrare a mesajelor elimină pur și simplu eșecurile de comunicare care sunt în afara controlului echipei dumneavoastră.

Citiți și: Opțiuni de plată pentru afaceri pentru afacerea dvs. în creștere în 2022

Implementați răspunsul vocal interactiv (IVR)

Probabil că sunteți familiarizat cu sistemele de răspuns vocal interactiv (IVR), chiar dacă nu sunteți familiarizat cu termenul. Dacă ați sunat vreodată o companie și v-ați conectat la un sistem de meniu automat care răspundea la comenzile vocale, ați folosit un sistem IVR.

Practic, un sistem IVR permite sistemului dumneavoastră de telecomunicații să direcționeze automat apelurile către persoana potrivită.

Fără un sistem IVR, fie trebuie să utilizați meniuri cu tonuri tactile, care sunt mai greoaie și mai puțin capabile decât un sistem IVR. Sau trebuie să aveți un reprezentant al serviciului pentru clienți dedicat direcționării apelurilor manual.

Niciuna dintre acestea nu este opțiune bună.

Un sistem IVR nu numai că automatizează rutarea apelurilor, ci poate oferi și asistență automată. Unele probleme ale clienților pot fi rezolvate cu instrucțiuni sau informații simple, înregistrate.

Dacă automatizați apeluri simple la serviciul pentru clienți, echipele dvs. de servicii pentru clienți vor lăsa mai mult timp pentru a ajuta clienții care au probleme mai complexe.

Acest lucru reduce timpul de rezolvare pentru toate întrebările dvs. de serviciu pentru clienți, ceea ce vă îmbunătățește în cele din urmă experiența clienților.

Utilizați rutarea apelurilor directe

Dirijarea directă a apelurilor reduce pur și simplu numărul de conexiuni necesare pentru a transfera un apel de la un număr la altul.

Ai putea crede că apelurile vor fi direcționate direct de la un număr la altul, tot timpul. Cu toate acestea, acesta nu este întotdeauna cazul.

Unii furnizori de telecomunicații folosesc rețele terțe sau se bazează pe internetul public pentru a conecta apelurile. Acest lucru vă poate complica conexiunile de apel, deoarece rețelele de internet terțe și publice nu sunt întotdeauna cele mai eficiente și adesea adaugă „hopuri” pe măsură ce direcționează apelurile de la un număr la altul.

În mod ideal, furnizorul dvs. de trunchi SIP va folosi rutarea directă în mod implicit. A doua cea mai bună situație este că furnizorul dvs. SIP vă va oferi opțiunea de a utiliza rutarea directă a apelurilor.

Citește și: 8 pași pentru a îmbunătăți siguranța în timpul redeschiderii afacerii

Dirijarea directă a apelurilor asigură că mesajele sunt livrate în mod fiabil și îmbunătățește toate comunicațiile în timp real. Când apelurile sunt direcționate indirect, poate provoca zgomot și zgomot la apelurile vocale și calitate vizuală slabă în apelurile video.

Rutarea directă a apelurilor produce pur și simplu o comunicare mai fiabilă și mai clară între echipele dvs. și cu clienții dvs.

Începeți să reduceți costurile înainte de a fi prea târziu

După cum probabil ați observat, cele mai multe dintre acestea necesită conexiuni trunking SIP.

VoIP standard și sistemele de telefonie vechi pur și simplu nu au capacitatea și configurabilitatea de a implementa aceste strategii. Dacă încă utilizați una dintre aceste infrastructuri tradiționale de telecomunicații, pur și simplu nu vă veți putea configura comunicațiile pentru a fi cele mai eficiente.

Prin urmare, primul pas este să vă migrați comunicațiile către o platformă de trunchi SIP.

Pentru majoritatea companiilor, acest lucru va reduce imediat costurile și va îmbunătăți calitatea apelurilor. Cu toate acestea, odată ce comunicațiile dvs. rulează pe conexiuni SIP, vă puteți configura telecomunicațiile și vă puteți dubla eforturile de reducere a costurilor.