Cum să asigurați succesul afacerii cu managementul evenimentelor

Evenimentele sunt o modalitate excelentă de a vă construi marca, de a atrage noi clienți și de a interacționa cu cei existenți. Ele pot fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a genera venituri pentru afacerea dvs. Cu toate acestea, dacă nu vă planificați evenimentul în mod corespunzător în avans, ar putea ajunge să fie o pierdere de timp și bani. Pentru a vă asigura că acest lucru nu se întâmplă, urmați aceste sfaturi pentru succesul managementului evenimentelor:

Postare conexă: Cum să începeți o afacere de management de evenimente

Înțelegeți-vă publicul țintă

Primul pas în planificarea unui eveniment este înțelegerea publicului țintă. Cine sunt persoanele care participă la evenimentul tău? Ce vor să obțină din asta și cum îi va ajuta acest lucru să-și atingă obiectivele? Punerea acestor întrebări vă va ajuta să decideți tipul de eveniment care ar funcționa cel mai bine pentru obiectivele dvs. de afaceri.

De exemplu, să presupunem că compania dumneavoastră dorește să crească veniturile cu 25% în următorul an; o modalitate de a realiza acest obiectiv este organizarea unei serii de seminarii despre cum să comercializați mai eficient produsele în industrie. Publicul dvs. țintă ar putea fi alte companii care vând produse similare cu ale dvs. sau persoane care doresc să afle mai multe despre strategiile de marketing pentru întreprinderile mici. În acest caz, ar avea sens pentru ambele tipuri de participanți (întreprinderi versus persoane fizice), dar mai ales pentru cei care reprezintă companii, deoarece probabil trec prin provocări similare atunci când încearcă să crească numărul de vânzări ale companiilor lor - și, astfel, ar putea beneficia foarte mult de pe urma învățării de noi tehnici. în timpul acestor ateliere/seminare desfășurate în anumite locații din oraș în fiecare lună pe parcursul anului 2023!

Alegeți locul potrivit

Atunci când alegeți o locație, luați în considerare tipul de eveniment pe care îl găzduiți. De exemplu, dacă este o conferință anuală sau un atelier, găsiți un spațiu suficient de mare pentru a găzdui confortabil toți participanții. Dacă evenimentul dvs. are o amploare mai mică și implică doar clienți dintr-o singură regiune, luați în considerare închirierea unui întreg hotel sau stațiune, astfel încât aceștia să simtă că sunt în vacanță, având în continuare acces la prezentări și oportunități de networking.

Dacă există mai multe evenimente care au loc simultan la locul ales de dvs. (de exemplu: nunți), asigurați-vă că există spațiu adecvat pentru nevoile ambelor părți, fără a se suprapune prea mult în spațiile celeilalte; acest lucru ajută la evitarea confuziei în timpul perioadei de configurare pentru ambele părți implicate!

Citiți și: 8 motive pentru care ajustatorii de asigurări publice vă pot ajuta afacerea

Asigurați-vă că evenimentul este bine marcat și comercializat

În calitate de manager de eveniment, vei fi responsabil să te asiguri că branding-ul companiei tale este vizibil la evenimentul tău. Aceasta înseamnă că trebuie să vă asigurați că:

1. Logo-ul dvs. este clar și ușor de citit. Dacă oamenii nu îl pot citi de peste cap, atunci nu vor ști ce companie a sponsorizat evenimentul și de ce ar trebui să le pese de el.

2. Logo-ul dvs. folosește culori care funcționează bine împreună și se potrivesc cu imaginea generală a mărcii dvs. (vezi mai jos).

3. Culorile utilizate în orice materiale tipărite sau semne se potrivesc cu cele ale altor materiale de imprimare produse de compania dumneavoastră (dacă este cazul).

De asemenea, ar trebui să luați în considerare dacă există moduri specifice în care oamenii s-ar aștepta ca acest tip special de adunare, cum ar fi o competiție sportivă, să arate sau să se simtă ca atunci când ajung la el; dacă da, aceste așteptări pot afecta cât de mult efort ar trebui depus în crearea unei identități, dincolo de simpla punere în pancarte care spun „Acesta este evenimentul nostru!”

Creați o gamă de difuzoare convingătoare

Când vine vorba de alegerea difuzoarelor, ai o mulțime de opțiuni. Puteți selecta pe cineva din industria dvs. care cunoaște dezavantajele a ceea ce încercați să faceți sau puteți alege un expert care a scris cărți pe acest subiect.

Vorbitorul dvs. ar trebui să fie, de asemenea, distractiv și antrenant – publicul nu va dori să asculte dacă simte că i se predă tot timpul! S-ar putea să vă gândiți să invitați unele personalități cunoscute din domeniul dvs. (cum ar fi celebritățile), deoarece acești oameni tind să atragă mulțimi datorită popularității lor online sau în emisiunile de televiziune.

Creați entuziasm pentru evenimentul dvs

Este important să creați entuziasm pentru evenimentul dvs. Dacă nu, oamenii nu vor ști despre asta și nu vor participa. Există multe moduri prin care puteți face acest lucru:

1. Utilizați rețelele sociale și campaniile de marketing prin e-mail pentru a promova evenimentul.

2. Folosiți PR (relații publice) pentru a obține acoperire în instituțiile de știri sau reviste care ajung la publicul țintă, cum ar fi ziare și reviste locale, publicații comerciale, bloguri din industrie – chiar și publicații naționale precum Forbes! Acest lucru poate ajuta la generarea traficului către site-ul dvs. web, unde oamenii se pot înregistra pentru conferință sau atelier.

3. Plătiți pentru publicitate pe Facebook sau Google AdWords dacă doriți mai mult trafic direcționat din anumite regiuni geografice unde vor exista participanți care ar putea fi interesați să participe, deoarece locația lor este aproape de locul unde are loc evenimentul (de ex., dacă există mulți profesioniști IT care trăiesc în Silicon Valley, atunci ar avea sens ca o companie IT să țină acolo conferința anuală).

Planificați detaliile logistice în avans pentru a reduce stresul în ziua evenimentului

Planificarea din timp este cea mai bună modalitate de a vă asigura că evenimentul dumneavoastră se desfășoară fără probleme și fără probleme. Aceasta înseamnă să existe planuri de urgență pentru orice probleme care ar putea apărea, cum ar fi o schimbare neașteptată a vremii sau defecțiunea echipamentului. De asemenea, este important să planificați modul în care veți gestiona detaliile logistice neașteptate, de exemplu, dacă locația dvs. devine brusc indisponibilă din cauza unei circumstanțe neprevăzute (cum ar fi un incendiu).

1. Pregătiți locuri de rezervă în caz de urgență

2. Aveți la îndemână difuzoare de rezervă care pot interveni în scurt timp dacă este necesar

3. Aveți un plan de urgență dacă locul dvs. nu este disponibil (sau dacă trebuie să îl schimbați).

Utilizați platforma de gestionare a evenimentelor

Platformele de gestionare a evenimentelor precum Eventtia sunt o modalitate excelentă de a păstra toate detaliile evenimentului dvs. într-un singur loc. Vă ajută să gestionați toate aspectele evenimentului, de la locație până la vorbitori și sponsori. De asemenea, vă ajută să urmăriți răspunsurile, bugetele și alte detalii importante.

Platforma de gestionare a evenimentelor vă va ajuta să organizați totul, de la lista de invitați până la biografiile vorbitorilor, astfel încât toată lumea să știe ce se întâmplă la fiecare pas de-a lungul călătoriei către luarea unei decizii informate cu privire la participarea la conferința sau seminarul dumneavoastră.

Citește și: Peisajul plăților online din 2023

Un eveniment poate avea un impact uriaș asupra afacerii dvs., dar este important să îl planificați corect

Primul pas în planificarea unui eveniment este determinarea a ceea ce va realiza. Evenimentele pot fi folosite pentru o varietate de scopuri, dar iată câteva obiective comune:

1. Construiește-ți brandul și crește gradul de conștientizare a companiei sau a produsului

2. Generați clienți potențiali și creșteți vânzările

3. Educați și informați potențialii clienți despre afacerea sau industria dvs., oferindu-le informații valoroase la care altfel nu ar avea acces (sau să vă simțiți confortabil să vă întrebe direct)

4. Construiți relații cu clienții existenți, oferindu-le oportunitatea de a se conecta personal (și poate chiar să formeze conexiuni noi!)

Concluzie

Sperăm că acest articol v-a oferit o mai bună înțelegere a modului de planificare și gestionare a evenimentelor din afacerea dvs. Este important să înțelegeți impactul pe care îl pot avea asupra profitului dumneavoastră și, de asemenea, cum să le asigurați succesul. Evenimentele pot fi costisitoare, dar merită dacă sunt făcute corect!