Ce este o asociație de proprietari? Sfaturi de top pentru gestionarea unui HOA

Dacă sunteți pe piață pentru a cumpăra o casă sau un apartament, probabil că veți întâlni un HOA (sau mai multe).

Asociația proprietarilor de case (HOA) poate face sau distruge dacă obțineți casa de vis, așa că este important să știți care sunt acestea și cum funcționează.

Și dacă sunteți proprietar de proprietate sau președinte HOA, aveți nevoie de instrumente care să vă ajute să vă mențineți HOA organizat și să funcționeze fără probleme. Cu o varietate de software de gestionare a asociațiilor comunitare de pe piață, puteți găsi o soluție care funcționează cel mai bine pentru HOA dvs.

De asemenea, HOA au întâlniri regulate sau ocazionale pentru a planifica cum sunt cheltuiți acești bani cumulați, pentru a determina dacă sunt necesare upgrade-uri sau pentru a organiza evenimente comunitare, cum ar fi petreceri în bloc sau adunări de sărbători.

Cum funcționează o asociație de proprietari

Proprietarii potențiali de case trebuie adesea să fie aprobați de HOA înainte de a putea cumpăra o casă în comunitate, iar criteriile variază de la asociație la asociație. Unele HOA pot cere, de asemenea, ca casele sau curțile să mențină o estetică specifică sau un standard de întreținere.

Unii pot limita dimensiunea, numărul și rasa animalelor de companie din comunitate. Pedeapsa pentru nerespectarea CC&R (acorduri, condiții și restricții) variază, dar de obicei implică amenzi. Unele HOA pot chiar să vă dea în judecată sau să vă execute silite casa dacă nu ați plătit cotizațiile sau amenzile HOA într-un anumit interval de timp.

Cine conduce un HOA?

Multe HOA sunt conduse de un președinte, care este adesea ales dintre membrii HOA pentru un anumit mandat. Președintele HOA va programa și conduce întâlniri, va interacționa cu lucrătorii de întreținere sau construcții și poate chiar să acționeze ca un factor de departajare pentru anumite voturi. Unele HOA sunt conduse de o companie de administrare a proprietății, reducând șansa de a apărea ranchiuni personale dacă alegerile nu merg într-un anumit fel.

Care sunt taxele HOA?

Taxele HOA variază în funcție de valoarea proprietății și facilitățile disponibile, dar sunt adesea de câteva sute de dolari pe lună. Unele asociații pot avea un fond de rezervă pentru întreținerea generală și un fond pentru cheltuieli mai mari sau de urgență. Dacă o HOA decide că ar dori să adauge o facilitate, cum ar fi o piscină comunitară, acele fonduri pot fi luate din fondul de bani alocat pentru astfel de proiecte sau HOA poate vota cum sunt achiziționate acele fonduri (poate o taxă suplimentară). în fiecare lună special pentru a merge spre construirea piscinei) sau alocate.

Taxele de condominiu tind în special să meargă către întreținerea zonelor comune, cum ar fi o sală de sport, o piscină sau o sală de petreceri. Aceste taxe pot merge și către întreținerea generală a holurilor, lifturilor, scărilor și holului. Pentru amenajările de locuințe cu locuințe pe loturi separate, aceste taxe pot merge către amenajarea zonelor verzi din afara proprietăților individuale, întreținerea unei piscine comunitare sau a unei săli de activități sau întreținerea străzilor și trotuarelor, cum ar fi aratul de iarnă.

Sfaturi pentru manipularea unui HOA

Dacă sunteți chiriaș și aflați mai multe despre ce înseamnă o asociație de proprietari, este posibil să vă întrebați ce trebuie să știți pe măsură ce vă instalați în noua comunitate. Iată câteva sfaturi de top pentru a vă asigura că călătoria dvs. HOA decurge cât mai bine posibil.

• Asigurați-vă că cunoașteți regulile. Înainte de a te îndrăgosti de un loc, asigură-te că ești dispus să fii de acord cu regulile stabilite de HOA. Aceste reguli pot include ce culori de vopsea puteți folosi, cum vă puteți amenaja peisajul, cât de tare poate fi ascultată muzică etc. Fiți confortabil cu aceste reguli și cunoaște-le bine.
• Oferiți-vă să participați la evenimente comunitare. Ocazional, HOA-urile vor deschide oportunitatea de a se alătura grupului lor de voluntari. Dacă sunteți interesat să vă implicați mai mult în comunitatea dvs., asigurați-vă că vă înscrieți! A fi o voce în comunitate vă permite să reprezentați proprietarii de case mai oficial.
• Menține comunicarea fluidă. Cea mai mare greșeală pe care o poți face este să arunci mingea atunci când vine vorba de o comunicare puternică cu HOA. Aceasta include discutarea oricăror schimbări majore pe care doriți să le faceți, păstrarea la curent cu noile reguli sau reglementări și multe altele. În plus, prioritizarea comunicării în cadrul comunității este la fel de importantă. Atunci când tu și vecinii tăi sunteți pe aceeași pagină, discutarea problemelor sau a elementelor de acțiune cu HOA este mult mai puțin intimidantă.
• Plătește la timp, de fiecare dată. La sfârșitul zilei, când vine vorba de a trăi undeva cu un HOA, este într-adevăr o relație de afaceri. Asigurați-vă că respectați punctele convenite în contract și plătiți cotizațiile HOA în timp util.
• Aflați ce poate și ce nu poate face HOA dvs. Un contract merge întotdeauna în ambele sensuri. După ce ați aflat regulile pentru dvs. în calitate de chiriaș, asigurați-vă că petreceți ceva timp pentru a vă familiariza cu ce puteri are cu adevărat HOA.
• Utilizați tehnologia. Luați în considerare să vă bazați pe automatizare pentru a efectua aceste plăți. Și mai bine, contactați HOA pentru a vedea dacă ar fi dispuși să se configureze cu software-ul de gestionare a asociațiilor comunitare, astfel încât procesul să fie mai eficient pentru toți cei implicați.

Cel mai bun software de gestionare a asociațiilor comunitare

Indiferent de cine conduce HOA, aceștia au nevoie de o modalitate de a rămâne organizați și în fața oricăror probleme viitoare. Software-ul de gestionare a asociațiilor comunitare este conceput în mod explicit pentru a face exact asta.

Cu software-ul de gestionare a asociațiilor comunitare, HOA-urile pot programa ședințele consiliului de administrație, pot înregistra procesele-verbale ale ședințelor și rezultatele voturilor, pot gestiona o bază de date cu rezidenți și pot oferi un portal pentru ca rezidenții să-și plătească taxele și să interacționeze între ei.

Pentru a fi inclus în această categorie, produsul software trebuie să:

• Oferiți instrumente pentru asociații, apartamente sau cooperative
• Includeți o bază de date rezidenți personalizabilă
• Permite programarea întâlnirilor asociației comunitare
• Furnizați portaluri de comunicare pentru rezidenți și administratorii de proprietăți

*Mai jos sunt primele 5 soluții software de gestionare a asociațiilor comunitare de top din Raportul Grid de iarnă 2023 al G2. Unele recenzii pot fi editate pentru claritate.

1. Manager de proprietăți AppFolio

AppFolio Property Manager este conceput ca o soluție completă, all-in-one de management al proprietății, atât pentru comunitățile multifamiliale, cât și pentru unifamiliale. Deși managementul asociațiilor comunitare nu este funcția principală a acestui instrument, acesta conține funcții de gestionare a asociațiilor comunitare, în plus față de o varietate de alte instrumente de gestionare a proprietății.

Ce le place mai mult utilizatorilor:

„ Folosesc AppFolio de șase ani și am găsit platforma ușor de utilizat. Funcțiile mele preferate sunt aplicațiile online, șabloanele de închiriere și postările vacante. De asemenea, folosesc multe rapoarte în fiecare lună, în special raportul de delincvență. Trimiterea unui mesaj text către chiriași individuali, unități și proprietăți este foarte convenabilă.”

- Revizuirea managerului de proprietate AppFolio, Kathy L.

Ce nu le place utilizatorilor:

„ Costul este puțin mare, dar acesta este costul de a face afaceri pentru ceea ce oferă. Aș dori să văd puțin mai multă deschidere atunci când vine vorba de integrarea cu alte software-uri fără a percepe o taxă. ”

- Revizuirea managerului de proprietate AppFolio, Robert D.

2. TOPS[ONE]

TOPS[ONE] este creat atât pentru companii de management terțe, cât și pentru HOA auto-gestionate. TOPS[ONE] se poate ocupa de gestionarea proprietăților, de contabilitate și chiar de a automatiza anumite sarcini. Oricine îl poate accesa de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet și browser, deoarece este un instrument bazat pe cloud.

Ce le place mai mult utilizatorilor:

„ Suportul și personalul TOPS preiau idei de la compania noastră și le implementează în software-ul TOPS. A devenit ghișeul nostru unic pentru toată munca noastră! Am reușit să eficientizez aproape toate elementele de lucru. Portalul avansat a împuternicit proprietarii noștri și a redus volumul general de muncă administrativ. Capacitatea de a naviga rapid, de a crea rapoarte personalizate, de a rula acele rapoarte și de a le prezenta consiliului în timp util a fost neprețuită pentru noi! ”

- TOPS[ONE] Review, John C.

Ce nu le place utilizatorilor:

„ Un domeniu de îmbunătățire ar fi din partea utilizatorului. Am mai multe persoane care dețin mai multe unități care ar dori să aibă acces la fiecare dintre ele. Mi s-a spus că trebuie să aibă un e-mail diferit pentru fiecare proprietate pentru înregistrare. Pentru persoanele care investesc în comunități de apartamente, acest lucru este prohibitiv. Aș recomanda să faceți acest aspect mai ușor de utilizat. ”

- TOPS[ONE] Review, Katie W.

3. Yardi Breeze

Yardi Breeze este un instrument de management al proprietăților bazat pe cloud. Cu funcțiile lor HOA, utilizatorii își pot gestiona toate proprietățile de pe un singur dispozitiv, pot comunica cu chiriașii și pot urmări registrele într-un mediu securizat.

Ce le place mai mult utilizatorilor:

„ Yardi Breeze este o briză de folosit! Este foarte ușor de utilizat, iar capacitatea de a conversa live cu personalul de asistență este fantastică. Sunt disponibile pentru a vă ajuta și pentru a răspunde la orice întrebări pe care le aveți. De asemenea, Breeze are cursuri de formare live pentru actualizări, iar dacă aveți nevoie de o reîmprospătare pentru diferitele abilități de sarcini, Breeze oferă. ”

- Yardi Breeze Review, Danielle D.

Ce nu le place utilizatorilor:

„ Cred că ar trebui să existe o modalitate mai simplă de a înregistra partea chiriașului pentru plata prin nume și alegerea proprietăților. Aș sugera să faceți procesul de retrimitere a linkului către chiriași pentru o singură persoană. Nu toți chiriașii pe alegerea proprietății. Sau odată ce sunt înregistrați, verificarea a fost dificilă pentru cei mai puțin cunoscători ai chiriașilor de dispozitive mobile. ”

- Yardi Breeze Review, Lisa H.

4. Buildium

Buildium este o soluție de management al proprietății care acordă prioritate automatizării și asistenței premiate. Cu Buildium, proprietarii de proprietăți pot menține comunicarea cu rezidenții, pot urmări comenzile de întreținere, pot face publicitate proprietăților vacante, pot personaliza cererile de închiriere și pot gestiona procesele contabile.

Ce le place mai mult utilizatorilor:

„ Ei bine, în primul rând, apreciez felul în care arată Buildium. Interfața nu este prea tare pentru ochi. Puteți să navigați cu ușurință sau să mergeți la o pagină în care doriți să căutați, fără a fi greu să o găsiți. Toate informațiile chiriașilor noștri se află într-o singură bază de date. De asemenea, trimit memento-uri chiriașilor noștri când chiria le este aproape scadentă. Printre alte motive, îmi place Buildium, dar ceea ce îmi place cel mai mult este cât de repede răspunde asistența pentru clienți la întrebările mele, chiar și atunci când îi contactez prin e-mail. ”

- Buildium Review, Irish C.

Ce nu le place utilizatorilor:

„ Lucrul meu cel mai puțin favorit la Buildium este lipsa personalizării. Nu există branding sau detalii în aplicație, portalurile web sunt fade, șabloanele de mesaje sunt foarte scurte etc. Mi-ar plăcea să pot personaliza site-ul Buildium mai mult decât tabloul de bord. Pentru o afacere mai mare, stabilită, acesta poate să nu fie un software ideal. ”

- Buildium Review, MacKenzie C.

5. Condo Control

Automatizați fiecare proces de management de proiect cu Condo Control . Condo Control oferă instrumente pentru a partaja documente electronic, a crea formulare digitale, a gestiona securitatea și a îmbunătăți comunicarea rezidenților cu o aplicație mobilă.

Ce le place mai mult utilizatorilor:

„ Condo Control este un instrument foarte ușor de utilizat și benefic atât pentru managerii comunității, cât și pentru proprietarii de case. Le permite proprietarilor de case să comunice cu noi și ne ușurează munca. De asemenea, îl puteți personaliza pentru a beneficia comunitatea dvs. În general, este un instrument uimitor. Este site-ul web ideal pentru community manager! Recomand cu căldură Condo Control oricărui administrator de comunitate care dorește să aibă un site web prietenos, coeziv și eficient. ”

- Condo Control Review, Courtney H.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Nu îmi place că nu puteți introduce 2 adrese de e-mail în unități diferite, deoarece unii proprietari închiriază numeroase unități și aceasta este o modalitate de a le contacta. ”

- Condo Control Review, Jessica O.

Următorii pași cu deținerea proprietăților

HOA poate fi o parte integrantă a achiziționării și deținerii unei case. Prin urmare, a putea rula unul eficient este extrem de util. Cu software-ul de gestionare a asociațiilor comunitare, puteți rula și interacționa cu ușurință cu HOA.

Vrei să te întorci la elementele de bază? Aflați mai multe despre ce este cu adevărat managementul proprietății și de ce este important.

Acest articol a fost publicat inițial în 2019. Conținutul a fost actualizat cu informații noi.