Un ghid pentru desfășurarea unei întâlniri de lansare a proiectului

Gândiți-vă la cea mai recentă zi de muncă. Probabil ai petrecut timp cu o noapte înainte de a-ți întinde hainele, cerând sfaturi unui prieten sau doi și gândindu-te la modalități în care poți excela în această nouă poziție. Apoi ai apărut a doua zi cât de pregătit ai putea fi și gata să faci o primă impresie bună șefilor și colegilor tăi, care ar fi în esență fundamentul timpului tău în această poziție.

Acesta este exact mentalitatea pe care ar trebui să o ai atunci când intri într-o întâlnire de lansare a proiectului cu un client nou-nouț. Acest client a fost de acord cu un fel de parteneriat cu agenția dvs. și acum este timpul să vă asigurați că decizia sa a fost bine luată. Să discutăm elementele esențiale ale organizării unei întâlniri de lansare a proiectului de succes, de la pregătire la stabilirea așteptărilor și la urmărire.

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?

O întâlnire de lansare a proiectului este prima interacțiune reală pe care managerul de proiect și echipa respectivă o vor avea cu un client după ce procesul de vânzare s-a încheiat. Această întâlnire este un moment pentru a discuta cu clientul în detaliu care sunt prioritățile, scopurile și obiectivele acestuia pentru proiect. Îmi place să stabilesc această întâlnire ca un dialog oarecum structurat între client și echipa noastră pentru a ne asigura că stabilim așteptări pentru termene și execuție și să ne acordăm doar ceva timp pentru a cunoaște clientul atât la nivel profesional, cât și personal.

Pentru a avea aceste conversații importante cu orice client, trebuie mai întâi să te asiguri că tu și echipa ta sunteți pregătiți. Mai jos vom discuta pașii de urmat în pregătirea unei întâlniri de lansare a proiectului.

1. Pregătirea pentru o întâlnire de lansare a proiectului

Conduceți o întâlnire internă de lansare a proiectului

Primul (și poate cel mai important) pas în pregătirea pentru o întâlnire de lansare a proiectului este organizarea de întâlniri interne pentru a aduna cât mai multe informații despre client înainte de apelul propriu-zis de lansare a proiectului. La Go Fish Digital, managerul de proiect va stabili câteva întâlniri interne diferite pentru a începe, în funcție de domeniul de activitate al clientului.

Prima întâlnire internă este întotdeauna între managerul de proiect și cel care a parcurs procesul de vânzare cu clientul. Această întâlnire asigură că managerul de proiect este la curent cu orice informații de fundal pe care membrul echipei de vânzări le-ar fi putut colecta, precum și despre orice scop sau obiectiv pe care clientul le-a împărtășit deja. Este, de asemenea, un moment pentru a începe să discutăm care membri ai echipei ar fi cel mai potrivit pentru a lucra la proiectul clientului.

Următoarea întâlnire pe care o organizăm este ceea ce numim o întâlnire de descoperire. În timpul acestei întâlniri, strategul hotărât și analiștii din fiecare verticală din domeniul de activitate al clientului se vor reuni pentru a compila un pic de cercetare. De exemplu, dacă clientul are SEO ca parte a domeniului de aplicare al proiectului, putem analiza lucruri precum vizibilitatea, backlink-urile și viteza site-ului. De asemenea, putem efectua o scurtă accesare cu crawlere a site-ului pentru a ne asigura că nu există semnale roșii. Această dată ajută echipa să înceapă să înțeleagă site-ul clientului și să spună orice am putea dori să aducem cu un client în timpul apelului de lansare a proiectului.

Întâlnirea internă finală va fi organizată cu o zi înainte de apelul de lansare a proiectului cu toți membrii echipei din fiecare verticală în domeniul specific de lucru al clientului. Această întâlnire este stabilită pentru a se asigura că toată lumea se simte confortabil cu punctele de discuție prezentate în prezentarea și agenda de lansare a proiectului (pe care le vom discuta mai jos) și că nimeni nu are întrebări sau îngrijorări persistente.

Creați o prezentare și o agendă pentru întâlnirea de lansare a proiectului

Crearea prezentării întâlnirii de lansare a proiectului și a agendei este ceva la care managerul de proiect va lucra în săptămâna premergătoare apelului. Agenda ajută echipele interne să se simtă pregătite și să știe exact despre ce puncte vor vorbi, iar pachetul de prezentare îl ajută pe client să urmeze și să vizualizeze câteva dintre așteptările pe care le vom stabili pe parcursul întâlnirii.

Este important să vă asigurați că agenția dumneavoastră are șabloane atât pentru agendă, cât și pentru prezentarea, astfel încât să existe consistență și eficiență în execuția acestor întâlniri.

2. Executarea reuniunii de lansare a proiectului

Prezintă echipa

Prima parte a oricărei întâlniri de lansare a proiectului ar trebui să fie prezentarea echipei. Nu toată lumea din echipă va fi orientată către client, așa că este util să puneți fețe numelor cu care clientul poate interacționa printr-un instrument de management de proiect sau canal de comunicare digitală pe tot parcursul proiectului. Întotdeauna încurajez echipa noastră să se alăture acestor întâlniri cu camerele pornite, chiar dacă clientul are camera oprită, pentru a-l ajuta pe client să ne cunoască puțin mai mult echipa.

Pune întrebări de fundal

Următorul pas într-o întâlnire de lansare a proiectului de succes este acela de a oferi clientului șansa de a se prezenta pe sine și echipa sa. Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a pune orice întrebări pe care le-ați putea avea pe baza a ceea ce ați învățat din transferul de vânzări sau din cercetările făcute înainte de întâlnire.

După părerea mea, aceasta este cea mai importantă parte a apelului de lansare. Acest lucru va pune bazele relației cu clientul pentru lunile sau anii următori. Înainte de apelul de lansare, ar trebui să petreceți timp parcurgând site-ul web al clientului, studiind notele din apelul de transfer de vânzări și făcând orice cercetare suplimentară asupra clientului pentru a compila o listă de întrebări pe care să le pună clientului în timpul apelului. De asemenea, fac un punct de a cere clientului să trimită acces la toate proprietățile Google care vor fi de ajutor în domeniul său de aplicare. Am inclus mai jos o listă cu câteva întrebări pe care tind să le pun în timpul unui apel de lansare a proiectului.

• Ce obiective aveți pentru munca noastră împreună la acest proiect?
• Care sunt cuvintele tale cheie prioritare?
• Cine sunt concurenții tăi principali?
• Cine este publicul tău principal?
• Care sunt produsele/serviciile dumneavoastră principale?
• Ne poți spune despre marca ta?
• Ați avut probleme sau probleme cu prezența marketingului digital în trecut despre care ar trebui să știm?
• Ce CMS folosești? Puteți oferi echipei noastre acces la CMS-ul dvs.?
• Care este cel mai bun mod de a comunica cu echipa ta? (Folosim un instrument de management de proiect numit ClickUp pentru a comunica cu clienții noștri, dar mă asigur întotdeauna că acest lucru funcționează și/sau dacă ar dori să comunice și prin alt canal, cum ar fi e-mailul sau Slack.)

De asemenea, doriți să vă asigurați că lăsați timp pentru a lăsa clientul să pună orice întrebări pe care le-au pregătit sau care ar putea apărea în timpul prezentării prezentării de lansare a proiectului. Unele dintre întrebările pe care le pun ar putea necesita cercetări suplimentare sau să primească răspunsuri în continuare, dar este întotdeauna benefic să ajuți clientul să se simtă auzit la acest apel inițial.

Stabiliți așteptări și pașii următori

Odată ce ați obținut suficiente experiențe de client pentru a începe să creați o strategie, cereți fiecărui strateg vertical din sfera de activitate a clientului să picteze o imagine clară a ceea ce ar trebui să se aștepte clientul în săptămânile următoare. Considerăm că este foarte util să folosim cronologie vizuale. De exemplu, cu campaniile de PR digital, primele săptămâni sunt pentru cercetare, colectare de date și creare de active. Apoi putem începe să prezentăm această campanie jurnaliștilor pentru a primi backlink-uri. Acest lucru este important pentru a anunța un client în timpul întâlnirii de lansare a proiectului, astfel încât să știe când să se aștepte la actualizări și rezultate.

3. Urmărire și pași următori

Odată ce o întâlnire de lansare a proiectului se încheie, începe munca adevărată. Ați făcut deja o treabă grozavă pregătind, cercetând și stabilind așteptări. Dar, ceea ce este cel mai important acum este să vă asigurați că urmați ceea ce s-a vorbit în timpul acestui apel. Fiți sârguincios în a vă întoarce prin notele pe care le-ați luat în agenda întâlnirii de lansare a proiectului și a urmări clientul cu privire la orice a întrebat. De asemenea, discutați cu clientul despre cadența apelurilor de status ulterioare și despre sarcinile la care veți lucra înainte, astfel încât să aibă o foaie de parcurs clară pentru săptămânile următoare.

Concluzie

Întâlnirile de lansare a proiectului sunt cruciale pentru a pune bazele unei relații de lungă durată cu clientul. Nu vă așteptați ca fiecare întâlnire să decurgă perfect, dar dacă urmați instrucțiunile de mai sus, veți putea face primul pas în a vă sprijini echipa în desfășurarea unei întâlniri de lansare a proiectului eficientă și eficientă.