Diagrame Gantt: noțiuni de bază pentru cele mai bune practici (șablon gratuit de diagramă Gantt inclus)

Cele mai bune echipe de marketing pot genera idei ieșite din cutie prin sisteme robuste care promovează eficiența și colaborarea. Vizibilitatea sarcinilor și gestionarea resurselor sunt cheia pentru realizarea acestora.

O diagramă Gantt este un instrument puternic pentru a crește vizibilitatea sarcinilor. Echipele din toate industriile îl folosesc pentru a crea programe cu mai multă precizie.

Dintr-o privire, o diagramă Gantt afișează sarcinile pe care trebuie să le facă echipa și modul în care fiecare sarcină se leagă de cealaltă. Aceste capabilități permit managerilor de proiect să pună la punct cea mai eficientă abordare.

Ce este o diagramă Gantt?

Diagramele Gantt sunt grafice cu bare orizontale care reprezintă sarcinile necesare pentru a finaliza un proiect, împreună cu programul când se așteaptă să înceapă și să se termine. Ele ilustrează, de asemenea, dependențe, ierarhii și repere relevante.

A fost popularizat de inginerul american Henry Gantt. Au fost desenate inițial de mână și erau plictisitoare de întreținut. Dar odată cu creșterea computerelor în anii 1980, diagramele Gantt au devenit mai ușor de gestionat și au crescut și mai mult în popularitate.

Faceți clic aici pentru șablonul nostru gratuit pentru diagramă Gantt.

Tipuri de diagrame Gantt

Domeniul de aplicare și nivelul lor de detaliu disting cele două tipuri de diagrame Gantt.

- Diagrame Gantt de nivel înalt

Diagramele Gantt de nivel înalt ajută la monitorizarea inițiativelor majore ale companiei. Intervalele de timp aici sunt, de obicei, în luni sau trimestri , deoarece fiecare element rând reprezintă eforturi care implică sute de sarcini și o mână de echipe.

O diagramă Gantt care urmărește campaniile dvs. de comunicare de marketing de-a lungul anului este un exemplu de diagramă Gantt de nivel înalt.

Diagrame Gantt la nivel de proiect

Diagramele Gantt specifice proiectelor monitorizează proiecte mai mici, de obicei legate de o inițiativă majoră. Sarcinile de aici pot fi esențiale, astfel încât intervalele de timp sunt de obicei zile sau săptămâni . În unele ocazii, pot fi chiar și ore .

Urmând exemplul nostru de campanie de comunicare de marketing de mai sus, o diagramă Gantt specifică proiectului legată de aceasta poate fi una pentru urmărirea articolelor care urmează să fie publicate pe blogul dvs.

Folosirea ambelor tipuri de diagrame Gantt în acest scenariu vă poate ajuta să produceți conținut la scară , asigurându-vă în același timp că toate sunt aliniate cu mesajele cheie ale campaniei dvs.

Cum să citești o diagramă Gantt

Pentru a citi o diagramă Gantt, va trebui să înțelegeți ce reprezintă fiecare parte.

Scala de timp

Partea de sus a axei x a diagramei Gantt ilustrează intervalul de timp pe care doriți să-l utilizați pentru a vă urmări sarcinile. Acestea pot fi în zile, săptămâni, luni sau trimestre. Uneori, chiar ore.

Sarcini și subsarcini

Partea din stânga a diagramei Gantt listează sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți pentru a avansa proiectul.

Bare de activitate și linii de progres

Barele de pe diagrama Gantt reflectă durata estimată pentru finalizarea sarcinilor. În interiorul barelor sunt linii care arată progresul echipei.

Când liniile sunt în interiorul graficului cu bare, înseamnă că munca este pe drumul cel bun. Liniile care trec dincolo de el indică sarcini care trec peste programul propus. Acestea pot semnala întârzieri pentru dependențe sau nevoia de urmărire, buget sau resurse suplimentare.

Repere

Etapele servesc drept puncte de control către finalizarea unui proiect. Diamantele le reprezintă pentru că de obicei nu au durate așa cum o fac sarcinile obișnuite.

Săgeți

Săgețile care conectează barele de activitate una de cealaltă semnifică sarcini care au dependențe unele de altele. Vom vorbi mai multe despre dependențe într-o secțiune ulterioară, dar acestea sunt considerații esențiale la programare.

Marcator de linie verticală

Marcatorul de linie verticală vă ajută să identificați activitățile care se desfășoară la un anumit moment în timp. În calitate de manager de proiect, acest lucru vă poate ajuta să vedeți cu cine să verificați pentru a vă asigura că primește sprijinul de care are nevoie.

Cum să faci o diagramă Gantt în 5 pași

Pasul 1: enumerați reperele și sarcinile dvs

Pentru a începe să vă creați diagrama Gantt, identificați reperele care marchează puncte importante de progres. Etapele pot fi prezentări de actualizare a stării pentru management, demonstrații prototipuri, trimiteri de livrabile și altele. Pune-le pe diagrama ta Gantt folosind diamante.

Odată ce le aveți acolo, enumerați sarcinile pe care trebuie să le faceți pentru a le realiza și enumerați-le în partea stângă a diagramei. Le puteți grupa în sarcini și subsarcini pentru a le face digerabile.

Pasul 2: Identificați intervalul de timp preferat

Intervalul de timp pe care îl utilizați pentru diagrama Gantt poate fi la fel de înalt ca săptămâni și luni sau la fel de scăzut ca ore sau zile.

După cum am menționat mai devreme, diagramele Gantt pot fi la nivel înalt sau specifice unui proiect. O diagramă Gantt pentru campania dvs. de un an, de exemplu, poate folosi lunile ca interval de timp. Urmărirea articolelor pe care le vei publica pe blogul tău, pe de altă parte, ar putea fi mai bine monitorizată cu zile sau săptămâni.

Pasul 3: Marcați dependențe

Dependențe sunt sarcini a căror inițiere se bazează pe rezultatul unei alte sarcini. Pe diagrama Gantt, săgețile marchează sarcinile care se conectează între ele.

Trei lucruri pot cauza dependențe: resurse partajate, cerințe preliminare sau sincronizare .

Dacă aveți un singur artist grafic în echipa dvs., de exemplu, atunci sunteți toți dependenți de o resursă comună . Artistul tău nu poate începe imaginea de referință a articolului tău până când nu termină de a crea imaginile de pe rețelele sociale și așa mai departe.

Pe de altă parte, cerințele preliminare sunt rezultate necesare pentru a începe o altă sarcină. De exemplu, un scriitor nu poate începe să lucreze la un articol fără un brief. Acest lucru face ca scrierea articolului să depindă de ca brief-ul să fie terminat primul.

În cele din urmă, dependențele de sincronizare se referă la sarcini pe care le puteți face doar la un anumit moment în timp. De exemplu, puteți publica doar o postare de Crăciun pe rețelele sociale de Crăciun. Un alt exemplu: vă puteți intervieva persoana resursă numai atunci când este disponibilă.

Observarea sarcinilor pe care le puteți (și nu) să le faceți simultan vă va ajuta să vă angajați să respectați termene precise și să distribuiți eficient resursele.

Pasul 4: Alegeți un instrument

Puteți crea o diagramă Gantt utilizând caracteristica bară stivuită din Microsoft Excel sau puteți utiliza un software specializat de gestionare a proiectelor, cum ar fi Workamajig. Workamajig vă permite să creați un program instantaneu, dar complet personalizabil, cu doar câteva clicuri.

Deși este posibil să utilizați instrumente manuale pentru a realiza o diagramă Gantt, software-ul de management al proiectelor este echipat cu caracteristici care vă ajută să le maximizați.

Pasul 5: Introduceți detalii

După ce ați ales un instrument, puteți începe să introduceți sarcinile enumerate și să vă marcați reperele. Apoi, adăugați barele de activitate, marcați dependențele și atribuiți sarcinile.

Procesul poate suna simplu pe hârtie, dar nu este întotdeauna atât de simplu. De fapt, ar trebui să vă așteptați la iterații și ajustări pe măsură ce mergeți. Ar putea exista dependențe pe care nu le-ați dat seama. S-ar putea să fie nevoie să renegociezi anumite termene limită sau echipa ta ar putea avea nevoie de mai mulți oameni.

Nu vă alarmați dacă se întâmplă acest lucru. Aceasta este frumusețea diagramei Gantt și capacitatea sa de a se adapta la astfel de schimbări. Desigur, este întotdeauna mai bine să descoperiți problemele mai devreme decât mai târziu.

Avantajele și limitările diagramelor Gantt

Diagramele Gantt sunt instrumente incredibile. Dar au și puncte forte și puncte slabe.

De ce să folosiți diagrama Gantt?

Vizualizați activitățile proiectului

Diagramele Gantt pot afișa cantități masive de informații dintr-o privire: calea dumneavoastră critică, progresul și termenele limită, pentru a numi câteva. Această vedere generală a activităților proiectului vă poate ajuta să efectuați apeluri mai bune și să vă îmbunătățiți comunicarea cu părțile interesate.

Structurați-vă activitățile

Necesitatea de a depasi reperele și livrabilele până la sarcini acționabile vă împinge pe dumneavoastră și pe echipa dvs. să vă inspectați, să evaluați și să vă organizați planurile. Acest lucru sprijină alinierea și ajută la asigurarea clarității.

Faceți programe precise

Spre deosebire de perspectiva unui outsider, programele nu pot fi deduse pur și simplu adunând toate estimările tale și împărțindu-le în funcție de numărul de oameni pe care îi ai în echipa ta.

Trebuie să țineți cont de dependențe, iar diagramele Gantt vă pot ajuta să le păstrați în vedere. Având aceste informații la îndemână, pe măsură ce angajați livrabile cu părțile interesate, vă va ajuta să planificați programe și termene realiste.

Implicați echipe și părți interesate

Vederea sarcinilor structurate pe o diagramă Gantt este o modalitate excelentă de a vă ajuta echipa să vadă modul în care activitățile lor de zi cu zi contribuie la imaginea de ansamblu. Formatul său digerabil face ușoară alinierea și cu părțile interesate.

Gestionați modificările și aria de aplicare

Creșterea domeniului de aplicare și supraservirea clienților dumneavoastră contribuie masiv la eșecul proiectului. Când părțile interesate întreabă despre noile solicitări, diagrama Gantt vă poate ajuta să comunicați cum vă va afecta programul de producție. Predarea acestei informații le va permite să evalueze dacă mai merită adăugată și să convină asupra unui compromis rezonabil.

Care sunt dezavantajele unei diagrame Gantt?

- Complexul poate crește

Diagramele Gantt sunt utile în timp ce rămân ordonate și organizate. Fără o filtrare adecvată, ele pot deveni aglomerate, distragând atenția și, în cele din urmă, de neînțeles.

Pentru a gestiona acest lucru, alegeți un software care vă permite să grupați, să filtrați, să căutați și să organizați sarcini cu ușurință. Aceste caracteristici vă pot ajuta să vă asigurați că diagrama dvs. Gantt vă ajută echipa să rămână concentrată pe reperele și prioritățile adecvate.

- Informații limitate

Diagrama dvs. Gantt poate afișa o cantitate mare de informații. Dar nu vă poate arăta pe toate. Deși vă poate afișa în mod eficient programul, alocațiile de forță de muncă și durata sarcinilor, nu poate afișa nivelul de dificultate al sarcinilor și resursele de care veți avea nevoie pentru a le îndeplini.

Evitați să luați decizii majore numai cu privire la ceea ce vedeți în diagrama Gantt. Sprijiniți-l cu documentație și instrumente de urmărire care vă pot ajuta să oferiți un context suplimentar, astfel încât să puteți rămâne informat corespunzător.

- Poate fi dificil de ajustat și întreținut

Pe măsură ce listele de sarcini cresc, ajustările devin mai complicate fără o automatizare adecvată. Trecerea cu vederea dependențelor sau neobservarea suprapunerilor minore poate provoca un efect de bulgăre de zăpadă asupra restului proiectului. Acest fapt subliniază nevoia de sisteme robuste, procese și verificări și echilibrări ori de câte ori aplicați modificări.

Cele mai bune practici pentru diagrama Gantt

Notă Zile nelucrătoare

Weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare sunt considerații esențiale atunci când vă planificați programul de lucru. Dar nu sunt singurele zile nelucrătoare de care trebuie să ții cont.

Coordonați-vă cu echipele de administrare și operațiuni ale clădirii: Există închideri programate și servicii de întreținere? Luați în considerare locația biroului dvs.: Există zile în an în care vă confruntați frecvent cu ploi abundente sau zăpadă? Înregistrați-vă cu colegii dvs. de echipă: au concedii și vacanțe planificate pentru anul?

Nu poți anticipa fiecare întrerupere a muncii. Dar cu suficientă diligență, vă puteți pregăti în mod proactiv pentru posibilitatea acestor cauze externe ale întârzierilor.

Utilizați culorile în avantajul dvs

Culorile pot fi ușor de respins ca îmbunătățiri superficiale. Dar, bine folosite, vă pot face diagrama Gantt mai lizibilă și mai ușor de utilizat. Iată câteva sugestii:

• Desemnați o culoare pentru fiecare etapă sau livrabil, astfel încât să puteți distinge vizual unde se conectează sarcinile dvs
• Atribuiți o culoare per persoană, astfel încât echipa dvs. să poată identifica sarcinile atribuite fiecăruia dintr-o privire
• Pentru o raportare ușoară sau depanare, colorați fiecare sarcină în funcție de starea sa (Exemplu: verde dacă merge bine, galben dacă necesită o atenție suplimentară, roșu dacă este deja întârziată etc.)

Adăugarea de liniuțe de culoare diagramei dvs. Gantt nu este bună doar în scopuri estetice. Cu sistemul potrivit, aceștia pot adăuga noi straturi de organizare de care poți beneficia tu, echipele sau părțile interesate.

Alegeți software-ul potrivit

Menținerea unei diagrame Gantt poate fi plictisitoare, dar nu trebuie să fie. Cel mai bun mod de a gestiona acest lucru este alegerea unui software care se potrivește nevoilor dvs.

Sortarea, gruparea, căutarea și filtrarea ar trebui să fie cerințe grele. Automatizarea este un plus major. Cei potriviti pot face mutarea lucrurilor mult mai ușoară. În cele din urmă, luați în considerare cât de ușor este de învățat și utilizat.

Cu sistemul și software-ul potrivit, puteți maximiza punctele forte ale diagramei Gantt și puteți atenua punctele slabe ale acesteia.

Concluzie

Diagramele Gantt sunt instrumente puternice care sunt utilizate în multe industrii. Pentru profesioniștii în marketing, acestea oferă o modalitate de a organiza și alinia echipele și proiectele.

Dintr-o privire, poate oferi cantități masive de informații, cum ar fi sarcini, estimări, sarcini, etape, dependențe și progres. Asigurându-vă că aveți un sistem și un instrument robust, crearea și întreținerea acestuia vă poate ajuta să creșteți vizibilitatea proiectului, să îmbunătățiți productivitatea și să vă implicați echipa și părțile interesate.

Workamajig a integrat diagrame Gantt și alte funcții de gestionare a proiectelor pentru a vă ajuta să rămâneți la curent cu toate campaniile, echipele și inițiativele dvs.

Aflați mai multe despre instrumentele de management de proiect ale Workmajig pentru a vedea cum vă pot ajuta să vă optimizați fluxul de lucru și să vă sporiți productivitatea.