6 pași pentru a obține corect marketingul prin e-mail pentru evenimente

Crearea unei strategii eficiente de marketing pentru evenimente este unul dintre cei mai importanți pași către succesul afacerii. Dar este, de asemenea, o provocare destul de mare pentru marketeri și proprietarii de afaceri. De ce? Pentru că există diverși factori de luat în considerare – resurse, obiective, prezentatori, conținut și multe altele.

Majoritatea acestor factori se află în sfera ta de influență. Dar cum rămâne cu cel care te interesează cel mai mult? Ai ghicit bine, stimulează participarea la eveniment. Din fericire, marketingul prin e-mail pentru evenimente vă ajută să transformați un proces atât de frustrant într-o plimbare în parc. Dar, înainte de a trece la cum să-ți găsești marketingul prin e-mail pentru evenimente, haideți să detaliem despre ce este vorba și de ce ar trebui să investiți în el.

Ce este marketingul prin e-mail pentru evenimente și de ce aveți nevoie de el?

Trăim într-o eră în care tendințele de marketing digital vin și pleacă, dar există un canal care nu se demodează niciodată când vine vorba de promovarea evenimentelor – sau de orice alt tip de promovare, de fapt – și acesta este e-mailul. Marketingul prin e-mail pentru evenimente se rezumă la trimiterea de conținut de e-mail de înaltă calitate către destinatari pentru a crea hype și pentru a stimula înregistrările la evenimente. E-mailurile le permit planificatorilor de evenimente să-i entuziasmeze pe potențiali de evenimentele lor, să le motiveze să se înregistreze și să-i implice chiar și după încheierea evenimentului.

Marketingul prin e-mail pentru evenimente este mult mai mult decât trimiterea de câteva e-mailuri pentru a vă anunța evenimentul. Este o oportunitate grozavă de a-ți prezenta punctul de vânzare unic, fără a fi prea insistent. Trimiterea materialelor de marketing prin e-mail către potențiali vă ajută să construiți relații puternice cu aceștia, implicându-i din prima zi și transformându-i în fani fideli pentru evenimentele viitoare.

Încrederea în puterea e-mailurilor vă aduce cu un pas mai aproape de a face oamenii potriviți să vă observe și să-și amintească afacerea. Și dacă crezi că necesită prea mult timp și efort, nu-ți face griji; nu este cazul. Investiția în software de marketing prin e-mail, cum ar fi Sendinblue sau o alternativă robustă Sendinblue, vă scapă de sarcina, oferind opțiuni nelimitate pentru a vă promova evenimentul.

(Sursă)

Să analizăm câteva dintre aceste opțiuni:

• Configurarea unor secvențe de e-mail cu conversie ridicată pentru a stârni interesul solicitanților înregistrați din ziua în care se înscriu până la încheierea evenimentului.
• Personalizați-vă invitațiile la evenimente, mementourile sau urmăririle pentru a crea conținut personalizat care se potrivește nevoilor și așteptărilor publicului dvs.
• Colectarea feedback-ului participanților pentru a vă monitoriza performanța evenimentului și pentru a aduna informații valoroase despre ceea ce trebuie îmbunătățit în eforturile viitoare ale evenimentului.
• Testarea A/B a mesajelor dvs. de e-mail pentru a verifica ce rezonează cel mai bine cu publicul țintă și pentru a le îmbunătăți performanța pe baza rezultatelor.
• Încurajarea participanților să împărtășească detaliile evenimentului dvs. cu conexiunile lor, obținerea accesului la mai multe puncte de contact și creșterea gradului de conștientizare a mărcii.

Cu toate opțiunile disponibile printr-un serviciu solid de marketing prin e-mail, este o risipă să te limitezi la unul sau două e-mailuri pentru a-ți promova evenimentul. Așadar, asigurați-vă că începeți devreme și creați conexiuni cu publicul dvs. pe parcursul întregului ciclu de viață al evenimentului. Dar mai multe despre asta urmează imediat.

6 pași pentru a reuși în marketingul prin e-mail pentru evenimente

Acum că am explicat de ce marketingul prin e-mail pentru evenimente ar trebui să fie aliatul tău cel mai de încredere pentru a-ți promova evenimentul, este timpul să-ți prezentăm un ghid detaliat pentru construirea unei campanii de e-mail pentru evenimente de înaltă performanță.

1. Faceți anunțul

După ce ați organizat un eveniment grozav, este timpul să anunțați oamenii. Amintiți-vă că prima impresie contează întotdeauna și exact asta este acest e-mail. E-mailul de anunțare a evenimentului trebuie să includă următoarele detalii:

• Numele evenimentului, data și locația
• Un link către pagina dvs. de înregistrare sau alte opțiuni de înregistrare
• Line-up-ul evenimentului

În afară de aceste elemente, puteți adăuga orice informații pe care le considerați necesare în funcție de obiectivele dvs. Cu toate acestea, nu renunțați prea mult în acest e-mail, deoarece scopul său principal este de a stârni curiozitatea cititorilor. Și chiar dacă nu aveți totul la loc înainte de a trimite e-mailul de salvare a datei, nu lăsați acest lucru să vă rețină. Puteți oricând să trimiteți detaliile de bază și să păstrați misterul informând abonații că informațiile cele mai interesante rămân de dezvăluit.

Când vine vorba de timpul de trimitere pentru acest e-mail, asta depinde și de tipul de eveniment pe care îl găzduiești. Dacă este un festival de film popular care atrage oameni din întreaga lume, poate doriți să începeți să trimiteți e-mailul de lansare a evenimentului cu câteva luni înainte pentru a le permite oamenilor să rezerve zboruri, hoteluri și altele asemenea. Dar în cazul în care găzduiți un webinar online despre cum să creați un număr de telefon virtual pentru profesioniștii în afaceri, aproximativ o lună va fi timp adecvat pentru clienții potențiali interesați să se înscrie.

2. Tachinați detaliile

Specialiștii de marketing folosesc acest tip de e-mail – – sau secvență de e-mail – – pentru a eșalona detaliile cheie privind evenimentele și pentru a menține destinatarii la curent. Este posibil să fi trimis e-mailul cu anunțul evenimentului și să aveți toate informațiile relevante pe pagina de destinație a evenimentului. Totuși, este la fel de important să trimiteți e-mailuri teaser cu detalii până la data reală. Acesta este momentul pentru a împărtăși informații suplimentare, cum ar fi o agendă detaliată, interviuri cu gazdele, anunțuri speciale pentru premii și multe altele.

Indiferent dacă clienții potențiali s-au înregistrat deja pentru evenimentul tău sau nu, nu ar trebui să neglijezi să trimiți e-mailuri teaser. Doar asigurați-vă că segmentați destinatarii și partajați informațiile care îndeplinesc statutul fiecărui segment. Persoanele care s-au înscris la evenimentul dvs. vor avea nevoie de informații specifice, cum ar fi lista detaliată a prezentatorilor sau fapte amuzante despre vorbitorii principali, în timp ce cei care sunt încă în faza de analiză vor dori să cunoască informații de bază, cum ar fi informațiile de înregistrare.

De asemenea, este o idee bună să folosiți videoclipuri scurte teaser care prezintă mesaje calde de la organizatorii evenimentului sau materiale din culise. Puteți chiar să utilizați videoclipuri cu mărturii ale participanților din trecut ca element de dovadă socială pentru a îndemna cititorii actuali să devină următoarea ta poveste de succes.

Pe lângă faptul că vă prezintă valoarea evenimentului, acest tip de conținut video adaugă o notă umană promoțiilor dvs. prin e-mail, făcând potențialele să se relaționeze cu marca dvs. și oamenii din spatele acestuia. Ceea ce este și mai eficient în includerea videoclipurilor teaser în e-mailurile dvs. de eveniment este că este mai probabil ca cititorii să partajeze conținut vizual cu rețeaua lor, ceea ce, la rândul său, va spori vizibilitatea evenimentului.

3. Trimiteți mementouri

Trimiterea e-mailurilor de memento este o modalitate sigură de a crea entuziasm în legătură cu evenimentul dvs. Pe măsură ce se apropie ziua critică, trebuie să atragi cât mai mulți înregistrați. Sunt șanse ca solicitanții dvs. înregistrați să fie persoane ocupate care ar putea fi distrase de alte priorități care le cer atenția. Așadar, ați putea folosi, de asemenea, e-mailuri de memento pentru persoanele care s-au înregistrat deja pentru a le aduce înapoi în fold și pentru a le îndemna să adauge data în calendarele lor.

Pentru a profita la maximum de e-mailurile dvs. de memento pentru evenimente, includeți elemente care evocă urgență și CTA-uri simple care direcționează abonații să cumpere bilete sau să se înregistreze. Emoționează-ți cititorii prin utilizarea unor elemente vizuale convingătoare, cum ar fi gif-uri sau imagini personalizate, materiale exclusive, biografii ale prezentatorilor sau orice element despre care crezi că va fi de valoare pentru ei. Încă o dată, nu uitați să puneți toate detaliile evenimentului și să subliniați potențialele schimbări pentru ca ei să știe la ce să se aștepte sau la ce ar trebui să aducă.

Pentru ca mementourile să funcționeze mai bine și să genereze mai multă prezență, ar trebui să trimiteți un e-mail cu câteva zile înainte de data evenimentului și apoi unul în ziua în sine. De asemenea, este obișnuit printre planificatorii de evenimente online să trimită un ultim e-mail de memento cu câteva ore înainte de eveniment, pentru a evita să se confrunte cu abandonuri de ultim moment.

4. Lasă-i să întrebe și să dea răspunsuri

Când trimiteți primele e-mailuri pentru evenimentul dvs., probabil că nu veți ști în prealabil toate întrebările potențiale pe care le au participanții dvs. Pentru a vă ajuta să capturați și să răspundeți cu precizie la întrebările despre eveniment, acele e-mailuri ar trebui să includă un formular de contact în care să poată completa întrebări referitoare la eveniment. De asemenea, puteți partaja linkul către formularul dvs. de contact pe conturile de rețele sociale pentru a-i încuraja să pună întrebări. Fiți atenți la întrebările lor pentru a ști unde să vă concentrați în următoarele comunicări și pentru a elimina potențialele ezitări.

Acum că aveți întrebările, dați-le răspunsurile pe care le merită. Adunați cele mai frecvente întrebări și afișați-le într-un e-mail cu câteva zile înainte de eveniment. De asemenea, puteți împărtăși fapte amuzante despre vorbitorii dvs. sau despre procesul de planificare.

Acest tip de conținut de e-mail nu numai că le va oferi tot ce trebuie să știe, dar le va crea și un sentiment de comunitate. Aceasta este o modalitate excelentă de a entuziasma destinatarii și de a oferi material util care vă prezintă experiența. Cu toate acestea, ați putea dori să păstrați acesta pe un ton conversațional și să evitați să sune prea formal.

5. Angajamentul nu se termină niciodată

O greșeală comună printre agenții de marketing și planificatori de evenimente este că ei cred că munca lor este încheiată odată cu evenimentul. Dar adevărul este că, dacă neglijezi să urmărești participanții după finalizarea evenimentului, doar pierzi oportunități suplimentare de a-i implica în continuare, de a aduna informații valoroase și de a-i transforma în clienți recurenți pentru evenimente viitoare.

(Sursă)

Menținerea contactului cu participanții la eveniment și îngrijirea lor chiar și după încheierea evenimentului ajută marca dvs. să rămână în fruntea lor. Mai mult, astfel de inițiative îi împing să devină ambasadori fideli ai mărcii tale și să-și împărtășească experiența cu urmăritorii lor din rețelele sociale. Aveți posibilități infinite cu acest tip de e-mail de urmărire, dintre care unele sunt:

• Mulțumindu-le că s-au alăturat evenimentului tău pentru a arăta aprecierea pentru timpul acordat.
• Cerându-le să completeze sondaje pentru a colecta feedback cu privire la evenimentul tău sau chiar idei pentru cele viitoare.
• Oferându-le acces la statisticile evenimentelor și la orice alt tip de actualizări post-eveniment.
• Partajarea de conținut util, cum ar fi înregistrări, prezentarea în formă descărcabilă, fotografii sau videoclipuri ale evenimentelor sau orice tip de recapitulare pe care credeți că le-ar putea folosi.
• Anunțarea câștigătorilor în cazul în care ați organizat și un concurs de giveaway în cadrul evenimentului dvs.
• Oferind opțiuni de partajare pentru a le permite conexiunilor să știe totul despre experiența lor la eveniment.
• Tachinați următorul eveniment și poate oferiți bilete anticipate.

6. Pregătește-te pentru următorul

Așadar, ați reușit să vă planificați evenimentul și să obțineți persoanele potrivite să se înregistreze și să participe. De asemenea, v-ați asigurat că îi implicați prin e-mailuri de urmărire bine gândite și adunați părerea lor despre ceea ce a mers bine și unde puteți îmbunătăți. Asta e tot? Cu siguranta nu. Când vine vorba de pregătirea pentru următorul eveniment, niciodată nu este prea devreme pentru a începe.

Persoanele care au participat deja la evenimentul tău sunt clienți potențiali, ceea ce îi face un punct de plecare excelent pentru a crea impuls pentru evenimentul tău viitor. Și dacă este chiar după colț, trimiterea de bilete de primire cu reducere sau de anticipări exclusive este o modalitate excelentă de a le încălzi.

Acum este, de asemenea, un moment bun pentru a sta pe loc și a analiza feedback-ul participanților și datele despre eveniment. Cu cât adunați mai multe informații de la participanții dvs., cu atât înțelegeți mai profund preferințele acestora și îi puteți lua în considerare pentru eforturile viitoare. Verificând ce a funcționat pentru publicul țintă și ce nu, puteți lua decizii mai bune cu privire la modul de optimizare a performanței evenimentului.

(Sursă)

Cuvinte finale

Marketingul prin e-mail pentru evenimente de succes începe cu o planificare atentă și o înțelegere profundă a nevoilor, aspirațiilor și punctelor dureroase ale publicului țintă. Fă-ți timp pentru a lua în considerare toate aspectele esențiale ale strategiei tale de marketing prin e-mail pentru evenimente, de la cel mai bun moment pentru a trimite e-mailuri persoanelor implicate în aceasta. Astfel, veți putea oferi participanților o experiență extraordinară pe care nu o vor uita niciodată.

Înarmat cu sfaturile prezentate mai sus, ești cu un pas mai aproape de a realiza acest lucru. Urmându-le, veți putea crea un plan eficient de marketing prin e-mail pentru evenimente și veți putea aștepta rezultate tangibile. Și nu uitați să urmăriți performanța evenimentului dvs., să testați diferite elemente pentru a vedea ce funcționează și să implementați modificările necesare pentru a ajunge la perfecțiune.