Asigurarea continuității afacerii cu serviciile software escrow

Asigurarea continuității afacerii este o prioritate de top pentru orice organizație. Când vine vorba de software, aceasta înseamnă să vă asigurați că compania dumneavoastră poate continua să funcționeze fără întreruperi în cazul unei întreruperi sau a unui dezastru. Cel mai bun mod de a face acest lucru este prin intermediul software-ului escrow, care pune o copie de rezervă a aplicațiilor și a datelor cele mai importante într-o locație sigură.

Asigurarea continuității afacerii cu serviciile software escrow

Continuitatea afacerii este o parte importantă a strategiei oricărei organizații, dar este adesea trecută cu vederea. Când vă gândiți cum să vă protejați afacerea de riscurile asociate cu dependențele de software, serviciul GetTrusted Escrow Plus poate fi o opțiune excelentă.

Să ne uităm la ce este escrow software și de ce funcționează atât de bine pentru a asigura continuitatea afacerii în lumea de astăzi bazată pe tehnologie.

Importanța continuității afacerii

Continuitatea afacerii este practica de a vă asigura că organizația dumneavoastră poate continua să funcționeze, chiar și în cazul unui dezastru. Beneficiile continuității afacerii includ:

• Reducerea timpilor de nefuncționare și a pierderilor pentru companii
• Productivitate crescută pentru angajați
• Protecție împotriva dezastrelor naturale și a altor amenințări (cum ar fi breșele de securitate)

Dacă nu aveți un plan în vigoare pentru a face față acestor tipuri de situații, puteți pierde o sumă enormă de bani, timp și resurse și acest lucru nici măcar nu ține cont de ceea ce s-ar putea întâmpla dacă cineva este rănit în timpul unei urgențe. !

Riscuri asociate dependențelor software

După cum știți, escrow software este o modalitate de a reduce riscul dependenței de software. Aceasta implică stocarea datelor critice ale companiei dvs. și a aplicațiilor de afaceri pe servere securizate, precum și asigurarea accesului la acestea în caz de urgență. Acest lucru poate fi util dacă se întâmplă ceva cu sistemele dvs. computerizate dacă sunt corupte de programe malware sau dacă sunt pur și simplu învechite și trebuie înlocuite.

După cum sugerează și numele, serviciile de escrow acționează ca intermediari între două părți (în acest caz, dvs.) care doresc să desfășoare afaceri împreună, dar sunt preocupați să aibă încredere unul în celălalt pe perioade lungi; prin urmare, ei sunt de acord cu o terță parte independentă cunoscută ca „agent de escrow” sau „deținător de escrow”, care necesită îndeplinirea anumitor condiții înainte ca oricare dintre părți să primească ceea ce a plătit (în acest caz: software). Pe scurt: își depun banii la altcineva care îi va păstra până când totul va merge bine între ei; în caz contrar, aceste fonduri sunt returnate imediat, fără penalități suportate de oricare dintre părțile implicate!

Cum funcționează software-ul escrow

Software-ul escrow este un aranjament contractual între furnizorul de software și client. Este un acord legal care asigură dreptul clientului de a utiliza software-ul, chiar dacă vânzătorul încetează sau nu oferă suport pentru acesta.

Cel mai obișnuit mod în care se întâmplă acest lucru este atunci când cumpărați ceva de genul Microsoft Office sau Adobe Creative Cloud, acestea sunt servicii de abonament care se reînnoiesc automat, cu excepția cazului în care le anulați, așa că este foarte probabil să existe până în 2020 cel puțin (și poate mai mult). Dar ce se întâmplă dacă Microsoft decide mâine că vrea ca toată lumea să folosească Office 365? Sau ce se întâmplă dacă Adobe decide că nu mai are nevoie de clienții actuali? Ai fi blocat fără toate acele abonamente!

Aici intervine escrow: prin plasarea licenței dvs. în escrow cu un furnizor de servicii terț independent, cum ar fi EscrowMyApps, ne asigurăm că, dacă se întâmplă ceva cu oricare dintre părțile implicate în aranjamentul nostru, fie că sunt eu încetarea activității sau clientul meu care dorește accesul înapoi la conturile lor, vom avea în continuare acele licențe gata pentru a fi ridicate de oricine are nevoie de ele!

Beneficiile software-ului escrow

Software escrow este un serviciu care asigură continuitatea afacerii prin reducerea riscurilor, reducerea costurilor și creșterea vitezei de lansare.

Serviciile software escrow oferă multe beneficii:

• Asigură continuitatea afacerii, asigurându-vă că software-ul dumneavoastră este întotdeauna disponibil atunci când aveți nevoie de el.
• Minimizează costurile prin reducerea nevoii de stocare costisitoare offsite sau a altor sisteme redundante.
• Mărește viteza de lansare, permițându-vă să reactivați rapid aplicațiile după o întrerupere, fără a fi nevoie să le reconstruiți de la zero (ceea ce poate dura săptămâni).

Alegerea furnizorului de servicii software escrow potrivit

Alegerea furnizorului de servicii software escrow potrivit este esențială pentru a asigura disponibilitatea celor mai importante active ale dumneavoastră. Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le cauți la un potențial partener:

• Experiență cu industria și software-ul dvs. Cei mai buni furnizori de servicii au experiență de lucru cu firme similare cu a dumneavoastră, astfel încât să poată înțelege și să răspundă cerințelor dvs. unice de afaceri. Ei pot avea, de asemenea, experiență în industrii sau verticale specifice, cum ar fi asistența medicală sau serviciile financiare, ceea ce înseamnă că vor ști cum să implementeze soluții software care îndeplinesc standardele de conformitate pentru acele domenii.
• Experiență cu furnizorii dvs. de software. Dacă te bazezi pe o aplicație dezvoltată de o altă companie (un furnizor terță parte), atunci ambele părți trebuie să fie confortabil să lucreze împreună înainte de a semna orice contract sau acord, deoarece această relație va dura probabil mai mult decât majoritatea altor relații de afaceri și poate chiar se va întinde pe mai multe generații. de angajați! Asigurați-vă că ambele părți sunt încrezătoare în alocarea resurselor pentru menținerea continuității în perioadele în care suportul tehnic ar putea să nu fie disponibil din cauza unor circumstanțe neprevăzute, cum ar fi dezastre naturale/cutremure etc., astfel încât să nu existe surprize atunci când ceva nu merge bine în mod neașteptat din cauza la întreruperi neplanificate etc.

Configurarea unui acord de escrow software

Un acord de escrow software este un document care stabilește termenii și condițiile serviciului escrow. Este important să includeți anumite informații în acordul dvs., cum ar fi:

• Numele companiei sau organizației dvs. și adresa acesteia
• O descriere a software-ului care este depus în escrow
• O listă cu toate părțile implicate (dvs., furnizorul dvs. și/sau avocații acestora)
• Suma plătită de dvs. pentru acest depozit (dacă este cazul)

Condiții de eliberare a escrow

• Condițiile de eliberare a escrow sunt cerințele legale care trebuie îndeplinite înainte ca un escrow să poată fi eliberat proprietarului său.
• Condițiile de eliberare a escrow asigură că fondurile nu sunt eliberate unei terțe părți până când anumite condiții nu sunt îndeplinite. De exemplu, dacă vă vindeți afacerea și sunteți de acord să puneți încasările în escrow până când cumpărătorul va finaliza instruirea despre cum să o desfășoare, atunci acesta ar fi un exemplu de condiție de eliberare escrow. Beneficiul de a avea astfel de condiții este că ei previn frauda sau furtul, asigurându-se că numai cineva care îndeplinește anumite cerințe poate accesa banii dvs. din contul escrow; cu toate acestea, există și riscuri asociate cu stabilirea acestor tipuri de termeni, deoarece este posibil să nu reziste întotdeauna în instanță dacă există vreodată vreo dispută cu privire la îndeplinirea acestor cerințe (sau chiar dacă ar putea fi considerate valide). Pentru orice tip de acord legal care implică o companie terță ca a noastră (și mai ales una în care ar putea fi implicate sume mari de bani), vă recomandăm să vă consultați mai întâi cu avocatul dumneavoastră înainte de a finaliza orice, astfel încât acesta să poată sfătui ce tipuri ar funcționa cel mai bine în protejând interesele ambelor părți, fiind în același timp executorii conform legislației în vigoare.

Procesul de eliberare a escrow

Agentul escrow este responsabil pentru eliberarea fondurilor către vânzător. Agentul escrow va verifica dacă toate condițiile de eliberare au fost îndeplinite, inclusiv:

• Finalizarea testării și acceptarea de către cumpărător
• Plata oricăror taxe restante sau taxe datorate în temeiul acestui Acord, inclusiv, fără limitare, orice taxe plătibile de Cumpărător în legătură cu acest Acord (cum ar fi taxa de vânzare)

Dacă toate condițiile au fost îndeplinite și nu există dispute între Cumpărător și Vânzător, atunci agentul de escrow va emite o scrisoare de instrucțiuni prin care va cere băncii lor să transfere fonduri din contul escrow în contul (conturile vânzătorului) .

Testare și verificare

Odată ce ați încheiat acordul de bază, este timpul să îl testați. Acest proces ar trebui să includă testarea acordului de escrow și verificarea faptului că acesta este aplicabil. De asemenea, veți dori să verificați dacă acordul de escrow se potrivește cu acordurile dvs. inițiale și nu conține condiții care l-ar face inaplicabil. Avocatul care a întocmit aceste documente ar trebui să poată ajuta cu acest proces, precum și să ofere îndrumări cu privire la alte aspecte legate de planificarea continuității afacerii, inclusiv:

• Câte informații ar trebui incluse într-un plan de urgență (în cazul în care se întrerupe curentul)?
• Cum comunicăm unii cu alții în timpul unei urgențe?
• Ce se întâmplă dacă angajații cheie nu sunt disponibili după ce are loc un eveniment?

Considerații legale și de conformitate

Un acord de escrow software este un contract legal și există multe lucruri de luat în considerare atunci când redactați un acord de escrow. În primul rând, este important să știți ce legi se aplică în jurisdicția dvs., deoarece acestea vor determina modul în care ar trebui să vă structurați acordul. De exemplu, California are reguli specifice cu privire la modul în care anumite tipuri de acorduri trebuie să fie scrise dacă vor fi aplicabile acolo; dacă nu reușiți să respectați aceste cerințe atunci când redactați un acord de escrow conform legii din California (sau în orice altă jurisdicție), atunci este posibil ca acesta să nu fie aplicabil deloc în stat!

Pe lângă faptul că înțelegeți ce legi se aplică în fiecare jurisdicție în care operați sau intenționați să faceți afaceri într-o zi, ar trebui să fiți la curent cu modificările care ar putea afecta acele legi în timp, cum ar fi introducerea unei noi legislații sau modificarea legislației existente, astfel încât orice informații noi. nu-i prinde pe toți cu garda sub garda mai târziu, când apar probleme doar pentru că nimeni nu și-a dat seama ce se întâmplă până nu a fost prea târziu.

Concluzie

Dacă afacerea dvs. depinde de software, este important să aveți un plan solid de recuperare în caz de dezastru. Serviciile software escrow vă pot ajuta să vă asigurați că aveți acces la datele și programele dvs. în cazul în care ceva nu merge bine cu sistemul sau rețeaua dvs. de computer. Aceste servicii sunt utile și dacă trebuie să actualizați licențe software sau să înlocuiți componente hardware în cadrul companiei dumneavoastră.