Puterea semnăturilor de e-mail profesionale: exemple și sfaturi

Ai o șansă să faci o primă impresie. Când vine vorba de e-mailuri de afaceri, este semnătura ta de e-mail.

O semnătură de e-mail profesională vă oferă informațiile de contact și reflectă marca dvs. personală și profesională.

Cu toate acestea, crearea unei semnături de e-mail bine concepută și eficientă poate fi o provocare, deoarece există mai multe elemente de luat în considerare, inclusiv fonturile, schemele de culori, designul pentru dispozitive mobile, consistența mărcii și conținutul.

Am colectat câteva semnături de e-mail profesionale și am subliniat cele mai bune practici pentru a vă ajuta să faceți o primă impresie excelentă și să îmbunătățiți comunicarea prin e-mail.

Cum să creați o semnătură de e-mail: un ghid pas cu pas

Un e-mail profesional poate fi orice e-mail pe care îl scrieți în scopuri interne sau externe în calitate de reprezentant al companiei, inclusiv un e-mail de mulțumire, o scrisoare de intenție cu un CV sau discutarea despre proiectele companiei cu partenerii relevanți.

Iată cinci pași cruciali pentru a vă asigura că semnăturile dvs. de e-mail profesionale și de afaceri fac impresia corectă.

Pasul 1: Includeți informațiile esențiale în semnătura dvs

Luați în considerare ce elemente doriți să includeți în semnătură în afară de numele și titlul dvs. Pentru a face acest lucru, luați în considerare scopul e-mailului dvs., destinatarul și strategia generală de marketing a companiei dvs.

Când vine vorba de scris profesional, totul contează. De exemplu, este esențial să oferiți mai multe modalități de a vă contacta, dar nu supraîncărcați semnătura cu detalii inutile.

Pasul 2. Proiectați-vă semnătura de e-mail pentru a vă reprezenta marca în cel mai bun mod

Aranjați toate elementele astfel încât să fie structurat și ușor de citit. Mai întâi, plasează-ți numele și titlul postului, apoi contactele și orice link-uri importante.

Designul semnăturii ar trebui să fie în armonie cu alte elemente ale e-mailului de afaceri și să fie simplu, dar atractiv. Încercați să utilizați șabloane prefabricate în generatoare de semnături personalizate pentru a ușura procesul de proiectare.

Pasul 3. Evită greșelile obișnuite care te împiedică să subliniezi lucruri importante

Asigurați-vă că nu includeți nimic suplimentar în semnătura dvs. de e-mail, de exemplu:

• Prea multe link-uri supraîncărcă semnătura cu informații și arată neprofesional și mai degrabă ca spam decât o parte dintr-un e-mail de afaceri.
• Un citat care nu transmite un mesaj important sau nu se referă deloc la compania ta, deoarece scopul semnăturii tale nu este de a împinge cititorul să se gândească, ci de a conduce la acțiunea necesară.
• O fotografie nepotrivită sau una prea abstractă pentru a fi de ajutor.

Pasul 4. Creați o semnătură de e-mail HTML pentru clienții de e-mail

Dacă trimiteți e-mailurile folosind unul dintre clienții de e-mail populari (Gmail, Microsoft Outlook sau Yahoo), creați o semnătură acolo. În acest fel, semnătura dvs. va apărea pe fiecare e-mail pe care îl trimiteți.

În ceea ce privește e-mailurile de marketing în masă, cum ar fi e-mailurile de informare la rece, utilizați capabilitățile de creare a semnăturii furnizorului de servicii de e-mail (ESP) sau platforma de automatizare a marketingului prin e-mail.

Pasul 5. Încercați un generator de semnături de e-mail

O opțiune bună pentru a vă asigura că semnătura dvs. va fi afișată corect în toți clienții de e-mail și versiunile mobile ale destinatarilor și, în același timp, pentru a o face atractivă, nu este să creați un design de semnătură în HTML de la zero, ci să utilizați unul dintre generatorii de semnături. cu șabloane de semnătură gata făcute.

Acum, având în vedere aceste sfaturi, să ne uităm la câteva exemple de semnături de e-mail profesionale .

10 exemple de semnături de e-mail

Exemplele vă vor ajuta să învățați cum să creați o semnătură excelentă de e-mail pentru a vă atinge obiectivele.

Link de programare și sloganul mărcii

În acest exemplu, semnătura începe cu un îndemn la acțiune (CTA) care conține o propunere de programare a apelului și un bloc luminos cu numele și sloganul mărcii.

Design ușor și structură clară

Aceste tipuri de e-mailuri au un design atent, dar discret. Toate elementele esențiale sunt evidențiate în culoare, iar liniile stabilesc structura. Folosiți o culoare suplimentară în acord cu marca dvs.

Pictograme foto și social media

În acest exemplu, există trei elemente cheie de evidențiat:

• O lovitură în cap
• Pictograme remarcabile de rețele sociale profesionale
• Utilizarea fundalurilor contrastante separă detaliile de bază și capul din semnătură și subsolul care conține pictogramele rețelelor sociale și alte informații despre companie.

Feedback și un CTA

Aici, semnătura e-mailului începe cu o solicitare de a împărtăși feedback cu privire la utilitatea e-mailului.

Un alt element cheie este o fotografie personală și o descriere originală a activității în loc de statutul oficial sec pe care scrie „email marketing”. Și o altă mișcare interesantă este să folosiți un buton cu un CTA în loc de telefoane de contact și e-mailuri.

Sursă: E-mail de la Stripo

Date de contact de bază

Aceasta este o semnătură simplă de e-mail care conține cele mai importante informații - nume, titlul postului, e-mail, site web și număr de telefon direct. Acest lucru face mai ușor pentru destinatar să răspundă sau, de exemplu, să vă copieze datele.

Stilul de marcă

În acest exemplu, elementele cruciale ale semnăturii sunt bine alese, iar designul e-mailului este, de asemenea, elaborat în detaliu. Pictogramele vor fi în culoarea mărcii, iar logo-ul va fi adăugat pentru a sublinia marca.

Realizări și premii

Acest tip de semnătură de e-mail conține informații importante pentru a atrage atenția și imagini cu premii în ratinguri prestigioase.

Oferta de brand cheie

În acest exemplu, numele și detaliile de contact sunt completate cu logo-ul mărcii și ceea ce oferă acesta pentru a atrage atenția asupra serviciului și a motiva destinatarii să deschidă site-ul.

Contacte de bază și o fotografie

În acest șablon de semnătură, elementele importante sunt gradientul pentru fundal, cât de ușor de citit sunt plasate detaliile de contact și formatul neobișnuit al fotografiei.

Sursa: șablon de semnătură de la Stripo

Design original

În acest șablon de semnătură de e-mail, combinația tuturor elementelor este gândită în design. Informațiile de contact sunt evidențiate într-un font de altă culoare, iar culoarea designului și a fotografiei sunt combinate.

Sursa: șablon de semnătură de la Stripo

Elemente ale unei semnături de e-mail profesionale

Folosirea elementelor esențiale de semnătură de e-mail ajută la atragerea atenției destinatarului, la personalizarea e-mailurilor, la menținerea mărcii și la creșterea prezenței dvs. pe rețelele sociale.

Numele și titlul postului

Numele dvs. complet este elementul principal cu care începeți semnătura, astfel încât destinatarii să vă cunoască imediat. Adăugați-vă titlul postului, astfel încât destinatarul să știe clar în profilul dvs. ce probleme îl puteți ajuta să rezolve. În plus, puteți specifica pronumele dvs.

Puteți plasa numele și titlul postului în primele două rânduri ale semnăturii.

Numele companiei și sigla

Dacă ați enumerat deja numele companiei dvs. lângă titlul postului, îl puteți include din nou, împreună cu logo-ul dvs., pentru a vă sublinia marca. De regulă, această parte a semnăturii de e-mail este în același stil pentru toți reprezentanții companiei și este dezvoltată central ca element al mărcii. Aceasta este doar o soluție excelentă dacă trebuie să subliniați apartenența la un mare brand celebru.

Fotografie personală

Un portret profesional nu este întotdeauna necesar, dar vă recomandăm să îl folosiți pentru a capta atenția cititorilor și pentru a personaliza corespondența. Adăugarea unei fotografii personale face ca destinatarul să simtă că comunică cu o persoană, nu cu o companie fără chip. Utilizați portretul dvs. profesional de înaltă calitate pentru acest element.

Imaginile și elementele vizuale sporesc atractivitatea semnăturilor de e-mail. Nu includeți fotografii cu peisaje, membri ai familiei sau orice altceva, în afară de fotografia dvs. în cap.

Informații de contact (număr de telefon, adresă de e-mail, adresă fizică)

Destul de ciudat, uneori oamenii uită să-și adauge informațiile de contact, crezând că destinatarul poate răspunde la e-mail. Dar în corespondența de afaceri sau chiar ofertele reci, să le permită să vă contacteze convenabil este esențial. De asemenea, puteți adăuga domeniul site-ului aici, astfel încât destinatarul să îl poată accesa cu ușurință.

Link-uri către conturi profesionale de rețele sociale

Rețelele de socializare sunt un alt punct de contact cu publicul dvs. Înainte de a decide asupra unui parteneriat, destinatarul poate dori să vă urmărească pe rețelele sociale pentru o perioadă de timp. Prin urmare, insignele interactive pentru conturile dvs. de social media din semnătura de e-mail funcționează pentru reputația dvs. și adaugă trafic pe canalele dvs. de marketing.

Cu toate acestea, păstrați semnătura de e-mail ușor de gestionat: adăugați doar trei până la cinci pictograme de rețele sociale care reflectă cel mai mult activitățile dvs. profesionale.

butonul CTA

Unul dintre blocurile foarte eficiente din semnătura de e-mail este CTA   buton. CTA trebuie să se potrivească cu stilul general și obiectivele de conversie ale subtitrării. Poate arăta ca un link de îndemn, un buton, un banner, o pictogramă de vânzare sau cadou sau chiar un postscript atrăgător. În mod ideal, este completat de un link pentru a merge la pagina de destinație a companiei.

Incluzând un CTA în semnătură, puteți:

• Conduceți-vă persoanele de contact către acțiunea dorită
• Atrageți atenția către o promoție sau un serviciu nou
• Generați mai multe clienți potențiali din comunicările zilnice
• Obțineți șansa de a promova ofertele partenerilor dvs  

Cele mai bune practici pentru crearea unei semnături de e-mail

Pe lângă lista simplă de elemente esențiale ale unei semnături de e-mail, există și anumite bune practici de urmat atunci când creați semnături de e-mail profesionale.

Faceți-vă designul profesional și simplu

Păstrați semnătura dvs. de e-mail simplă și profesionistă, mai degrabă decât creativă, pentru a vă asigura că destinatarii dvs. de e-mail iau în serios conținutul și interacționează cu acesta.

Nu urmăriți să fiți cei mai originali din nișa dvs. și nu includeți cât mai multe informații posibil. Includerea mai mult decât cele mai relevante elemente ar putea să-ți copleșească destinatarii.

Menține consistența mărcii

Este vital să potriviți combinațiile de culori cu stilul general al mărcii dvs. și să includeți logo-ul dvs. Puteți dezvolta un șablon de semnătură de e-mail pentru toți angajații companiei în care își pot edita informațiile personale.

Acest lucru va ajuta partenerii care primesc e-mailuri de la reprezentanții companiei din diferite departamente să vă recunoască compania, oferindu-vă cunoașterea mărcii.

Structurați textul pentru a face informațiile mai ușor de înțeles

Împărțiți elementele semnăturii dvs. în secțiuni pentru a fi ușor de citit. Creați o comandă pentru informații folosind separatoare. De exemplu, puteți plasa informații de contact de bază în partea dreaptă sus și puteți separa pictogramele rețelelor sociale sau informații suplimentare în partea de jos cu o linie.

După cum puteți vedea mai jos, barele verticale separă vizual informațiile. Acest lucru economisește spațiu, ajută la evitarea lungimilor incomode ale liniilor și îmbunătățește designul semnăturii de e-mail.

Sursa: șablon de semnătură de la Stripo

Evitați să folosiți mai mult de două culori

Deși nu trebuie să rămâneți la o versiune alb-negru a semnăturii, puteți încerca o abordare profesională a selecției culorilor. Rămâneți în limitele utilizării a două culori și asigurați-vă că se completează reciproc.

Dacă nu aveți un stil de marcă sau un logo, alegeți o culoare din schema de culori primară a site-ului, cărți de vizită sau alte elemente de branding personal. În mod ideal, culoarea principală a fontului este negru sau gri închis, iar cealaltă culoare este din sigla companiei dvs.

Culorile ar trebui să sublinieze textul semnăturii de e-mail și nu să-l suprima, așa că ar trebui să existe câteva dintre ele.

De asemenea, pentru a alege o schemă de culori, puteți angaja un designer sau puteți utiliza generatoare de palete de culori online pentru a selecta combinația perfectă.

Utilizați un font lizibil și o dimensiune adecvată a fontului

Cea mai bună practică pentru semnăturile de e-mail profesionale este utilizarea fonturilor lizibile și sigure pentru web. Cele mai bune opțiuni de font sunt Tahoma, Georgia sau Arial pentru a face semnătura mai lizibilă și mai vizibilă. Fonturi precum Garamond, Georgia, Calisto MT și Lucida Bright pot fi, de asemenea, potrivite. Sunt lizibile și se afișează corect pe orice dispozitiv sau client de e-mail.

Semnătura dvs. de e-mail ar trebui să aibă un font standard. În caz contrar, poate părea dezordonat. Cu toate acestea, puteți selecta diferite dimensiuni de font, în mod ideal între 12 și 16 pixeli. De asemenea, nu utilizați aldine, ceea ce va face semnătura mai lungă.

Fiți atenți la dimensiunea blocului de semnătură de e-mail

Verificați întotdeauna dimensiunea blocului de semnătură de e-mail în pixeli și kiloocteți.

Iată dimensiunile maxime recomandate:

• Pentru desktop: 700 pixeli (lățime) x 300 pixeli (înălțime)
• Pentru dispozitive mobile: 320 pixeli (lățime) x 600 pixeli (înălțime)
• Dimensiune: Încercați să nu depășiți 50 Kb

Asigurați-vă că semnătura dvs. de e-mail este compatibilă cu dispozitivele mobile

Când creați o semnătură de e-mail, amintiți-vă că tot mai mulți oameni citesc pe dispozitivele mobile în fiecare zi, așa că este important ca semnătura dvs., la fel ca întregul e-mail, să fie adaptabilă pentru diferite dispozitive mobile. Înseamnă că dimensiunile fonturilor, împachetarea cuvintelor, butoanele și linkurile ar trebui să arate atractive și ușor de citit. Pentru a face acest lucru, mențineți numărul de obiecte din semnătura de e-mail mai mic și dimensiunea lor mai mare.

Comparați versiunile desktop și mobile ale aceleiași semnături de e-mail.

Sursa: șablon de semnătură de la Stripo

Includeți declinări legale dacă este necesar

Poate fi necesar să adăugați o clauză de declinare a răspunderii pentru anumite afaceri, cum ar fi în sectorul juridic. Aceasta poate fi o declarație de confidențialitate, o declinare a răspunderii sau o opinie personală.

De exemplu, puteți include o cotație sau un memento de mediu pentru a împiedica cititorii să vă imprime e-mailurile în mod inutil. Asigurați-vă că semnătura dvs. conține toate informațiile de care abonatul va avea nevoie pentru a rămâne în legătură sau pentru a lua măsuri suplimentare.

Promovează-ți conținutul

Puteți folosi partea de jos a semnăturii dvs. de e-mail pentru a promova conținut și pagini utile cu informații despre dvs. și compania dvs. Clienții potențiali petrec cea mai mare parte a călătoriei lor de cumpărător încercând să găsească informații despre marca și produsul dvs., așa că de ce să nu îi ajutați?

Puteți afișa un link către o lansare de produs nou, un comunicat de presă, o actualizare a funcțiilor, un blog, un webinar sau o carte electronică.

De exemplu, într-un e-mail în bloc, puteți păstra sfârșitul e-mailului cât mai personal posibil, fără a adăuga contacte oficiale. În același timp, puteți adăuga linkuri de recomandare.

Adaugă mărturii ale clienților și premii de evaluare

Adăugați evaluări pentru compania dvs. sau mici imagini cu premii la semnătura dvs. Folosiți evaluările de la Google, Clutch sau alt profil cunoscut pentru a arăta că alți clienți au încredere în dvs. și pentru a oferi destinatarului un link către recenziile lor.

Adăugați o semnătură de mână

Utilizați o semnătură scrisă de mână pentru a adăuga o notă personală e-mailului dvs.

Sursa: șablon de semnătură de la Stripo

Semnăturile de e-mail vă reflectă pe dvs. și marca dvs

Chiar și un element mic al unui e-mail de afaceri, cum ar fi o semnătură, poate fi crucial pentru construirea de relații ulterioare cu clienții actuali sau potențiali și partenerii de afaceri.

Prin urmare, aveți grijă să creați o semnătură de e-mail profesională care să vă reflecte pe dvs. și marca dvs., folosind exemplele și cele mai bune practici de mai sus.

O strategie de marketing prin e-mail bine concepută poate îmbunătăți implicarea listei de e-mail și poate crește conversiile. Afla cum.