Stăpânirea artei de comunicare prin e-mail: tehnici avansate pentru comunicare eficientă și construirea relațiilor

Specialiştii în marketing folosesc o varietate de canale pentru a intra în legătură cu publicul lor, dar unul care are un impact deosebit este e-mailul. Aproximativ 50% dintre profesioniștii în marketing care au răspuns la un sondaj Statista din 2022 au declarat că au o rată de îmbunătățire de două ori a rentabilității investiției în marketing prin e-mail (ROI).

Pe lângă faptul că are una dintre cele mai mari rentabilitate a investițiilor, comunicarea prin e-mail este mai intima, permițându-vă să vă cunoașteți mai profund destinatarii.

Cu toate acestea, promovarea unor relații semnificative și menținerea unor conversații bune prin e-mail este mai ușor de spus decât de făcut. Este un proces complicat care implică concentrarea excesivă asupra calității a ceea ce scrii, cui îl scrii și distribuirea consecventă.

Aceste tehnici vă vor ajuta să comunicați eficient cu cititorii dvs. și să construiți relații autentice prin contactarea prin e-mail.

Totul începe cu publicul tău

Nu există nicio modalitate de a stabili o legătură cu cineva dacă nu înțelegi cine este și cum comunică. Comunicarea eficientă și construirea relațiilor prin e-mail începe cu înțelegerea cine primește e-mailurile tale și ce caută aceștia în conținutul e-mailului.

Cui trimiți e-mailuri?

Este crucial să înveți tot ce poți despre persoanele cărora le trimiți e-mailuri înainte de a apăsa „trimite” pe orice e-mail. Fără această abordare, ajungi să trimiți e-mailuri generice care nu rezonează cu nimeni.

Dacă sunteți familiarizat cu trecutul demografic al persoanei, comportamentul prin e-mail, preferințele de conținut și punctele dure, puteți crea e-mailuri care au șanse mai mari de a fi deschise și implicate.

De exemplu, dacă știți că un cititor este mai atras de conținutul vizual, puteți include un videoclip sau imagini în e-mailul dvs. pentru a inspira implicarea. Dacă nu știai acest lucru, s-ar putea să te bazezi numai pe conținutul scris și să fii confuz cu privire la motivul pentru care destinatarul nu răspunde.

Rotunjiți toate datele pe care le aveți despre abonații dvs. Aceasta înseamnă analize ale rețelelor sociale, date despre comportament de pe site-ul dvs., persoane ale publicului și orice informații de primă mână pe care le-ați primit de la cei de pe lista dvs. de e-mail.

Rețineți care este intervalul de vârstă, unde se află, unde lucrează și orice alte informații demografice. Intră în comportamentul lor de e-mail în continuare. Folosesc des e-mailul? La ce sunt abonați în prezent? Ce fel de conținut este împins în acele e-mailuri?

Apoi, treceți la preferințele și comportamentele de conținut.

Stabiliți preferințele pentru conținutul de e-mail

Destinatarii pot lăsa să alunece câteva e-mailuri care nu sunt valoroase pentru ei. Dar dacă continuați să le trimiteți lucruri care nu le pasă, veți ajunge în dosarul lor de spam.

Deci, pe măsură ce vă implicați în cercetarea de mai sus, stabiliți și preferințele de conținut pentru e-mail. De exemplu, răspund ei cel mai mult la conținutul lung sau scurt? Cu ce ​​apeluri la acțiune (CTA) se implică? Le place conținutul vizual? Ce îi face să facă clic pe linkuri?

Când identificați preferințele de conținut ale cititorilor dvs., puteți crea ceea ce doresc aceștia și aproape garantați implicarea.

Compilați-vă lista în mod organic

Este mult mai ușor să construiești relații reale cu oamenii prin e-mail atunci când au optat pentru această comunicare - în esență, optând pentru o relație cu tine.

Nu forțați lista de e-mail asupra oamenilor. Și să nu îndrăznești să te gândești să cumperi o listă de e-mail. În schimb, construiește-l pe al tău organic. Știi cu cine încerci să te conectezi. Faceți cunoștință cu acești oameni acolo unde se află, fie pe rețelele sociale sau pe site-uri web și promovați-vă înscrierea la lista de e-mail.

Vorbește despre toate lucrurile grozave pe care le oferă lista ta de e-mail. Dar nu fi insistent. Lăsați oamenii să graviteze în mod natural spre înscriere.

Oamenii care au venit la tine pentru că și-au dorit vor avea mai multe șanse să mențină comunicarea cu tine prin e-mail și să-și bucure să construiască o relație.

Configurați-vă suita de tehnologie

Specialiștii în marketing inteligent au o serie de instrumente pe care le folosesc pentru a se asigura că comunicarea cu publicul lor este fără întreruperi și conținutul lor este difuzat în mod constant.

Inteligența artificială (AI) și instrumentele de automatizare, în special, pot avea un impact pozitiv asupra afacerilor și asupra modului în care comunicați și vă conectați cu cititorii dvs. de e-mail.

De exemplu, software-ul de management automat al relațiilor cu clienții (CRM) poate colecta, organiza și procesa datele despre destinatari și clienți într-un sistem central. Înarmat cu aceste date, vă puteți segmenta publicul de e-mail în grupuri mai mici și puteți crea campanii de e-mail mai personalizate.

De asemenea, puteți configura software-ul astfel încât e-mailurile să fie trimise automat destinatarilor în funcție de acțiunile pe care aceștia le întreprind sau nu.

Drept urmare, primiți e-mailurile mai repede și la momentul potrivit, ajutându-vă să vă dezvoltați relațiile cu destinatarii. Productivitatea ta crește și economisești și timp.

Continuați să citiți pentru alte trei instrumente tehnologice de implementat pentru a eficientiza comunicarea și construirea de relații prin e-mail.

Platforma de email marketing

Diseminarea eficientă prin e-mail necesită mult mai mult decât o platformă publică de e-mail precum Yahoo sau Gmail. Sperăm că sunteți configurat cu o platformă de marketing prin e-mail creată pentru comunicații și strategii de afaceri prin e-mail. Dacă nu sunteți, trebuie să luați măsuri pentru a obține unul astăzi.

Platforma ta de marketing prin e-mail este cheia pentru comunicarea eficientă cu publicul tău de e-mail. O platformă bună vă permite să găzduiți tot ceea ce are legătură cu marketingul prin e-mail, de la informații despre destinatar la șabloane de conținut și analize. Capacitățile de automatizare și AI sunt, de asemenea, încorporate în cele mai bune platforme.

Pentru a alege cea mai bună platformă de marketing prin e-mail, luați în considerare funcțiile de care aveți nevoie pentru a găzdui numărul de persoane pe care le aveți în acest moment și funcțiile de care veți avea nevoie pe măsură ce vă scalați lista.

De exemplu, poate că nu aveți nevoie de instrumente de analiză detaliate în acest moment, dar veți dori ca acestea să fie disponibile atunci când atingeți un anumit număr de abonați. Sau poate vă creați toată crearea de conținut de e-mail pe o altă platformă, dar în cele din urmă doriți să aduceți totul pe o singură platformă.

Stabiliți ce doriți să faceți acum cu strategia dvs. de comunicare prin e-mail și ce doriți să faceți în viitor. Și apoi, cercetați platformele de marketing prin e-mail care au caracteristicile și funcțiile specifice de care aveți nevoie pentru a vă atinge obiectivele.

Instrumente de analiză a datelor

Capacitatea ta de a comunica și de a construi relații prin e-mail va avea de suferit fără instrumente de analiză a datelor. Cele mai eficiente două strategii de campanie de marketing prin e-mail sunt segmentarea abonaților și personalizarea mesajelor, potrivit cercetărilor Hubspot. Nu puteți efectua niciuna dintre acestea fără date.

Nu numai că trebuie să compilați informații despre persoanele care vă citesc e-mailurile, dar trebuie să știți și ce funcționează și ce nu cu e-mailurile dvs.

Alegerea tehnologiei și a software-ului care au deja instrumente de analiză încorporate este cel mai bun pariu. De exemplu, un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM) de nivel superior va avea instrumente de analiză încorporate care colectează automat date despre abonații dvs., organizează și extrag informații semnificative din acesta.

Dar aveți și opțiunea de a instala instrumente de analiză terță parte pentru a monitoriza valorile pe care le-ați atașat strategiei dvs. de comunicare prin e-mail.

Securitate cibernetică

Dacă nu ați auzit, încălcările de date au loc în mod constant și pot fi devastatoare pentru o afacere, cauzând daune financiare și o reputație ruinată. Peste 6 milioane de înregistrări de date au fost expuse în diferite încălcări ale datelor la nivel mondial, numai în primul trimestru al anului 2023.

Nu doriți ca datele dvs. de e-mail marketing și audiență să cadă în mâini greșite. Deci, soluțiile de securitate cibernetică sunt o necesitate în suita dvs. de tehnologie.

Asigurați-vă că orice dispozitiv tehnologic și software fizic pe care îl utilizați vin cu securitate cibernetică de top. Aceasta înseamnă software antivirus, autentificare cu mai mulți factori, o rețea privată virtuală și scanere de vulnerabilități ale rețelei – pentru început.

Lucrați la designul și aspectul e-mailurilor dvs

Credeți sau nu, structura e-mailurilor dvs. și atractivitatea vizuală fac diferența în comunicarea inspirată și conexiunea cu cititorul.

Dacă vă pot naviga prin e-mail de sus în jos fără întrerupere, va fi mai probabil să vă răspundă la e-mail, să facă clic pe linkuri sau să interacționeze în alt mod cu el.

Să ne uităm la câteva considerente de design și aspect de e-mail de făcut.

Structura e-mailului

Cum se citesc e-mailurile tale de sus în jos? Este ușor să treci de la subiect la ultima propoziție? Sunt cititorii capabili să se concentreze asupra mesajului? Sau ochii lor sunt atrași într-o grămadă de direcții diferite din cauza dezordinei?

Ar trebui să adoptați un stil minimalist cu structura dvs. de e-mail. De exemplu, titlul dvs. ar fi în partea de sus, apoi apare corpul e-mailului dvs., în dreapta ar putea fi o imagine, iar la sfârșitul e-mailului dvs. CTA.

O structură minimă de e-mail asigură că cititorii pot trece prin e-mailurile tale, pot digera conținutul și se pot bucura de el.

Adăugând culoare

Nu este nimic în neregulă cu o simplă schemă de culori alb-negru pentru e-mailurile tale. Este încurajat, având în vedere că cuvintele negre pe fundal alb sunt ușor de citit și, în cele din urmă, asta este ceea ce doriți pentru destinatari.

Dar dacă ești setat să adaugi culoare la e-mailurile tale pentru a le înfrumuseța, cheia este să te asiguri că culoarea nu perturbă experiența de e-mail. De exemplu, puteți folosi o anumită culoare pentru linkuri, astfel încât acestea să iasă în evidență, în timp ce restul cuvintelor sunt negre.

Alternativ, puteți utiliza culori diferite pentru secțiunile e-mailului dvs., cum ar fi următorul exemplu de la Casper, pentru a ajuta fiecare secțiune să iasă în evidență.

Sursa imagine : reallygoodemails.com

Pentru o altă opțiune, puteți include elemente grafice care susțin mesajul pe care îl trimiteți în e-mailurile dvs., cum ar fi modul în care captura de ecran de mai sus utilizează graficul nor, luna și stelele pentru a susține subiectul.

O atingere de culoare este OK, atâta timp cât nu interferează cu înțelegerea e-mailului.

Consecvență

Indiferent de aspectul și elementele de design pe care le alegeți pentru e-mailurile dvs., acestea trebuie să fie consecvente în fiecare e-mail pe care îl trimiteți. Consecvența creează încredere. Și odată cu încrederea vine comunicarea și dorința de a construi o relație autentică.

Un design și un aspect consistent de e-mail îi conduc pe cititori să știe la ce se pot aștepta de la tine. Îndeplinirea continuă a acestor așteptări va permite oamenilor să știe că se pot baza pe tine pentru conversații și conținut bune prin e-mail. Din cauza asta, vor fi mai înclinați să deschidă și să interacționeze cu e-mailurile dvs.

Asta nu înseamnă că nu ar trebui să amesteci niciodată lucrurile în cazul în care lucrurile devin învechite – dar nu ar trebui să trimiți modele radical diferite la fiecare e-mail nou.

Creați conținut de e-mail de calitate

Ceea ce ar putea fi mai important decât designul și aspectul e-mailului dvs. este conținutul acestuia. Dacă oamenii îți deschid e-mailurile și nu vor să citească nimic, în cele din urmă nu vor mai deschide e-mailurile tale și te pot marca chiar ca spam.

Deci, trebuie să creați conținut de e-mail de calitate pe care publicul dvs. de e-mail îl dorește de fiecare dată.

Stabiliți obiective pentru fiecare e-mail

Nu ar trebui să existe niciodată un moment în care trimiteți un e-mail doar pentru că. Fiecare e-mail trebuie să fie intenționat, cu un obiectiv definitiv atașat. Exemple de obiective prin e-mail includ:

• Partajarea unei resurse
• Aducerea traficului către un alt canal de marketing
• Determinând cititorul să execute CTA
• Vă prezentăm brandul și ofertele de afaceri
• Obținerea de clicuri pe linkurile din e-mailuri

Având un obiectiv pentru fiecare e-mail, te face mai intenționat în conținutul pe care îl scrii pentru acel e-mail. De exemplu, să presupunem că scopul este de a prezenta ofertele dvs. de afaceri unui client potențial. Veți vorbi despre aceste oferte pe parcursul e-mailului, în timp ce veți trimite linkuri către pagina de produse a site-ului dvs. web pentru a arăta ceea ce vă face unic. Puteți, de asemenea, să vă încheiați e-mailul cu un CTA care generează trafic către un anumit produs.

Stabiliți obiective pentru fiecare e-mail pentru a vă asigura că creați conținut cu intenție.

Creați o linie de subiect captivantă de fiecare dată

Nu puteți începe să construiți relații cu oamenii prin e-mail dacă nu vă deschid niciodată e-mailurile. Acolo intră în joc o linie de subiect atrăgătoare. O linie de subiect atrăgătoare este adesea ceea ce convinge oamenii să deschidă un e-mail. Iată un exemplu:

În primul rând, feriți-vă de titlurile clic-momeală. Acestea sunt titluri care atrag atenția, dar nu au nimic de-a face cu conținutul din interiorul e-mailului. Puteți convinge oamenii să vă deschidă e-mailul, dar nu se vor implica atunci când vor afla că nu este vorba despre ceea ce spune subiectul. „Obțineți pizza gratuită” ar fi într-adevăr un e-mail de deschidere, dar dacă nu există nimic despre pizza înăuntru, oamenii probabil că se vor încuraja de marca dvs.

Subiectul dvs. ar trebui să indice despre ce este vorba în e-mail. Ar trebui să folosească cuvinte puternice, care sunt cuvinte și expresii care evocă un răspuns emoțional puternic, cum ar fi „câștigați mai mult”, „exclusiv”, „interzis” sau „orbitor”.

În cele din urmă, asigurați-vă că liniile de subiect nu sunt prea lungi. Atrage-ți abonații cu cât mai puține cuvinte posibil.

Nu te complica

Vorbind de câteva cuvinte, corpul e-mailului dvs. ar trebui să fie simplu și succint. Oamenii care primesc e-mailurile tale nu sunt susceptibile de a trece prin ele dacă sunt lungi și întinși cu paragrafe uriașe și fără imagini vizuale.

Dar o vor face dacă e-mailul este scurt, ușor de înțeles și are un mesaj clar. Păstrați fiecare e-mail simplu și transmiteți punctul dvs. în cât mai puține cuvinte posibil.

Personalizați-vă e-mailurile

Este firesc să vrei să trimiți un e-mail generic oamenilor, mai ales când ai multe e-mailuri de trimis la un moment dat. Dar, din păcate, acest lucru nu vă va oferi conexiunea pe care o căutați.

Trebuie să vă faceți timp pentru a vă personaliza e-mailurile. Oamenii trebuie să simtă că știi ce se întâmplă. Trebuie să simtă că orice le trimiți a fost făcut special pentru ei și pentru nimeni altcineva. Îi face să se simtă speciali. Și asta, la rândul său, îi inspiră să-ți dea o șansă.

Treceți dincolo de un prenume atunci când vă personalizați e-mailurile. Includeți detalii despre interesele lor și pentru ce încearcă să găsească o soluție.

De exemplu, să presupunem că trimiteți un e-mail cuiva pentru prima dată pentru a vă prezenta. Salutați-i mai întâi pe nume și apoi adresați-le o întrebare despre o problemă pe care ați auzit că au avut-o cu compania lor. Dacă poți spune că o conexiune reciprocă ți-a atras atenția, cu atât mai bine.

Personalizarea joacă un rol semnificativ în deschiderea liniilor de comunicare și stabilirea încrederii pentru a crește relația.

Evident, atunci când trimiteți mii de e-mailuri către o listă completă de abonament pentru a anunța un nou produs sau serviciu, nu le puteți personaliza pe fiecare. Acest lucru face ca este important să personalizați ceea ce puteți, unde puteți.

Includeți recenzii și mărturii

Unul dintre obiectivele tale principale pentru strategia ta de comunicare prin e-mail este probabil să-ți crești reputația și gradul de conștientizare a mărcii. Ce modalitate mai bună de a face asta decât să încorporezi recenzii, recomandări și mărturii în e-mailurile tale?

Încercați să vă dezvoltați relațiile cu oamenii de pe lista dvs. de e-mail. Dar, din nou, trebuie să stabiliți o anumită credibilitate și încredere în ochii lor pentru a face acest lucru. Arătându-le feedback autentic din partea clienților, le oferă o privire asupra reputației mărcii dvs. Este mai probabil să creadă că oamenii adevărați împărtășesc relatări autentice despre experiențele lor decât orice altceva.

Așadar, folosește mărturii și recenzii în e-mailuri acolo unde este cazul. De exemplu, puteți include recenzii video din rețelele sociale în e-mailurile dvs. despre anumite produse. Alternativ, puteți să faceți capturi de ecran de pe site-ul dvs. web și să le încorporați în e-mailurile dvs.

Încorporați conținut vizual

Vor exista momente când un simplu e-mail compus din tot conținutul scris este cel mai bun mod de a comunica cu un destinatar. Cu toate acestea, este importantă încorporarea elementelor vizuale atunci când are sens.

După cum am menționat mai sus, oamenii sunt atrași de conținutul vizual. Este nevoie de mai puțină putere intelectuală pentru a absorbi imagini decât conținutul scris. Sunt și mai drăguți de privit. Adăugați conținut vizual pentru a sparge conținutul scris și pentru a adăuga e-mail e-mail-urilor.

Rețineți că orice conținut vizual pe care îl utilizați ar trebui să vă susțină mesajul scris. Chiar dacă utilizați o imagine de stoc, asigurați-vă că aceasta se potrivește cu mesajul pe care îl transmiteți în e-mailul dvs. Asigurați-vă că este formatat corect, de asemenea, astfel încât să se încarce și să fie afișat corect atunci când e-mailul este deschis.

Timpul contează în comunicarea prin e-mail

Ați putea avea cel mai bun conținut de e-mail din lume, dar nu va conta dacă nu vă trimiteți e-mailurile la momentul potrivit. Care este momentul potrivit depinde de persoanele cărora le trimiți e-mailurile.

De exemplu, dacă destinatarul tău lucrează cu 9-5, trimiterea unui e-mail la 9 nu are sens. Este mult mai bine să-l trimiți la 7 dimineața, când probabil iau micul dejun și verifică e-mailurile.

De asemenea, fiți atenți la cât de des trimiteți e-mailuri. Unul pe zi poate fi enervant pentru oameni, dar două pe săptămână este mai ușor de acceptat.

Consultați cercetările pe care le-ați făcut cu privire la publicul dvs. de e-mail de mai sus pentru a afla când ar trebui să trimiteți e-mailuri și cât de des.

Pași pentru crearea unei activități eficiente prin e-mail

Probabil vă întrebați cum arată toate aceste sfaturi împreună. Iată un ghid liniar pas cu pas pentru comunicarea eficientă prin e-mail:

1. Subiectul dvs. captivant este primul în partea de sus a e-mailului dvs.
2. Salutați abonatul pe nume pentru a începe e-mailul.
3. Prima linie ar trebui să fie o întrebare sau o declarație personalizată (pe cât posibil, având în vedere volumul pe care îl trimiteți) care să convingă abonatul să citească mai multe.
4. Treceți în punctul e-mailului dvs. în corpul dvs. de e-mail.
5. Folosiți paragrafe scurte, nu mai mult de 4 dintre ele.
6. Adăugați o imagine sau o culoare pentru a îmbunătăți mesajul dvs. de e-mail.
7. Încheiați-vă e-mailul cu un CTA care le spune abonaților ce doriți să facă în continuare.

Stăpânirea artei de comunicare prin e-mail este un proiect în derulare. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că nu poți accelera comunicarea eficientă și construirea relațiilor prin e-mail. Utilizați sfaturile de mai sus pentru a vă ghida.