Facturarea electronică în Spania, începe munca pentru introducerea obligației între 2024 și 2025

Pe lângă Italia, Franța și Germania, Spania lucrează în mod activ pentru a extinde facturarea electronică obligatorie la sectorul B2B. Inițial, obligația trebuia să fie introdusă pentru companiile mari încă din iulie 2024 și, ulterior, pentru toate companiile spaniole. Cu toate acestea, din cauza lucrărilor îndelungate necesare pentru elaborarea specificațiilor tehnice și a regulamentului corespunzător, implementarea poate să nu aibă loc până în ianuarie 2025.

În primul rând, este important ca cei care fac afaceri cu furnizori și clienți din afara Italiei să fie la curent cu evoluțiile care afectează țările europene și non-europene în ceea ce privește facturarea electronică și raportarea electronică. În acest articol, vom oferi o prezentare generală și apoi vom revizui pașii care vor avea loc în Spania.

Este întotdeauna important să menționăm, așa cum am mai făcut și cu alte ocazii, propunerea europeană cunoscută sub numele deViDA (TVA în era digitală), care va avea un impact mare asupra introducerii facturii electronice obligatorii.La intrarea în vigoare a propunerii europene, sunt planificate să fie implementate o serie de măsuri între 2024 și 2028, cu excepția unor prelungiri care nu pot fi excluse și care ar putea amâna unele termene. Propunerea introduce obligația de utilizare a facturilor electronice în tranzacțiile intra-UE B2B și, de asemenea, elimină unele dintre obstacolele birocratice care au împiedicat până acum adoptarea facturilor electronice în tranzacțiile interne.

Impulsul pentru adoptarea facturării electronice în țările europene sunt realizările țărilor care au luat deja această cale și au realizat:

• Recuperarea veniturilor din TVA și control mai extins asupra tranzacțiilor
• Automatizarea proceselor de afaceri și nivelul îmbunătățit de digitalizare
• Relații eficiente între întreprinderi și administrațiile publice
• Reducerea timpilor de plată de către administrațiile publice în beneficiul afacerilor

Pașii de implementare a facturării electronice sunt evidenti nu doar la nivel european, ci trebuie menționate diferitele acțiuni pe care unele țări le pregătesc pentru implementarea facturării electronice la niveluri B2B și B2G. Printre aceste țări avem atât Spania, cât și Franța, care vor introduce mandate între 2024/2025 și 2026. Am scris despre modul în care alte țări europene progresează în materie de facturare electronică, și anume Germania, Franța, iar acum Spania.

Astăzi, ne vom concentra asupra evoluțiilor recente anunțate de guvernul spaniol. Până acum a existat doar o obligație în sfera B2G, dar acum, cu excepția unor prelungiri, țara este gata să înceapă . După cum sa menționat la început, nu se poate exclude ca obligația, care era programată inițial pentru iulie 2024, să fie amânată până în 2025 pentru a face posibilă emiterea reglementărilor necesare și, bineînțeles, pentru ca companiile să se adapteze la noul sistem.

În Spania, ca și în alte țări europene, țara se mișcă în direcția extinderii progresive a utilizării facturării electronice pentru a crește gradul de digitalizare a proceselor de afaceri și achiziții. Unul dintre obiectivele principale, reiterat și de propunerea ViDA, este realizarea unui control mai mare cu privire la obligațiile legate de TVA și combaterea fraudei fiscale.

Este ușor de înțeles de ce sectorul administrației publice este primul pas pe care îl fac multe țări către facturarea electronică, având în vedere că acestea sunt organizații care declanșează cicluri de cheltuieli puternice și complexe și unde trasabilitatea și transparența sunt deosebit de importante și presante. Datorită facturării electronice în relațiile dintre persoane fizice, alte beneficii importante câștigă proeminență. În acest sens, Italia este un exemplu perfect, având în vedere că a înregistrat o creștere de 3,5 miliarde EUR a veniturilor din TVA în 2020, după introducerea facturării electronice.

De fapt, sunt multe avantaje ale facturării electronice: control mai mare asupra posibilelor evaziuni sau fraude fiscale, dezvoltarea și modernizarea economiei, economii la consumul de hârtie și reducerea arhivelor fizice, care sunt înlocuite de arhivele digitale mult mai versatile.

Astăzi, ne vom concentra în mod special asupra modului în care aceste beneficii vor fi obținute în Spania, analizând proiectul de regulament, care a fost dezvăluit în lunile precedente de guvernul spaniol.

Facturare electronică în Spania

Utilizarea facturii electronice în Spania în sfera B2G este planificată încă din 2015. Începând cu acel moment, toate administrațiile, centrale și periferice, trebuie să poată primi și procesa facturile electronice.

Companiile furnizoare de administrații publice nu sunt noi în ceea ce privește cerința de a produce doar facturi electronice, cu o singură excepție pentru sumele sub 5.000 de euro. Sub această sumă, facturile în format hârtie sunt încă permise.

Toate facturile electronice transmise administrațiilor publice trebuie să respecte formatul Facturae V3.2.X, care respectă standardul european EN 16931, și trebuie să fie semnate electronic conform standardului Xades, cu semnătură pe bază de certificat calificat.

Guvernul spaniol a dezvoltat platforma FACe , prin care facturile electronice pot fi trimise administrațiilor publice.Este obligatoriu pentru administrațiile centrale, în timp ce este opțional pentru administrațiile periferice, care teoretic pot folosi și alte platforme. De altfel, majoritatea administrațiilor au decis să folosească platforma FACe, deoarece este gratuită.

Companiile furnizoare a administrațiilor publice pot adopta soluția tehnologică pe care o preferă pentru realizarea facturii electronice, profitând astfel de diferitele opțiuni de piață disponibile, cu condiția să garanteze conformitatea cu standardele în uz.

Ministerul Spaniol al Industriei oferă software gratuit pentru crearea și gestionarea facturilor electronice, care este util în special pentru întreprinderile mici și mijlocii care procesează cantități limitate de facturi electronice.În plus, o platformă suplimentară —FACeB2B — este disponibilă din 2018, pentru gestionarea facturilor electronice între contractori și subcontractanți ai administrației publice.Această platformă este, de asemenea, gratuită și folosește aceleași formate și interfețe ca în platforma guvernamentală echivalentă. Drept urmare, utilizarea facturării electronice în B2B, deși nu este încă obligatorie, este deja permisă și încurajată de ceva timp.

Ce se va schimba începând cu 2024

În Spania, factura electronică va deveni în curând obligatorie și în sfera B2B. Pe 29 septembrie 2022, guvernul spaniol a aprobat legea numită „Creacion y Crecimiento de Empresas”, care conține o serie de măsuri considerate necesare pentru a sprijini creșterea afacerilor .Nu întâmplător factura electronică apare printre aceste măsuri unde este văzută ca un instrument esențial pentru combaterea evaziunii fiscale.

Companiile vor fi astfel obligate să factureze electronic altor companii și persoane care desfășoară activități independente pentru furnizarea de servicii. Într-o primă fază, care este de așteptat să înceapă în 2024, va începe cu companii a căror cifră de afaceri depășește 8 milioane de euro, iar apoi va implica treptat pe toate celelalte, probabil în 2025. Aceste termene pot fi respectate dacă reglementările tehnice și infrastructura necesare pentru a susține facturarea electronică este pusă în aplicare în intervalul de timp estimat inițial; dacă nu, este posibil să vedem o alunecare.

Cu excepția eventualelor extensii, foaia de parcurs estimată până în prezent este următoarea:

• Din iulie 2024 (sau, în caz de prelungire, începutul anului 2025) , obligația va începe pentru companiile cu o cifră de afaceri mai mare de 8 milioane de euro
• Din 2025, obligația se va aplica tuturor companiilor și profesioniștilor ; dacă mandatul este amânat, această fază ar putea fi amânată pentru a doua jumătate a anului 2025 sau începutul lui 2026.

Regulamentul, așa cum era anticipat, este încă în stadiu de proiect și așteaptă aprobarea finală, care ar putea aduce și eventuale modificări sau specificații suplimentare.

Totuși, merită menționate și unele prevederi care sunt prevăzute direct în Legea Crea y Crece din 29 septembrie 2022. Aceasta este măsura care a deschis ușa introducerii facturii electronice B2B în Spania. Legea identifică o serie de obligații atât pentru companiile care trimit și primesc facturi, cât și pentru furnizorii care oferă servicii de facturare electronică. Aici sunt câțiva dintre ei:

• Întreprinderile sunt obligate să emită, să trimită și să primească facturi electronice în relațiile de afaceri cu alți antreprenori și profesioniști.
• Expeditorul și destinatarul vor trebui să furnizeze informații despre starea facturilor.
• Furnizorii de tehnologie vor trebui să asigure interconectarea și interoperabilitatea gratuită între soluțiile sau platformele tehnologice. Procedura de acreditare a interconectării și interoperabilității va fi stabilită prin regulament. Ultimul punct, de exemplu, nu pare să fie pe deplin dezvoltat în proiectul de regulament comun, așa că nu poate fi exclus că vor fi furnizate îndrumări suplimentare.
• Cerința ca destinatarii să mențină accesul la facturile electronice timp de 4 ani. Asta pentru ca în cazul în care destinatarii facturilor electronice nu mai sunt clienți ai firmelor expeditoare, accesul poate fi permis timp de 3 ani de la încetarea contractelor.
• Permiteți și facilitați accesul, vizualizarea, descărcarea și tipărirea facturilor electronice pentru destinatari.

La ce să te aștepți pentru viitor?

Beneficiile care au fost observate în Italia sunt cu siguranță de așteptat, chiar dacă obligația negeneralizată, dar numai B2B și B2G nu profită la maximum de utilizarea unui instrument care s-a dovedit a fi extrem de eficient și plin de beneficii, cum ar fi la fel de:

• Eficiența și raționalizarea proceselor
• Economii
• Timp de plată redus
• Durabilitatea mediului și amprenta redusă de carbon

Rămâne doar să așteptăm următoarele evoluții care urmează să fie determinate de guvernul spaniol pentru a vedea dacă cerința de facturare electronică în Spania se va extinde și în sfera B2C.