Servicii de livrare electronică, cum să-l alegi pe cel potrivit

Pentru a defini conceptul de „Servicii de livrare electronică”, este util să ne referim la contextul legislativ care îl definește dintr-o perspectivă de reglementare și operațională.

Ne referim la Regulamentul European 910/2014 cunoscut sub numele deeIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), cu cele mai recente actualizări ale acestuia, care sunt în centrul acestui articol de pe blogul nostru.

Potrivit Regulamentului eIDAS, serviciile de livrare electronică permit transmiterea electronică a datelor între terți și oferă dovezi legate de prelucrarea datelor transmise, inclusiv dovezi că datele au fost trimise și primite și protejează datele transmise de riscul pierdere, furt, deteriorare sau modificare neautorizată.

Atenție, totuși, la o specificație fundamentală: regulamentul eIDAS identifică două forme de servicii de livrare electronică:

1) ERDS : servicii de livrare electronică înregistrată

2) QERDS : servicii calificate de livrare electronică înregistrată

Vom cerceta diferențele dintre aceste două tipuri de servicii în secțiunea următoare.

Apoi, ne vom uita la PEC italian , un instrument din ce în ce mai răspândit și mult mai utilizat;ne vom întreba: cum se încadrează PEC în imaginea europeană mai largă?

Și care sunt cazurile și scenariile în care este util și benefic să folosești ERDS sau QERDS ?

În cele din urmă, vom dedica o ultimă secțiune oportunității pe care serviciile de livrare electronică o deschid afacerilor și profesioniștilor, dincolo de obligații și împliniri.

Vom aborda fiecare pas cu pas.

ERDS sau QERDS: care sunt diferențele?

Să revenim la regulamentul eIDAS: articolele care implică servicii electronice de livrare înregistrate (ERDS) și servicii electronice de livrare înregistrate calificate (QERDS) sunt articolele 43 și 44.

Nu vom reproduce reglementările în întregime (le puteți consulta aici), ci pur și simplu citam pasajele care se concentrează pe cerințele îndeplinite de serviciile de livrare înregistrate electronice calificate (QERDS) și cerințele care le deosebesc de ERDS. Pe scurt, ei:

(a) sunt furnizate de unul sau mai mulți furnizori de servicii de încredere calificați;

(b) să garanteze identificarea expeditorului cu un nivel ridicat de securitate;

(c) să garanteze identificarea destinatarului înainte de transmiterea datelor;

(d) să asigure trimiterea și primirea datelor printr-o semnătură electronică avansată sau un sigiliu electronic avansat al unui furnizor de servicii de încredere calificat, pentru a exclude posibilitatea unor modificări nedetectabile ale datelor;

(e) să indice în mod clar orice modificări ale datelor pentru a le trimite sau a le primi expeditorului și destinatarului datelor;

(f) indică data și ora trimiterii și primirii, precum și orice modificări ale datelor prin marcare temporală electronică calificată.

Pe scurt, un punct central pentru serviciile de livrare înregistrate electronice calificate (QERDS) este certitudinea cu privire la identitățile expeditorului și destinatarului și „utilizarea în comun a unei semnături electronice avansate (sau a unui sigiliu electronic).

Toate acestea sunt garantate de un furnizor de servicii de încredere calificat.

Cum se încadrează PEC în această imagine?

PEC , în primul rând, este un instrument italiancare a fost dezvoltat înainte de emiterea regulamentului eIDAS și care nu îndeplinește pe deplin cerințele definite de legislația europeană. Este un instrument care – prin necesitate – va trebui să treacă printr-o cale de evoluție.

Despre asta vom vorbi în secțiunea următoare.

Cazul integral italian al PEC

PEC (Poșta electronică certificată) este un instrument cu care suntem familiarizați cu toții și a devenit acum parte din viața noastră de zi cu zi.

Conform celor mai recente date disponibile, în Italia există peste 14 milioane de adrese PEC active (agid.gov.it).

Creșterea utilizării PEC a fost foarte puternică, mai ales în ultimii ani; o accelerare decisivă în acest sens s-a produs în perioada de urgență declanșată de pandemie.

Această accelerare nu a fost un caz izolat, ci o parte a unei tendințe care a implicat și alte implementări legate de dematerializare și digitalizare (gândiți-vă, de exemplu, la cazul SPID).

În plus, PEC este utilizat în prezent și ca Domiciliu Digital (și, rețineți, de la 1 octombrie 2020, este obligatoriu ca întreprinderile și profesioniștii să-și comunice Domiciliul Digital).

După cum am menționat, totuși, PEC este unic în Italia. Includerea în contextul serviciilor europene de livrare electronică nu este încă optimă.

Într-adevăr, PEC îi lipsesc multe dintre caracteristicile identificate de legiuitorul european pentru serviciile de livrare electronică certificată și livrare certificată calificată. De exemplu, PEC nu permite identificarea expeditorului și destinatarului comunicării și nici nu necesită o validare de timp calificată.

Cel mai important, PEC este valabil doar în Italia și nu în Europa. Mai mult, comunicațiile prin PEC au valoare juridică deplină doar dacă au loc între două cutii poștale, ambele fiind cutii poștale electronice certificate.

Cu toate acestea, procesul de evoluție a PEC (care a rezultat într-o actualizare a standardelor ETSI) a început deja, astfel încât să poată îndeplini cerințele europene pentru serviciile de livrare electronică certificate calificate.

Această cale, desigur, nu poate fi instantanee și necesită un proces care nu este imun la problemele legislative și tehnologice.

(Aflați mai multe despre evoluția PEC și despre ceea ce este adesea denumit „PEC european” în această postare de pe blogul nostru.)

Acum, dincolo de scenariile viitoare, să înțelegem beneficiile pentru a profita de sistemele SERC și SERCQ.

Beneficiile utilizării ERDS și QERDS

Să trecem direct la subiect.

Primele și cele mai intuitive beneficii ale utilizării serviciilor electronice de livrare înregistrată sunt legate de securitate și fiabilitate.

Din acest punct de vedere,factorii juridici sunt fundamentali: comunicările efectuate prin intermediul serviciilor de livrare electronică constituie dovezi valoroase care pot fi utilizate în eventualitatea unui litigiu. Prin urmare, ele reprezintă un instrument util pentru obținerea unei trasabilități complete a comunicărilor și notificărilor care au fost trimise,chiar și atunci când aceste comunicări sunt adresate mai multor destinatari.

Vorbim despre aspecte extrem de sensibile care includ o serie de consecințe foarte importante.

Dar asta nu este tot.

Bazându-se pe companii specializate precum Doxee, comunicațiile nu sunt doar livrate prin intermediul unui furnizor de servicii de încredere calificat, ci pot fi transmise și printr-o gamă largă de canale.

Nu doar e-mailul înregistrat , ci și SMS-urile înregistrate(cu beneficii în ceea ce privește familiaritatea de către destinatari, simplitate și imediatitate: toate cu trasabilitate deplină a tranzacțiilor din partea expeditorului).

Mai este instrumentuleDelivery , care permite ca livrarea și deschiderea documentelor să fie certificată prin eliberarea de dovezi cu înscrisuri.

În acest caz, destinatarul primește un e-mail certificat sau un mesaj text care conține un link de acces la documentele destinate acestuia. Acest pas face posibilă colectarea și urmărirea intenției destinatarului de a accesa documente confidențiale printr-un link personalizat.

Și iată o temă cheie și una de care trebuie să ții cont în orice moment: personalizarea .

Nu doar obligații și securitate, ci și oportunitățile serviciilor de livrare electronică

Obiectivele principale ale introducerii serviciilor de livrare electronică la nivel european sunt în domeniile securității și fiabilității comunicațiilor, transparenței și valorii juridice în litigiu.

Toate acestea sunt critice.

Dar putem merge și mai departe și privim oportunitățile, care sunt la fel de decisive pentru afaceri.

Aceste aspecte au legătură, în primul rând, cuexperiența clientului ;aici, cuvintele cheie sunt: ​​simplitate, viteză și transparență.

Nu numai atât: există și problema vastă care are de-a face cu colectarea, gestionarea și analiza datelor comunicărilor dvs.

Gestionarea acestor informații este deosebit de complexă, întrucât vorbim de informații care provin din mai multe canale.

Bazându-se pe instrumentele de livrare electronică certificată oferite de companii precum Doxee, face posibilă gestionarea acestei cantități uriașe de procese și date aferente într-un mod simplu și atotcuprinzător.

Aceste date, la rândul lor, se transformă într-o resursă de exploatat pentru a-și îmbunătăți procesele și a rafina din ce în ce mai mult cunoștințele bazei tale de clienți.

Pasul final este următorul: îmbunătățirea cunoștințelor despre clienți înseamnă a avea capacitatea de a vă îmbunătăți continuu comunicările, făcându-le din ce în ce mai adaptate destinatarilor și, astfel, din ce în ce mai eficiente.

Acesta este punctul de cotitură al personalizării pe care l-am menționat.

Pe scurt: totul este legat într-un cerc virtuos. Siguranță și fiabilitate îmbunătățite. Respectarea standardelor europene care sunt din ce în ce mai mult definite. Valoare juridică. Comunicare îmbunătățită (sau, mai degrabă, comunicări diferite). Beneficiile sunt enorme; iar optica este win-win, pentru companii și clienții lor.